【導入事例】社内の情報共有・ナレッジ共有によって業務の効率化を目指す

業務効率化・ペーパーレス化を実現するナレッジ共有ツール「NotePM」
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会社名	事業	NotePMの利用人数
株式会社麩金	生麩と加工食品の製造・販売と食品卸売業	19名

株式会社麩金は石川県金沢市を拠点に、生麩と加工食品の製造・販売と食品卸売業を営んでいる。温泉旅館や仕出し屋への生麩の提供・販売から事業を開始し、現在は全国の外食産業、学校、介護施設等に幅広く商品を提供。社内の情報共有、情報の階層管理のためNotePMを導入。導入経緯や具体的な使い方などを伺いました。
https://fukane.co.jp/

ダイジェスト

導入部門	全社
導入目的	全社的な情報共有情報の階層管理・蓄積・共有による業務効率化ペーパーレス化
課題	全従業員への情報共有手段が乏しかった（紙媒体でのお知らせや口頭伝達など）受注管理業務での部署間連携
効果	部署間での情報連携の物理的時間を削減部署間で情報の認識齟齬がなくなったことにより、業務上のミスが削減
使い方	全社向けの情報発信受注管理業務での部署間連携社内サーバーと併用した用途別の情報管理従業員の意見の収集（コメント機能）日報での活用

※今回はオンラインWeb会議で、総務部の大蔵様、牧様にオンライン会議でインタビューをさせていただきました。

石川県金沢市で生麩・加工食品の製造・販売、卸売業を営む株式会社麩金

—事業概要を教えてください。

大蔵：当社は生麩と加工食品の製造・販売と食品卸売業を行っています。昭和44年に生麩の製造・加工会社として創業し、温泉旅館や仕出し屋への生麩の提供から事業を開始しました。現在は全国の外食産業を中心に、学校、介護施設まで幅広く商品を提供しています。

社内の情報共有、ナレッジ共有における問題を解決し、社内風土も変えていきたい

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください。

大蔵：元々社内の情報共有に関して問題意識があり、もっと情報環境が整備されていれば業務の効率も上がると考えていました。ただ、そのためにまとまった時間をとることが難しく、また、社内にノウハウもない状況を歯がゆく感じていました。2020年からの新型コロナウイルス感染拡大に伴い、受注が減ったため、情報環境の改善に着手する時間ができ、取り組みを始めました。
また、目の前の仕事をこなすことに手一杯で、仕事の履歴や説明を残さない社内風土を変えることも念頭に置き、自社に最適なツールを探していました。

—情報環境に問題があったとのことですが、具体的にどのような問題が起きていたのでしょうか？

大蔵：口頭で情報共有していると「言った、言わない」の問題が起きたり、受注書に関してもコピーを保管する形であったので、従業員個々の独自の情報管理になってしまっていました。弊社は食品製造会社であるため、全従業員がPCを使用する環境にないこともあり、Chatworkは導入していましたが、スマホを全従業員に支給していなかったので、PCを使用する人だけしか使えず、全社的な情報共有にも課題がありました。
見積書や製品企画書といった書類はExcelで作成していたのですが、その履歴やどのような経緯で作成されたものかの説明が残っていないため、過去に作成されたものを流用できず、一から作成するといった手間もありました。
仕事の履歴・説明が残り、ナレッジを社内で共有できれば、業務も効率化できると考えていました。

—他のサービスと比較されましたか？

大蔵：情報の階層管理、仕事の管理という軸でツールを探していたので、kintone、LINE WORKS、Chatwork、ガントチャートツール等と比較しました。Chatworkは既に無料版を導入していたので、有料版へのアップデートと比較・検討しました。

—ツール導入において重視したポイントは？

大蔵：誰でも簡単に使える使いやすさを重視しました。NotePMは使いやすさに加えて、情報を階層管理できる点と情報を速く文書化できる点、また検索機能が優れていて、情報を取り出しやすい点が良かったです。
弊社は製造業ですので、製品の製造に多くの時間を使いたいため、情報の作成や管理にかける手間が短時間で済むところは魅力でした。

NotePM導入で受注管理業務が効率化

—NotePMの活用方法を教えてください。

大蔵：主に受注管理に活用しています。また、その他にも日報に活用したり、業務に関して他の従業員の意見を聞きたい際にコメントを書いてもらうといった使い方もしています。

業務日報もNotePMで管理

—導入後、どのような効果が得られましたか？

大蔵：受注管理業務において以前は紙の受注書のコピーを関連部署で共有していたのですが、NotePMの導入によって、直接紙をやりとりする手間がなくなって移動時間も削減できましたし、口頭で受注情報を連絡することも減り、業務が効率化しました。
また、総務部と製造部で受注情報を共有しているのですが、以前は部署間で内容が食い違うといった齟齬が発生することがあったのですが、NotePMで一元管理するようになってから部署間での情報の食い違いがなくなりました。

NotePMを活用した受注管理の例

社内にNotePMを定着させるための工夫

—導入後、どのような順序で社内へ展開されたのでしょうか？

大蔵：ITツールを使うこと自体に躊躇う人が多かったため、まずは週に1回使い方の勉強会を行うことから始めました。ただ、シンプルなツールなので使い方の勉強会は何度か行って、その後は情報の価値を伝えるような内容の勉強会を行いました。

NotePMの社内勉強会で使用した資料の一部

—今後さらに社内に浸透させるために、どのようなことを考えていますか？

大蔵：情報の重要性を従業員の皆さんにわかってもらうことだと考えています。ただ、理屈で言っても難しいと思うので、自分たちの業務に役立つ情報を実際につくってもらうことが必要だと思っています。私たちはその手助けができればと考えています。

社内サーバーとNotePMの併用で情報を管理

—その他、NotePMの意外な使い方などはありますでしょうか？

大蔵：以前は社内サーバーだけで情報を管理していたので、情報が探しづらく、取り出しにくい状況がありました。NotePM導入後は、素早く取り出す必要がある情報はNotePMで管理するようになりました。また、社内サーバーへのリンクをNotePMに置くことにより、社内サーバー内の情報も探しやすくなりました。

協力会社との情報連携に外部共有機能を活用

—NotePMをお使いいただいて便利に感じる機能はありますでしょうか？

大蔵：外部共有機能です。例えば不良品などがあった場合など、実際の写真を掲載しながら両社で確認ができるので、仕入れ会社様との一時的な状況共有などに活用しています。

外部共有機能を使った、仕入れ会社様との情報共有の例

—どのような企業様にNotePMの導入をおすすめできそうでしょうか？

大蔵：社内のナレッジ共有や業務知識の共有に課題を感じている企業様におすすめできると思います。

—ありがとうございます。本日はお忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました！