ガイドラインとマニュアルの違いについて考える方も少なくないのではないのでしょうか。 ガイドラインとマニュアルは内容はもちろん、目的も全く異なります。2つの意味を曖昧にしたまま読み進めたり資料作成を進めてしまうと、思っていた内容と違っていた、全く役に立たなかったという事態になってしまう可能性もあります。本記事では、ガイドラインとマニュアルの違いを詳しく紹介すると共に、見分けるポイントについても触れていきますので参考にしてみてください。
マニュアル作成のおすすめツールについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
目次
ガイドラインとマニュアルの違い
ガイドラインとマニュアルの違いについて、それぞれの特徴を見ていきましょう。また、ガイドラインと混在されがちな「規定」についても特徴を紹介します。
ガイドラインとは
ガイドラインとは、指針・指標のことを指します。目指すべきゴールを提示しており、そこにたどり着くまでの大まかな流れや方向、遵守すべき項目についても書いてあります。
ただし、どのようにしてゴールにたどり着くかの具体的な手段については、ガイドラインを参考にしつつ、読み手自身が決めていきます。読み手一人一人が、具体的に何をすべきかを自分の頭で考えて進めていく必要があるため、ゴールにたどり着くまでにいくつもの困難を乗り越えなければなりません。しかし、ガイドラインを何度も読むことによって「常に自分で考える」という習慣ができ、様々な分野において予期せぬ事態に遭遇しても自分で判断して解決することができる力が身につきます。ガイドラインによって読み手自身が自立できるため、個人の裁量を育てるためにガイドラインを利用することをおすすめします。
マニュアルとは
マニュアルとは、何かを確実に実施するために参照するもののことを指します。例えば、手順書やリファレンス、取扱説明書、レシピなどがあります。手順を全く知らない人にとっても読めばすぐわかるように、具体的かつ簡潔に、初心者に合わせた表現で書かれています。
マニュアル通りに実施することで、初心者・その分野の熟練者どちらであっても、基本的に同じ結果を得ることができます。読み手は手順に沿って進めるだけで良いため、自分で考えて判断する必要もありません。
想定外の事象が起きた場合、読み手はどう行動すれば良いか自分で判断・解決ができません。そのため、不測の事態における手順を記載したマニュアルの作成が必要です。
マニュアルは、社員の制御性を育てるために大変有効な資料です。
マニュアル作りが上手い人が実践するコツについては、以下の記事で解説しています。
マニュアル作りが上手い人の3つの特徴を紹介！｜上手に作るコツやおすすめツールも解説
規定とは
ガイドラインと混在されがちなものに「規定」があります。ここでは、規定がどういうものかの特徴と、ガイドラインとの違いについて少し紹介していきます。
規定とは、決まりやルールのことを指します。やるべきこと、やってはいけないことが明確に書かれています。例えば社内規定には、就業規則、勤務時間や休憩時間がそれぞれ何時から何時までなどと具体的に定められています。一方、ガイドラインには指針や指標が書かれていますが、具体的なルールや制限するものについては基本的に書かれていません。規定と似ているものの全く異なるものと理解しましょう。
ガイドラインとマニュアルの違いを決める3つのポイント
ガイドラインとマニュアルの違いを決めるためのポイントとして、以下3点があります。
- 方向性があるか
- 内容が抽象的か具体的どちらか
- 実施後同じ結果を得られるか
それぞれ解説していきます。
方向性があるか
ガイドラインとマニュアルの違いを決める1点目のポイントは「方向性があるか」です。
内容に方向性が明確に提示されている場合は、ガイドラインと判断できます。方向性がなく、具体的な手順が書いてある場合はマニュアルと言えるでしょう。ガイドラインにおける方向性とは、例えば事象に対する対応方針や問題解決の際に使う手法等があります。読み手はそこから何を行うべきか具体的な手段を自分で選択し実施していきます。ガイドラインやマニュアルを見分けるために、内容に方向性が明確に提示してあるかを意識して読み進めてみましょう。
内容が抽象的か具体的どちらか
ガイドラインとマニュアルの違いを決める2点目のポイントは「内容が抽象的か具体的どちらか」です。
