社内の業務を効率化するため、「マニュアル作成のコツが知りたい」「マニュアル作成のおすすめテンプレートやツールを知りたい」という人も多いのではないでしょうか。
マニュアル作成を成功させるには「コツを押さえておく」「適切なツールを選ぶ」ことが重要です。
効果的なマニュアルを作成できれば、社内の業務効率が上がり、企業業績の向上にも寄与します。
本記事では、マニュアル作成の基本事項や作成の手順、成功させるコツを解説します。
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目次
マニュアル作成の4つの目的
1.業務効率化の実現
マニュアルの役割の1つ目は、業務効率化の実現です。
マニュアルがあれば、異動で業務を一から教えなければならない社員や、新入社員の教育に、ベテラン社員が割く時間が短縮されます。
また、これまで業務知識が個人に依存していた企業においては、ノウハウやナレッジの共有が進み全従業員が習得できる環境になると、業務品質が安定して業務効率化が進みます。
＞関連記事：マニュアル制作を外注する3つのコツと自作で制作する3つのポイント
2.業務の全体像の把握
マニュアルの役割の2つ目は、業務の全体像の把握です。
マニュアルでは業務遂行にあたりどのように進めるのかをフロー化し、全体像を示します。
業務を進めるにあたって同じ業務に複数の社員がかかわるため、各社員が業務の全体像を把握していることが必要です。マニュアルがあると全体像を理解でき、どの役割を誰が担当して進めていくのかもわかります。
手順書を見ながら行う作業が、業務全体のどの部分を担っているのかを知るためにマニュアルは欠かせません。
3.新入社員の早期戦力化
マニュアルの役割の3つ目は、新入社員の早期戦力化です。
業務の手順書を理解するにあたり、「なぜその業務が必要なのか」を示す役割を担っています。会社には経営理念・経営方針・目標など俯瞰した視点があり、それを実現するために一つひとつの業務が存在します。
業務は必ず意味があって担うものである、とマニュアルを通して新入社員に伝えなければなりません。
新入社員はマニュアルを理解することで、自身が担う業務の必要性と重要性を知り早期戦力化してくれます。
＞関連記事：いまどきの新入社員の育て方とは？効果的なマニュアル作成方法を解説！
4.業務の属人化解消
マニュアルの役割の4つ目は、業務の属人化解消です。
属人化とは、ある業務の進め方を特定の人しか把握していない状況を指します。属人化している業務については、進め方を知っている人が不在になると対応できる人がいなくなってしまいます。
属人化している業務の手順を担当者がマニュアルに記載して共有すれば、担当者が不在のときでも業務遂行が可能です。
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マニュアルと手順書の違い
マニュアルと手順書は似ているようですが、業務内容の説明の仕方に違いがあります。
マニュアルとは業務全体を俯瞰しまとめた文書で、業務をスムーズに行うための手順や規則などが網羅的に記載されているものです。
マニュアルには単純な業務の流れだけではなく、業務の基礎となる経営方針・経営理念・組織構成など、業務を理解するうえで前提となる基本条件も記載されています。
一方、手順書は業務を遂行するにあたって確実な手順がまとめられた文書で、マニュアルの中の一工程を深掘りして書いたものです。
たとえば、オフィスの入室の手順をまとめる場合、マニュアルでは「朝は中央の扉から入室」と記載します。
対して手順書では1.顔認証・2.セキュリティカード認証・3.解錠・4.手指消毒など、4つの工程があることを記載します。
マニュアル作成の手順6ステップ
マニュアルを作成するときには、次のような6つのステップで進めていきます。
- マニュアルが必要な業務を整理する
- 各業務におけるマニュアル作成スケジュールと担当者を決める
- 各業務のフローと関係者を洗い出す
- マニュアルの構成を決める
- テンプレートやフォーマットを活用し、マニュアルを制作する
- 仮運用し、マニュアルの改善点を洗い出す
マニュアル作成を成功させるには、手順通り進めることが重要です。マニュアル作成をどのような手順、内容で進めていけばいいのか見ていきましょう。
STEP1：マニュアルが必要な業務を整理する
マニュアル作成の1つ目のステップは、マニュアルが必要な業務を整理することです。
何の業務のマニュアルを作成するか決めていないと、マニュアル作成のスケジュールや担当者を決められません。この後の作業を円滑に進めるため、最初にマニュアルが必要な業務の整理を行いましょう。
