こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内の業務を効率化するため、「マニュアル作成のコツが知りたい」「マニュアル作成のおすすめテンプレートやツールを知りたい」という人も多いのではないでしょうか。
マニュアル作成を成功させるには、コツを押さえておくことと、ツールの選定ポイントを理解しておくことが重要です。
効果的なマニュアルを作成できれば、社内の業務効率が上がり、企業業績の向上にも寄与します。
本記事では、マニュアル作成の基本事項や作成の手順、成功させるコツを解説します。マニュアル作成ツールの選定方法も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
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目次
マニュアル作成の基本事項
マニュアル作成時には、まず基本事項を理解しておきましょう。理解しておくべき基本事項は、次のとおりです。
- マニュアルと手順書の違い
- マニュアル作成の目的や役割
基本事項を押さえておくと、より効果的なマニュアルを作成できるようになります。
マニュアルと手順書の違い
マニュアルの書き方を押さえる前に知っておきたい基本事項の1つ目は、マニュアルと手順書の違いです。
仕事においてマニュアルとは業務全体を俯瞰しまとめた文書のことで、業務をスムーズに行うための手順や規則などが網羅的に記載されているものです。
マニュアルには単純な業務の流れだけではなく、業務の基礎となる経営方針や経営理念、組織構成など業務を理解するうえで前提となる基本条件も記載されています。
一方、手順書は業務を遂行するにあたって確実な手順がまとめられた文書で、マニュアルの中の一工程を深掘りして書いたものです。
オフィスの入室の手順をまとめる場合、「朝は中央の扉から入室」と記載します。
一方、手順書では1.顔認証・2.セキュリティカード認証・3.解錠・4.手指消毒など、4つの工程があることを細かく明文化していきます。
マニュアル作成の目的や役割
マニュアルを作成する目的、マニュアルが果たす役割は次のとおりです。
- 業務効率化の実現
- 業務の全体像の把握
- 新入社員の早期戦力化
マニュアル作成を実行する前に目的と役割を把握し、なぜマニュアルが必要なのか確認しておきましょう。
業務効率化の実現
マニュアルの役割の1つ目は、業務効率化の実現です。
マニュアルがあれば、異動で業務を一から教えなければならない社員や、新入社員の教育に、ベテラン社員が割く時間が短縮されます。
また、これまで業務知識が個人に依存していた企業においては、ノウハウやナレッジの共有が進み全従業員が習得できる環境になると、業務品質が安定して業務効率化が進みます。
関連記事：マニュアル制作を外注する3つのコツと自作で制作する3つのポイント
業務の全体像の把握
マニュアルの役割の2つ目は、業務の全体像の把握です。
マニュアルでは業務遂行にあたりどのように進めるのかをフロー化し、全体像を示します。
業務を進めるにあたって同じ業務に複数の社員がかかわるため、各社員の判断と同意が必要とされます。マニュアルがあることで全体像がわかり、どの役割を誰が担当して進めていくのかが可視化可能です。
手順書を見ながら行う作業が、業務全体のどの部分を担っているのかを知るためにマニュアルは欠かせません。
新入社員の早期戦力化
マニュアルの役割の3つ目は、新入社員の早期戦力化です。
業務の手順書を理解するにあたり、「なぜその業務が必要なのか」を示す役割を担っています。会社には経営理念や経営方針、目標など俯瞰した視点があり、それを実現するために1つひとつの業務が存在します。
業務は必ず意味があって担うものである、とマニュアルを通して新入社員に伝えなければなりません。
新入社員はマニュアルを理解することで、通して自身が担う業務の必要性と重要性を知り、効率的に早期戦略化してくれます。
関連記事：いまどきの新入社員の育て方とは？効果的なマニュアル作成方法を解説！
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マニュアル作成の手順・作り方4ステップ
