業務マニュアルを作成するメリットとは?作り方やおすすめツールを徹底解説

2025年01月25日(土) マニュアル作成

 

・マニュアルを作成したいけどどんなメリットがあるの?
・マニュアルを作成する際にポイントはあるの?
・どのようなステップでマニュアルを作ればいいの?おすすめのツールはあるの?

コロナウィルス感染によって急激な働き方の変化があった企業も多いのではないでしょうか。準備期間もないうちにテレワークが広がりましたが、ニューノーマルの時代に入ってからはテレワークという働き方が一般化しつつあります。このような状況下で、仕事が属人化したままで共有されないという悩みを抱える企業も多く仕事での業務マニュアルを整備することに注目が集まっています。この記事では、仕事で必要なマニュアルの正しい作成方法および、作成する上で押さえるべきポイント、またマニュアルを効率よく作成するためのツールについて解説していきます。

マニュアルのテンプレートについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート10選!
業務マニュアルとは?わかりやすい作り方や無料テンプレートを紹介

目次

仕事で必要な業務マニュアルとは

まず、マニュアルが持つ役割は、業務を標準化させることと言えます。ある業務に対して具体的にどのような手順で進めていくのか、注意すべきポイントについてなどの詳細な情報をまとめた資料です。マニュアルを作ることによって、作業時間の短縮となり、属人化の防止出来るので、作業品質の維持継続が容易化する といったメリットがあります。ただ作り方を間違えると、実用性のないマニュアルになってしまいます。その結果、作業時間が増える原因になったりと逆効果になるので、正しいマニュアルの作り方を知っておく必要があります。

マニュアルの意味については、こちらの記事で詳しく解説しています。
マニュアルの意味とは?3つの読まれないケースとおすすめITツールを紹介

仕事のマニュアルを作成するメリット

仕事のマニュアルを作成するメリットは以下の3つです。

  • 作業の標準化
  • 時間の短縮
  • 品質の確保
  • コストの削減
  • リスクの低減

それでは、一つずつ解説します。

作業の標準化

マニュアル化することの利点の1つ目は、マニュアルによって作業が標準化できることです。マニュアルを準備することで、効率的な仕事の進め方を標準化できるので、社員全員の業務の底上げを行うことができます。社員規模が大きくなればなるほど、ミスが起きる可能性も高くなるのでマニュアルによる標準化の重要性は増していきます。

時間の短縮

2つ目の利点は、時間の短縮です。マニュアルは作業を効率的に終わらせるための最適なフローが記載されています。そのため、マニュアル通りに作業をすれば、無駄やミスが減り、結果として時間の短縮につながります。人に聞く方が早いのでは、と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、回答が来るまで作業を進められなかったり、質問をした相手の作業を止めてしまうことになります。また、引き継ぎの際にもマニュアルの存在は時間短縮に大きく貢献します。

品質の確保

3つ目の利点は品質の確保です。マニュアルは、社内でその作業に長けた人の経験を吸い上げて、最適な業務フローとして落とし込んで作成しています。そのため、マニュアルに基づいて正しく作業を行えば、品質は一定になり、誰が作業を行ってもアウトプットに差は出なくなります。これによって、特定の作業担当者が一時的にいなくなっても業務を支障なく進めることができます。わかりやすいマニュアルを作成することで経験が浅い人でも取り組める仕事を増やすことができます。

コストの削減

4つ目の利点はコストの削減です。マニュアルがなくとも作業をよく知っている人に聞いて解決することは可能です。しかし、回答を得るのにも時間はかかったり、回答者の時間を奪ってしまいます。マニュアルの作成は時間がかかり、コストがかかるようにも思えますが、一度作れば長く、多くの人が同時に使用できるためコストの削減に繋がります。また、業務の引継ぎをする際にマニュアルが既にあるのとないのでは、かかる時間がが格段に変わってきます。誰でも簡単に参照できるマニュアルがあることは大きな利点です。

