ガイドラインとマニュアルの違いとは？意味・目的・使い分けを解説

 

業務でよく使われる「ガイドライン」と「マニュアル」には、それぞれ異なる目的や使い方があります。しかし、違いが曖昧なまま使われているケースも少なくありません。

目的に合った文書を作成するためには、両者の意味や特徴、使い分けを正しく理解することが大切です。

本記事では、ガイドラインとマニュアルの違いをわかりやすく解説し、それぞれの例文や作り方の違いまで丁寧に紹介します。資料作成でどちらを作るべきか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

ガイドラインとは？

ガイドラインとは、ある目的に向けて望ましい行動や判断の方向性を示す指針です。

ビジネスでは業務や組織運営における基本的な考え方を定め、従業員が一貫した行動を取るための基準となります。法律の分野では、法令にもとづいて作成される補足的な指標として活用され、必ずしも法的拘束力はないものの、法令に即した行動が求められます。

ガイドラインは「重要な判断材料となること」「抽象的な内容が多く、具体的な対応は状況に応じて決定される」のが特徴の文書です。

マニュアルとは？

マニュアルとは、業務の進め方や必要な手順、ルールなどを体系的にまとめた文書で、誰が作業を担当しても一定の成果が出せるよう設計されたものです。

マニュアルには仕事の流れや注意点、必要な準備などが具体的に記載されているため、経験の浅い人でも迷わず作業に取り組めるようになります。また、マニュアルを活用することで業務の属人化を防ぎ、業務の効率化や品質の均一化にもつながるでしょう。

マニュアルは、組織全体で一貫した対応を実現するための土台となる資料だと言えます。

以下の記事では、マニュアルの種類について詳しく解説しています。マニュアル作成を進めたい方は、ぜひあわせてご覧ください。

＞関連記事：マニュアルの種類を徹底解説｜それぞれの特徴やおすすめツールも紹介

ガイドラインとマニュアルの違い

ガイドラインとマニュアルは、どちらも業務の指針として使われる文書ですが、その目的と内容には違いがあります。

ガイドラインは「どうあるべきか」といった基本方針や判断基準を示すもので、具体的な手順までは定めません。状況に応じた柔軟な判断を求められるのが特徴です。一方、マニュアルは「誰が・いつ・何を・どうやって行うか」といった具体的な行動手順を記載しており、手順に沿えば誰でも同じ結果を得られるように作られています。

違いを表にまとめると、以下のとおりです。

項目	ガイドライン	マニュアル
目的	行動の方向性・判断基準を示す	具体的な作業手順・方法を明示する
内容の具体性	抽象的・柔軟性あり	具体的・再現性重視
実行後の結果	実施者により異なる可能性あり	誰がやっても同じ結果になりやすい

両者を正しく理解し、用途に応じて使い分けることで、業務の一貫性と効率化を実現できます。

ガイドラインとマニュアルに似ている言葉

ガイドラインとマニュアルの他にも、似たような言葉がいくつかあります。それぞれの特徴をまとめると、以下のとおりです。

用語	特徴
ガイドライン	判断や行動の参考となる方向性を示す文書
マニュアル	業務や操作のやり方を具体的に説明する手順書
手順書	一連の作業を順序立てて示す実行手順の記録
手引き	初心者向けに基本的な内容を簡潔に説明する案内書
規定	組織の制度や運用を定めた正式な決まり
ルール	必ず守るべき明確な行動基準や決まりごと

また、マニュアルと手順書の違いについては、以下の記事で解説しているので、ぜひあわせてご確認ください。

＞関連記事：マニュアル・手順書の違いは？作成時のポイントやテンプレート・例文も紹介

ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき3つの理由

まず、ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき理由として、以下3点があります。

• 混乱を防ぐため
• 目的が曖昧になるのを防ぐため
• 正確な資料を作る必要があるため

それぞれ解説していきます。

混乱を防ぐため

ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき1点目の理由は「混乱を防ぐため」です。

それぞれの言葉の意味や特徴を正しく知らないまま読み進めると、そもそも何のためにこの資料を読んでいるのか、資料を読んだ後はどのような行動をしたらいいのかがわからなくなり、混乱してしまう可能性があります。

本当は具体的な手順を知りたくてマニュアルを読むべきはずが、意味を知らないがためにガイドラインを熟読してしまい、結果として欲しい情報を何も得られないケースもあり得ます。

