社内マニュアルの整備に最適なツール「NotePM」
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デジタルマーケティング事業本部の神代様にインタビュー
| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| バリュークリエーション株式会社 | 広告代理店・インターネットメディア | 100名 |
バリュークリエーション株式会社は、お客様の“企業の価値と利益を最大化すること”を一番の目的とし、WEBプロモーション分野において、多角的なソリューション提案を行うデータマーケティング事業を展開している。
https://value-creation.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 使い方 |
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マニュアルを整備できるツールを探していた
—事業概要を教えてください。
神代：弊社は、マーケティングDX事業、デジタルメディア事業、不動産DX事業の3つの事業を展開しています。私が所属しているデジタルマーケティング事業本部では、広告運用の代理業務がメインです。
—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください。
神代：約1年の育児休暇を経て職場復帰した際に、マニュアルが古いままだったり、どこにどのマニュアルがあるか分からなかったり、業務内容を確認する上での不便さを感じたのがツール導入検討のきっかけです。
最初は、私が所属している事業部内だけで使うことを検討していました。しかし、社員数が増えていく中で、他の事業部でも同じような課題があると分かり、全社で運用していこうという流れになりました。
そこで、全社的に使いやすいマニュアル作成ツールの導入検討を始めました。
—ツール検討から導入までの流れについてお聞かせください。
神代：ツールの検討は私一人で行っていました。口コミサイトを見て気になるツールの相談会に申し込みをし、最終的には4つに絞り込みました。使いやすさや自社に合うツールなのかどうかは、実際に使ってみないと分からないと思ったので、各事業部から何人か声をかけてツール選定チームを作りました。トライアルを行い、最も好評だったのがNotePMだったんです。
最初は私一人で始めたことですが、業務を効率よく進めるために必要なことであれば、新しいこともどんどん取り入れてくれる会社なので、周りの環境にも恵まれていたと感じます。
また、新しいツールを導入するにあたってはプロジェクトチームを作り、協力し合って進めいていくことが重要だと感じました。
—どのサービスと比較されましたか？
神代：NotePM、Notion、Teachme Biz、COCOMITEで比較検討していました。最初は、マニュアル作成のみで考えていたのですが、ナレッジや議事録など、マニュアル以外の情報も管理していきたいという話になり、最終的に社内wikiであるNotePMとNotionに絞りました。
—その中で、NotePMをお選びいただいた決め手は何でしたか？
神代：使いやすさと価格面です。NotePMは、どうやってノートやフォルダを作成するのかが直感的に分かり、それらを作成したら、あとはページを投稿するだけで情報が蓄積できるので使いやすかったです。
まっさらな状態から全社で使っていくとなったときに、ノートやフォルダの構築のしやすさだったり、テンプレート機能があったりなど、活用するイメージが一番湧きました。
また、価格が安くプランも柔軟に変更することができたので、NotePMの導入を決めました。
—ツール導入において重視したポイントは何ですか？
神代：使いやすく、見やすいというのは重視していました。全社員で使っていくので、パソコンに慣れていない社員でもスムーズに使えて、見やすい文書を作成できるツールが良かったですね。
また、誰が見てくれているのか、実際にどれくらい活用してくれているのかという、活用状況が見える化できる点もポイントでした。
NotePMの使い方
—NotePMをどのように活用していますか？
神代：マニュアル、ナレッジ、議事録、社内FAQなど、フロー情報以外のものはNotePMに蓄積しています。
NotePMについてのページ
業務マニュアル
神代：新入社員用のマニュアルや動画もNotePMで共有しています。新しく社員が入社したときのために「口頭で説明しなくても、NotePMを見れば業務内容がわかる」という状態にすることを意識しています。研修では、同じことを何度も説明する場面が多いので、NotePMにまとめておくことで時間の短縮にもなり助かっています。
時間が長い研修動画は、最後まで閲覧したら絵文字でリアクションをするという運用ルールを設け、きちんと閲覧しているかを確認しています。
新入社員マニュアル
神代：また、コメント機能を使って、コミュニケーションの場としても活用しています。これまでは、チャットツールを通じて総務部に何度も同じ問い合わせがくるという課題がありました。そのやり取りをNotePMのコメントで行うことで、社員全員に共有できる状態にしています。
—NotePMをこれからどう活用したいですか？
神代：広告代理業は様々な媒体を扱うので、各媒体に関わるナレッジや成功事例を共有したいです。
取り扱ったことのない媒体のときには「どのような運用構成で配信したら良いか？どのような広告が良いか？媒体資料はどこにあるか？」など、まずは分かる人に聞くところから始めなければなりません。チャットでも共有しているのですが、情報が流れてしまい、活用までは出来ていない状態です。
今後は、そういった業務を進める上でのナレッジはNotePMで共有して、検索すれば自己解決できる状態にしていきたいと思っています。ナレッジを共有することで、一人一人のアイディアの引き出しも増やすことができるようになると良いですね。
また、テンプレート機能も上手く活用していきたいです。毎週のように流れてくるプロダクトのアップデート情報も、今はチャットで共有しています。ある程度フォーマットが同じなので、それをテンプレートとして登録し、アップデート情報だけを書き加えて簡単に共有できるようにしたいです。
ドキュメントの例
- 業務マニュアル、新人教育マニュアル
- ナレッジ
- ミーティング議事録
- 社内FAQ
- etc.
—どのように情報を整理していますか？（ノート、フォルダの単位など）
神代：ノートは、全社と各事業部で分けています。事業部の中でも、全員がアクセスできるノートと役職者だけがアクセスできるノートで分けて管理しています。
NotePMで管理したい情報を整理したときに、デジタルマーケティング事業本部では媒体の情報が多かったので、運用媒体ごとにフォルダを分けています。営業部はクライアントの情報が多いので、五十音順でフォルダを分けて整理しています。
ノート・フォルダの構成
チーム・ツールごとにフォルダを整理
マニュアルノート内のフォルダ構成
他事業部の業務内容が見えるようになった
NotePM導入後の効果は？
神代：事業部間の情報共有という面で、横の繋がりができたことを一番メリットに感じています。今までは、口頭での共有はあったとしても、それをどこかに残すということは出来ていない状態でした。
NotePM導入後は、他の事業部がどのような業務をしているのか把握できるようになり、共通しているノウハウがあることも発見できました。
私の事業部では、現在は私一人でマニュアル作成やナレッジの蓄積をしているので、他事業部のマニュアルの書き方や、どのような情報を共有しているのかを参考にしながら作っています。
便利な機能がたくさんあって使いやすい
—NotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。
神代：ページを見た人が分かる、画像編集機能、グループ機能がお気に入りです。別のアプリを使わずにNotePM上で画像編集できるので、マニュアル作成時に活用しています。
画像編集機能
各事業部の中でも複数のチームがあり社員数も多いので、グループを作成することで、グループ単位でのお知らせやノートへの招待ができて便利ですね。ユーザーを選択する際の抜け漏れも防げると思います。
また、OfficeファイルやGoogleスプレッドシートを、ページ内に埋め込みできるところも気に入っています。PowerPointなどで作成していたマニュアルも、そのまま活用することができたので良かったです。
NotePMに今後期待すること
—今後欲しい機能をお聞かせください。
神代：既存のドキュメントを、NotePMにテキスト形式で移行できる機能が欲しいです。更新頻度の高いドキュメントは、NotePMに一からテキストで入力しているので、この機能ができれば移行作業の手間が軽減されると思います。
【追記：2021年5月30日】Wordインポート機能に対応しました！
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄
