引き継ぎ漏れも防止する！マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| LR株式会社 | 地方創生事業 | 200名 |
鹿児島県日置市に本拠地を置き、ふるさと納税に関する全国の自治体のサポートを行うLR株式会社。自治体担当者の入れ替わりによる現場の負担や、引き継ぎにかかるコストを軽減させるため、NotePMによるマニュアル共有をスタートさせました。NotePM導入後の効果や具体的な活用方法などを伺いました。
https://local-revitalization.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、小寺様・坂上様・下窪様にインタビューさせていただきました。
ふるさと納税の運営で全国の自治体をサポート
—事業概要を教えてください。
小寺：地方自治体様に対し、ふるさと納税サイトの運営・ネット通販のサポートなどを行っています。楽天ふるさと納税やふるさとチョイスなどに掲載するページの制作や、商品画像・ランディングページの制作、ご寄付者様からの受注、事業者様の発注業務などをサポートしています。
チャット共有で情報が流れてしまっていた
—NotePM導入前はどんな課題を抱えていたのでしょうか。
小寺：対社内、対社外でそれぞれ課題がありました。
対社外では、自治体と共通で使用するマニュアルを整備したいというニーズがありました。自治体の担当者はだいたい3年で交代してしまうので、自治体側と弊社側で共通認識となる指標のようなものが必要でした。
坂上：社内的な課題もいくつかありました。
まず、日報が見づらいという問題です。弊社は創業からチャット文化が根付いているため、チャット上（Chatwork）で日報を投稿していました。しかし、組織の人数が増えてくると情報が流れてしまうことが頻発していたので、この点を解消する必要性を感じていました。
また、社内マニュアルに関するルールがなかったので、人によってフォーマットや作り方、格納場所も異なります。情報も見にくく、探しづらいため、非効率だと感じていました。
社内向けの重要情報の共有についても、Chatworkで呼びかけていたので、情報が流れていってしまい、過去のものが見れなくなっていました。
さらに、弊社では社内規程を紙媒体で管理していたので、本社以外の人はすぐに見ることができず、その都度担当部署に問い合わせていました。
NotePMを導入したことで、これらの課題も解決されたと考えています。
—ツールの導入で重視したポイントも教えてください。
小寺：使いやすさです。ITツールに慣れていない人もいるため、この点は重視しました。
—ナレッジ共有ツールが複数ある中で、NotePMにした決め手を教えてください。
小寺：esaやNotion、Confluenceなどいくつか比較検討しましたが、社内wikiとして浸透させていくことを考えたときに、NotePMが一番シンプルで使いやすかったです。
下窪：全員に使ってもらえる社内wikiにしたかったので、ITツールに慣れていない人でも記事をどんどん作っていける状態を目指していました。NotePMは誰でも簡単に使え、すぐに記事を作れそうだと感じたことが、最終的な決め手の1つとなりました。
坂上：NotePMは、UIがとても受け入れやすかったです。海外製品は色がシンプルすぎて受け入れづらさがありましたが、NotePMは見た目のバランスもよく、誰でも使えそうという印象でした。
小寺：最終的に3人で話し合い、NotePMに決めました。
チャット文化からNotePMが当たり前の文化に
—NotePM導入後の変化を教えてください。
小寺：自治体との共通マニュアルを作成することで、新しい担当者が来ても引き継ぎがスムーズに行われるようになりました。
下窪：「お互い、これを基本とする」というものを作れたことで、担当者が代わっても「どう対応していいかわからない」ということがなくなりました。担当者交代後も、現場が混乱せず運用ができています。
—社内の変化はいかがでしょうか。
小寺：導入当時、NotePM上で日報を作成していた人は5〜6人程度だったと思いますが、社内認知・浸透を進めていった結果、徐々にそれが当たり前の文化になってきました。
坂上：より多くの人が業務マニュアルを自主的に作るようになりました。社員だけでなく、パートの方を含めてマニュアル作成・共有ができています。NotePM上では、画像編集なども簡単にできるので、全員が気軽に作成してくれています。
小寺：内定者への事前の情報共有もNotePMで行うようになりました。入社前の心づもりや入社説明などをまとめたテキストを外部共有ページ化し、入社前にページURLを送付して見てもらっています。外部共有時には、パスワードもかけられるので安心です。
入社前の共有資料
—社内評価もあれば、教えてください。