リスクの軽減

5つ目の利点はリスクの軽減です。作業の属人化、すなわち「あの人しか知らない」というのは、該当する人が突然いなくなったときに業務が完全に止まってしまうのと同義であり、これは大きなリスクです。マニュアルをベースに運用することによって作業の属人化、ひいては業務の停滞を防いでリスクを軽減しましょう。

仕事のマニュアルを作成するデメリット

仕事のマニュアルを作成する主なデメリットは以下のとおりです。

  • マニュアル通りにしか作業をできなくなる可能性がある
  • イレギュラーなトラブルに対応できなくなる
  • マニュアルの作成・更新に時間と手間がかかる

マニュアルを作成することで、記載されている内容以外のことができなくなる恐れがあります。普段からマニュアルは完璧なものではなく、良くしていくものであると、スタッフに周知しておくことが大切です。

また、マニュアルの作成・更新に時間と手間がかかる点もデメリットです。マニュアル作成ツールを導入することで、労力を減らすことができるので検討してみてください。

マニュアル化したほうが良い仕事

仕事にはマニュアル化できる仕事・できない仕事があります。

マニュアル化できる仕事 ・事務手続き
・コールセンターなどの窓口対応
・工場や倉庫での作業 など
マニュアル化できない仕事 ・事業の企画
・個別の営業対応
・経営戦略の意思決定 など

誰がしても同じ作業内容で、最終的な成果物になる仕事は、マニュアル化したほうが効率的に行えます。

一方で、決まったフローがなく、専門的な経験・知識が必要であったり、クライアントに合わせた対応が必要だったりするものは、マニュアル化に向いていません。

 

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仕事で使えるマニュアルの作り方を細かく解説

仕事で使えるマニュアルの作り方の解説は以下の7つです。

1.業務マニュアルの範囲を決定
2.目次および全体の構成を考案
3.必要な情報の整理
4.時系列で内容をリストアップする
5.仮運用で改善点をリストアップ
6.マニュアルを修正する
7.マニュアルを定期的に改善する

それでは、一つずつ解説します。

1. 業務マニュアルの範囲を決定

仕事で使えるマニュアルの作り方の解説の1つ目は、業務マニュアルの範囲を決定です。業務マニュアル作成前に 記載する業務範囲を明確にしましょう。

・誰が読む業務マニュアルか?
・読む人の業務範囲は?
・どの業務に関する業務マニュアルを作成するのか?

どんな内容を業務マニュアルに盛り込むのか、記載すべき内容とそうでないものに選別しましょう。記載する範囲を線引きしておくことで、業務マニュアルの内容やテーマがすっきりして、読みやすくなります。

2.目次および全体の構成を考案

仕事で使えるマニュアルの作り方の解説の2つ目は、目次および全体の構成を考案です。

目次・構成とは、マニュアル全体の骨組みの部分です。
業務マニュアルの本文より先に着手することで、記載内容のズレを防ぐことができます
押さえるべきポイントは3つあります。

・構成は業務に必要なことのみにする
・時系列に沿った目次にすること
・担当者ごとにタスクを分けること

構成を考案する時は業務に必要な内容のみをリストアップしていきましょう。
業務マニュアルに必要以上に入れ込んでしまうと、冗長な内容になり、なにが言いたいのか分からなくなってしまうので注意が必要です。
また、目次については時系列に沿って作成することで作業者が読みやすい業務マニュアルとなります。

3.必要な情報の整理

仕事で使えるマニュアルの作り方の解説の3つ目は、必要な情報の整理です。業務マニュアルの本文を作成する前に必要な情報を整理しておきましょう。不足している情報があると分かりづらくなってしまいます。押さえるべきポイントとしては、該当する業務を知らない人でも理解出来るように作成することです。初めての人でもわかるマニュアルにするために、必要な数字データや写真などを用意しましょう。業務マニュアルは誰でもその業務が出来るようにすることが目的です。そのため、その業務を知らない人が読んだだけで理解出来るように作成しなくてはいけません。記載する範囲と目次からどんなデータ・写真が必要なのかを確認して用意しましょう。