マニュアルを作成するときには、次のような4つのステップで進めていきます。
- スケジュールを決める
- 目次と構成を決める
- フォーマットを決め内容を詰める
- 仮運用し改善点を洗い出す
マニュアル作成を成功させるには、手順通り進めることが重要です。マニュアル作成をどのような手順、内容で進めていけばいいのか見ていきましょう。
STEP1：スケジュールを決める
わかりやすいマニュアル作成に必要な手順の1つ目のステップは、スケジュールを決めることです。
あらかじめスケジュールを決めて、マニュアル作成を後回しにしないことが大切です。マニュアルをリリースしたい時期から逆算して、作成に必要な期間や工数を考慮したうえでスケジュールを決定します。
たとえば、新卒社員向けのマニュアルであれば、4月入社にあわせて遅くとも3月までには完成させる必要があります。
会社の繁忙期を避けて、1日で何時間ほどマニュアル作成にかけられるのかを計算し、スケジュールを決めましょう。
また、スケジュールを決めるときには、マニュアル作成を業務として各従業員に割り振ることが重要です。業務としてマニュアル作成を進めなければ、スケジュール通りに作成が進みません。
従業員にマニュアル作成の業務を割り振っておけば、負担が少なく短期間で作成業務が進みます。
STEP2：目次と構成を決める
わかりやすいマニュアル作成に必要な手順の2つ目のステップは、マニュアルの目次と構成を決めることです。
マニュアルはいきなり書き出してしまうと、時間ばかりがかかってしまい内容がまとまらないことが多くあります。
マニュアルを作成する際はまず目次を作り、項目に対してどのような内容を盛り込んでいくか構成案を作成します。
目次と構成が決まれば、そこに内容を肉付けしていくだけなのでスムーズに作業が進むはずです。
STEP3：フォーマットを決め内容を詰める
わかりやすいマニュアル作成に必要な手順の3つ目のステップは、マニュアルのフォーマットを決め内容を詰めることです。
マニュアルを作成する際は、フォーマットの統一をおすすめします。文字の大きさやフォントをはじめデザインをあらかじめ決めておけば、マニュアル作成時に悩むことなくスムーズに内容を詰めることが可能です。
細かいですが、決まっていればあとはそれにしたがって記載を進めるだけなので、必要最低限の時間の投資でマニュアル作成ができます。
フォーマットを決めるときには、マニュアル作成に適したツールやひな形を用意することが大切です。
マニュアルが普及しない原因は、マニュアルのひな形が存在せず、1から作成するのが面倒だったり手間だったりするからです。事前に問題点を解決しておけば、マニュアル作成のフォーマットを決める時間が短縮できます。
見やすいマニュアル作成について詳しく知りたい人は、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
関連記事：「見やすいマニュアル」作りを実現する、レイアウトテクニックを紹介
STEP4：仮運用し改善点を洗い出す
わかりやすいマニュアル作成に必要な手順の4つ目のステップは、マニュアルの仮運用をし改善点を洗い出すことです。
マニュアルを作成したらまず周囲にレビューしましょう。マニュアルの想定読者を伝え、必要な情報がもれていないか加えるべき情報はないか、などリリース前に修正するためのフィードバックがもらえる可能性があります。
レビューを行ったうえで仮運用すると、さらに不明点や深掘りしなければならない点が明らかになります。仮運用において活用した社員からのフィードバックを、マニュアルの更新に役立てていきましょう。
マニュアルの改善点を洗い出す際には、次の点に注意が必要です。
- マニュアルの存在を定期的に周知する
- 保管場所やタイトルのルールを定める
- 見やすいマニュアルを意識して更新する
マニュアルをせっかく更新したにもかかわらず、利用されないのでは意味がありません。内容の更新とともに、利用されやすい環境を作っていくことが重要です。
利用しやすい環境を整えたいのであれば「NotePM」をご検討ください。
NotePMは編集・投稿しやすいマニュアル作成ツールです。
