社内にも浸透しやすい！機能性に優れたマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
→今すぐ無料で使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社エイ・ビー・エム | IT商材販売・メンテナンス | 21名 |
愛媛県松山市で、コンピューターシステムやIT系の商材販売・メンテナンスを行う株式会社エイ・ビー・エム。社内文書の共有・管理に課題を感じたことから、NotePMを導入。ところが、思っていなかった効果に驚いているそうです。今回は、活用方法や今後に向けた展望を伺いました。
https://www.abm.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
|
|---|---|
| 導入目的 |
|
| 課題 |
|
| 効果 |
|
| 使い方 |
|
| お気に入り機能 |
|
※今回はオンラインWeb会議で、菊池様にインタビューさせていただきました。
理想とするナレッジソフトが欲しかった
—事業概要を教えてください。
菊池：愛媛県松山市で、中小企業向けに事務系のコンピューターシステムを販売している会社です。また、メンテナンスやトラブル対応も行っております。
—NotePM導入を検討されたきっかけについて教えてください。
菊池：今までは、ファイルサーバーの共有フォルダに、エクセルやワード、PDFなどの形式でファイルを保管し、それらを階層に分けて整理していました。
しかし、資料内容に統一感がなく、検索しても必要な時に必要なデータが出てこないなど、うまく対応できていない状況でした。また、ちょっとした覚書やメモも気軽に共有したかったのですが、中々良いソフトがありませんでした。
そこから、探し始めたというのがきっかけです。
—他のサービスと比較されましたか？
菊池：マニュアル作成ツールやナレッジ共有ツールというキーワードで検索し、いくつか検討しました。
他社のサービスは、マニュアルは作りやすいけれど検索機能が満足のいくものではなかったり、費用が高かったり、中々弊社のニーズに合うものがありませんでした。複数のツールを検討する中で、ニーズに最もマッチしたNotePMの導入を決めました。
—ツール導入において重視したポイントは？
菊池：ITに関する知識がなくても使えるという点です。
他の製品は、デモンストレーションで、画面上のワードや機能名からイメージできる機能と実際の機能が一致しなかったり、直感的に操作できないものが多い印象でした。
また、共有したい情報がある時には、簡単にコピーして貼り付けるような操作がしたかった。そんなときに、加工などの煩わしい作業をすることなく「切ったり貼ったり」という感覚で使えることも重視していました。
そして、外部共有機能は大きな決め手となりました。一時的にお客様に情報を共有したいシーンもあり、その際に役立つと思いました。外部共有用URLの発行やパスワードの設定も簡単にできるので、活用しています。
NotePMの使い方
—NotePMの使い方について教えてください。
菊池：「社内の情報共有」と「お客様への情報提供」という2軸で使用しています。
ただし、お客様への情報提供は一時的なものに限られていて、ある程度期間が経過したら共有を解除するというルールを設けています。
—ノートを作成する際のルールはありますか？
菊池：ルールについては、まだ手探りの状態です。組織が営業と支援部隊、さらに総務に分かれていて、最初は、各部署で必要な情報を、部署のノートに入れていく予定でした。
しかし、部署間で共通する情報も多く、ノートを統廃合しながら使用している段階です。
部署ごとのノート
—具体的な使い方を教えてください。
菊池：幹部が閲覧できるものや、総務で管理している社内のマニュアルがあります。また、発注に関するアカウント情報なども管理しています。
さらに、親会社のIT環境のメンテナンスも行っていて、公開マニュアルを作成する必要があり、そのマニュアルもNotePMで管理しています。
幹部向けの画面
総務で管理しているマニュアル類
親会社向けのマニュアル
ドキュメントの例
- 取引先向け公開マニュアル
- 部署別ノート
- 教育・研修
- 社内マニュアル
- etc.