小寺：実際にヒアリングをした訳ではないですが、徐々に社内に受け入れてもらっている印象です。最近では、パートの方から「NotePM」というワードがでたり、情報をNotePM上にまとめた後にChatworkでリンクを共有するようになったり、NotePMが当たり前の文化として浸透し始めていると感じます。
NotePMの使い方
—NotePMのドキュメント管理方法を教えてください。
小寺：マニュアル、日報、議事録、社内規程、各部門ごとの取り決め、tips、成功事例、タスクなどをノートにまとめています。
「LR（全社）」は、正社員、パート、アルバイト、業務委託のメンバーが見られるノートで、社内外の規程と、NotePMの活用ルールをまとめています。
ノート：LR（全社）
NotePM上でのフォルダ作成ルール
LR（日報）：各自の日報がまとめられている
自治体ごとにノートを作ってゲスト共有
—自治体への活用方法も教えてください。
小寺：自治体向けのノートを作成しています。自治体関係者を参照専用ゲストとして招待し、各自治体のノートを閲覧できるようにしています。
自治体のノート：自治体ごとにノートを分けて共有
小寺：自治体との共通マニュアルは、基本的に弊社で作成します。自治体にはレビューを依頼し、追加・修正などがあれば、電話やChatworkからご意見をいただき、修正していきます。
下窪：事前に自治体と対応マニュアルを作成することで、照会や回答の頻度が減り、お互いに時間削減に繋がったと思います。
自治体との共通マニュアル：画像編集の方法
タスク共有や知識共有などにもNotePMを活用
—NotePMの独自の使い方があれば教えてください。
小寺：制作部門では、メンバーの状況把握を目的に、各々がNotePM上でタスクの洗い出しを行っています。自分の持っているタスクをページ上に羅列し、全体に共有しています。
もともとは個人でタスク管理をしていましたが、社内のマネジメント体制を整備するタイミングで、日報を格納する場所にタスクも集約することになりました。
個人のタスク共有ページ
小寺：「LR勉強会」というノートもあります。弊社のChatworkに「勉強会」というグループがあって、個人が得た知識や学びになる情報を貯める場所があります。「勉強会」は社内カルチャーとしても浸透していて、全社で頻繁に利用されています。これと同じものをNotePM上にも作ろうと思って作成したものが、「LR勉強会」というノートです。
研修内容のような固いものからtipsまで、社内メンバーの役に立つ情報はすべてこのノートに集約しています。
LR勉強会：社内導入ツールの紹介
コメント機能で社内コミュニケーションが円滑に
—NotePMで便利だと思う機能を教えてください。
小寺：「コメント・いいね（リアクション）機能」です。日報・議事録のフィードバックや、手順書に対する質問などに使えて便利ですね。
日報にコメントをすることで、社内コミュニケーションも活性化しました。コメントがきていなくても誰が読んだかわかるので、モチベーションにも繋がります。以前のようにChatworkで日報をあげていたときは、すぐに流れていってしまうので、全員の報告が見れませんでしたし、返信もありませんでした。
下窪：そうですね。これまでは、勤怠報告と一緒に今日やったことだけを書いておしまいでした。NotePMの導入により、日報でその日勉強になったことや、ちょっとした一言コメントを記載する人も増えました。そこからコミュニケーションが生まれ、仕事においても新しい取り組みが始まることもあります。
下窪：わたしは、立場上、教えることが多いので、重要なページリンクをまとめたハブとなるようなページを作成してお気に入りに登録しています。新人の受け入れ時には、そのページのURLをChatworkで「時間があるときに見てね」という感じで渡しています。
新人のボーディング時に使用しているページ
坂上：わたしは、日報を書くときに、「ページの複製機能」をよく使用しています。書く内容がほぼ変わらないときには便利な機能です。
また「タグ機能」もよく使います。朝礼時に各メンバーの日報を参照するのですが、パートさん含めて100名程いる中から探すのは困難なので、検索やタグで絞り込んでいます。
—最後に、今後NotePMに欲しい機能があれば教えてください。
小寺：イントラネットのようなホーム画面がトップページにあって、その先にタイムライン表記がされると嬉しいです。「NotePMにアクセスすれば全てがわかる」という形になれば良いですね。
坂上：タイムラインに表示するページをフィルタリングできたり、ダークモードが選択できるようになると嬉しいです。
【追記：2024年4月8日】タイムラインのフィルタ機能に対応しました！
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