抽象的であればガイドライン、具体的であればマニュアルである可能性が高いと言えます。
ガイドラインにはゴールにたどり着くまでの大まかな流れについて書いてあり、そこから何を行うか読み手自身が判断する必要があるため、抽象的と言えます。一方マニュアルには、基本的に具体的な手順が書かれています。手順1~10などが書かれており、マニュアル通りに進めれば実施者全員がほぼ同じ結果を得られる、という特徴があります。内容が抽象的なのか、もしくは具体的どちらであるかをガイドラインとマニュアルを見分ける判断材料の一つとしましょう。
実施後同じ結果を得られるか
ガイドラインとマニュアルの違いを決める3点目のポイントは「書いてある内容通りに実施すれば全員同じ結果を得られるかどうか」です。
実施者全員が資料通りに進めて同じ結果を得られるなら、マニュアルだと判断できます。実施者全員の結果が異なる場合、その資料はガイドラインである可能性が高いです。良いマニュアルには、具体的な手順が丁寧に抜け漏れなく書いてあり、読み手が迷うこともありません。また、わかりやすい表現で書かれているため初心者でも簡単に読み進めることができます。基本的に読み手全員が実施すれば、全員同じ結果を得られるように作成されています。ガイドラインには、ゴールまでの大まかな流れや方向性が書かれていますが、具体的な手段や方法に関しては読み手自身が判断して行う必要があるため、得られる結果が実施者全員違うケースとなる可能性が高いです。
ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき3つの理由
まず、ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき理由として、以下3点があります。
- 混乱を防ぐため
- 目的が曖昧になるのを防ぐため
- 正確な資料を作る必要があるため
それぞれ解説していきます。
混乱を防ぐため
ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき1点目の理由は「混乱を防ぐため」です。
それぞれの言葉の意味や特徴を正しく知らないまま読み進めると、そもそも何のためにこの資料を読んでいるのか、資料を読んだ後はどのような行動をしたら良いのか等がわからなくなり、混乱してしまう可能性があります。本当は具体的な手順を知りたくてマニュアルを読むべきはずが、意味を知らないがためにガイドラインを熟読してしまい、結果欲しい情報を何も得られなかった等もあり得ます。
資料を読み始める前に、ガイドライン・マニュアルそれぞれにはどのような目的でどのような主旨が書かれているのかをしっかりと認識しておくことが大切です。事前に知ることで、読んでいて内容の理解が早くなりますし、資料の選択を誤ってしまうこともなく、混乱を防げます。
目的が曖昧になるのを防ぐため
ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき2点目の理由は「目的が曖昧になるのを防ぐため」です。
ガイドラインとマニュアル、それぞれの違いを正しく知らないと、資料の目的を曖昧に理解したままとなってしまいます。例えば仕事で上司からマニュアル作成を依頼されたものの、マニュアルの本来の目的を理解できずに作成を始めてしまい、現場にとって使えないマニュアルを作ってしまう、という可能性も十分にあり得ます。具体的には、マニュアルに必要な手順が欠けている、本来不要な内容が記載されているなどが考えられます。
実施者はマニュアル通りに進めたら良いはずなのに、全員が違う結果となってしまう等、折角作ったマニュアルが役に立たない、その結果一から作成し直さなければならない等という事態にも繋がりかねません。
ガイドラインとマニュアルの違いを正しく理解することで、それぞれが持つ本来の目的についてもしっかりと意識することができ、目的に沿った資料を作成できます。
マニュアルの意味については、こちらの記事で詳しく解説しています。
マニュアルの意味とは？3つの読まれないケースとおすすめITツールを紹介
正確な資料を作る必要があるため
ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき3点目の理由は「正確な資料を作る必要があるため」です。
