効率の良い社内周知の方法は?ツール選びのポイントも解説

2021年04月04日(日) 社内ポータル
社内周知

新型コロナウイルスの流行やIT機器の発達で、テレワークがますます一般化しつつあります。社内でのコミュニケーション方法が大きく変わり、企業はより効率の良い社内周知の方法を、考えていく必要があるといえるのではないでしょうか。

社内の情報共有がうまくいかないことで、業務効率の妨げになるだけでなく、正しい意思決定を行えなかったり、業務上のミスを誘引したりと様々なトラブルを引き起こします。今回は効率よく社内通知を行う方法や、解決策となる社内情報共有ツールの選び方をご紹介していきます。

効果的な方法で社内周知すべき3つの理由

効率的な方法で社内周知をすべき理由について具体的に見ていきましょう。情報を共有することによってさまざまなメリットがありますが、主なポイントは3つです。

適切な意思決定をするため

効率的に社内通知や情報共有を行うことで、適切な意思決定をすることができます。特に重要なのは企業のトップやマネージャーなどの管理職にあたる人でしょう。逆に情報が間違っていたり、古かったりする場合、誤った判断になりかねません。

営業部門であれば、どのようなニーズが高まっているのか、各案件の進捗を把握することによって売上を予測したり、事前に手を打つことによって目標未達成などの事態を避けたりすることができます。

情報を得るためにミーティングを開いて報告させたり、進捗に関して都度資料作成をさせていると業務効率が落ちてしまいます。チームメンバーのスケジュールやチャット、チーム内での決定事項や、やりとりも共有できるようにしておくと、作業の進捗をメンバーが内容をまとめて報告しなくても、マネージャーや関係者が知りたい内容に直接アクセスをすることができます。

社内で重複した業務をしないため

社内通知を徹底することによって、重複した業務を避けることも可能です。典型的な例としては資料の作成業務です。違う部門でも同じようなデータを作っていたり、過去に同じような資料を作成している場合などが考えられます。

また新人に教育や研修を行う際や、担当者変更による業務の引継ぎ時にも、同じ内容のものを何度も繰り返し説明しなくてはなりません。こうした重複した業務を防ぐためにはデータを一元化したり、社内wiki等を利用したりして検索しやすい環境を整え、同じ内容のデータや資料はないか事前に調べておく習慣が重要になってきます。また資料を作り始める際にも、これからどのような資料を作るのか情報共有することによって、重複作業を防ぐだけでなく、資料の利用者数を増やすことができます。

作業漏れを防ぐため

作業漏れを防ぐためにも社内周知は有用です。顧客からの連絡がチームに伝わっていなかったり、社内でのコミュニケーション不足で誰かがやっていると勝手に判断してしまった場合は、納期に間に合わせることができず、失注してしまうこともあり得ます。メーカーであれば、適切な需要予測を立てられないことから在庫不足に陥り、販売の機会を失い、売上の減少にもつながりることもあるでしょう。

また業務変更の連絡が適切に社内周知されていない場合は、もう一度作業をやり直さなくてはならなくなるシチュエーションも考えられます。社内での情報共有が悪いと作業漏れが起こり、業務効率が下がるだけでなく、売上や顧客からの信頼まで下がってしまいます。

こうした状況を避けるためには、事前にどのような情報を共有するかについて決めておく必要性があります。そしてどのような手段で報告するか、どのようなルートで伝達するのかを決めておくとスムーズな伝達ができるようになります。

作業漏れを防ぐ手段としては、どこまでタスクが進んでいるのか、誰が担当しているのかなどを視覚化するようなツールを使うのが有効な方法です。顧客からのメール連絡であれば、対応中・未対応・対応済みがわかるように色やフラグをつけたり、何日以内に返信する等のルールを決めたり、リマインダーの機能を利用したりしておくとよいでしょう。

社内周知の実施方法が上手くいかない原因

社内通知がうまくいかない原因は、社員の意識の問題や、社内でのルール作りができていないなど、主に3つあります。詳しく解説していきます。

情報共有の重要性が認識されていない

情報は自分さえ知っておけば良いと思っていたり、自分だけがノウハウを持っておきたいと考えている人がいると、なかなか情報の共有が進まなくなります。また自分の持っている情報に価値がないと思っている場合も共有されなくなってしまいます。また所属しているチームや部署以外とも情報を共有する文化がないと、作業の重複にも気づきにくくなります。

こういった状況を防ぐためには、社内で情報共有の重要性についての認識を深めていく事の他に、情報交換が気軽にできるような環境や雰囲気作りをしていく事が大切になってきます。

社内周知の方法が決まっていない

社内周知の方法が決まっていないと、情報の蓄積がなかなかされず、どこにどの情報があるのかがわからなくなってしまいます。社内周知の方法としては、口頭・紙・メール・掲示板・電子掲示板など様々な方法がありますが、テンプレートが存在しない場合や手続きが複雑な場合は、周知するのに時間がかかってしまったり、周知自体をためらってしまうことも考えられます。

社員個人の裁量に任せず、どのような情報をどのように伝えるのかルールを定め、テンプレートなどで内容を絞ることによって、作成時間の短縮をはかり、わかりやすいものにしてよくとよいでしょう。また定期的に情報を更新していくのもとても大切な作業です。古い情報ばかりになってしまうと、有用性が低くなり誰もアクセスしに行こうとしなくなります。

