多忙な採用担当者必見！求人応募者のへ電話・メール対応のポイントを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

企業の採用担当者の7割以上が本業と兼務していると言われています。そのため、応募者への電話・メール対応に時間が取られてしまって本業が進まない、という悩みを抱えている方も多いでしょう。また、人の入れ替わりが少ない部署では、応募者の対応方法や採用基準について明確に決まっていないケースも珍しくありません。

この記事では、採用担当者の応募者対応や人材の見極め方について解説します。あわせて、採用代行サービスがスムーズに採用業務を行うために取り組んでいることも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

採用担当者のよくある悩み

配属部署の採用業務を任されて求人を出したものの、応募者への対応方法について悩みを抱えることも多いでしょう。ここでは、本業と兼任で採用担当を務める人のよくある悩みを紹介します。

応募者対応に手間がかかる

応募者数にもよりますが、応募や選考などの業務にかなりの時間がかかります。とくに電話応募の場合は本業の手を止めて対応することになるため、できるだけ手短に済ませることが重要です。応募者からの問い合わせ内容を事前にある程度想定し、すぐに答えられる状態にしておくと良いでしょう。

また、多忙だからといって乱雑に対応してしまうと、悪評が口コミで広まってしまう可能性もあります。そうしたリスクを避けるためにも、好印象を抱いてもらえる対応を心がけることも大切です。

採用する人材の見極め方が分からない

人材の入れ替わりが少ない部署の場合、採用基準が明確に設けられていないケースもあるでしょう。前回新人を採用してから年数が経っている場合は、当時と業務内容や条件が変わっている可能性も考えられます。

採用基準が明確であれば、スピーディーに合否を見極められます。とくに多数の応募者の中から若干名に絞る場合や、応募者が限られている中で採用するかどうか判断に迷う場合などに有効です。

応募者に好印象を与える電話・メール対応のポイント

まずは応募者との最初の接点である、電話・メール対応のポイントと、ポイントを取り入れた例文を紹介します。

【POINT 1】感謝の気持ちを伝える

電話やメールでの受け答えでは、応募者に対する感謝の気持ちを込めることが大切です。「求人に興味を持っていただきありがとうございます」「ご応募ありがとうございます」など感謝の言葉を添えると、応募者に好印象を与えるでしょう。

【POINT 2】曖昧な表現を避ける

給与や仕事内容が少し違うだけでも応募者の人生に大きく影響を与えますので、誤解を生まないような表現を心がけましょう。「まだ募集していますでしょうか」「残業や休日出勤はありますか」などの疑問に対しては、明確に返答してください。仕事内容について質問されたときも、専門用語を避けて誰が聞いても分かる表現で説明することがポイントです。

電話での応募者対応の例文（1次選考が面接の場合）

以上の2つのポイントを取り入れた、応募者の対応方法を紹介します。まずは、応募方法が電話で、書類選考をせずにいきなり面接を行う場合での応募者対応の例文です。

担当者：お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます。

応募者：お世話になります、〇〇と申します。御社の求人に応募したく、連絡しました。求人の担当者様はいらっしゃいますか？

担当者：私が求人担当の〇〇でございます。この度は、お問い合わせありがとうございます。早速ですが、ぜひ面接にお越しいただきたいと考えているのですが、○月○日か○月○日のうちご都合の良い時間帯はありますでしょうか。

応募者：○月○日の○時〜○時は空いております。

担当者：ありがとうございます！それでは○月○日の○時に、求人に記載しています住所にお越しいただけますでしょうか。

応募者：かしこまりました。

担当者：ありがとうございます。当日受付に内線電話がございますので、〇〇部宛てにお掛けください。それから、当日までに履歴書と職務経歴書をご用意いただき、お渡し願えますでしょうか。

応募者：かしこまりました。用意いたします。

担当者：ありがとうございます。念のためお名前をフルネームとお電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。

