マニュアル作成に必見！コツを押さえた書き方・運用のポイントを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

・マニュアルを作成したいけど手順書との違いは？
・マニュアル作成にあたって書き方にポイントはあるの？
・どのようなステップで書き方を統一したマニュアルを作成していくの？

このようなお悩みを持っている方も多いかもしれません。使いやすいマニュアルとは、読み手が理解しやすく業務に必要なノウハウが漏れなく書かれているマニュアルです。そのようなマニュアルを作成できれば業務の効率化や生産性の向上につながり、社員教育の時間や手間を大きく省けます。本稿では、業務の遂行に役立つ、使いやすくて読み手が理解しやすいマニュアルを作成するためのマニュアルの書き方を紹介します。また、マニュアルを運用する際のポイントもあわせて解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

マニュアルの書き方を押さえる前に知っておきたい基本事項

マニュアルの書き方を押さえるにあたり、知っておきたい基本事項を以下の通りまとめました。

マニュアルと手順書の違いとは
マニュアルの役割

それでは一つずつ解説します。

マニュアルと手順書の違いとは

マニュアルの書き方を押さえる前に知っておきたい基本事項の1つ目は、マニュアルと手順書の違いです。仕事においてマニュアルとは業務全体を俯瞰しまとめた文書のことで、業務をスムーズ行うための手順や規則などが網羅的に記載されているものです。マニュアルには単純な業務の流れだけではなく、業務の基礎となる経営方針や経営理念、組織構成など業務を理解する上で前提となる基本条件も記載されます。一方、手順書は業務を遂行するにあたり確実な手順がまとめられた文書で、マニュアルの中の一工程を深掘りして書いたものです、例えばオフィスの入室の手順などをまとめる場合、マニュアルでは「朝は中央の扉から入室」と記載があるものに対し、手順書では、1.顔認証、2.セキュリティカード認証、3.解錠、4.手指消毒など、4つの工程があることを細かく明文化します。

マニュアルの役割

マニュアルの書き方を押さえる前に知っておきたい基本事項の2つ目は、マニュアルの役割です。マニュアルの役割は以下の3つに大別されます。

業務効率化の実現
業務の全体像の把握
新入社員の早期戦力化

それでは、一つずつ解説します。

業務効率化の実現

マニュアルの役割の1つ目は、業務効率化の実現です。マニュアルがあることで、異動で業務を一から教えなければならない社員や、新入社員の教育に、ベテラン社員が割く時間が短縮されます。また、これまで業務知識が個人に依存していた企業においては、ノウハウやナレッジの共有が進み全従業員が習得できる環境になることで、業務品質が安定し、業務効率化が進みます。

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業務の全体像の把握

マニュアルの役割の2つ目は、業務の全体像の把握です。マニュアルでは業務遂行にあたりどのように進めるのかをフロー化し、全体像を示します。業務を進めるにあたってはいくつかの業務が組み合わさり、同じ業務に複数の社員が関わるため、関わる各社員の判断と同意が必要とされます。マニュアルがあることで全体像がわかり、どの役割を誰が担当して進めていくのかが可視化されます。手順書を見ながら行う作業が、業務全体のどの部分を担っているのかを知るためにマニュアルは欠かせません。

新入社員の早期戦力化

マニュアルの役割の3つ目は、新入社員の早期戦力化です。マニュアルには業務の手順書を理解するにあたり、「なぜその業務が必要なのか」を示す役割を担っています。会社には経営理念や経営方針、目標など俯瞰した視点があり、それを実現するために一つ一つの業務が存在します。業務は必ず意味があって担うものである、ということがマニュアルを通して新入社員に伝わる必要があります。新入社員はマニュアルを理解することで、通して自身が担う業務の必要性と重要性を知り、効率的に早期戦略化してくれます。

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マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイント

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイントは以下の7つです。

マニュアルのテーマを明確にする
読み手を想定し、読み手のレベルにあった内容・文体にする
要点を明確にする
階層構造にする
どこに何が書かれているか検索しやすくする
一目で理解しやすいページにするよう図やイラストを使用する
完璧を目指さない

