いまどきの新入社員の育て方とは？効果的なマニュアル作成方法を解説！

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

新人育成に対する価値観は日々変化しています。そのため、ベテランが中心の職場や、人の入れ替わりが少ない企業では、新入社員の育て方が分からず悩むことも多いでしょう。

この記事では、いまどきの新人育成の考え方やポイント、新人育成マニュアルに必要な要素や作成手順について解説します。あわせて新入社員の育て方を一新した企業の事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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いまどきの新人育成に求められるもの

時代の移り変わりによって、新入社員の育て方も変化を迎えました。ここでは、Z世代をはじめとする若年層に合った新人育成の特徴を紹介します。

複数人の教育担当での分業

近年の新人育成は、複数人の教育担当で分担する形が主流となっています。育成業務は2つに分かれていて、1つはOJTで実務を教える「コーチング」、もう1つが仕事や悩みやキャリア支援などの心理的サポートを行う「メンタリング」です。

それぞれ別の担当者が実施していて、コーチングの担当者は「コーチ」、メンタリングの担当者は「メンター」と呼ばれています。新入社員にとっては相談先が複数あることで心理的安全性が高まりやすくなるため、モチベーションアップにも効果的です。

多様性を尊重した優しくフラットな接し方

コーチもメンターも、気軽にコミュニケーションを取れるように新人と同じ目線に立って優しく指導することが大切です。ベテラン社員が「自分が新人の頃はこうやって育てられたから」と厳しく指導するのは避けましょう。Z世代は失敗することへの恐怖心が強い傾向にあるため、怒られることでさらに萎縮してしまう可能性があります。

新入社員のモチベーションを高めるには、コーチやメンターが自らお手本を示しつつ、成長したポイントを積極的に褒める育て方が効果的です。また、コミュニケーションを取る際は感情的にならないよう、フラットな態度を心掛けましょう。

ITを活用したリモート下での自主学習

コロナ禍をきっかけにリモートワークの機会が増え、業種によってはずっと新人に付きっきりで指導することが難しくなりました。そこで、リモート下でも新入社員が自主学習できるよう、eラーニングやマニュアルなどを取り入れたオンライン研修カリキュラムの作成が求められています。

日本能率協会マネジメントセンターの調査によると、オンライン研修に取り組む企業は2020年以降増加していて、新入社員も対面よりもオンラインでの学習機会を望んでいる傾向にあります。

出典：1,500名の調査結果から読み解く新人教育の「変わること」「変わらないこと」｜個人学習と集合研修で人材育成を支援する｜ JMAM 日本能率協会マネジメントセンター

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新人育成を成功に導くポイント

いまどきの新入社員に合った育て方を実践するための、具体的なアイデアを紹介します。

ITツールや動画を活用する

対面で教えられる機会が限られている分、ビジネスチャットやWeb会議ツールなどを活用して、新入社員と教育担当が相互にリアルタイムでやり取りできる環境を整備しましょう。分からないことがあったときに自発的に質問する習慣を身につけられるので、スピーディーに成長できます。また、オンライン研修では動画を取り入れて、視覚的な理解を促すのもおすすめです。

背景や理由を明確に伝える

新人はベテランと違って、業務の全体像をまだ把握できていません。そのため、1つひとつのタスクは覚えられても、他のタスクとのつながりを理解することは難しいでしょう。そこで、仕事を教えるときは目的や背景をセットで伝えることで、業務の全体像を理解し、仕事の意義を認識できるようになります。

新人が自分で考える機会を設ける

OJTで1から10まで全部指示してしまうと、独り立ち後に応用がきかなくなってしまいます。営業の場合、客先での商談中にイレギュラーが起きたとしても、先輩から手取り足取り教えてもらうことはできません。そうした事態を防ぐためにも、新入社員に少しずつ裁量を任せていって、要所要所で行動理由を尋ねるよう心掛けましょう。この積み重ねによって、新入社員が自分で考えられるように誘導できます。

キャリアプランの設計をサポートする

新入社員がビジネスパーソンとしての自分の将来像を明確にすることで、主体的に成長できるようになります。半年後・1年後・3年後など細かく目標を設定し、目標達成に向けたアクションプランを考えるためのサポートをしましょう。さらに、定期的に振り返りの機会を設けて、成長を実感してもらうことで、モチベーションを高められる効果もあります。