4.時系列で内容をリストアップする

仕事で使えるマニュアルの作り方の解説の4つ目は、時系列で内容をリストアップすることです。これまでにまとめた情報から記載すべき内容を確認しましょう。押さえるべきポイントとしては、担当業務ごとに分けて記載することと、時系列に沿った内容になっているか確認することです。担当する業務が混在してしまうと読みにくくなってしまいますので、担当業務ごとに分けて文章を作成するのがよいでしょう。その時に時系列に沿っているかも同時に確認しましょう。

5.仮運用で改善点をリストアップ

仕事で使えるマニュアルの作り方の解説の5つ目は、仮運用で改善点をリストアップです。作成した業務マニュアルを担当者に渡し、改善が必要な箇所をまとめていきましょう。このステップでは、現場の状況や作業者の意見をより多く集めることがポイントです。実際業務マニュアルを運用していくと、「この手順はこっちのほうがいい」とか、「順番を入れ替えた方が作業しやすい」などの意見が出てきます。それらの意見をより多く集めることが実用的な業務マニュアルの改善へと繋がります。

6.マニュアルを修正する

仕事で使えるマニュアルの作り方の解説の6つ目は、マニュアルを修正することです。仮運用で得られた改善点をマニュアルに反映します。ただし、現場からの改善点を鵜呑みにするのではなく、現場の意見を反映することでより良いマニュアルになるのか、他に良い改善方法はないのか考えて、最も良い方法を探しましょう。

7.マニュアルを定期的に改善する

仕事で使えるマニュアルの作り方の解説の7つ目は、マニュアルを定期的に改善することです。業務マニュアルに完成はなく、その時の現場の状況および作業者の状態に合わせて変化させて行く必要があります。そのため、業務マニュアルを改善する周期を設定し、定期的に見直しを行いましょう。実際に運用しながら、内容の更新やわかりにくい内容をブラッシュアップしていくことが必要です。

仕事のマニュアルを作成する際の5つのポイント

仕事のマニュアルを作成する際の5つのポイントは以下の通りです。

1.5W1Hを意識して作る
2.仕事の全体像がわかるように書く
3.業務の判断基準を明確に示す
4.特に読んでもらいたい部分を強調する
5.クレームやトラブル例を想定する

それでは、一つずつ解説します。

1.5W1Hを意識して作る

仕事のマニュアルを作成する際の5つのポイントの1つ目は、5W1Hを意識して作る、です。5W1Hとは、「誰が(Who)」・「いつ(When)」・「どこで(Where)」・「何を(What)」・「なぜ(Why)」・「どのように(How)」のことであり、どれか1つでも抜けてしまうと、作業者が間違えて解釈しトラブルが発生する原因になります。誰が見ても分かりやすいような業務マニュアルを作成しましょう。

2.仕事の全体像がわかるように書く

仕事のマニュアルを作成する際の5つのポイントの2つ目は、仕事の全体像がわかるように書く、です。マニュアルはいきなり書き出してしまうと、細かい部分ばかりが気になり内容がまとまらなくなりがちです。マニュアルを作成する際はまず目次を作り、次に目次の項目に対してどのような内容を盛り込んでいくか全体像がわかるような構成案を作成します。目次と構成が決まれば、そこに内容を肉付けしていくだけなのでスムーズに作業が進みます。

3.業務の判断基準を明確に示す

仕事のマニュアルを作成する際の5つのポイントの3つ目は、業務の判断基準を明確に示す、です。様々なケースにも対応出来るように、判断基準を明確にしておきましょう。そうすることで、いざという時に役に立つ業務マニュアルとなり、トラブル発生時でも、動揺なく対応することが可能となります。

