ほしい情報がすぐに見つかる！検索性に優れたナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| クェスタ株式会社 | デジタルサイネージ | 51名 |
全国1000箇所以上の建設作業現場向けにデジタルサイネージを導入しているクェスタ株式会社。埼玉に本拠地を置きながら、販売代理店とパートナーシップを組み、全国に販路を拡大させています。同社に、NotePM導入後の効果や、販売代理店に向けた情報共有の仕方などを伺いました。
https://questar.ac/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、カスタマーサポートの伊原様・岡元様にインタビューさせていただきました。
建設現場向けデジタルサイネージのベンダー集団
―事業概要を教えてください。
伊原：IoT技術を利用したシステム・サービス開発を行っており、主に全国の大規模建設作業現場向けに、DX推進ツールを導入しております。主なプロダクトとしては、デジタルサイネージや分電盤をスマホで遠隔操作できるJITAN SWITCHを取り扱っています。
属人化の解消と販売代理店へのナレッジ共有
—NotePM導入前はどんな課題を抱えていたのでしょうか。
伊原：大きく3つありました。
1つ目は、属人化の問題です。組織が急拡大する中で、人の入れ替わりが激しくなり、個人が有する情報やナレッジを社内で蓄積・共有する必要がありました。
2つ目は、情報検索です。これまで、マニュアルや手順書などはWordやExcelなど、Officeを利用していました。しかしファイルサーバーで検索した場合、ファイル名しか検索できず、検索自体にも時間がかかります。さらに弊社は社内のデータサーバーを使用していたため、外部からのアクセス制限も課題に感じていました。
3つ目は、代理店への情報共有・教育です。弊社は代理店とのパートナーシップのもとで、全国で販路拡大を進めています。そのため、クラウドサービスの活用による代理店への情報共有・教育を通じた業務効率化ニーズがありました。
—ツール導入で重視したポイントも教えてください。
伊原：前提として、エリアを問わず、どのデバイスからもアクセスできる必要がありました。
その中で、最も重視したのは情報検索機能です。各個人のローカルフォルダに情報があったり、「ここを見ればわかる」といった情報集約がなされていなかったり、誰かに聞かないとわからない状態が組織全体で発生していました。そのため、情報を一箇所に集約し、検索で欲しい情報に瞬時にリーチできる環境を構築する必要がありました。
ほかにも、フォルダ構造や階層がきちんと構築できるか、情報を外部共有するためのゲスト機能があるか、といった点も重視していました。
—ナレッジ共有ツールが複数ある中で、NotePMにした決め手を教えてください。
伊原：先ほど申し上げたとおり、一番は検索機能の精度の高さを見ていました。短時間で文章の中身まで網羅して検索できる点は、非常に評価しています。タイトルや文章にキーワードを散りばめておけば検索に引っかかるので、気軽に情報をストックしていけます。
またNotePMは、他社製品と比べて、ユーザビリティが優れていると思います。ボタン操作で簡単に文章を装飾できるので、Markdown記法を知らない非エンジニアでも直感的に操作でき、簡単に見栄えを整えることができます。
最後はコスト面です。登録ユーザー数の3倍の人数まで、無料で「参照専用ゲスト（閲覧するだけの人）」を追加できる点が魅力でした。
情報の検索時間が、数分から数秒に短縮
—NotePM導入後、抱えていた課題は解決しましたか。
伊原：はい、解決できました。
まず、情報を探す手間が格段に減りました。検索時間は圧倒的に短くなっています。ファイルサーバーで検索していた頃は、検索結果が出るまで2〜3分はかかっていましたが、現在はNotePMにログインして10〜20秒程度で結果が出てきます。
代理店や顧客に向けた外部共有では、蓄積したナレッジを効率的に提供できていると思います。商品の取扱説明を求められたとき、以前はExcelやPowerPointを使っていましたが、現在はNotePM上で資料を作成・共有しています。NotePMで作成した資料は、PDFで出力したり、外部共有機能でページをそのまま共有したりできるので便利ですね。
さらに、作成した資料は社内ナレッジとして蓄積できるので一石二鳥です。WordやPowerPointの場合、個人がローカルフォルダに保存すると、社内フォルダに共有されないままの場合が多いですよね。この点は、大きく解消されたと思っています。
—NotePM導入後、組織での大きな変化があれば教えてください。
伊原：ナレッジ集約により、業務の手離れがしやすくなったと実感しています。以前は、1つの業務を教えるにしても、担当者が1〜10まで説明をしていました。しかし、NotePM導入により、誰でも簡単かつ迅速に業務手順などの情報検索ができる環境ができました。
情報が必要な人は、まずNotePM上に該当する情報があるかを確認し、NotePM上になければ、その部門の担当者に質問します。そのプロセスをルール化することで不足情報が明確になるので、その都度、足りない情報を追加しているところです。