資料を読み始める前に、ガイドライン・マニュアルそれぞれには、どのような目的でどのような主旨が書かれているのかをしっかりと認識しておくことが大切です。事前に知ることで、読んでいて内容の理解が早くなり、資料の選択を誤ってしまうこともなく、混乱を防げます。

目的が曖昧になるのを防ぐため

ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき2点目の理由は「目的が曖昧になるのを防ぐため」です。ガイドラインとマニュアル、それぞれの違いを正しく知らないと、資料の目的を曖昧に理解したままとなってしまいます。

たとえば、仕事で上司からマニュアル作成を依頼されたものの、マニュアルの本来の目的を理解できずに作成を始めてしまい、現場にとって使えないマニュアルを作ってしまう可能性もあり得ます。具体的には、マニュアルに必要な手順が欠けている、本来不要な内容が記載されているなどが考えられるでしょう。

実施者はマニュアル通りに進めればいいはずなのに、全員が違う結果となってしまうというように、せっかく作ったマニュアルが役に立たず、一から作成し直さなければならない事態にもつながりかねません。

ガイドラインとマニュアルの違いを正しく理解することで、それぞれが持つ本来の目的についてもしっかりと意識することができ、目的に沿った資料を作成できます。

マニュアルの意味については、こちらの記事で詳しく解説しています。
＞関連記事：マニュアル作成の目的は？意味・必要性・活用されないケースを紹介

正確な資料を作る必要があるため

ガイドラインとマニュアルの違いを知るべき3点目の理由は「正確な資料を作る必要があるため」です。違いを正しく把握していないと、ガイドライン・マニュアルどちらにおいても中途半端な資料ができあがってしまいます。

たとえばガイドライン作成時に、方向性や指針について明確に示すべきところを、具体的な手順まで入れてしまうケースがあります。その結果、「方針や指針を示す」というガイドラインとしての本来の役割を果たせないでしょう。

また、マニュアル作成時においても、初心者でも理解できるようにわかりやすく手順を書くべきところを、一部の手順を省いて初心者には理解できない内容になる恐れがあります。マニュアルを読んでわからなければ、初心者は熟練者に質問しなければならないといった、本来の「実施すれば全員同じ結果を得られる」というマニュアルの目的から逸れてしまいます。

ガイドラインとマニュアル、それぞれにおいて正確な資料を作るためには、2つの違いをしっかりと押さえておきましょう。

ガイドラインとマニュアルの例文による違い

ガイドラインとマニュアルの違いをさらに理解するために、同じテーマでそれぞれの例文を紹介します。「社内セキュリティ対策」について、ガイドラインの例文、マニュアルの例文の順で確認してみましょう。

ガイドラインの例文

社内セキュリティ対策について、ガイドラインを作成した例文は以下のとおりです。

ガイドラインは、上記のように行動の指針を示す内容となります。

マニュアルの例文

社内セキュリティ対策について、パスワードを変更する際のマニュアルの例文は以下のとおりです。

マニュアルでは、ガイドラインと異なり具体的な操作手順を示しています。

ガイドラインとマニュアルの作り方の違い

ガイドラインとマニュアルの作り方について、違いをそれぞれ解説します。

• わかりやすいガイドラインの作り方
• わかりやすいマニュアルの作り方

わかりやすいガイドラインの作り方

わかりやすいガイドラインを作るためには、以下3つのポイントを押さえましょう。

• ガイドラインの目的と方向性を明確にする
• 具体化しすぎず読み手の判断を促す
• 定期的に見直して現場の声を反映する

ガイドラインの目的と方向性を明確にする

ガイドライン作成の第一歩は「何のため、誰のために作るのか」という目的と対象を明確にすることです。

たとえば新しい働き方に関するガイドラインを作る場合は、在宅勤務時の基本方針やコミュニケーションのとり方、情報漏洩リスクへの意識づけなど、テーマごとに方針を整理する必要があります。ガイドラインはあくまで判断の基準や方針を示すもので、マニュアルのような具体的な操作手順ではありません。

そのため「全員が守るべきルール」ではなく「望ましい行動の方向性」を意識し、構成することが重要です。組織としてどうあるべきかの指針を示すのが、ガイドラインの役割となります。

具体化しすぎず読み手の判断を促す

ガイドラインは読み手に行動を一律に指示するものではなく、状況に応じた判断を後押しするものです。

したがって、記載内容はできるだけ抽象的かつ柔軟性を持たせることがポイントです。たとえば「業務データを外部と共有する際は、必要に応じて上司に相談することが望ましい」といった表現にすることで、柔軟性のある対応が可能になります。

