【導入事例】保育園とママ&地域サポート、異なる事業スタッフ間の情報共有を活性化!「最初は見るだけでOK」とハードルを下げたのが良かった – 株式会社エルパティオ

2020年11月18日(水) 導入事例

代表取締役社長 川崎様(前列の左から3人目)にインタビュー

会社名 事業 NotePMの利用人数
株式会社エルパティオ 保育園・ママ&地域サポート 25名(Plusプラン)

株式会社エルパティオは、「保育事業」「ママ&地域サポート事業」の二つの事業をとおして、女性の活躍を応援、女性の仕事創出と雇用促進に取り組む企業。
https://www.aroma-elpatio.com/

ダイジェスト

導入目的
  • 組織全体での情報共有基盤の構築
課題
  • 保育園とママ&地域サポート、異なる事業スタッフ間の社内情報共有が煩雑
効果
  • 「同じ会社で働いている」という意識が強くなった ✨
  • 会議の時間をより有効に使えるようになった ✨
使い方
  • 保育研修の報告書、行事・イベント情報、会議議事録など 📝
お気に入り
  • 特定のページを外部公開できる機能

 

異なる事業スタッフ間の社内情報共有が煩雑だった

—事業概要を教えてください

川崎:エルパティオは愛媛県の企業で、「保育園事業」「ママ&地域サポート事業」の二つの事業をとおして、女性の活躍を応援、女性の仕事創出と雇用促進に挑戦させて頂いています。会社自体は来年で10周年になります。

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください

川崎:同じ建物内で、「1階は保育園事業」「2階はママ&地域サポート事業」としてえひめママハウスを運営していますが、2つの事業間での社内情報共有に課題を感じていました。

具体的には、保育園事業ではLINEグループでやり取りし、ママ&地域サポート事業ではFacebookメッセンジャーを使っていて、会社全体で情報共有する場所がなく、保育士とママハウススタッフ間で、お互いに何をやっているのか分かりづらい状況でした。

そんな中、知り合いの会社さんから、「NotePMという便利な情報共有ツールがあるよ」とご紹介いただいて、無料トライアルで試してみたらすごく使いやすかったので導入しました。

—NotePMを選んでいただいた決め手は?

川崎:PDFやWordファイルを簡単に共有できるのは、すごく便利に感じました。LINEグループやFacebookメッセンジャーではスムーズに運用できなくて困っていたので、NotePMの導入を決めた理由の一つです。

あと、お試しで使ってみて、ヘルプを見なくてもなんとなく使えたのも良かったです。使いこなすまでに説明書とか読むのは絶対に無理なので(笑)

 

会議の時間をより有効に使えるようになった

—NotePM導入後の効果は?

川崎:保育園とママハウス事業のスタッフ間の情報共有がスムーズになりました。同じ建物で働いているので、「保育園で来月○○行事がある」など重要なイベントは、ママハウス事業スタッフも把握しておく必要があります。これまでは会社全体で情報共有する場所がなかったので、私がLINEやFacebook、口頭で連絡するなど運用が煩雑でしたが、NotePMで解消されました。それぞれの事業でやっている事が見える化した事で、 「同じ会社で働いている」という意識は強くなった と思います。

あと、会議の時間をより有効に使えるようになりました。以前は会議の場で、いま何をやっているかを共有していたのですが、現状報告をNotePMで事前に共有することで、本来議論したい事に集中できるようになりました。

NotePMの使い方

—NotePMで管理しているドキュメントは?

川崎:保育事業では、研修報告書、事故報告書、苦情報告書等、様々な報告書を社内共有する必要があります。正社員や、フルパート、短時間パート等、様々な雇用形態の職員が、一度に揃う時間はなく、これまで紙ベースで全員に回覧するのに苦労していました。NotePMで共有することにより、社内だけでなく、自宅からも簡単に閲覧することができるようになりました。

他には、「園便り」「給食の便り」「避難訓練の報告書」など、さまざまな情報をNotePMで共有しています。

管理ドキュメントのイメージ

ドキュメントの例

  • 保育研修の報告書
  • 行事・イベント情報
  • 会議議事録
  • etc.

 

「最初は見るだけでOK」とハードルを下げたのが良かった

-NotePMの初期導入から定着までにした事は?

川崎:社内の全スタッフのうち、保育園スタッフは、どちらかというとPCに触る仕事は少なく、ITツールを活用しているわけではありません。そのため、保育園スタッフには、 「まずは見るだけでOK」 と伝え、ママハウススタッフ中心で使い始めました

—すぐ使われるようになりましたか?

川崎:慣れれば全然大丈夫でした。 「最初は見るだけでOK」と、ハードルを下げたのが良かった かもしれないです。

—NotePMの便利な点、気に入っているところは?

川崎:特定のページを外部公開でき機能はよく使っています。ママ&地域サポート事業では、他企業さまと商品開発プロジェクトなどを進める際に、進捗状況や書類共有のためにプロジェクトページを外部共有しています。更新内容がすぐ反映されるので、PDF出力してメールなどで共有するより便利だと感じています。

外部共有機能のイメージ

 

NotePMに今後期待すること

—今後欲しい機能は?

川崎:スタッフからは、専用のスマホアプリ(iPhone/Android)を提供してほしいという要望が多かったです。あと、「予約投稿」「カレンダー機能」「あるひとつのページにおいて、全員が閲覧していることが分かる画面を印刷できるような機能」があると嬉しいです。

—実現できるように頑張ります!

 

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄

 

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