各資料を全文検索したり検索箇所をマークアップしたりと、検索性にも優れています。編集だけでなく、検索性が高いツールを導入すればマニュアル作成・運用がスムーズに進みます。
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マニュアル作成を成功させる11のコツ
マニュアル作成を成功させるには、次のようなコツを押さえておく必要があります。
- テーマを明確にする
- 対象者にあわせた内容にする
- 要点を明確にする
- 階層構造にあわせたマニュアルにする
- 検索性を高める
- 理解を深める表やグラフなどを記載する
- 完璧なマニュアルを求めない
- 運用後に定期的な見直しを行う
- 失敗事例を活かす
- ツールを利用する
マニュアル作成を成功させるコツは、どのような内容なのか理解し作成を進めていきましょう。
テーマを明確にする
マニュアル作成のコツの1つ目は、マニュアルのテーマを明確にすることです。
マニュアルは、伝えることや説明したいことが明確になるような書き方が大切です。マニュアルのテーマを明確にし、構成やデザインを工夫して読み手に伝わりやすく作成し、理解を促進しましょう。
従業員の理解が促進されれば、マニュアルを利用する負担が軽くなり、マニュアルを常時使うという文化が浸透します。マニュアルの使用が常態化されれば、業務の効率が改善されていきます。
対象者にあわせた内容にする
マニュアル作成のコツの2つ目は、読み手を想定し、レベルにあった内容・文体にすることです。
マニュアル作成では、新卒社員・中途入社の社員・中堅社員・幹部社員と別々のマニュアルにすべきか共通にするかは、対象を想定し作成する必要があります。読み手の視点が加わることで内容が難解になる可能性があるため、目的にあうマニュアルの作成が求められます。
読者視点にあわせると、マニュアルの誤用を防止可能です。マニュアルの内容が難解になってしまうと、個人の判断でいいように解釈されるおそれがあります。作成したマニュアルがミスの温床とならないよう、読み手を想定してわかりやすいマニュアルを作成していきましょう。
要点を明確にする
マニュアル作成のコツの3つ目は、要点を明確にすることです。
マニュアルでは、業務においてどこがポイントかをわかりやすく目立つように記載し、曖昧な表現は使用せず明確に言い切る必要があります。
たとえ詳しく書いたとしても読んでもらえず、重要なポイントが押さえられていないマニュアルでは読み手の理解が進みません。
マニュアルの記載には、書きたい内容をただ綴るのではなく、ポイントを押さえて記載することが大切です。
階層構造にあわせたマニュアルにする
マニュアル作成のコツの4つ目は、階層構造にすることです。
業務は、一般的に階層に分かれています。複雑な業務は階層構造にすることで、必要な作業手順を見つけやすくなります。
階層構造とは、Aという手順からB、Cというように手順を重ねて目的の作業が実現できる構造のことです。
階層構造のマニュアルでは、最初から読まなくても済むため、必要以上に時間が取られないメリットがあります。
検索性を高める
マニュアル作成のコツの5つ目は、どこに何が書かれているか検索しやすくすることです。
見出しやタイトルに適切なキーワードをつけると、必要な内容を簡単に見つけられます。構成を作る際に誰もが検索しやすいようキーワードを設定し、たどり着きやすくすることで、探す時間を削減できます。
検索性の高さは、マニュアルの利用頻度に影響を与えるため、とくに注意が必要です。
マニュアル作成を成功させるには、利用者からのフィードバックが欠かせません。マニュアル利用者が少なければフィードバックがなくなり、マニュアルが更新されなくなるおそれもあります。
マニュアルを継続的に使ってもらえるよう、簡単に検索できるマニュアルツールの導入が重要です。
理解を深める表やグラフなどを記載する
マニュアル作成のコツの6つ目は、一目で理解しやすいページにするよう図やイラストを使用することです。
文章ばかりのマニュアルは読みにくく、読み手の理解が進まない可能性があります。
また理解されないがために、読み手から同じ内容の質問をされ回答する時間も発生するかもしれません。
