【導入事例】 ナレッジを集約し社内の問い合わせ対応を効率化 – 不動産SHOPナカジツ

2022年11月23日(水) 導入事例

会社名 事業 NotePMの利用人数
株式会社不動産SHOPナカジツ 不動産関連事業 50名

不動産仲介事業・不動産リノベーション事業・新築分譲注文事業・不動産買い取り事業など、不動産に関する事業を数多く展開し、不動産業界の既存モデルにとらわれず、本当にお客様に喜ばれるサービスを目指す会社。
https://nakajitsu.com/

ダイジェスト

導入目的
  • 100店舗運営のための仕組みづくり
  • ナレッジ集約による業務の効率化
課題
  • マニュアルが複数の場所に保管されていてどこに何があるかわからない
  • ナレッジが属人化している
使い方
  • 社内マニュアル、問い合わせ対応ログなど 📝

IT戦略課の竹本様、瀬野様にインタビューさせていただきました。

この資料でわかること

• NotePMの概要、機能
• NotePMの導入事例集
• 料金プラン、導入メリット

「2030年までに100店舗」そのための仕組みづくりをしたかった

—事業概要を教えてください。

瀬野:不動産仲介業を軸に、新築住宅・リフォーム事業、投資用不動産事業、人材事業(グループ会社)、損害保険代理事業など様々な事業を展開しています。それぞれの事業が連携しながら、お互いの事業を盛り上げているところが弊社の強みです。社員数は634名(2021/12/1時点)で、愛知を中心に事業展開し、福岡、静岡、千葉にも支店があります。

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください。

瀬野:弊社では「2030年までに100店舗」という目標を掲げています。100店舗の実現に耐えられるだけの仕組みや体制作りが求められていました。そのためIT戦略課の中で、業務改善としてナレッジ集約の効率化を図るプロジェクトが立ち上がりました。

竹本:複数のツールやファイルサーバーで情報管理をしていたのですが、マニュアルがどこにあるのかパッと見てわからずナレッジも属人化していたので、新人が入社したときには口頭で説明しており効率が良くありませんでした。

そこで、情報を集約し属人化を解消したいと思いツールを探していたところ、NotePMにたどり着きました。

不動産SHOPナカジツ様 Webサイト

https://nakajitsu.com/

—他のサービスと比較されましたか?

竹本:Qast、Kibela、Confluence、DocBaseをメインに比較していました。

—どのように比較されましたか?

竹本:価格、外部共有機能、セキュリティ、検索機能、管理のしやすさ、使用感と項目ごとに分けて比較しました。

IT戦略課のメンバー6名で、それぞれのツールを1,2週間ほどトライアルを行い、それぞれ感じたことを比較表に書いてもらった結果、NotePMが評価が高く導入を決めました。

—導入の決め手はなんでしたか?

竹本:良い点としてあげられたのは、「ページの作成がしやすい」「コメント機能がある」「検索機能が正確」 という点でした。スライド表示にもできるので、通常の運用だけではなく、プレゼンテーションの場面でも使えるという意見が出ました。重視していた外部共有機能もあり、IT戦略課以外のメンバーに対するマニュアル共有も、NotePMなら実現できると思いました。

当時は画像編集機能がないことが懸念点としてあがっていましたが、最近リリースされたので、今は便利に使っています。

画像編集機能

NotePMの使い方

—利用部門について

竹本:主にIT戦略課で活用しています。社内ツールの使い方やPCの不具合対応など、社内の問い合わせは全てIT戦略課にくるので、お問い合わせナレッジを蓄積する場所として使っています。
将来的には、よくある質問集を公開し 「NotePMを検索しても解決しなかった場合に問い合わせを受ける」 という運用を考えています。

—NotePMで管理しているドキュメントは?

竹本:「マニュアル」「問い合わせログ」「資料メモ」というノートを作成して管理しています。

「マニュアル」ノートには、「社内システムの使い方」 や、「パソコンのキッティング方法」 など各種対応方法を管理しています。

社内で問い合わせを受けたら、まずNotePM内にマニュアルがあるか確認してから回答をしています。NotePMにない場合は、必ずマニュアルを作成して蓄積していくという運用ルールにしています。

竹本:「問い合わせ対応ログ」ノートには、システムの不具合・症状の内容と解決方法を残しています。テンプレートで必要項目のみ入力すればよい運用にしています。

ドキュメントの例

  • 社内マニュアル
  • 問い合わせ対応ログ
  • 打ち合わせ議事録
  • 勉強会資料
  • etc.

外部共有機能でマニュアルを社内で共有

—NotePMの便利な点、気に入っているところは?

竹本:ページを作成するとタイムラインにあがってくるので、新しい情報をすぐにチェックできるのが良いですね。

タイムライン

竹本:あとは外部に共有がしやすいところですね。外部共有機能はリンクでの共有なので、NotePM上で編集すると共有先のページにも反映されるところが非常に良いです。内容が変わった際の共有漏れも無くなっていると思います。

外部共有機能

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄


NotePM


NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、個人のノウハウを引き出す 社内版ウィキペディア です。検索に強く、マニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールです。大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすさ・導入しやすさ」の点で高く評価されています。社内マニュアル、手順書、業務ノウハウ、社内FAQ、日報・議事録など、ストック型の情報管理に最適です。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 簡単にマニュアル作成できて、履歴を自動記録
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • ページを見た人がわかる

URL: https://notepm.jp/