日々行う定常業務から、年に数回しか行わないイレギュラーな業務まで細かく洗い出すことが重要です。明確な手順が決まっていない業務や、属人化するおそれがある業務については優先してマニュアル作成を行う必要があります。
STEP2：各業務におけるマニュアル作成スケジュールと担当者を決める
マニュアル作成の2つ目のステップは、スケジュールと担当者を決めることです。
あらかじめスケジュールを決めて、マニュアル作成を後回しにしないのが大切です。マニュアルを共有したい時期から逆算して、作成に必要な期間や工数を考慮したうえでスケジュールを決定します。
たとえば、新卒社員向けのマニュアルであれば、4月入社にあわせて遅くとも3月までには完成させる必要があります。
会社の繁忙期を避けて、1日で何時間ほどマニュアル作成にかけられるのかを計算し、スケジュールを決めましょう。
また、スケジュールを決めるときには、マニュアル作成を業務として各従業員に割り振ることが重要です。業務としてマニュアル作成を進めなければ、スケジュール通りに作成が進みません。
従業員にマニュアル作成の業務を割り振っておけば、一人ひとりの負担が少なく短期間で作成業務が進みます。
STEP3：各業務のフローと関係者を洗い出す
マニュアル作成の3つ目のステップは、各業務のフローと関係者を洗い出すことです。
事前に各業務のフローを洗い出していれば、フローごとに詳細を記載するだけでマニュアルが完成するため、マニュアルの構成をスムーズに作成できます。
また、わかりやすいマニュアル作成を行うには、関係者から詳しい情報を聞き出すのが重要です。各業務の関係者を把握し、業務の詳しい進め方や注意点などをいつでも聞きに行けるようにしましょう。
STEP4：マニュアルの構成を決める
マニュアル作成の4つ目のステップは、マニュアルの構成を決めることです。
マニュアルはいきなり書き出してしまうと、時間ばかりがかかってしまい内容がまとまらないという事態に陥りやすいです。
STEP3で洗い出した業務フローを参考に項目を並べて、各項目に記載する内容を箇条書で整理してみましょう。これでマニュアルの構成が定まります。
事前に構成案を可視化していれば、本文の執筆もスムーズです。
STEP5：テンプレートやフォーマットを活用し、マニュアルを制作する
マニュアル作成の5つ目のステップは、テンプレートやフォーマットを活用しマニュアルを制作することです。
マニュアルを作成する際は、フォーマットの統一をおすすめします。文字の大きさやフォントをはじめデザインをあらかじめ決めておけば、マニュアル作成時にスムーズに内容を詰められます。
細かい点ですが、決まっていればあとはそれにしたがって記載を進めるだけなので、必要最低限の時間でマニュアル作成が可能です。
また、フォーマットを決めるときには、マニュアル作成のひな形を用意するのが大切です。
マニュアルが普及しない原因の一つには、マニュアルのひな形が存在せず、1から作成するのが面倒である点が挙げられます。事前に問題点を解決しておけば、マニュアル作成のフォーマットを決める時間が短縮できます。
見やすいマニュアル作成について詳しく知りたい人は、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
＞関連記事：見やすいマニュアルの作り方4ステップ！10個のレイアウトテクニックも紹介
STEP6：仮運用し、マニュアルの改善点を洗い出す
わかりやすいマニュアル作成に必要な手順の6つ目4つ目のステップは、マニュアルの仮運用を行いし改善点を洗い出すことです。
マニュアルを作成が終わったら、したらまず周囲に他の人にレビューしてもらいましょう。しましょう。マニュアルの想定読者に を伝えて、「必要な情報が漏れてもれていないか」「加えるべき情報はないか」、などを教えてもらうことで、リリース前に修正するためのフィードバックがもらえる可能性があります。
レビューを行ったうえで仮運用すると、さらに不明点や深掘りしなければならない点が明らかになります。仮運用において活用した社員からのフィードバックを、マニュアルの更新に役立てていきましょう。
マニュアルの改善点を洗い出す際には、次の点に注意が必要です。
- マニュアルの存在を定期的に周知する
- 保管場所やタイトルのルールを定める
- 見やすいマニュアルを意識して更新する
マニュアルをせっかく更新したにもかかわらず、利用されないのでは意味がありません。内容の更新とともに、利用されやすい環境を作っていくことが重要です。