—部門ごとの使い方を教えてください。
菊池：例えば営業部では、仕入先の情報を部内で共有できていませんでした。
そのため、担当者以外が連絡を取りたい場合に電話番号やメールアドレスが分からないという状況でした。
そういった問題を解決するために、仕入先の情報を記載して共有しています。
ページ内にリンクが貼れるので、クリックするとそのままメールが送信でき非常に便利です。
菊池：極端な話、問い合わせがあると「NotePM見て～」の一言で終わらせることができるので楽ですね。
営業部門の使い方
仕入先情報をページに
—ほかにNotePMで管理している情報はございますか？
菊池：営業している商材に関する情報、例えばターゲットやコンセプト、価格について社内で共有しています。それにより、営業担当者によって提案内容に偏りが出ることを防げます。
商品情報もナレッジで管理
詳細情報を共有
画像編集機能を知って感動
—NotePMで活用している機能について教えてください。
菊池：画像編集機能は非常に便利ですね。総務部門のノートでも、備品の発注方法のマニュアル等に活用しています。
メーカーのホームページにたどり着いても、その後の細かな発注方法がわからないという、社内でよく起こる課題を解消できています。
総務部門の問題を解決
菊池：ツール設定のマニュアルで画像編集を活用しています。この機能に気が付いた時、感動しました…！笑。
画像編集機能をフル活用
お客様の環境に合わせてネットワークの配線を作ることがあるのですが、この手順については、事務職を除く社員全員に知っておいて欲しい知識です。
こういった情報も、社内マニュアルノートで共有できています。作業しながら写真を撮影し、すぐにマニュアル化できるのがいいですね。
社内マニュアルにも
—今後NotePMで活用したい機能はありますか？
菊池：NotePMのを利用する最大のメリットは「検索機能」だと思います。
全文検索ができるので、タイトルに気を使ったり、階層を気にしたりしなくても、必要な情報にアクセスすることができます。
以前から使用している社内ファイルサーバー自体にも情報が残っているのですが、社内で使う情報は、全てNotePMに集約したいですね。
キーワードで検索
—今後NotePMを活用してどんなことをしたいですか？
菊池：今までは「○○の電話回線が終了になる」といった情報を入手した際には、ちょっとしたパンフレットを作ってお客様に啓蒙活動をしていました。
これからは、NotePMに情報元のリンク先を掲載して、お客様と一時的に情報を共有していきたいと考えています。お客様からお電話で問い合わせがあった際にも、NotePMのページを見ながら情報共有ができるようにしたいですね。
そのためのサイトを作成中ですが、改善を重ねながら完成させたいと思っています。
また、今後は総務部のノートに入退社時の手続きの流れやマニュアルも載せていくつもりです。
NotePM導入で思わぬ効果も
—NotePM導入後の効果について教えてください。
菊池：NotePM導入後には、資料の格納先がバラバラで探しにくいことや、メモなどを気軽に共有できないという課題が、徐々に解決しています。
しかしそれ以上に、お客様への案内時に効果を実感しています。
実は、情報収集段階では外部共有機能について知りませんでした。あくまで社内ナレッジの共有が目的でしたが、NotePMで「外部共有」というボタンを見つけ、機能の概要を知ってからは、ツール選定における必須条件になりました。
一時的に情報を共有して、すぐに共有を停止することもできますし、パスワードも設定できるので、セキュリティ上の問題も解消できますよね。
例えば、自社製品に影響する他社サービスのアップデート情報など、いま知り得ている情報だけでもお客様に迅速に共有したいときに、取り急ぎ外部共有を使い、お客様へ情報を共有しています。ホームページに掲載するより、スピーディかつ気軽に情報を共有できるようになりました。
勉強会でNotePMを啓蒙
—社員の皆様の反応はいかがでしたでしょうか？
菊池：NotePMについて、社内で勉強会を開きました。
私もそれほど知識がない状態で、簡単な説明だけして使ってもらったのですが、その時に参加してくれた全員が使い始めることができたのには驚きました。
NotePM を検討されているお客様へのメッセージ
—どのような企業にNotePMをおすすめしたいですか？
菊池：業界に限らず、どのような団体や企業でも使えると思います。アイディア次第で、どのような企業でも使いやすいツールだと思います。
DXが叫ばれて久しいですが、どこから進めればよいか悩んでいる企業も多いと思います。手始めに組織内情報の共有でDXを進めるのはいかがでしょうか？
NotePMに今後期待すること
—今後欲しい機能は？
菊池：事務処理の流れなどを図式化したいので、フローチャートを書きやすい機能があるといいですね。
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。