新人育成マニュアルに必要な要素

いまどきの新人育成マニュアルに必要なのは、業務内容に関する要素だけではありません。ここでは、新入社員向けマニュアルに必要な要素を4つ紹介します。

基本的なビジネスマナー

新卒や第二新卒のように社会人経験が浅い人の場合は、基本的なビジネスマナーが十分に身に着いていない可能性もあります。電話応対や名刺交換の方法などの基礎をしっかり明文化しておくことで、いざというときもマニュアルの内容を思い出しながら対応できるでしょう。

企業理念

企業理念は、業務全体の目的を意味します。全社員が同じ方向を向いて業務に取り組むためにも、入社時に企業理念を分かりやすく伝えることは大切です。将来役職に就いたときや、会社の経営に携わるようになったときも、入社時に学んだ企業理念を指針に業務へ取り組めるでしょう。

社内ルール

有給休暇や経費の申請方法、就業規則、ビジネスチャットや各種ツールの使用方法など、社内ルールを明文化していつでも確認できる状態にしておくことも重要です。社内ルールをマニュアル化することで、新人に限らず全社的に、ヘルプデスクや総務などのバックオフィス部門への問い合わせを減らせる効果もあります。

業務内容

業務内容のマニュアルももちろん必要です。業務の判断基準を感覚ではなくきちんと明文化することで、新人もベテランが持つスキルを再現できるようになります。また、業務マニュアルでは、新人が理解できるよう専門用語を極力使わないこともポイントです。

新人育成マニュアルを作成する手順

新入社員向けの高品質なマニュアルを作成するには、以下の3つのステップを繰り返すのがおすすめです。

目標を明確にして、必要なスキルを洗い出す

まずは新人をどの段階で独り立ちさせるのかを決めて、そのために必要なスキルを洗い出しましょう。必要なスキルを見極めるためには、先輩社員が持つスキルや資格を表にまとめた「スキルマップ」が便利です。スキルマップの作成方法は政府が運営する「J-Net21」でも解説されていますので、ぜひ参考にしてください。

参照記事：スキルマップの作成と活用方法について教えてください。 | ビジネスQ&A | J-Net21中小企業ビジネス支援サイト

新人育成カリキュラムを作成する

独り立ちに必要なスキルを段階的に身に着けられるよう、カリキュラムを作成し、その内容をマニュアルとしてまとめましょう。マニュアルはリモートワーク時も確認できるよう、PDF形式やクラウドツールなどを使って共有するのがおすすめです。詳しいマニュアルの作り方やテンプレートは以下の記事で説明していますので、ぜひご覧ください。

フィードバックを反映する

新人育成カリキュラムを受けた社員にフィードバックを求めて、その内容をもとにマニュアルやカリキュラムの構成を改善しましょう。少なくとも年1回はフィードバックを反映するのが理想的です。

マニュアルの改善は、社内wikiツールを活用することで簡単に行なえます。クラウド型であればバージョン管理もしやすいので、「どれが最新版か分からなくなってしまった」という悩みからも開放されます。

関連記事：【2024年版】社内wikiツールおすすめ15選（有料・無料）

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ベテラン中心の企業が新人育成を成功させた事例

兵庫県姫路市で不動産の売買仲介を行う、株式会社赤鹿地所の事例を紹介します。

同社では事業が急拡大したことで、ベテラン社員のノウハウを新人に継承することが課題となっていました。ベテランの経験にもとづいたノウハウは文章だけでは伝えるのは難しいものの、ベテランが新入社員1人ひとりに直接教える時間はなかなか取れません。

そこで作成したのが、ロールプレイング動画や動画マニュアルです。作成した動画は新入社員が自主的に見れるように、クラウドツール「NotePM」を使って共有しました。NotePMの導入時には社内勉強会を実施したため、スムーズに浸透でき、全社員が積極的に活用するようになっています。

また、同社ではNotePMをクレームやミスの共有にも活用しているそうです。新入社員・ベテラン社員を問わず、クレームやミスが発生した場合は、事例として今後の対策とともに文章で共有することで、再発防止のためのナレッジとして蓄積しています。

まとめ

コロナ禍を経て働き方が変わったいま、新入社員の育成方法も大きく変化しました。教育担当はコーチとメンターによる複数人体制で行い、リモート環境でも自主学習できるようeラーニングや動画マニュアルを取り入れると非常に効果的です。また、新人育成カリキュラムでは新入社員を丁寧に導きつつ、自分で考える癖をつけられるようサポートしてあげると良いでしょう。働く場所を問わずアクセスできるクラウドツールを積極的に活用しながら、新人が自立できるよう導きましょう。

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