マニュアルを更新・利用しやすい環境を整えたいのであればマニュアル作成ツールの「NotePM」をご検討ください。
各資料を全文検索したり検索箇所がハイライト表示されたりと、検索性にも優れています。編集しやすいだけでなく、検索性が高いツールを導入すればマニュアル作成・運用がスムーズに進みます。
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マニュアル作成を成功させる10のコツ
マニュアル作成を成功させるには、次のようなコツを押さえておく必要があります。
- テーマを明確にする
- 対象者にあわせた内容にする
- 業務フローや関係者を整理する
- 要点を明確にする
- 階層構造にあわせたマニュアルにする
- 検索性を高める
- イレギュラーな業務についても記載する
- 理解を深める表やグラフなどを記載する
- 完璧なマニュアルを求めない
- ツールを利用する
マニュアル作成を成功させるコツは、どのような内容なのか理解し作成を進めていきましょう。
＞関連記事：マニュアル作りが上手い人の3つの特徴を紹介！｜上手に作るコツやおすすめツールも解説
コツ1.テーマを明確にする
マニュアル作成のコツの1つ目は、マニュアルのテーマを明確にすることです。
マニュアルは、説明したい内容が明確になるような書き方が大切です。マニュアルのテーマを明確にし、構成やデザインを工夫して読み手に伝わりやすく作成し、理解を促進しましょう。
従業員の理解が促進されれば、マニュアルを利用する負担が軽くなり、マニュアルを常時使うという文化が浸透します。マニュアルの使用が常態化されれば、業務の効率が改善されていきます。
コツ2.対象者にあわせた内容にする
マニュアル作成のコツの2つ目は、読み手を想定し、レベルにあった内容・文体にすることです。
マニュアル作成においては、新卒社員・中途入社の社員・中堅社員・幹部社員など対象を想定し作成する必要があります。読み手によっては難解な内容に感じられる可能性があるため、目的にあうマニュアルの作成が求められます。
読者の視点にあわせると、業務上のミスを防止可能です。読み手にとってマニュアルの内容が難解になってしまうと、個人の判断でいいように解釈されるおそれがあります。作成したマニュアルがミスの温床とならないよう、読み手を想定してわかりやすいマニュアルを作成していきましょう。
コツ3.業務フローや関係者を整理する
マニュアル作成のコツの3つ目は、業務フローや関係者を整理することです。
わかりやすいマニュアル作成を行うには、業務の全体像を掴みやすい内容にするのが大事です。業務の全体像がわかると、マニュアルを読む人は担当する作業の位置付けや目的を理解できます。作業が上手くできなかったときに周囲に及ぼす影響も自然と理解できるため、責任を持って業務を行う意識が芽生えます。
また、各業務の関係者を整理していると、非常に親切なマニュアルを作成可能です。読んだ人がマニュアルの記載事項で確認したい点がある場合に、誰に聞けば良いかわかるからです。
コツ4.要点を明確にする
マニュアル作成のコツの4つ目は、要点を明確にすることです。
マニュアル作成においては、業務におけるポイントをわかりやすく簡潔に記載する必要があります。1文は50文字以内を目安に簡潔に書き、1文に1つの意味だけを込める「一文一義」も意識しましょう。また、重要な箇所を太字にしたり、マーカーを引いたりするとより大事な部分がわかりやすくなります。
たとえ詳しく書いたとしても読んでもらえず、重要なポイントが押さえられていないマニュアルでは読み手の理解が進みません。
マニュアル作成の際には、書きたい内容をただ綴るのではなく、ポイントを押さえて記載することが大切です。
コツ5.階層構造にあわせたマニュアルにする
マニュアル作成のコツの5つ目は、階層構造にすることです。
業務は、一般的に階層に分かれています。複雑な業務は階層構造にすると、必要な作業手順を見つけやすくなります。
階層構造とは、Aという手順からB、Cというように手順を重ねて目的の作業が実現できる構造です。
階層構造のマニュアルでは、最初から読まなくても済むため、必要以上に時間が取られないメリットがあります。
コツ6.検索性を高める
マニュアル作成のコツの6つ目は、どこに何が書かれているか検索しやすくすることです。
見出しやタイトルに適切なキーワードをつけると、必要な内容を簡単に見つけられます。構成を作る際に誰もが検索しやすいようキーワードを設定し、たどり着きやすくすることで、探す時間を削減できます。