一方で、曖昧すぎると判断に迷いが生じるため、最低限の判断材料となる事例や考え方を補足するのも有効です。読み手が状況に応じて最適な行動を選べるよう、考える余地を残すことが、ガイドラインの重要な特徴と言えます。

定期的に見直して現場の声を反映する

ガイドラインは一度作って終わりではなく、組織や業務環境の変化に応じて定期的な見直しが不可欠です。

たとえば、法律の改正やリモートワークの定着、新しいツールの導入など、変化に対応できないガイドラインは現場で形骸化してしまいます。また、実際に使用している現場からのフィードバックも重要です。

「運用しづらい」「解釈がわかれる」などの声を集めることで、実用性の高い内容にブラッシュアップできます。更新のタイミングは年に1回の定期見直しに加え、大きな制度変更やトラブル発生時にも柔軟に対応するといいでしょう。

継続的な改善を重ねることで、ガイドラインが生きた指針として活用されます。

わかりやすいマニュアルの作り方

マニュアルは、以下3つのポイントを押さえることで、わかりやすく作成できるようになります。

• 明確に記載して読み手を迷わせない
• 抽象的にせず行動を具体的にする
• 誰でも再現可能な内容にする

マニュアル作成のコツについては、以下の記事でも解説しているので、ぜひあわせて参考にしてください。

＞関連記事：マニュアル作成のコツは？｜わかりやすい作り方やありがちな失敗を紹介

明確に記載して読み手を迷わせない

マニュアルを作成する際は、読み手が迷わずに作業を進められるよう、具体的な手順を一つひとつ丁寧に記載することが重要です。

たとえば「報告書を提出する」と書くだけでは不十分です。「〇〇システムにログインし、〇〇フォルダ内のテンプレートを使用して、〇日までに提出する」というように、流れを明示しましょう。また、画面キャプチャやチェックリストなどを併用することで、より実践的な資料になります。

とくに新人や異動者が読んでも同じ行動が取れるレベルを意識し、マニュアルの内容に抜けや漏れがないよう確認と更新を徹底することがポイントです。

抽象的にせず行動を具体的にする

マニュアルでは抽象的な表現を避け、読み手がその場で「何をどうすべきか」がすぐにわかるよう、記述する必要があります。

「適宜対応する」「丁寧に処理する」といった表現は避け「〇〇の場合は××をクリックし、エラー表示が出た場合は△△に連絡する」といった具体的な行動に落とし込みましょう。また、操作手順だけでなく、注意点やよくあるミスもあわせて記載することで、現場での混乱を防げます。

実務に即した内容にすることで、マニュアルが実際に活用されやすくなり、業務品質の均一化にもつながります。

誰でも再現可能な内容にする

マニュアルは「誰が読んでも同じように業務を進められる」ことが最大の目的です。

経験やスキルに依存しない内容に落とし込むことで、業務の属人化を防ぎます。たとえば、ベテラン社員の感覚に頼った処理方法ではなく、初心者でもそのまま実行できる具体的な方法や例を提示することが大切です。

さらに、マニュアルは紙だけでなく、スマートフォンやタブレットなど、閲覧環境に応じてマルチデバイス対応にするのがおすすめです。日々の業務で使われるからこそ、更新しやすく・探しやすく・読まれやすい構成を心がけましょう。

ガイドラインとマニュアルのどちらを作るべき？

作成する文書の目的によって、ガイドラインとマニュアルのどちらが適しているかが異なります。

従業員の判断にゆだねるべき場面や、一定のルール・方針を示すことで対応の指針を与えたい場合には「ガイドライン」が適しています。一方、業務の進め方や操作手順など、誰が行っても同じ成果を得られるようにしたい場合は、具体的な作業手順を示す「マニュアル」が適しているでしょう。

つまり、どこへ向かうかの道しるべを示したいならガイドラインを、どう動くかを明確にしたいならマニュアルを作成するといいでしょう。

ツールを活用してマニュアル作成が成功する3つの理由

ツールを活用してマニュアル作成が成功する主な理由は以下のとおりです。

• マニュアルの更新をしやすいから
• 見やすいマニュアルを作れるから
• マニュアルの管理がしやすいから

おすすめのマニュアル作成ツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介

マニュアルの更新をしやすいから

ツールの検索機能を活用することで、探しているマニュアルをすぐに見つけられるため、スムーズに更新・改訂の作業を行えます。

マニュアルが多い場合には、とくに検索機能が便利です。また、ツールのコメント機能があれば、マニュアル利用者と変更箇所の確認がしやすいです。

見やすいマニュアルを作れるから

マニュアル作成のツールにはテンプレートが揃っており、見やすいマニュアルを作成できます。

自分でデザインを一から考える必要がないため、資料作りが苦手な方にもおすすめです。マニュアルに画像や動画を挿入できるツールであれば、文章だけではわかりにくい箇所をわかりやすく伝えられます。