違いを正しく把握していないと、ガイドライン・マニュアルどちらにおいても中途半端な資料ができあがってしまうからです。例えばガイドライン作成時に、方向性や指針について明確に示さなければならないところを、具体的な手順まで入れてしまい、ガイドラインとしての本来の役割である「方針や指針を示す」を果たせない等が考えられます。
またマニュアル作成時においても、初心者でも理解できるようにわかりやすく手順を書くべきところを、一部の手順を省いてしまい、全くの初心者には進められなく熟練者に問い合わせしなければならないなど、本来の「実施すれば全員同じ結果を得られる」というマニュアルの目的から逸れてしまいます。ガイドライン、マニュアル、それぞれにおいて正確な資料を作るためには2つの違いをしっかりと抑えておきましょう。
ガイドラインとマニュアルの基本的な作成手順
ガイドラインとマニュアルは内容の具体性や効果などに違いはありますが、基本的には同じ流れで作成可能です。4つのステップに分けて、順番に解説します。
【STEP1】目的を決める
まずはガイドラインやマニュアルを作成する目的を決めましょう。誰がどのタイミングで読むものなのかを具体化することで、ガイドラインやマニュアルに記載する範囲が決まってきます。
【STEP2】全体の構成を考える
ガイドラインやマニュアルの目的を、目次や見出しなどの形に具体化していく作業です。ある程度固まったら、現場の意見を聞きながら見出しごとに記載すべき情報をリストアップしましょう。構成段階で現場の声を採り入れることで、どの程度の具体性が求められているのかを知ることができます。その結果、「ガイドラインを作るつもりだったが、マニュアルを作ろう」といった方向転換をすることも可能です。
【STEP3】分担して内容を作成する
担当者が複数人いる場合は、見出しごとに分担して内容を作成します。記載する要素をおおまかに決めてから分担することで、重複・漏れを防いで効率的にマニュアルを作ることが可能です。共通のフォーマットに沿って作成すると、後から調整する手間も省けます。弊社では「社内wikiで使えるビジネステンプレート(無料) 」を配布していますので、ぜひ活用してください。
マニュアル作成を成功させるコツについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【おすすめツールあり】マニュアル作成を上手に行うには？｜目的・手順・コツをそれぞれ3つ紹介
【STEP4】定期的に更新する
完成後は、ユーザーの意見を反映しながら改善していきましょう。また業務内容や扱うツール、機械の仕様変更などがあったときにも、随時更新してください。何度もブラッシュアップしていくことで、より使いやすいマニュアルやガイドラインにすることができます。
マニュアル作成のためのおすすめツール
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。
NotePMの特徴
- 誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
- ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
- ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。
NotePM
URL: https://notepm.jp/
検索性が高いマニュアルを作成できるツール「NotePM」
ツールを活用してマニュアル作成が成功する3つの理由
ツールを活用してマニュアルが成功する主な理由は以下のとおりです。
- マニュアルの更新をしやすいから
- 見やすいマニュアルを作れるから
- マニュアルの管理がしやすいから
おすすめのマニュアル作成ツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
マニュアルの更新をしやすいから
ツールの検索機能を活用することで、探しているマニュアルがすぐ見つけられるため、スムーズに更新・改訂の作業を行えます。
とくにマニュアルが多い場合には、検索機能が便利です。
また、ツールのコメント機能があれば、マニュアル利用者と変更箇所の確認がしやすいです。
見やすいマニュアルを作れるから
マニュアル作成のツールにはテンプレートが揃っており、見やすいマニュアルを作成できます。
自分でデザインを一から考える必要がないため、資料作りが苦手な方にもおすすめです。
マニュアルに画像や動画を挿入できるツールであれば、文章だけではわかりにくい箇所をわかりやすく伝えられます。