検索性の高さは、マニュアルの利用頻度に影響を与えるため、とくに注意が必要です。
そして、マニュアル作成を成功させるには、利用者からのフィードバックが欠かせません。マニュアル利用者が少なければフィードバックがなくなり、マニュアルが更新されなくなるおそれもあります。
マニュアルを継続的に使ってもらえるようにするためにも、検索性を高めることは重要です。
コツ7.イレギュラーな業務についても記載する
マニュアル作成のコツの7つ目は、イレギュラーな業務についても記載することです。
マニュアル作成を行う際、よく行う業務ばかりに目が行き、年に数回しか行わないイレギュラーな業務については忘れてしまいがちです。しかし、実際にイレギュラーな業務が発生した場合、マニュアルがないと初めて業務を行う人は焦ってしまいます。
イレギュラーな業務についてもマニュアル化しておけば、初めての人も安心して着手できます。イレギュラーな業務を見落とさないためには、事前にマニュアル化する業務を細かく洗い出すのが重要です。
コツ8.理解を深める表やグラフなどを記載する
マニュアル作成のコツの8つ目は、一目で理解しやすいページにするよう図やイラストを使用することです。
文章ばかりのマニュアルは読みにくく、読み手の理解が進まない可能性があります。
また理解されないがために、読み手からマニュアルに記載されている事項について質問をされ、回答する時間も発生するかもしれません。
そうならないために、図やイラストを加えて少しでもマニュアルをわかりやすくしましょう。
コツ9.完璧なマニュアルを求めない
マニュアル作成のコツの9つ目は、完璧なマニュアルを目指さないことです。
最初から完璧な内容を求めてマニュアルを作成すると、導入までに時間や費用など多くのコストがかかってしまいます。
まずは運用できるレベルのマニュアルを導入し、マニュアルを使う文化を浸透させながら、内容を更新していきましょう。
＞関連記事：仕事のマニュアルを作成するメリットやポイント、作り方からおすすめツールまで徹底解説
コツ10.ツールを利用する
マニュアル作成のコツの最後は、ツールを利用することです。
マニュアルは文章作成ソフトや、マニュアル作成ソフトを利用して作成します。文章作成ソフトだとフォーマットの作成が大変ですが、マニュアル作成ソフトであれば用意されているテンプレートを使用してマニュアルを作れます。
また、マニュアル作成ソフトはマニュアルの更新・共有も容易なので、作成後の運用がもやりやすいしやすいのも特徴です。
とくにおすすめなマニュアル作成ソフトは、テンプレートに沿ってマニュアルを簡単に作成・共有できる、クラウド型の社内Wikiツール「NotePM」です。
NotePMを活用すれば、ツール上でいつでもマニュアルを編集・更新できるため、常に最新の内容へアップデートできます。
変更履歴も自動記録されるため、現場の混乱を招く心配もありません。さらにレポート機能で、ページごとの閲覧履歴や活用状況も可視化でき、マニュアルの改善に役立てられます。
マニュアルに記載する内容
マニュアルに記載する項目は場合書類によって異なりますが、大抵のよく記載する内容は決まっています。主な内容は、次のとおりです。
| 記載項目 | 具体的な記載例 |
|---|---|
| 作業名と目的 | ・作業名 ・マニュアルの題目 ・作業を行う意義 |
| 作業に必要なツール・知識 | ・作業に必要なツール・資料 ・必要なツールの使い方 |
| 作業の順序とポイント | ・具体的な作業手順 ・作業する際に陥りがちな失敗と対策 |
| 作業完了までの時間 | ・作業完了までの時間目安 ・作業の期日 （月末までなど、期日が明確な場合） |
| 記載内容完了の基準 | ・完成品の内容の点検チェック項目 |
マニュアルに記載する内容には、業務に良い影響を及ぼすための工夫を凝らすのが重要です。どのような内容を記載すれば良い影響を与えるのか、考えつつ作成していきましょう。
WEB上で使える！検索性に優れたマニュアル作成ツール「NotePM」
マニュアル作成後にありがちな失敗5選
マニュアル作成後にありがちな失敗は、次のとおりです。
- 存在が知られていない
- 必要なときに参照できない
- 具体性や視覚性に欠けマニュアルが読みづらい
- 情報が古くなっている
- 役に立っているかわからない
順番に解説します。
なお、マニュアル作成の失敗事例について詳しく知りたい人は、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
＞関連記事：マニュアル作成の成功例と失敗例を解説！必要なステップも詳しく紹介