図やイラストを加えることでマニュアルをわかりやすくできます。
完璧なマニュアルを求めない
マニュアル作成のコツの7つ目は、完璧を目指さないことです。
最初から完璧な内容を求めてマニュアルを作成すると、導入までに時間や費用など多くのコストがかかってしまいます。
まずは運用できるレベルのマニュアルを導入し、マニュアルを使う文化を浸透させながら、内容を更新していくといいでしょう。
関連記事：仕事のマニュアルを作成するメリットやポイント、作り方からおすすめツールまで徹底解説
運用後に定期的な見直しを行う
マニュアル作成のコツの8つ目は、運用後に定期的な見直しを行うことです。
完璧なマニュアルを作成するには、多くの情報やノウハウが必要です。
思いもよらなかった事象が発生する場合もあり、いきなり完璧なマニュアルを作成するのは不可能と考えておきましょう。
マニュアルを運用し見えてきた課題を1つずつ解消することで、完璧なマニュアルに近づいていきます。
課題を解消するにはマニュアルが継続的に運用されていないといけないため、使いやすく検索性の高いマニュアルを用意することが大切です。
失敗事例を活かす
マニュアル作成のコツの9つ目は、失敗事例を活かすことです。
よりいいマニュアルを作成、更新するには失敗事例の活用が不可欠です。クレームやトラブルを特定の従業員だけで解決してしまうと、他の従業員が同様のミスを犯してしまうおそれもあります。
しかし、失敗事例を基にしたマニュアルを作成しておけば、活用することで同じミスを繰り返さずに済み、トラブル防止策の発見という新しい成功事例を生み出します。
また、実際にトラブルが発生したとしても、適切な対処が可能です。失敗事例をマニュアルに活かせば、従業員の質を底上げできます。
ツールを利用する
マニュアル作成のコツの最後は、ツールを利用することです。
マニュアルは文章作成ソフトや、マニュアル作成ソフトを利用して作成します。文章作成ソフトだとフォーマットの作成が大変ですが、マニュアル作成ソフトであれば直感的に操作してマニュアルを作れます。
マニュアル作成ソフトには、マニュアルに必要なノウハウが詰まっており、作成後の運用もしやすいのも特徴です。
とくにおすすめなマニュアル作成ソフトは、テンプレートに沿ってマニュアルを簡単に作成・共有できる、クラウド型の社内Wikiツール「NotePM」です。
NotePMを活用すれば、ツール上でいつでもマニュアルを編集・更新できるため、常に最新の内容へアップデートできます。
変更履歴も自動記録されるため、現場の混乱を招く心配もありません。さらにレポート機能で、ページごとの閲覧履歴や活用状況も可視化でき、マニュアルの改善に役立てられます。
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マニュアルに記載する内容
マニュアルに記載する項目は書類によって異なりますが、大抵の内容は決まっています。主な内容は、次のとおりです。
| 記載項目 | 具体的な記載例 |
|---|---|
| 作業名と目的 | ・書類名 ・書類内容の題目 ・書類記載の意義 |
| 作業に必要なツールや知識 | ・書類作成に必要な資料 ・必要な資料の使い方 |
| 作業の順序とポイント | ・具体的な作業手順 ・作業する際に陥りがちな失敗と対策 |
| 作業完了までの時間 | ・作業完了までの時間目安 ・書類提出までの期日 |
| 記載内容完了の基準 | ・完成品の内容の点検チェック項目 ・埋めるべき項目の指定 |
マニュアルに記載する内容には、業務にいい影響を及ぼすための工夫が考慮されています。どのような内容を記載すれば使用者にいい影響を与えるのか、考えつつ作成していきましょう。
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マニュアル作成後にありがちな失敗
マニュアル作成後にありがちな失敗は、次のとおりです。
- 存在が知られていない
- 必要なときに参照できない
- 情報が古くなっている
- 役に立っているかわからない
- 順番に解説します。
なお、マニュアル作成の失敗事例について詳しく知りたい人は、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
