部門間・世代間のナレッジ共有を促進させるツール「NotePM」
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会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
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世界へボカン株式会社 | 英語圏の越境ECに特化したWebマーケティング | 29名 |
世界へボカン株式会社は、越境EC・海外Webマーケティングで日本企業の海外進出をサポートしています。日本人はもとより在日外国人の優秀なメンバーを揃え、そのノウハウを若手や新入社員に広く伝えることの重要性を感じるようになり、NotePMを導入。世界で活躍する企業でどのような使い方をされているのか伺いました。
https://www.s-bokan.com/
目次
ダイジェスト
導入部門 |
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導入目的 |
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課題 |
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効果 |
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使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、代表取締役の徳田様と、コンサルティングチームの五十嵐様にインタビューさせていただきました。
ベテランが持つナレッジを共有する場を設けることで、若手メンバーの成長を促したい
─御社の業務内容をお教えください。
徳田:当社は海外進出および海外に販路を拡大したい日本企業に向けて、越境ECサイトのWebマーケティング、海外BtoBマーケティングの2つのソリューションを提供しています。
─NotePMを導入することになった経緯をお聞かせいただけますか?
徳田:当社には海外Webマーケティング歴16年以上のベテランメンバーから若手メンバーまで、幅広い層のコンサルタントが在籍しています。海外Webマーケティングは国内のWebマーケティング経験者の方でも難易度が高く、理解するのに時間がかかる分野です。⻑年業務に携わっているメンバーが情報共有することで、若手のメンバーも安心して業務に取り組むことが可能になるだろうと考え、まずは身近なクラウドストレージにナレッジを集約することにしました。しかし、そういった汎用ツールは検索性が悪く、必要な情報をすぐに見つけることができなくて…。
五十嵐:社内規則などもなかなか見つけられず、内容についてもわかりやすいとも言い難かったので、社内申請のやり方などもマニュアル化を検討していました。他にも、部署間で連携する際にうまくコミュニケーションが取れずに、クライアントのご依頼意図からズレが生じてしまうこともあり、会社としてもっと上手く部署間でコミュニケーションを取れるような仕組み作りも必要な時期になっていました。そこで、ナレッジを共有するツールの導入を検討することになったのです。
─その際に重視していたポイントは何ですか?
徳田:「記事が書きやすいこと」と「記事が見つけやすいこと」の2点を重視しました。ナレッジは蓄積していかないと意味がありませんから、書きやすさは大切です。そして、せっかく記事を書いても、必要な記事が見つけられなければ意味がありません。NotePMを導入したことで、ベテランメンバーのナレッジや社内規則を集約・共有するという導入前の課題が解決できたと感じています。
─他社製品と比較して、NotePMのどのような点を評価していただけたのでしょうか?
徳田:比較検討していた他社製品は、ツールの自由度が高い分、運用側のITリテラシーや、社内の運用ルールをいかにしっかりと作り込めるかを問われる物が多くて…。当社では現時点でそこまで時間的・人的リソースを割くわけにもいかず、「今すぐ」作って運用できるNotePMに大きなメリットを感じました。機能が絞られているからこそ、スピーディに扱えます。
また、記事をURLで外部と共有できる点も大きな決め手となりました。当社の業務ではクライアントから同じような質問をいただくことも少なくないのですが、都度メンバーが回答していると認識の齟齬が発生してしまう可能性があります。当社の公式回答としてのドキュメントがあることで、サービスの品質を均一化することができるようになりました。
料金プランも魅力的でしたね。当社の使用目的として、「ノウハウを持つ人が他のメンバーに伝える」場作りというのがありました。つまり全員が一斉にページを作成することはスタート時には考えなくても良かったので、参照専用ゲストが無料の仕組みはありがたかったです。
部署間の依頼マニュアルを作成して、業務のクオリティと生産性をアップ
─どのようにNotePMをご活用されているのでしょうか?