1.存在が知られていない
マニュアルを作成しても、そもそも社内に告知・共有されておらず、存在が知られていない場合があります。
とくに紙やWordなどで作成したマニュアルは、一度に大勢の従業員へ共有しにくいのが難点です。
マニュアルが従業員から認知されていなければ、当然ながら活用も進まず、現場の生産性アップや能力向上にはつながりません。
2.必要なときに参照できない
マニュアルがあっても、必要なときに参照できないと意味がありません
たとえば「紙でファイリングされて他の資料に埋もれている」「メールやチャットで一度送信されただけになっている」という状態では、マニュアルを探し出すのが難しくなってしまいます。
結果的に、現場の従業員にはなかなか活用してもらえないでしょう。
3.具体性や視覚性に欠けマニュアルが読みづらい
作成したマニュアルが、内容がわかりにくい・視認性が良くないという理由で読みづらく感じるケースがあります。
文章は一文が長すぎると読みにくいので、短くまとめるように心がけましょう。なるべく簡潔にしつつも、一つひとつの手順において具体的に何をすれば良いかがわかる内容にするのが重要です。
また、文章だけだと視認性が悪いので、適宜図や画像を入れて見やすいマニュアルにすることも意識しましょう。
4.情報が古くなっている
現場で業務のフローが変わったり、新しい業務用ツールが導入されたりすると、マニュアルの情報そのものが古くなってしまいます。
旧情報のままマニュアルを放置してしまうと、それを参照した従業員が業務で致命的なミスを犯してしまいかねません。
業務効率化のためにマニュアル作成を行っても、マニュアルを適宜更新しなければ逆効果になってしまうリスクもあります。
5.役に立っているかわからない
マニュアルは、現場の従業員に何度も活用してもらって初めて効果を発揮します。
しかし、マニュアルを作成しただけで終わってしまうと「どれくらいの人数に活用されたのか」「どれくらい生産性が上がったのか」を把握できません。
効果が可視化されないと、マニュアル作成の取り組み自体が評価されなくなってしまいます。
おすすめのマニュアル作成ツール7選（無料トライアルあり）
マニュアル作成はツールを使うと、より効率良く行えます。ここからは、おすすめのマニュアル作成ツールを7つ取り上げます。
- NotePM
- Notion
- Confluence
- Qast
- ナレカン
- Create!JobStation
- VideoStep
それぞれの特徴を把握して、自分にあったマニュアル作成ツールがないか探してみましょう。
＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
1.NotePM
NotePMは豊富なテンプレートを使って簡単にマニュアル作成ができるツールです。図や画像をNotePM内で編集して本文中に挿入できるため、見やすいマニュアルを作成できます。また、動画の埋め込みも可能なので、どうしても文章で説明しづらい場合は作業手順を動画で撮影してマニュアルにするという方法もとれます。
マニュアル作成が簡単にできるだけでなく、保管されているマニュアルを探しやすい点も特徴です。キーワードを打ち込んでマニュアルを検索すると、タイトルだけでなく本文も検索したうえで、一致するキーワードがあったマニュアルを表示してくれます。
URL: https://notepm.jp/
2.Notion
Notionはマニュアル作成ができるほか、プロジェクトの進捗管理も可能なツールです。英語・中国語・スペイン語など多数の言語に対応しています。
大きな特徴の一つが「Notion AI」という、AIを用いた機能が搭載されている点です。マニュアル作成においては自分が書いた文章をAIがチェックし、適切な文章になるよう編集してくれます。他にも、フローチャートの作成・他言語への翻訳といった作業もAIが担ってくれます。
Notionではマニュアル作成だけでなく、検索においてもAIの機能を利用可能です。チャットで探している情報を打ち込むと、該当する情報が載っているマニュアルをAIが探してくれます。
URL: https://www.notion.so/product
3.Confluence
ConfluenceはAtlassian社が開発したマニュアル作成ツールです。階層構造で管理できる「ページ」という種類のドキュメントを使ってマニュアル作成ができます。作成されたマニュアルに対してコメントしたり、リアクションしたりすることでコミュニケーションも可能です。