マニュアルの管理がしやすいから

マニュアル作成ツールを活用することで、社内ナレッジを一元管理できます。

社内ナレッジを口頭や、紙ベースで済ませている場合、ツールを導入することで、すぐ必要な情報にアクセスできるようになります。また、ツール内でのアクセス権限の設定ができ、必要なメンバーにマニュアルを展開することも可能です。

マニュアル作成ツールは『NotePM』が一番おすすめな3つの理由

マニュアル作成ツールとして『NotePM』がおすすめの主な理由は、以下のとおりです。

• マニュアルを共有しやすいから
• マニュアル作りを社内に浸透させやすいから
• マニュアルの管理がしやすいから

マニュアルを共有しやすいから

NotePMはフォルダを自由に作成でき、フォルダ内にマニュアルを保管できるため、該当者に共有しやすいです。保管場所を決めておけば、探す手間を省けます。

また、各マニュアルについて既読の人を確認できる機能があるため、読んでない人がいる場合もスムーズに共有することが可能です。

マニュアル作りを社内に浸透させやすいから

NotePMは高機能なエディタを搭載しており、簡単な操作で文字の色を変えたり、マーカーを引いたりできます。

画像を挿入する機能もあり、マニュアルを簡単に作成できるため、社内にマニュアル作りを業務の一環として浸透させやすいです。

マニュアルの管理がしやすいから

NotePMは、業務手順書や社内FAQ、議事録など、社内で散在しがちな情報の一元管理が得意です。

メールやビジネスチャットでは次々と情報が流れ、マニュアルを社員に共有しにくい課題に対して、NotePMでは情報を蓄積でき、タグやフォルダで整理・管理が可能です。

また、コメントやいいね機能があり、マニュアルを確認したかどうかを社員間でやり取りできます。外部ツールと連携することで、ページ更新やアクションの自動通知ができるため、マニュアルの定着をより促せるでしょう。

NotePMを活用してマニュアル作成に成功した2つの事例

NotePMを活用してマニュアル作成に成功した事例を2つ紹介します。

• PayPay銀行株式会社
• 株式会社ラクス

PayPay銀行株式会社

PayPay銀行株式会社は、スマホ完結型の金融サービスを提供している会社です。

カスタマーセンターで利用していたマニュアルの検索が難しく、欲しい情報がすぐに見つけられず、問い合わせ対応に時間がかかる課題がありました。

問い合わせ対応をスムーズにするためにNotePMを導入した結果、NotePMのお気に入り機能を活用することで、すぐにマニュアルを参照できるようになりました。結果として、苦手な対応フローをすぐに検索できるようになり、電話対応時間が短くなっています。

また、マニュアルへの画像挿入が簡単にできることで、作成時間の短縮にも成功しました。

PayPay銀行株式会社の導入事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】カスタマーセンターの長年の課題が解決！検索機能向上で従業員の満足度UP – PayPay銀行株式会社

株式会社ラクス

株式会社ラクスは、IT技術を活用して業務効率化や、管理コストの削減、売上向上などをサポートしている会社です。

会社が急成長して新入社員が増えた一方で、手順書やナレッジが社内に散在していて、どこにマニュアルがあるかわからない状態になっていました。

そこでNotePMを導入してマニュアルを一元化し、定期的にマニュアルを更新しました。その結果、情報の検索時間が30%減少し、引き継ぎにかかるコストも50％ほど減らせています。

株式会社ラクスの導入事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス

 ガイドライン・マニュアルの違いを理解して適切に作成しましょう

ガイドラインとマニュアルは目的や内容が異なる文書です。ガイドラインは「どうあるべきか」という方向性や判断基準を示すもので、柔軟な対応が求められる場面に有効です。一方、マニュアルは「どうやるか」を具体的に示し、誰が行っても同じ結果が得られるよう設計されています。

混同すると資料の目的がぶれてしまうため、違いを正しく理解し、用途に応じた文書を作成しましょう。

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