徳田:社内規則や申請方法などを記したwikiと、社内ナレッジ共有の2軸で活用しています。社内wikiは勤怠システムや社内事務のマニュアルなど、勤務する上でのルールの周知が中心です。
社内ナレッジは、私を始めベテランメンバーが若手メンバーに考え方やノウハウを共有するために使用しています。具体的には、各海外Webマーケテイング施策のノウハウや事例、How to記事をNotePMにまとめています。
当社では、①調査・戦略立案、②海外向けサイト制作、③コンテンツマーケティング、④運用型広告、⑤サイト改善・運用、⑥HR・広報、⑦経理・管理部と部署が分かれていて、①〜⑤のメンバーが事例や施策の実施方法、考え方を確認できるよう、部署ごとに管理してページを格納しています。
メンバーは課題や疑問ができるとまずNotePMを確認して、該当ページを検索などで探して参考にします。
コンサルティングチームのノート内。フォルダはコンテンツの種類別に分けられている
また、部署間の連携も大事なので、部署がまたがるノウハウについてはKnowledge Sharingという共通のグループに格納しています。
部署間の依頼の仕方をルール化したい、という相談もあったため、そうした部署間の依頼方法についてのテンプレートも用意しています。
五十嵐:私自身、このチェックリストができる前はどんな風に依頼内容を共有すればいいのか戸惑ってしまい、成果物のアウトプットと同程度の労力を情報共有に割いていました。必須項目がまとめてあるだけで、誰に何を、どんな風に伝えるのか明確になり、業務効率が大きく変わりました。
徳田:マネージャー層が多忙な時は依頼が抽象的になりがちなんです。チェックリストやテンプレートがなかった時には、なんとか抽象度の高い依頼を形にしてくれても、依頼目的と微妙にずれてしまうこともありました。テンプレートができたことによって依頼の目的や方向性が絞り込めるので、依頼者も実行者も依頼時に複雑に思考することがなく、課題解決に集中できるようになったのです。
五十嵐:他には、他のメンバーに共有したい情報もNotePMにまとめています。例えば、当社では海外のアプリを使用してWebサイトを制作することも多いのですが、制作中に公式に質問をしたりして知見を得ることがあります。担当者と公式とのやりとりだけで終わってしまうと、同じ疑問や課題にぶつかった時に再び公式に問い合わせてしまうことになりますから、そういった情報はできるだけNotePM上で共有するようにしています。
ページの書きやすさと使いやすさで更新頻度がアップ!NotePMを学びの場に
─実際に使用されてみて、いかがでしたか?
徳田:NotePMはブログのように思い立ったらすぐにページを書けて、装飾も簡単でとても更新しやすいです。気がついたら半年間で62ページも書いていましたね(笑)。私自身が若手メンバーに質問されることも多く、隙間時間に回答ページを書き上げているので、手軽であることは本当に有り難いです。
また、検索結果が見やすくて、フォルダ分けやタグ付けで記事を見つけやすくすることができる点にもメリットを感じました。
加えて、個人的にページ間の内部リンクを重宝していますね。参考資料はもちろん、「このページを読んだ人はこちらのページも読んでほしい」という意味合いでリンクをつけたり、ページ内に専門用語が出てきたらそれを解説する過去ページをリンクしたりしています。ページ間の回遊性を高めて、関連ページを読み進めるうちにそのカテゴリの知識が深まるようにしています。私はYoutubeを使って外部に情報発信もしているのですが、時にはYoutube動画のリンクを貼って社内認知度を高めるのにも使用しています。
内部リンクを活用することで、さらに深い情報が得られるように工夫
五十嵐:私は使い方マニュアルを作成することもあるのですが、スクリーンショットを貼り付けたり、NotePM上で枠をつけるなど編集できたりする点が便利だなと感じています。あとは、最近アップデートされたアコーディオン機能や編集機能の改良も気に入っています。
「なぜページを書いたのか」その背景を伝えることで、より深い学びを共有
─NotePMを社内に周知するにあたって、工夫している点はありますか。
徳田:ページを更新した後に、更新したことを社内チャットツールで案内するようにしています。ここはあえて自動通知機能は使用せず、自分の言葉で発信するようにしていますね。通知は便利なのですが、ボットだと思うと人は読まなくなるんですよ。一言自分のコメントを添えるだけで、反応が変わってきます。
また、週1回行うコンサルタントが集まるミーティングで、更新したページのことを伝えるようにしています。ただページを書くだけではなく、「なぜそのページを書いたのか」「何を伝えたいのか」を知ってほしいので、実際に画面を見せながら5分ほどで共有するようにしています。
─今後はどのように活用されていくご予定でしょうか?
徳田:現在は一部のメンバーだけでNotePMを編集しているのですが、若手メンバーもかなり実力があるので、そろそろ皆にもページを書いてもらってさらにナレッジを共有していきたいですね。あとは、皆がリアクションをしてくれるようになって、全社で活用していきたいと考えています。
─NotePMについて、ご要望などあればお教えください。
五十嵐:当社は海外メンバーもいるため、記事は日英表記するようにしているのですが、フォルダのタイトルに字数制限があるため一工夫が必要ですね。英語は日本語に比べて文字数が多くなってしまうので、もう少し字数が増えると有り難いです。また、英語だと目次リンクが上手く動かないこともあるので、今後のバージョンアップに期待しています。
【追記:2023年9月4日】フォルダ名の字数制限が30→100文字になりました!
徳田: 外部共有する際のパスワードを自動で一元管理できるようになると良いですね。また、 画像を横一列で置けるようにしていただくとより利便性がアップすると感じています。 あとは、間違えて記事を消してしまった場合に、削除前に戻れるような仕組みがあると嬉しいですね。
【追記:2020年6月2日】画像を横並びで表示できるようになりました!
─本日はありがとうございました。
NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/