Confluenceの大きな特徴が、同じくAtlassian社が開発した「Trello」などのタスク管理ツールと連携できる点です。Trelloでタスクを管理しつつ、Confluenceでタスクに関連するドキュメントを保管するといった使い分けができます。Confluenceで保管しているドキュメントにTrelloのタスクのカードを埋め込むと、ConfluenceからTrelloのカードの編集が可能です。ツールを開き直さずに両者の機能を使い分けられるため、作業工数の短縮につながります。
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
＞関連記事：Confluence(コンフルエンス)とは？機能・メリット・活用事例を解説
4.Qast
Qastは複数の手法でナレッジ共有を行えるマニュアル作成ツールです。マニュアルはWordでドキュメントを作る要領で作成でき、誰でも簡単に業務の進め方を共有できます。Qast以外のツールを使って作成されたファイルも、Qast内のメモに添付すればマニュアルとして扱えます。
ドキュメント形式でのマニュアル作成以外にも特徴的な機能があり、その一つがQ＆A形式で社内に質問できるというものです。社内の誰かに業務に関する質問ができる機能で、質問とその回答はQast内に蓄積されます。多くの質問・回答が行われることでQast内にナレッジが蓄積され、他の人も後から見返せるので社内全体の業務効率化につなげられます。
URL: https://qast.jp/
5.ナレカン
ナレカンは、社内のあらゆるナレッジを一元化できる点が特徴のマニュアル作成ツールです。ツール内のメモ機能で、Word・Excel・PowerPointなどで作成されたファイルを添付して保存できます。過去に他のツールで作成され、社内で活用されていたマニュアルをナレカンの中に集約させられます。もちろん、ナレカンのメモ機能で新規のマニュアル作成も可能です。
マニュアルのフォルダは自由に階層化できるので、マニュアルの種類に応じて保管場所を明確にしながら管理できます。マニュアルを探したいときはキーワード検索ができるほか、申し込むプランによってはチャットでAIに質問して探してもらう方法もとれます。
URL: https://www.narekan.info/
6.Create!JobStation
Create!JobStationは、業務フローの可視化に向いているマニュアル作成ツールです。業務を遂行するために必要な作業を線でつなぎ、フロー図を作ることでマニュアルができあがります。各作業には詳細な説明を加えられるほか、漏れなく作業できているかを確認できるチェックリストの設置も可能です。
実際に業務が行われる際は、担当者がフロー図に進捗を反映しながら進められます。他の人はフロー図を確認し、作業が順調に進んでいるかをチェックできます。
URL: https://createjobstation.jp/
7.VideoStep
VideoStepは動画を最大限に活用できるマニュアル作成ツールです。PowerPointのような画面に動画をアップロードしてマニュアルを作成できます。画面のUIが親しみやすく、誰でも操作しやすいのがポイントです。また、打ち込んだ文章に対してAIの音声読み上げ機能を使うと、動画にナレーションで補足説明を加えられます。
動画マニュアルだけでなく、文書マニュアルもVideoStep内で管理できます。文書マニュアルは容量無制限で投稿でき、一度投稿されたマニュアルの更新も可能です。
マニュアル作成ツールを選ぶポイント
マニュアル作成ツールを選ぶポイントは、次のとおりです。
- マニュアルの内容が更新しやすい
- モバイルでも見やすく使いやすい
- セキュリティ性能が高い
マニュアル作成ツールには種類があり、自社にあったものを選ぶことが大切です。選定するときのポイントの詳細を解説しますので、どういったツールを選べばいいのか確認していきましょう。
1.マニュアルの内容が更新しやすい
頻繁に利用されるマニュアルは日々更新が必要になり、都度更新の作業を実施していかなければなりません。しかし、更新に時間や手間がかかると、マニュアル運営者に大きな負担がかかります。
マニュアルの更新に負担をかけないためには、複数人が更新してもいいように変更履歴が残るツール・すぐ更新できるツールの導入がおすすめです。
マニュアル作成ツールの詳細について知りたい人は、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
2.検索性が高い
