ガイドラインとマニュアルの違いを徹底解説！マニュアル作成のためのおすすめツールも紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

ガイドラインとマニュアルの違いについて考える方も少なくないのではないのでしょうか。 ガイドラインとマニュアルは内容はもちろん、目的も全く異なります。2つの意味を曖昧にしたまま読み進めたり資料作成を進めてしまうと、思っていた内容と違っていた、全く役に立たなかったという事態になってしまう可能性もあります。本記事では、ガイドラインとマニュアルの違いを詳しく紹介すると共に、見分けるポイントについても触れていきますので参考にしてみてください。

ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき3つの理由

まず、ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき理由として、以下3点があります。

• 混乱を防ぐため
• 目的が曖昧になるのを防ぐため
• 正確な資料を作る必要があるため

それぞれ解説していきます。

混乱を防ぐため

ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき1点目の理由は「混乱を防ぐため」です。

それぞれの言葉の意味や特徴を正しく知らないまま読み進めると、そもそも何のためにこの資料を読んでいるのか、資料を読んだ後はどのような行動をしたら良いのか等がわからなくなり、混乱してしまう可能性があります。本当は具体的な手順を知りたくてマニュアルを読むべきはずが、意味を知らないがためにガイドラインを熟読してしまい、結果欲しい情報を何も得られなかった等もあり得ます。

資料を読み始める前に、ガイドライン・マニュアルそれぞれにはどのような目的でどのような主旨が書かれているのかをしっかりと認識しておくことが大切です。事前に知ることで、読んでいて内容の理解が早くなりますし、資料の選択を誤ってしまうこともなく、混乱を防げます。

目的が曖昧になるのを防ぐため

ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき2点目の理由は「目的が曖昧になるのを防ぐため」です。

ガイドラインとマニュアル、それぞれの違いを正しく知らないと、資料の目的を曖昧に理解したままとなってしまいます。例えば仕事で上司からマニュアル作成を依頼されたものの、マニュアルの本来の目的を理解できずに作成を始めてしまい、現場にとって使えないマニュアルを作ってしまう、という可能性も十分にあり得ます。具体的には、マニュアルに必要な手順が欠けている、本来不要な内容が記載されているなどが考えられます。

実施者はマニュアル通りに進めたら良いはずなのに、全員が違う結果となってしまう等、折角作ったマニュアルが役に立たない、その結果一から作成し直さなければならない等という事態にも繋がりかねません。
ガイドラインとマニュアルの違いを正しく理解することで、それぞれが持つ本来の目的についてもしっかりと意識することができ、目的に沿った資料を作成できます。

関連記事：マニュアルの意味とは？3つの読まれないケースとおすすめITツールを紹介

正確な資料を作る必要があるため

ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき3点目の理由は「正確な資料を作る必要があるため」です。

違いを正しく把握していないと、ガイドライン・マニュアルどちらにおいても中途半端な資料ができあがってしまうからです。例えばガイドライン作成時に、方向性や指針について明確に示さなければならないところを、具体的な手順まで入れてしまい、ガイドラインとしての本来の役割である「方針や指針を示す」を果たせない等が考えられます。

またマニュアル作成時においても、初心者でも理解できるようにわかりやすく手順を書くべきところを、一部の手順を省いてしまい、全くの初心者には進められなく熟練者に問い合わせしなければならないなど、本来の「実施すれば全員同じ結果を得られる」というマニュアルの目的から逸れてしまいます。ガイドライン、マニュアル、それぞれにおいて正確な資料を作るためには2つの違いをしっかりと抑えておきましょう。

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ガイドラインとマニュアルの違い

ガイドラインとマニュアルの違いについて、それぞれの特徴を見ていきましょう。また、ガイドラインと混在されがちな「規定」についても特徴を紹介します。

ガイドラインの特徴

ガイドラインとは、指針・指標のことを指します。目指すべきゴールを提示しており、そこにたどり着くまでの大まかな流れや方向、遵守すべき項目についても書いてあります。

ただし、どのようにしてゴールにたどり着くかの具体的な手段については、ガイドラインを参考にしつつ、読み手自身が決めていきます。読み手一人一人が、具体的に何をすべきかを自分の頭で考えて進めていく必要があるため、ゴールにたどり着くまでにいくつもの困難を乗り越えなければなりません。しかし、ガイドラインを何度も読むことによって「常に自分で考える」という習慣ができ、様々な分野において予期せぬ事態に遭遇しても自分で判断して解決することができる力が身につきます。ガイドラインによって読み手自身が自立できるため、個人の裁量を育てるためにガイドラインを利用することをおすすめします。

マニュアルの特徴

マニュアルとは、何かを確実に実施するために参照するもののことを指します。例えば、手順書やリファレンス、取扱説明書、レシピなどがあります。手順を全く知らない人にとっても読めばすぐわかるように、具体的かつ簡潔に、初心者に合わせた表現で書かれています。

マニュアル通りに実施することで、初心者・その分野の熟練者どちらであっても、基本的に同じ結果を得ることができます。読み手は手順に沿って進めるだけで良いため、自分で考えて判断する必要もありません。
想定外の事象が起きた場合、読み手はどう行動すれば良いか自分で判断・解決ができません。そのため、不測の事態における手順を記載したマニュアルの作成が必要です。
マニュアルは、社員の制御性を育てるために大変有効な資料です。