使いづらいツールを使っている

アクセスする方法が困難であったり、一部の人しか使い方を知らないようなツールの場合は、周知したつもりがほとんど誰も見ていないことも考えられます。ITに詳しい人間しか使えないような難しいツールの場合は、時間をかけてトレーニングをして教育をしていく必要性があり、一般的にはおすすめできません。

またメールや掲示板などは情報量が多すぎることによって、逆に見づらくなってしまい通知をしても見てもらえないこともありえます。緊急性の度合いに応じてタイトルに【要確認】・【要返信】・【業務指示】といれたり、アラートをいれたりするルールにしておくと確実に伝えることができます。情報量が多すぎる場合は、全てのものを重要扱いにしてしまわないことがコツです。

社内周知の方法を選ぶ3つのポイント

社内周知の方法はどのようにして選んでいくのがベストでしょうか。ポイントは以下の3つです。

  • 部署をまたいだ連携のしやすさ
  • スマートフォンでの使いやすさ
  • 検索力の高さ

それぞれ詳しく見ていきましょう。

部署を超えた連携がしやすい

ポイントの一つ目は、部署を超えた連携がしやすいツールを選ぶことです。他部署内に必要な資料やデータがあったりする場合もありますし、他部署と全く同じ内容の資料を重複して作成しているような場合や、別の部署で作成したほうが効率的な場合もあり得ます。そういう場合には部署を超えた連携が重要になってきます。

スマホでの使いやすさ

スマートフォンで使いやすいのも、ツールを選ぶときの基準になります。スマートフォンから気軽にレスポンスできると、利用率が高くなるだけでなく、多くの人から反応をもらいやすくなり、効率のよい社内通知ができます。

特に営業担当者は外出や出張が多いので、エクセルのようなアプリケーションはスマートフォンでの閲覧や作成がしづらくなってしまうのが問題です。移動中でもスマートフォンなどで返信できたり、編集したりできるツールを導入すると、利用率を高めることが可能です。また育児・介護休暇中の社員でもスマートフォンからのアクセスが容易だと、復帰後のキャッチアップがしやすくなります。

検索性の高さ

検索性の高さも重要です。ノウハウやナレッジが文書化され、情報共有が行われても、検索して探し出すことができなければ宝の持ち腐れになってしまいます。特に社内wikiのようなツールを導入する際には、蓄積された情報を活かすためにも検索性の高いものを選ぶようにしましょう。

 

社内周知を効率良く行うための実施方法

コロナ禍の影響やテレワークの普及でさまざまなビジネスツールが登場しており、多くの企業が導入しています。今回は情報共有に役立つビジネスチャットと社内wikiをご紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは世界中の大企業が導入しているツールで、リアルタイムで気軽に会話ができるのが特徴です。メールほど形式ばった文章である必要もなく、短い文章でメッセージを送れることから日本でも利用者が増え、一般化しつつあるツールです。社外とのやり取りも可能で、ファイルなどのデータを送信することもできます。

関連記事:【2021年版】ビジネスチャットおすすめ6選を徹底比較!(有料・無料)

社内wiki

社内の情報やノウハウ・ナレッジの共有におすすめなのが、社内wikiです。社内wikiは社内版のWikipediaともいえる存在で、様々な部署のノウハウ・ナレッジ・日報・議事録などを一ヶ所に集約・共有することによって、必要な情報をすぐに検索し使うことができるようになります。また無駄な問い合わせ、説明などを省くことによって業務効率化を推進し、スムーズなコミュニケーションを行うことができるようになる便利なツールです。

またチャットや社内SNSなどのデータベースを一元化したり、連携したりすると、貴重な情報を幅広い範囲で検索することができるようになります。書き込みが多ければ多いほど有用なツールになるので、導入時にはノウハウを多く持つベテラン社員を巻き込んで、積極的に書き込みをしてもらうことが重要になってきます。

関連記事:【2021年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)

 

社内通知の事例

実際の事例として、NotePM を導入した大東電業株式会社を紹介します。こちらの会社では、紙ベースで運用していた社内報・会社連絡・人事通達の電子化に成功しています。以前は、多くの社員が現場に出て働いており、メールの配信では連絡事項を見逃す社員が多く、紙での配布では人事通達などが掲示板に張られていても見ていない人が多いという課題を抱えていました。

社内wik導入後は携帯やタブレットなどからも内容をチェックできるようになったことから、連絡事項の見逃しが少なくなり、部署内の情報をタイムラインに載せることによって、多くの社員が情報をチェックするようになるなど、情報共有の改善が見られました。また新入社員向けのマニュアルを社内wikiに載せることで、オリエンテーションを取る時間も必要なくなるという効果がありました。

参考:【導入事例】社内報・人事通達・会社連絡を紙運用から電子化に成功!現場社員に情報が届くようになった – 大東電業株式会社

 

まとめ

本記事では、効率の良い社内周知の方法について解説いたしました。情報共有は会社のトップやマネージメント層だけでなく、会社のオペレーションを担う社員の業務効率化やコミュニケーションにも役立ちます。初めに社内で情報共有の重要さを認識してもらい、気軽に情報共有ができる雰囲気作りをすることが大切です。そして使いやすいITツールを活用するなどの環境整備をすることで、効率の良い社内周知ができるようになるはずです。これを機にビジネスチャットや、社内wikiなどの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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