また、WordやExcelは作成者以外は編集ができませんが、NotePMだとほかのユーザーも編集できるので、作成者が部署異動や退職をしても安心です。
岡元：組織全体で見ると、まだまだNotePMを浸透させきれていないところはありますが、ある程度NotePMで手順やマニュアルなどを作っておけば、「あとはやってみて」というかたちで済むことも多いので、手間は無くなりました。
各部門担当から導入し、徐々に全社展開
—NotePM導入までのスケジュールと流れを教えてください。
伊原：ツール導入は1年前から検討していました。導入が決まってからの準備期間はおおむね1ヶ月程度です。
最初にNotePMの担当者と相談しながら構成や招待アカウントなどを整え、その後、社内の各部署の担当者をアサインし、徐々に全社に展開していきました。
各部署への導入は少人数からスタートさせています。弊社には4部署あるので、まずは、各部署から1名ずつ担当者を立て、各部署への導入・定着を主導してもらいました。担当者には、ITリテラシーの高い人を中心に選任し、各フォルダ作成・管理、必要な情報の整理・アップロードなどをお願いしました。
オープンノートで効率的に情報収集
—NotePMのドキュメント管理方法を教えてください。
伊原：ノートは、部署単位で分けています。「管理部」「営業部」「ソフトウェア開発部」などといった分け方で、製造部のみプロジェクトごとに分けて管理しています。
またノートは、全員が情報にアクセスできるよう、オープンノートに設定しています。とくに営業は、代理店や顧客から問い合わせが来るケースもあるので、システム仕様やマニュアルなどが格納されている「営業部」以外のノートも参照できる必要があります。
ノート・フォルダの構成
販売代理店へのナレッジ共有で業務効率化
—代理店への活用方法も教えてください。
伊原：代理店向けの情報は、「代理店向け資料」というノートを作成し、外部共有用としてまとめています。代理店の方には、このノートからマニュアルや仕様書などの確認、不明点の解消をしていただいています。
代理店向け資料が格納されているフォルダ
代理店向け資料：障害が起きた場合のチェックリスト
代理店向け資料：チェックリスト事例
伊原：さらに、「ステップメール」というフォルダも共有しています。ここには、システム障害が起きた際などの対処方法を記載しており、担当者のかたに必要に応じて参照していただいています。
代理店向けに展開しているステップメール【障害が起きた場合のチェックリスト】：
代理店向けに展開しているステップメール：管理画面の使い方
代理店向けに展開しているステップメール：事例
伊原：これまで、代理店への情報共有は、FAQのようなかたちでホームページ上で行っていました。NotePMの場合、詳細なマニュアルを掲載しておけば、各代理店のニーズに応じて情報を確認いただけるので、効率的にナレッジ共有ができていると思います。
社内勉強資料や、品質報告書にも活用
—NotePMの独自の使い方があれば教えてください。
伊原：社内向けの勉強資料でも、NotePMを活用しています。商品やサービス名称の共通認識がズレないよう、画像を用いながら、名称の細かい説明と、その解説を掲載しています。
勉強資料は名称まで細かく紹介
伊原：品質報告書も、よく使うドキュメントです。初期症状だけ最初に記入して、アップデート情報は画像やテキストを用いながら順次更新していきます。たとえ品質不全があり、その場で解決できなくても、検証後に状況を追加記入します。こちらは、管理しやすいように番号をつけて、簡単に検索できるようにしています。
品質報告書の一覧
品質報告書：事例
定期的に改善要望が上がる仕組み作りで、サービス品質を向上
—テンプレートの活用についても教えてください。
伊原：「日報」「議事録」「MBO（目標管理シート）」など、全社でよく利用するものはテンプレート化しています。
テンプレート一覧
伊原：独自のものですと、「機能追加」「改善要望」というテンプレートを作成しています。システム改善や機能追加の必要を感じた担当者が、テンプレートに沿ってドキュメントを掲載し、それがどう改善されたか、コメントでフィードバックする仕組みにしています。テンプレートには「変数」を登録できるので、ページを作成する際に「作成者の名前」や「日付」が自動的に入るよう設定しています。
改善要望：事例
機能開発・改善要望の一覧
伊原：具体的には、実際に顧客からヒアリングした内容を各営業担当者がこのテンプレートに沿って入力し、それに対して改善するのかしないのか、スケジュールはどうするのか、など開発側がコメントしていく流れになっています。
開発要望書のテンプレート
—最後に、今後NotePMに欲しい機能があれば教えてください。
伊原：動画編集機能と、スマートフォンのアプリ版ができると良いですね。また画像編集機能の図形選択で、丸や菱形などバリエーションが増えるとより便利だと思います。
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