関連記事：マニュアル作りが上手い人の実践するコツは？誰でも上手にマニュアルを作れるツールも紹介

規定の特徴

ガイドラインと混在されがちなものに「規定」があります。ここでは、規定がどういうものかの特徴と、ガイドラインとの違いについて少し紹介していきます。

規定とは、決まりやルールのことを指します。やるべきこと、やってはいけないことが明確に書かれています。例えば社内規定には、就業規則、勤務時間や休憩時間がそれぞれ何時から何時までなどと具体的に定められています。一方、ガイドラインには指針や指標が書かれていますが、具体的なルールや制限するものについては基本的に書かれていません。規定と似ているものの全く異なるものと理解しましょう。

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ガイドラインとマニュアルの違いを決める3つのポイント

ガイドラインとマニュアルの違いを決めるためのポイントとして、以下3点があります。

• 方向性があるか
• 内容が抽象的か具体的どちらか
• 実施後同じ結果を得られるか

それぞれ解説していきます。

方向性があるか

ガイドラインとマニュアルの違いを決める1点目のポイントは「方向性があるか」です。

内容に方向性が明確に提示されている場合は、ガイドラインと判断できます。方向性がなく、具体的な手順が書いてある場合はマニュアルと言えるでしょう。ガイドラインにおける方向性とは、例えば事象に対する対応方針や問題解決の際に使う手法等があります。読み手はそこから何を行うべきか具体的な手段を自分で選択し実施していきます。ガイドラインやマニュアルを見分けるために、内容に方向性が明確に提示してあるかを意識して読み進めてみましょう。

内容が抽象的か具体的どちらか

ガイドラインとマニュアルの違いを決める2点目のポイントは「内容が抽象的か具体的どちらか」です。

抽象的であればガイドライン、具体的であればマニュアルである可能性が高いと言えます。
ガイドラインにはゴールにたどり着くまでの大まかな流れについて書いてあり、そこから何を行うか読み手自身が判断する必要があるため、抽象的と言えます。一方マニュアルには、基本的に具体的な手順が書かれています。手順1~10などが書かれており、マニュアル通りに進めれば実施者全員がほぼ同じ結果を得られる、という特徴があります。内容が抽象的なのか、もしくは具体的どちらであるかをガイドラインとマニュアルを見分ける判断材料の一つとしましょう。

実施後同じ結果を得られるか

ガイドラインとマニュアルの違いを決める3点目のポイントは「書いてある内容通りに実施すれば全員同じ結果を得られるかどうか」です。

実施者全員が資料通りに進めて同じ結果を得られるなら、マニュアルだと判断できます。実施者全員の結果が異なる場合、その資料はガイドラインである可能性が高いです。良いマニュアルには、具体的な手順が丁寧に抜け漏れなく書いてあり、読み手が迷うこともありません。また、わかりやすい表現で書かれているため初心者でも簡単に読み進めることができます。基本的に読み手全員が実施すれば、全員同じ結果を得られるように作成されています。ガイドラインには、ゴールまでの大まかな流れや方向性が書かれていますが、具体的な手段や方法に関しては読み手自身が判断して行う必要があるため、得られる結果が実施者全員違うケースとなる可能性が高いです。

ガイドラインとマニュアルの基本的な作成手順

ガイドラインとマニュアルは内容の具体性や効果などに違いはありますが、基本的には同じ流れで作成可能です。4つのステップに分けて、順番に解説します。

【STEP1】目的を決める

まずはガイドラインやマニュアルを作成する目的を決めましょう。誰がどのタイミングで読むものなのかを具体化することで、ガイドラインやマニュアルに記載する範囲が決まってきます。

【STEP2】全体の構成を考える

ガイドラインやマニュアルの目的を、目次や見出しなどの形に具体化していく作業です。ある程度固まったら、現場の意見を聞きながら見出しごとに記載すべき情報をリストアップしましょう。構成段階で現場の声を採り入れることで、どの程度の具体性が求められているのかを知ることができます。その結果、「ガイドラインを作るつもりだったが、マニュアルを作ろう」といった方向転換をすることも可能です。

【STEP3】分担して内容を作成する

担当者が複数人いる場合は、見出しごとに分担して内容を作成します。記載する要素をおおまかに決めてから分担することで、重複・漏れを防いで効率的にマニュアルを作ることが可能です。共通のフォーマットに沿って作成すると、後から調整する手間も省けます。弊社では「社内wikiで使えるビジネステンプレート(無料) 」を配布していますので、ぜひ活用してください。

【STEP4】定期的に更新する

完成後は、ユーザーの意見を反映しながら改善していきましょう。また業務内容や扱うツール、機械の仕様変更などがあったときにも、随時更新してください。何度もブラッシュアップしていくことで、より使いやすいマニュアルやガイドラインにすることができます。

マニュアル作成のためのおすすめツール

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。

NotePMの特徴

• 誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
• ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
• ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。

NotePM
URL: https://notepm.jp/

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まとめ

ガイドラインとマニュアルの違いを正しく知ることで、それぞれの目的に沿った正確な良い資料を作成することができます。ガイドラインと比べてマニュアルは内容が具体的であるため、業務品質の向上を目指せますが、作成にも時間が掛かります。

そこで、手間を掛けずにマニュアルを作れるマニュアル作成ツールを活用するのがおすすめです。NotePMは初心者も扱いやすいデザインで、スマートフォンやタブレットからも閲覧・編集できるので、簡単に完成度の高いマニュアルを作成できます。