マニュアル作成ツールの検索性が高いと、自分が読みたい内容のマニュアルを見つけやすいです。たとえばキーワードで検索する場合、マニュアルのタイトルだけでなく本文の中からもキーワードを探してくれるツールは、必要な情報を探しやすいので便利です。
ほかにも、マニュアルごとに設定できるタグを使った検索ができたり、お気に入りに登録したマニュアルから必要なものを探せたりできるツールも検索性が高いといえます。
3.セキュリティ性能が高い
マニュアルは企業のノウハウが詰まった資料であり、流出してしまうと大きな損害につながるおそれがあります。仮にノウハウがあまり記載されていないマニュアルだったとしても、情報が流失したという事実が企業にとって大きなダメージを与えます。
マニュアルの流出を防ぐために、セキュリティ性能が高いツールを選択することが重要です。
WEB上で使える！検索性に優れたマニュアル作成ツール「NotePM」
マニュアルの作成・編集・効果分析は「NotePM」が便利
NotePMは、テンプレートに沿ってマニュアルを簡単に作成・共有できるクラウド型の社内Wikiツールです。
NotePMを活用すれば、ツール上でいつでもマニュアルを編集・更新できるため、常に最新の内容へアップデートできます。変更履歴も自動記録されるため、現場の混乱を招く心配もありません。
さらにレポート機能でページごとの閲覧履歴や活用状況も可視化できるため、マニュアルを効率良く改善できます。
また、閲覧者側がコメントを残せるため、マニュアルに対する意見もツール上で集約可能です。できます。
マニュアル作成・編集・分析に役立つ機能がオールインワンで揃ったNotePMがあれば、社内のナレッジ共有もより活性化しやすいでしょう。
WEB上で使える！検索性に優れたマニュアル作成ツール「NotePM」
ツールを使ってマニュアル作成に成功した3つの事例
マニュアル作成ツールを導入した事例を知っておくと、実際に導入した後にどのようなメリットが生まれるかを具体的にイメージしやすいです。ここからは、マニュアル作成ツールの一つであるNotePMの導入事例を3つ紹介します。
- 株式会社ラクス
- 株式会社アシロ
- 株式会社赤鹿地所
それぞれの事例において、NotePMの良さがどう活かされているかを確認してみましょう。
事例1：株式会社ラクス
株式会社ラクスは「楽楽精算」をはじめとした多数のクラウドサービスを手掛ける会社です。ナレッジが特定の場所に集約されておらず、新入社員の人が何を参照に業務を進めれば良いかわからないという問題があったため、NotePMでのマニュアルの保管が決定されました。
NotePM導入の効果として挙げられるのが、情報の検索時間・業務の引継ぎに関するコストの削減です。各種ナレッジがNotePMにまとめられたことで、情報の検索時間は30%、業務の引継ぎは50%ほどコストが減りました。また、新入社員はNotePMのマニュアルを自分で確認して業務を進められるようになったため、手順を細かく教える必要もなくなりました。
＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス
事例2：株式会社アシロ
株式会社アシロは、国内最大級の法律相談プラットフォームを運営するWeb業界の会社です。社内全体でマニュアルの管理方法を統一させるため、NotePMを導入しました。
導入してから大きく変わった点の一つが、管理部への問い合わせの件数です。経費精算・押印申請といった問い合わせが少なくなり、全体で見るとおよそ50%も削減されました。管理部に問い合わせていた情報を含め「わからない点はNotePMで調べてみる」という意識が社内全体で強まっています。また、新入社員については上司が離席している間も自分でNotePMを見てもらい、オンボーディングを進められるようになった点も大きな変化です。
＞関連記事：【導入事例】ナレッジ管理ツールの乗り換えで問い合わせが50％減少！新入社員育成の課題も解決 – 株式会社アシロ
事例3：株式会社赤鹿地所
株式会社赤鹿地所は住宅地・商業地の開発や賃貸管理などの総合不動産業を手掛ける会社です。組織が拡大するタイミングで、営業メンバーを育成する必要がありました。そこで、営業のフェーズごとのロールプレイング動画・マニュアル動画を作成し、NotePMに保存することが決まりました。
NotePM導入後の効果として、メンバーの育成に関する点以外で挙げられるのが、管理部への問い合わせの減少です。以前はSlackで社内ルールを共有していましたが、ログが流れるという欠点がありました。NotePMを導入してからは情報をストックできるようになったため、情報の保管場所を確認すれば問い合わせする必要がなくなりました。
