【導入事例】部門の壁を越えてナレッジを共有！リモートワーク下のコミュニケーション不足も解消するNotePMの活用方法とは？ – 株式会社パワー・インタラクティブ

会社名	事業	NotePMの利用人数
株式会社パワー・インタラクティブ	マーケティングコンサルティング	50名

株式会社パワー・インタラクティブは、大阪・東京でデジタルテクノロジーを軸にマーケティングの戦略策定・伴走支援・基盤整備・データ活用支援を行うIT企業です。社内では長らくプロジェクト管理ツールでナレッジを共有していたものの、さらなる活用を目指してNotePMの全社導入を決定。マニュアルなどの社内ナレッジの共有に留まらず、コロナ禍で希薄さを感じていた社内コミュニケーションを活性化させるサポートツールとしても活用されています。
https://www.powerweb.co.jp

ダイジェスト

導入部門	全社
導入目的	社内ナレッジの集約と活用 NotePMを介した双方向コミュニケーションの実現
課題	社内ナレッジの検索性向上 部門を越えた社内ナレッジの共有 リモートワークで希薄になりがちなコミュニケーションの促進
効果	社内ナレッジの蓄積 社内コミュニケーションの活性化
使い方	各種マニュアルや手順書、社内ナレッジの作成 リアクションでナレッジの質を評価

※今回はオンラインWeb会議で、取締役常務執行役員の遠藤様と、執行役員DX推進担当の砂様、プロフェッショナルサービス部の山下様にインタビューさせていただきました。

社内ナレッジを蓄え、活用するフェーズにNotePMを導入

─はじめに、御社の事業概要をお教えください。

遠藤：当社はマーケティング・コンサルティングを主業務としております。特に「Adobe Marketo Engage」というマーケティングオートメーションツールを中核に、マーケティングテクノロジーとデータを活用してお客様のデジタルマーケティング力向上を支援しています。

─NotePM導入の経緯をお聞かせください。

遠藤：以前から社内ナレッジを言語化・見える化して蓄積する活動を行っていました。その時はプロジェクト管理ツールのwiki機能を使って、部門別に情報を蓄積していたんです。当時はとにかくナレッジをまとめることに重きを置き、それなりの量になっていました。一方で、もともとがプロジェクト管理ツールのため、検索性が物足りなく感じるようになっていったのです。

また、部門別にしたことで部門を越えて情報共有する社員意識を育みにくいことも課題と感じるようになりました。そのため、記事に対して双方向でコミュニケーションが取れ、誰もが気軽に扱えるナレッジマネジメントツールの導入を検討し始めました。

─NotePMのどんな機能が導入の決め手になったのでしょうか？

砂：トライアルをさせていただき、まず設定がシンプルだと感じました。ユーザーとゲストといった権限の管理もしっかりできて、記事に対してコメントや、絵文字でのリアクションもできる…当初ほしいと思っていた機能が全て揃っていました。

また、ホームページで公開されている導入事例も決め手になりましたね。
導入検討する際、「こういう使い方をしたいね」と導入後のイメージをつかむヒントになりました。

部門の壁を越えてナレッジを全社に共有するため、ノート作りはあえてシンプルに

─NotePMを利用されているのはどの部門ですか？

砂：全社で導入しています。また、一部業務委託の方も招待しています。社員はユーザー権限を持ち、業務委託先にはゲスト権限を付与して、業務委託の方にもページにコメントを記載してもらっています。

山下：普段使用しているノートは3つで、「MOC」と記載があるノートのみ業務委託の方がアクセスできるようにしています。

「業務ルール」のノートは、「●●のやり方」といった社内ルールや業務ルールを集めている場所です。

「社員」のノートは、社員全員がアクセスできる場所で、業務のノウハウや社内ナレッジはこちらに集めるようにしています。

ノートは4つ。実際に使用しているのは3つとシンプル

マニュアルは詳細な手順がキャプチャ入りで記されており、サービス品質を一定に保っています

─部門ごとにノートを分けられるケースが多いのですが、そうしなかった理由は何でしょうか？

遠藤：当社の思いとして、「ナレッジは全体に共有するもの」と考えています。部門別にクローズされた情報はない、という方針から、部門別にすることは考えていませんでした。