それでは、一つずつ解説します。

マニュアルのテーマを明確にする

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの1つ目は、マニュアルのテーマを明確にすることです。マニュアルは伝えること説明したいことが明確になるような書き方が大切です。マニュアルのテーマを明確にし、構成やデザインを工夫して読み手に伝わりやすく作成することで理解を促進します。

読み手を想定し、読み手のレベルにあった内容・文体にする

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの2つ目は、読み手を想定し、読み手のレベルにあった内容・文体にすることです。マニュアル作成では、新卒社員、中途入社の社員、中堅社員、幹部社員と別々のマニュアルにすべきか、共通にするかは、対象を想定し作成する必要があります。読み手の視点がかけることで内容が難解になる可能性があるため、マニュアルを作成する目的に沿って、目的に合うマニュアルを作成することが求められます。

要点を明確にする

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの3つ目は、要点を明確にすることです。マニュアルでは、業務においてどこがポイントかをわかりやすく目立つように記載し、曖昧な表現は使用せず明確に言い切る必要があります。例え詳しく書いたとしても読んでもらえず、重要なポイントが抑えられていないマニュアルでは読み手の理解が進みません。マニュアルの記載には、書きたいことをただ綴るのではなく必要なことをポイントを押さえて記載することが大切です。

階層構造にする

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの4つ目は、階層構造にすることです。業務は、一般的に階層に分かれています。複雑な業務は階層構造にすることで、必要な作業手順を見つけやすくなります。階層構造とは、Aという手順からB、Cというように手順を重ねて目的の作業が実現できる構造のことです。階層構造のマニュアルでは、最初から読まなくてもすむため、必要以上に時間が取られないというメリットがあります。

どこに何が書かれているか検索しやすくする

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの5つ目は、どこに何が書かれているか検索しやすくすることです。見出しやタイトルに適切なキーワードを付けることで必要な内容を簡単に見つけられます。構成を作る際に誰もが検索しやすいようキーワードを設定し、たどり着きやすくすることで探すという無駄な時間を削減することが可能です。

一目で理解しやすいページにするよう図やイラストを使用する

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの6つ目は、一目で理解しやすいページにするよう図やイラストを使用することです。文章ばかりのマニュアルは読みにくく、読み手の理解が進まない可能性があります。また理解されないがために、同じマニュアルを手にした読み手から同じ内容の質問をされ回答するという無駄な時間も発生する可能性があります。図やイラストを加えることでマニュアルをわかりやすくすることができます。

完璧を目指さない

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの7つ目は、完璧を目指さないことです。マニュアルは一度作成すればそれで終わりではなく、実際に運用しながら、内容の更新やわかりにくい内容をブラッシュアップしていくことが必要です。

わかりやすいマニュアルを作成するための書き方の手順

マニュアルを作成する際は、以下の4ステップで作成することをおすすめします。

STEP1：スケジュールを決める
STEP2：マニュアルの目次と構成を決める
STEP3：マニュアルのフォーマットを決め内容を詰める
STEP4：マニュアルの仮運用をし改善点を洗い出す

それでは、一つずつ解説します。

STEP1：スケジュールを決める

わかりやすいマニュアルを作成するための書き方の手順の1つめのステップは、スケジュールを決めることです。あらかじめスケジュールを決めて、マニュアル作成を後回しにしないことが大切です。マニュアルをリリースしたい時期から逆算して、作成に必要な期間や工数を考慮したうえでスケジュールを決定します。例えば新卒社員向けのマニュアルであれば、4月入社に合わせて遅くとも3月までには完成するまでには必要があります。会社の繁忙期を避けて。1日で何時間ほどマニュアル作成にかけられるのかを計算し、スケジュールを決めましょう。

STEP2：マニュアルの目次と構成を決める

わかりやすいマニュアルを作成するための書き方の手順の2つめのステップは、マニュアルの目次と構成を決めるということです。マニュアルはいきなり書き出してしまうと、時間ばかりがかかってしまい内容がまとまらないことが多くあります。マニュアルを作成する際はまず目次を作り、次に目次の項目に対してどのような内容を盛り込んでいくか構成案を作成します。目次と構成が決まれば、そこに内容を肉付けしていくだけなのでスムーズに作業が進みます。