関連記事：マニュアル作成の成功例と失敗例を解説！必要なステップも詳しく紹介
存在が知られていない
マニュアルを作成しても、そもそも社内に告知・共有されておらず、存在が知られていない場合もあります。
とくに紙やWordなどで作成したマニュアルは、一度に大勢の従業員へ共有しにくいのが難点です。
マニュアルが従業員から認知されていなければ、当然ながら活用も進まず、現場の生産性アップや能力向上にはつながりません。
必要なときに参照できない
マニュアルがあっても、必要なときに参照できないと意味がありません
たとえば「紙でファイリングされて他の資料に埋もれている」「メールやチャットで一度送信されただけになっている」という状態では、マニュアルを探し出すのが難しくなってしまいます。
結果的に、現場の従業員にはなかなか活用してもらえないでしょう。
情報が古くなっている
現場で業務のフローが変わったり、新しい業務用ツールが導入されたりすると、マニュアルの情報そのものが古くなってしまいます。
旧情報のままマニュアルを放置してしまうと、それを参照した従業員が業務で致命的なミスをしてしまいかねません。
マニュアルを適宜更新しなければ、逆効果になってしまうリスクもあるでしょう。
役に立っているかわからない
マニュアルは、現場の従業員に何度も活用してもらってはじめて効果を発揮します。
しかし、マニュアルを作成しただけで終わってしまうと、「どれくらいの人数に活用されたのか」「どれくらい生産性が上がったのか」を把握できません。
効果が可視化されないと、マニュアル作成の取り組み自体が評価されなくなってしまいます。
マニュアル作成後は定期的な分析・更新が不可欠
マニュアルを作成したあとは、定期的に活用状況を分析して、内容を更新しましょう。
ここでは、マニュアルの分析・更新が必要な理由や、最適な更新の頻度について解説します。
マニュアル作成後の分析・更新はなぜ必要？
マニュアルの活用状況をこまめに分析すると、従業員の満足度や不満の原因を細かく把握できます。
たとえば、「業務の手順が変わってしまった」「写真の構図がわかりにくい」といった不満を発見できます。
現場の声を踏まえて情報を刷新したり、図解を加えたりすることで、実態に即した有益なマニュアルのブラッシュアップが可能です。
マニュアル作成のブラッシュアップは、従業員のスキルアップや業務の効率化などにもつながります。
マニュアルの更新頻度はどのくらいがベスト？
社会情勢や景気の変化が起きると、経営方針が変わるケースがあります
経営方針が変わると、業務の進め方が大きく変動することもあるでしょう。経営方針の変更にあわせて、少なくとも四半期に1回はマニュアルを見直すことが不可欠です。
更新のスパンが空いてしまうと、業務の実態とマニュアルの内容が乖離したまま放置されかねません。
できるだけ現場の業務内容が変わったタイミングで、マニュアルを速やかに変更しましょう。
マニュアル作成後の運用ポイント
マニュアル作成後の運用のポイントは、次のとおりです。
- 役職者が率先して利用する
- 保管先を明確にする
- 運用者を設置する
マニュアルは作ったら終わりではなく、運用し続けなければなりません。継続して運用できる方法を理解し、マニュアル作成に役立てていきましょう。
役職者が率先して利用する
マニュアルの利用を浸透させるには、まず従業員を先導する役割の人が必要です。役職者は従業員を先導する役割にあっており、部署としてマニュアル利用の方向性を定められます。
また、知識や経験の豊富な役職者が利用することで、マニュアルに存在する問題点が洗い出されて修正・更新が容易になります。
保管先を明確にする
マニュアルの保管先を明確にすることで、誰でも必要なときに簡単に利用可能です。マニュアル作成に気を遣って使いやすいものにしたとしても、簡単に利用できる状態にしておかないと使用者が減ってしまいます。
マニュアル作成後には、保管場所を明記した書類を作成しておくといいでしょう。保管場所が明記されていれば、マニュアルの運用がしやすくなります。
運用者を設置する