4.特に読んでもらいたい部分を強調する

仕事のマニュアルを作成する際の5つのポイントの4つ目は、特に読んでもらいたい部分を強調する、です。重要なポイントは文字の色や太さを変えたり、マーカーを引いて誰が見ても重要なポイントだと分かるように強調しましょう。または、フローチャートや後述するチェック項目を作成しても良いです。大切なのは、同じ色・太さの文章だらけの業務マニュアルは避けることです。重要なポイントに分かりにくいので、作業者の抜け・ミスに繋がります。また、業務の抜け・ミスを防止するためにチェック項目を設け、間違いがないか作業者自信に確認してもらいましょう。チェックボックスを設置することでチェック漏れを防ぐことが出来ます。

5.クレームやトラブル例を想定する

仕事のマニュアルを作成する際の5つのポイントの5つ目は、クレームやトラブル例を想定する、です。仕事においてクレームやトラブルはつきものであり、マニュアルをつくる際にはこうした想定が考慮されている必要があります。例えばコールセンターには日々クレームやトラブルが発生しますが、事例として真因と対策をとることで通常業務に大きな負荷がかからないようになっています。クレームやトラブルの対処も一つの仕事として捉えマニュアルを備えることも大切です。

 

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仕事のマニュアルを効率よく運用するためのポイント

仕事のマニュアルを効率よく運用するポイントは以下の3点です。

・使用者にヒアリングを行う
・業務マニュアルの定期的な見直し
・古いマニュアルを整理して残しておく

それでは以下、解説します。

使用者にヒアリングを行う

仕事のマニュアルを効率よく運用するポイントの1つ目は、使用者にヒアリングを行う、です。業務マニュアルの運用中、使用者にヒアリングをしてより多く、現場の意見を集めましょう。リアルな声を聞くことよって、分かりにくい箇所や作業しにくいところの把握が出来ます。集めた意見から修正の方向性を決めて、より良いものをリストアップしておきましょう。

業務マニュアルの定期的な見直し

仕事のマニュアルを効率よく運用するポイントの2つ目は、業務マニュアルの定期的な見直しです。ヒヤリングした内容から 最適なものを反映させ、その後理解しやすくなったか繰り返し使用者の意見を聞くことで、業務マニュアルが改善されていきます。その時の作業者や作業環境などに合わせて更新する必要があります。そのため、見直し周期を設定し、定期的な確認を行いましょう。

古いマニュアルを整理して残しておく

仕事のマニュアルを効率よく運用するポイントの3つ目は、業古いマニュアルを整理して残しておく、です。以前の作業方法のほうが効率がよかったので、元に戻すといった場合もあります。一定期間はマニュアルデータを削除せずに置いておく等の保存期間を設定しておけば良いでしょう。そのときスムーズにデータが引っ張ってこれるように、各々のデータの作成した年月日が分かるようにしておきましょう。

仕事のマニュアル作成に有効なツールの概要とメリット

仕事のマニュアル作成に有効なツールの概要とメリットは以下の3点です。

・業務マニュアルの品質向上
・業務マニュアル作成の工数削減
・情報共有の容易化

それでは以下、解説します。

マニュアル作成ツールについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選|選び方と導入事例も紹介

業務マニュアルの品質向上

仕事のマニュアル作成に有効なツールの概要の1つ目は、業務マニュアルの品質向上です。業務マニュアルは作成する人のまとめ方によって、分かりにくいものになる場合があります。難解な業務マニュアルを作ってしまうと、読むのに疲れるので結果的に読まれなくなります。せっかく時間をかけて作っても、これでは本末転倒です。業務マニュアル作成ツールでは、基本フォーマットが用意されているので、様式のばらつきを防げますし、誰が作ったとしても読みやすく作成することが容易となります。さらに、手軽に編集が出来る便利機能も数多くあり、それらを活かすことで視認性の高い業務マニュアルを作成することが出来ます。