マニュアルの管理がしやすいから
マニュアル作成ツールを活用することで、社内ナレッジを一元管理できます。
社内ナレッジを口頭や、紙ベースで済ませている場合、ツールを導入すると、すぐに必要な情報にアクセスできるようになります。
また、ツール内でのアクセス権限の設定ができ、必要なメンバーにマニュアルを展開可能です。
マニュアル作成ツールは『NotePM』が一番おすすめな3つの理由
マニュアル作成ツールとして『NotePM』がおすすめの主な理由は、以下のとおりです。
- マニュアルを共有しやすいから
- マニュアル作りを社内に浸透させやすいから
- マニュアルの管理がしやすいから
マニュアルを共有しやすいから
NotePMはフォルダを自由に作成でき、フォルダ内にマニュアルを保管できるため、該当者に共有しやすいです。保管場所を決めておけば、探す手間が省けます。
また、各マニュアルについて既読の人を確認できる機能があるため、読んでない人がいる時に、共有をスムーズにできます。
マニュアル作りを社内に浸透させやすいから
NotePMは高機能なエディタを搭載しており、簡単な操作で文字の色を変えたり、マーカーを引いたりできます。
画像を挿入する機能もあり、マニュアルを簡単に作成できるため、社内にマニュアル作りを業務の一環として浸透させやすいです。
マニュアルの管理がしやすいから
NotePMは、業務手順書や社内FAQ、議事録など、社内で散在しがちな情報の一元管理が得意です。
メールやビジネスチャットで次々と情報が流れ、マニュアルを社員に共有しにくい課題に対して、情報を蓄積でき、タグやフォルダで整理・管理が可能なNotePMがおすすめです。
また、コメントやいいね機能があり、マニュアルを確認したか社員間でやり取りできます。
外部ツールと連携することで、ページ更新やアクションの自動通知ができるので、マニュアルの定着をより促せるでしょう。
NotePMを活用してマニュアル作成に成功した2つの事例
NotePMを活用してマニュアル作成に成功した事例を2つ紹介します。
- PayPay銀行株式会社
- 株式会社ラクス
PayPay銀行株式会社
PayPay銀行株式会社は、スマホ完結型の金融サービスを提供している会社です。
カスタマーセンターで利用していたマニュアルの検索が難しく、ほしい情報がすぐに見つけられず、問い合わせ対応に時間がかかる課題がありました。
問い合わせ対応をスムーズにするためにNotePMを導入た結果、NotePMのお気に入り機能を活用することで、すぐにマニュアルを参照できるようになりました。
結果として、苦手な対応フローをすぐに検索できるようになり、電話対応時間が短くなっています。
また、マニュアルへの画像挿入が簡単にできることで、作成時間の短縮にも成功しています。
PayPay銀行株式会社の導入事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】カスタマーセンターの長年の課題が解決！検索機能向上で従業員の満足度UP – PayPay銀行株式会社 – NotePM
株式会社ラクス
株式会社ラクスは、IT技術を活用して業務効率化や、管理コストの削減、売上向上などをサポートしている会社です。
会社が急成長して新入社員が増えた一方で、手順書やナレッジが社内に散在していて、新入社員がどこにマニュアルがあるかわからない状態になっていました。
そこでNotePMを導入して、マニュアルを一元化し、定期的にマニュアルを更新しました。
その結果、情報の検索時間が30%減少し、引き継ぎにかかるコストも50％ほど減らせています。
株式会社ラクスの導入事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス – NotePM
ガイドライン・マニュアルの違いを理解して適切に作成しましょう
ガイドラインとマニュアルの違いを正しく知ることで、それぞれの目的に沿った正確な良い資料を作成することができます。ガイドラインと比べてマニュアルは内容が具体的であるため、業務品質の向上を目指せますが、作成にも時間が掛かります。
そこで、手間を掛けずにマニュアルを作れるマニュアル作成ツールを活用するのがおすすめです。NotePMは初心者も扱いやすいデザインで、スマートフォンやタブレットからも閲覧・編集できるので、簡単に完成度の高いマニュアルを作成できます。