STEP3：マニュアルのフォーマットを決め内容を詰める

わかりやすいマニュアルを作成するための書き方の手順の3つめのステップは、マニュアルのフォーマットを決め内容を詰めることです。マニュアルを作成する際は、フォーマットを統一することをおすすめします。文字の大きさやフォントをはじめデザインをあらかじめ決めておくことで、マニュアル作成時に悩むことなくスムーズに内容を詰めることができます。細かいことではありますが、決まっていればあとは従って記載を進めるだけなので必要最低限の時間の投資でマニュアル作成が可能になります。

STEP4：マニュアルの仮運用をし改善点を洗い出す

わかりやすいマニュアルを作成するための書き方の手順の4つめのステップは、マニュアルの仮運用をし改善点を洗い出すことです。マニュアルを作成したらまず周囲にレビューしましょう。マニュアルの想定読者を伝え、必要な情報がもれていないか加えるくべき情報はないか、などリリース前に修正するためのフィードバックがもらえる可能性があります。レビューを行なった上で仮運用をしてみると、さらに不明点や深掘りが必要な点が明らかになります。仮運用において活用した社員からのフィードバックを、マニュアルの更新に役立てていきましょう。

マニュアル作成後にありがちな失敗

マニュアルを作成したものの、なかなか活用が進まないというケースも少なくありません。そこで、マニュアル作成後にありがちな失敗について解説します。

マニュアルの存在が知られていない

マニュアルを作成しても、そもそも社内に告知・共有されておらず、存在が知られていないこともあります。特に紙やWordなどで作成したマニュアルは、一度に大勢の従業員へ共有しにくいのが難点です。マニュアルが従業員から認知されていなければ、当然ながら活用も進まず、現場の生産性アップや能力向上にはつながりません。

マニュアルを必要なときに参照できない

マニュアルがあっても、必要なときに参照できないと意味がありません。例えば、「紙でファイリングされて他の資料に埋もれている」「メールやチャットで一度送信されただけになっている」という状態では、マニュアルを探し出すのが難しくなってしまいます。結果的に、現場の従業員にはなかなか活用してもらえないでしょう。

マニュアルの情報が古くなっている

現場で業務のフローが変わったり、新しい業務用ツールが導入されたりすると、マニュアルの情報そのものが古くなってしまいます。旧情報のままマニュアルを放置してしまうと、それを参照した従業員が業務で致命的なミスをしてしまいかねません。マニュアルを適宜更新しなければ、逆効果になってしまうリスクもあるでしょう。

マニュアルが役に立っているかわからない

マニュアルは、現場の従業員に何度も活用してもらってはじめて効果が発揮されます。しかし、マニュアルを作成しただけで終わってしまうと、「どれくらいの人数に活用されたのか」「どれくらい生産性が上がったのか」を把握できません。効果が可視化されないと、マニュアル作成の取り組み自体が評価されなくなってしまいます。

マニュアル作成後は定期的な分析・更新が不可欠

マニュアルを作成したあとは、定期的に活用状況を分析して、内容を更新することが重要です。ここでは、マニュアルの分析・更新が必要な理由や、最適な更新頻度について解説します。

マニュアル作成後の分析・更新はなぜ必要？

マニュアルの活用状況をこまめに分析することで、従業員の満足度や不満の原因を細かく把握できます。例えば、「業務の手順が変わってしまった」「写真の構図がわかりにくい」といった不満が挙がっている可能性もあるでしょう。現場の声を踏まえて情報を刷新したり、図解を加えたりすることで、実態に即した有益なマニュアルにブラッシュアップできます。結果的に、従業員のスキルアップや業務の効率化などを実現しやすくなるでしょう。

マニュアルの更新頻度はどのくらいがベスト？

近年は、社会情勢や景気の変化で経営方針が目まぐるしく変わることもあります。それに伴って、業務の進め方が大きく変動することもあるでしょう。そのため、少なくとも四半期に1回はマニュアルを見直すことが不可欠です。ただし、更新のスパンが空いてしまうと、業務の実態とマニュアルの内容が乖離したまま放置されかねません。できるだけ現場の業務内容が変わったタイミングで、マニュアルを速やかに変更することが理想的です。