応募者：〇〇〇〇です。電話番号は090-XXXX-XXXXです。

担当者：ありがとうございます。〇〇〇〇様、電話番号は090-XXXX-XXXXですね。

応募者：間違いないです。

担当者：ありがとうございます。それでは、応募書類の到着をお待ちしております。

メールでの応募者対応の例文（1次選考が書類選考の場合）

つぎに、応募方法がメールで、1次選考として履歴書・職務経歴書の送付をお願いする場合の例文を紹介します。

〇〇様

お世話になっております。
株式会社○○の採用担当です。

この度は、弊社の求人にご応募いただきまして
誠にありがとうございます。

今後の選考に関しまして、
履歴書および職務経歴書の提出をお願いしておりますので
お手数をおかけしますが、採用担当宛にご郵送いただけますでしょうか。

書類を拝見後、再度ご連絡させていただきます。
誠に恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○
採用担当
電話番号：00-0000-0000
メールアドレス：saiyou@〇〇〇〇
ホームページ：https://〜
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

人材を見極めるために着目したいポイント

応募者を採用するかどうか迷ったときに、着目したい観点や見極め方を紹介します。

経歴や実績

経験者採用の場合は、これまでの経歴や実績が判断材料として活かせます。職務経歴書に書かれている内容をもとに、実際の業務を想定しながら質問することで、採用後の成果を具体的にイメージできるでしょう。

ただし、ポテンシャル採用の場合やニッチな業種の場合は、経験がそのまま活かせるケースは稀です。スキルや性格など、他の部分に着目して見極めましょう。

募集職種への適性

応募者の中に募集職種に近い経験を持つ人がいなかった場合は、適性から判断することになります。適性を見極めるには、適性検査がおすすめです。効率良く客観的に判断することができます。また、現在働いている人のスキルや資格を棚卸しする「スキルマップ」も役に立つでしょう。スキルマップの作成方法は政府が運営する「J-Net21」でも解説されていますので、ぜひ参考にしてください。

参照記事：スキルマップの作成と活用方法について教えてください。 | ビジネスQ&A | J-Net21中小企業ビジネス支援サイト

採用する人材が決まったら

無事に採用する人が決まったら、次回の採用に活かすために、採用基準や採用に至るまでの応募者対応をナレッジとしてストックしておきましょう。ただし、採用の機会が少ない部署の場合はナレッジを見返す機会もあまりないため、せっかくストックしてもどこに保存したか分からなくなってしまいます。そうならないように、日常業務のマニュアルとセットで管理しておくと、必要なときにすぐ探し出せるでしょう。

関連記事：いまどきの新入社員の育て方とは？効果的なマニュアル作成方法を解説！

採用代行サービスでの応募者対応マニュアル作成事例

企業側の応募者対応に関するマニュアル作成方法は、採用のプロである採用代行サービスでの事例が参考になります。ここでは、採用代行サービスを提供する「株式会社ベクトル」を例に、応募者対応マニュアルを作成するポイントを紹介します。

担当者が自らマニュアルを作成

ベクトルでは、クライアントごとに担当者が分かれていて、自身が担当するクライアントの応募者対応マニュアルを随時更新しています。マニュアルはテンプレートを用意していて、誰でも簡単にページが作成できるようになっています。

また、ベクトルがマニュアル作成に活用しているツール「NotePM」は、リアルタイムでの情報共有も可能です。そのため、問い合わせの電話を担当者の代わりにパートスタッフが取った場合も、スムーズに明確な受け答えができています。

情報が重複しないよう工夫

マニュアル作成でよくある課題が、マニュアルのファイルがたくさんあって、最新版がどれか分からなくなってしまうことです。誤って過去のマニュアルを参照して受け答えすることのないよう、ベクトルではマニュアル作成時に更新箇所や日付を明記して、最新のマニュアルがどれかすぐに判断できるようにしています。さらに、重複してページを作るのを避けるために、情報を検索しやすいツールを活用し、視覚的にも分かりやすく表現するなどの工夫を行っています。