業務マニュアル作成の工数削減

仕事のマニュアル作成に有効なツールの概要の2つ目は、業務マニュアル作成の工数削減です。業務マニュアルをゼロから作成しようとすると、かなりの作業時間を要します。また、業務マニュアルを作成するための教育が必要になります。作業時間・工数を削減するために業務マニュアルを作成しているのに、逆に増えてしまう懸念があります。そこで、業務マニュアル作成ツールを活用すると、豊富なテンプレートが数多く用意されているので、作業時間を大幅に削減することが可能です。さらに、誰にでも質の高い業務マニュアルの作成が可能となるため、業務マニュアルの作成における教育および、実作業の教育時間を短縮することが出来ます。結果的に、作業時間の短縮となり工数削減に繋がります。

情報共有の容易化

仕事のマニュアル作成に有効なツールの概要の3つ目は、情報共有の容易化です。業務マニュアルはその時の作業者および現場の状況によって、定期的に更新する必要があります。ただ、そのたびに各自のファイルを更新するのは大変です。業務マニュアル作成ツールでは、クラウドで一括管理されるので、修正された情報は自動的に更新されるので情報の共有が容易となります。

仕事のマニュアル作成には『NotePM』がおすすめな理由

仕事のマニュアル作成に『NotePM』がおすすめである理由を2つ紹介します。

テンプレート機能でマニュアルを簡単に作れる

NotePMには、テンプレート機能や高機能なエディタがあるので、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。

フォーマットを統一化することで、作成者によってデザインが異なるのを防ぐことができ、見やすいマニュアルにできます。

矢印や吹き出しなど、マニュアル作成に便利な「画像編集機能」によって、見やすく編集できる点も、NotePMがおすすめの理由です。

検索性に優れている

NotePMは、口コミで評価されているように、検索性に優れている点も大きな特徴です。ツール内で作成したドキュメントの文章に加えて、WordやExcel、PDFなどのファイルの中身も全文検索できます。

社内文書をNotePMで一元管理することで、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。どこに何の情報があるかわからず、業務の効率が問題になっている場合には、導入を検討してみてください。

NotePMを活用してマニュアル作成に成功した事例

NotePMを活用してマニュアル作成に成功した事例を紹介します。

株式会社ソフツー

株式会社ソフツー

株式会社ソフツーは、クラウド型コールセンターシステムを提供している企業です。
カスタマー部門の拡大に伴い、従来のナレッジ共有ツールではレスポンスが遅くなっていたため、ナレッジをドキュメントとして保存できるNotePMの導入を決めました。

NotePMは添付ファイルの全文検索ができたり、階層構造化してフォルダを蓄積できたりして、直観的に情報を把握しやすいため、導入に至りました。社内向けのサポートや顧客からの問い合わせ、通話録音の振り返りなどをデータとして蓄積しているため、過去に同じような質問があったか検索するのに役立っています。

株式会社ソフツーの事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】使いやすさが重要!コールセンターのナレッジ共有を実現 – 株式会社ソフツー

株式会社麩金

株式会社麩金

株式会社麩金は石川県金沢市を拠点に、生麩と加工食品の製造・販売と食品卸売業を営んでいる企業です。社内での情報共有と階層管理を目的にNotePMを導入しました。

もともと従業員個々が独自の情報管理を行っており、全社的な情報共有に課題がありました。NotePMの導入によって、情報の階層管理や、情報を早く文書化できるようになり、部署間での情報連携の時間の削減に成功しています。また、部署間での情報の認識齟齬がなくなり、業務上のミスを減らせました。

株式会社麩金の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】社内の情報共有・ナレッジ共有によって業務の効率化を目指す – 株式会社麩金

仕事のマニュアルを作成するメリットを把握してツールを導入しよう

業務マニュアルを作成することは、作業時間・工数の削減や、作業品質の向上といったメリットがあります。しかし、マニュアルを作ることが負担となり、作業品質が低下していては意味がありません。業務マニュアル作成ツールを導入すれば、短時間で高品質なマニュアルを短期間で作成できることから、確実に工数の削減、作業品質・効率の向上へと繋がります。作成ツールごとにそれぞれメリットおよび特徴があります。自社がどんな機能を求めているのかを明確にして、それに合った作成ツールを選択しましょう。

NotePM