作成後のマニュアルを効果的に運用するポイント

作成後のマニュアルを適切に運用するには、どのようなことを心がければいいのでしょうか。ここでは、作成後のマニュアルを効果的に運用するポイントについて解説します。

マニュアルは見つけやすい場所で保管する

大前提として、マニュアル作成後はもれなく担当部署へ共有し、周知することが大切です。そのうえで、いつでも必要なときに活用できるような場所に保管しておきましょう。社内ポータルやイントラネット、社内Wikiツールのように、誰もがいつでもアクセスできる場所に設置するのがポイントです。できればタグやファイル名、キーワードなどでマニュアルを検索できるようにしておくと、スピーディに探しやすくなり便利になるでしょう。

マニュアルの活用状況を可視化する

マニュアル共有後は、どれくらい閲覧され、活用されているかを数値化することも大切です。例えば、現場に定期的にアンケートを取り、利用状況を把握するのも一つの方法といえます。マニュアルを管理するツールによっては、ページごとの閲覧数や閲覧したユーザーを把握できるようになっているので、積極的に活用しましょう。

現場からの意見を随時ヒアリングする

マニュアルは現場に即した内容になるよう、随時改善することが大切です。「マニュアルと業務内容がずれていないか」「新しく盛り込んでほしい情報はないか」などを定期的に従業員にヒアリングし、改善点を把握しておきましょう。また、社内Wikiツールのような方法でマニュアルを管理している場合、従業員から直接マニュアルにコメントを入れてもらうことも可能です。そうすれば、現場の声を受けてより迅速に改善を進められます。

マニュアルの改訂履歴も残す

マニュアルを変更した際は、履歴も残すことが大切です。変更履歴がないと、「オリジナル版のマニュアルとどこが違うのだろう」と現場の従業員が戸惑ってしまいます。具体的には、オリジナル版の発行日や改訂版の改訂日・改訂箇所、版数（バージョン）まで残しておくと、従業員もより安心してマニュアルを活用できるでしょう。

クラウドツールでマニュアルを一元管理する

紙やWord、Excelなどでマニュアルを管理していると、効果を定量的に分析したり、情報をタイムリーに更新したりできないのが難点です。そのため、マニュアルを作成する際には、社内Wikiツールのような専用のクラウドツールを活用することも有効な方法です。クラウドツールを活用すれば、ツール上で直感的にマニュアルを作成・編集でき、リアルタイムに社内へ共有できます。さらにツールによってはマニュアルの閲覧状況を分析できたり、従業員がコメントを残せたりするので、内容の柔軟なブラッシュアップにも非常に役に立つでしょう。

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マニュアルの作成・編集・効果分析は「NotePM」が便利

NotePMは、テンプレートに沿ってマニュアルを簡単に作成・共有できるクラウド型の社内Wikiツールです。

NotePMを活用すれば、ツール上でいつでもマニュアルを編集・更新できるため、常に最新の内容へアップデートできます。変更履歴も自動記録されるため、現場の混乱を招く心配もありません。さらにレポート機能で、ページごとの閲覧履歴や活用状況も可視化でき、マニュアルの改善に役立てることが可能です。また、閲覧者側がコメントを残せるため、マニュアルに対する意見もツール上で集約できます。マニュアル作成・編集・分析に役立つ機能がオールインワンで揃ったNotePMがあれば、社内のナレッジ共有もより活性化しやすいでしょう。

まとめ

本稿においては、マニュアルと手順書の違いの解説から始まり、マニュアルのポイントを押さえた書き方をするためのコツ、わかりやすいマニュアルの書き方でマニュアルを作成する手順を解説してきました。業務マニュアルは、業務をわかりやすく伝えるための書き方を心がける必要があります。マニュアルを作成する際にはフォーマットに従って書き方を統一し、内容の抜け漏れを防いだうえでリリースすることが大切です。マニュアルの書き方のポイントを押さえることで、無駄なくマニュアルを作成し、業務効率をアップしていきましょう。

また、マニュアル作成後は現場の声もヒアリングしながら、定期的に改善・更新することが不可欠です。現場の業務に即したマニュアルを作ることで、より従業員から活用してもらいやすくなるでしょう。社内版ウィキペディアの「NotePM」は、マニュアルの作成・編集・共有機能がオールインワンになった便利なクラウドツールです。ぜひマニュアルを効率良く作成し、スムーズに共有・運用したい方は、「NotePM」の活用を検討ください。

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