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マニュアル作成後は定期的な分析・更新が不可欠
マニュアルを作成したあとは、定期的に活用状況を分析して内容を更新することが大切です。
ここでは、マニュアルの分析・更新が必要な理由や、最適な更新の頻度について解説します。
マニュアル作成後の分析・更新はなぜ必要？
マニュアルの活用状況をこまめに分析すると、従業員の満足度や不満の原因を細かく把握できます。
たとえば、「業務の手順が変わってしまった」「写真の構図がわかりにくい」といった不満を発見できます。
現場の声を踏まえて情報を刷新したり、図解を加えたりすることで、実態に即した有益なマニュアルのブラッシュアップが可能です。
マニュアルのブラッシュアップは、従業員のスキルアップや業務の効率化などにもつながります。
マニュアルの更新頻度はどのくらいがベスト？
社会情勢や景気の変化が起きると、経営方針が変わるケースがあります
経営方針が変わると、業務の進め方が大きく変動することもあるでしょう。経営方針の変更にあわせて、少なくとも四半期に1回はマニュアルの見直しが必要です。また、経営方針の変更がなくても四半期に1回見直し、改善点がないか確認することをおすすめします。
更新のスパンが空いてしまうと、業務の実態とマニュアルの内容が乖離したまま放置されかねません。
とくに現場の業務内容・進め方が変わったタイミングで、マニュアルを速やかに変更しましょう。
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マニュアル作成後の運用ポイント3選
マニュアル作成後の運用のポイントは、次のとおりです。
- 役職者が率先して利用する
- 保管先を明確にする
- 運用者を設置する
マニュアルは作ったら終わりではなく、運用し続けなければなりません。継続して運用できる方法を理解し、マニュアル作成に役立てていきましょう。
1.役職者が率先して利用する
マニュアルの利用を浸透させるには、まず従業員を先導する役割の人が必要です。役職者は従業員を先導する役割を担いやすく、部署としてマニュアル利用の方向性を定められます。
また、知識や経験の豊富な役職者が利用することで、マニュアルに存在する問題点が洗い出されて修正・更新が容易になります。
2.保管先を明確にする
マニュアルの保管先を明確にすることで、誰でも必要なときに簡単に利用可能です。マニュアル作成時に気を遣って使いやすいものにしたとしても、簡単に利用できる状態でなければ使用者が減ってしまいます。
マニュアルを保管するためのフォルダを作り、そこにマニュアルを入れていれば保管先が明確になります。マニュアルが複数ある場合は、フォルダを作る前に「マニュアルを使う部署」「マニュアルに書かれている業務の種類」などでマニュアルをいくつかのグループにわけましょう。そのうえで、グループごとにフォルダを作り、該当するマニュアルを入れれば保管先がわかりやすいです。
3.運用者を設置する
運用者は、マニュアルが適切に利用されているか、内容に不備がないか確認します。運用者がマニュアルの稼働状況を確認すれば、マニュアルに不足しているポイントを把握可能です。不足している部分をブラッシュアップすれば、マニュアルの利用率が向上するでしょう。
また、運用者がマニュアルの内容を随時確認すれば、更新不足をチェックできます。更新不足が確認できれば、マニュアルが古いことによるミスも起こりません。
マニュアル作成のコツを理解し業務を効率化しよう
マニュアル作成は、業務の効率化や新入社員の早期戦力化が図れます。
しかし、マニュアル作成を成功させるにはコツがあり「要点を明確にする」「自社にあったツールを選択する」など、多くのポイントを考慮しなければなりません。
とくに、自社にあったマニュアル作成ツールを選ぶことが重要です。マニュアル作成ツールを選ぶポイントもしっかりと押さえておきましょう。
また、マニュアル作成後は現場の声をヒアリングしながら、定期的に改善・更新することが不可欠です。現場の業務に即したマニュアルを作ることで、より従業員から活用してもらいやすくなります。
マニュアル作成ツールのNotePMは、マニュアルの作成・編集・共有機能がオールインワンになった便利なクラウドツールです。
マニュアルを効率良く作成し、スムーズに共有・運用したい方はぜひNotePMの活用をご検討ください。