運用者は、マニュアルが適切に利用されているか、内容に不備がないか確認します。運用者がマニュアルの稼働状況を確認すれば、運用に足らないポイントを把握可能です。運用に足らない部分をブラッシュアップしていくことで、マニュアルの運用の効率が向上するでしょう。
また、運用者がマニュアルの内容を随時確認することで、更新不足をチェックできます。更新不足が確認できれば、古いマニュアルによるミスも起こりません。
マニュアル作成ツールを選ぶポイント
マニュアル作成ツールを選ぶポイントは、次のとおりです。
- マニュアルの内容が更新しやすい
- モバイルでも見やすく使いやすい
- セキュリティ性能が高い
マニュアル作成ツールには種類があり、自社にあったものを選ぶことが大切です。選定するときのポイントを解説しますので、ツールを選べばいいのか確認していきましょう。
マニュアルの内容が更新しやすい
頻繁に利用されるマニュアルは日々更新が必要になり、都度更新の作業を実施していかなければなりません。しかし、更新に時間や手間がかかると、マニュアル運営者に大きな負担がかかってしまいます。
マニュアルの更新に負担をかけないためには、複数人が更新してもいいように変更履歴が残るツール、すぐ更新できるツールの導入がおすすめです。
マニュアル作成ツールの詳細について知りたい人は、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
関連記事：【2024年版】マニュアル作成ツール おすすめ10選を徹底比較！（無料あり）
モバイルでも見やすく使いやすい
モバイルで利用できるマニュアル作成ツールを用いることで、マニュアルをいつでもどこでも使えます。簡単にマニュアルを利用できるようにすれば、継続した運用がしやすくなります。
ただし、モバイルで利用できればいいだけでなく、表示が正確なものを利用しましょう。また、モバイルでダウンロードできなくなるような、大容量のマニュアルは作成しない配慮も必要です。
セキュリティ性能が高い
マニュアルは企業のノウハウが詰まった資料であり、流出してしまうと大きな損害につながるおそれがあります。仮にノウハウがあまり記載されていないマニュアルだったとしても、情報が流失したという事実が企業にとって大きなダメージとなるでしょう。
消費者はネットリテラシーが高くなっていることもあり、セキュリティ性能が高いツールを選択する必要性が高まっています。
マニュアルの作成・編集・効果分析は「NotePM」が便利
NotePMは、テンプレートに沿ってマニュアルを簡単に作成・共有できるクラウド型の社内Wikiツールです。
NotePMを活用すれば、ツール上でいつでもマニュアルを編集・更新できるため、常に最新の内容へアップデートできます。変更履歴も自動記録されるため、現場の混乱を招く心配もありません。
さらにレポート機能で、ページごとの閲覧履歴や活用状況も可視化でき、マニュアルの改善に役立てることが可能です。
また、閲覧者側がコメントを残せるため、マニュアルに対する意見もツール上で集約できます。
マニュアル作成・編集・分析に役立つ機能がオールインワンで揃ったNotePMがあれば、社内のナレッジ共有もより活性化しやすいでしょう。
マニュアル作成のコツを理解し業務を効率化しよう
マニュアル作成は、業務の効率化や新入社員の早期戦力化が図れます。
しかし、マニュアル作成に成功するにはコツがあり、要点を明確にする、自社にあったツールを選択するなど、多くのポイントを考慮しなければなりません。
とくに、自社にあったマニュアル作成ツールを選ぶことが重要です。マニュアル作成ツールを選ぶポイントもしっかりと押さえておきましょう。
また、マニュアル作成後は現場の声もヒアリングしながら、定期的に改善・更新することが不可欠です。現場の業務に即したマニュアルを作ることで、より従業員から活用してもらいやすくなるでしょう。
社内版ウィキペディアの「NotePM」は、マニュアルの作成・編集・共有機能がオールインワンになった便利なクラウドツールです。
マニュアルを効率よく作成し、スムーズに共有・運用したい方は、ぜひ「NotePM」の活用をご検討ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