それに、部門別にすると所属していない部門の情報って見に行かなくなるんですよ。実は以前ナレッジ共有に使用していたプロジェクト管理ツールは部門別にしていたのですが、いつでもアクセスできるのに、情報が別フォルダになっているだけで見なくなっていたんです。そういった反省も活かしました。

─ノートの中にはフォルダが3つありますね。どのような分け方なのでしょうか？

砂：「記事」というフォルダにはマニュアルやノウハウなどの社内ナレッジを書いたページを、「まとめページ」には関連する各記事のリンクをまとめただけのページを入れています。というのも、記事の数が多いので、検索だけでは目的の内容を見つけるのに少し時間がかかってしまうんです。一覧性を高めるために、関連するページのリンクをまとめたページを作成し、それを「まとめページ」に入れておくようにしています。

ノートの中は「記事」「まとめページ」「作成中」とこちらもシンプルです

「まとめページ」フォルダの内容。21ページに及ぶまとめページが収められています

チーム単位でナレッジ共有活動を促し、NotePMを社内に普及

─かなりページ数がありますね。これだけ数を増やすには社員の方々の協力が必要だったと思いますが、どのようなステップでNotoPMを社内に普及されたのでしょうか？

山下：まずチームリーダーを決め、隔週でNotePMを使ったナレッジ共有の進捗などを報告するミーティングを実施しました。
チームでは各々がやりやすい方法でNotePMの活用を模索・実践してもらっています。

例えば、金曜日の夕方に「もくもく会」という時間を設けたチームがあります。オンライン会議形式で開催して、1記事書いたら会議画面から抜ける、という仕組みです。また、30分ほどの朝会を行って、そこで1人ずつナレッジを発表するチームもありましたね。

もくもく会で作成したページ。テンプレートを用意していて、すぐに記事作成に取りかかれるようになっています。

遠藤：さらに、毎月1日に実施している全体会議で「これだけのナレッジを書きました」というように進捗を発表しています。
その時にNotoPMのレポート機能を使って作成記事数ランキングを発表したり、いいなと感じたナレッジを2〜3記事ピックアップして紹介しています。

どれも短時間の取り組みですが、導入から1年弱で「知りたい情報があったらNotePMを見に行く」という習慣が社員に身に付いてきたなと感じています。

山下：実は「もくもく会」では意外な効果がありまして。もともとコロナ禍を機にリモートワークに切り替えたところ、社内コミュニケーションが希薄になってしまった部分がありまして…それが、「もくもく会」で集まるようになると会話が生まれはじめたんです。これは副次的なメリットでしたね。

遠藤：記事を新規作成したり更新したりした時は、チャットツールと連動させて全社員にお知らせが飛ぶようにもしました。
やっぱり、ただ記事を作っただけではそのことに全然気が付かないんですよ。普段目にすることの多いチャットでお知らせすることで、閲覧者もリアクションも随分増えましたね。

ページ更新のお知らせがチャットツールに来るように連携

ページの作成ルールを設けて、さらにナレッジの質を高めていく

─使用感はいかがですか。

砂：NotePMを導入して、社内で使い方を質問されたことがないんですよ。 それくらい操作がわかりやすいです。操作がわかりやすいから、ページもすぐに修正しようと思えます。

あと個人的には編集ページの左右2画面構成が思った以上に使いやすいのと、PDFのプレビュー表示がありがたいです。 これ何だったかな、というデータを開かずに確認できるので。

山下：当初は、社内ナレッジを集約するのにノート1つで本当に大丈夫かな？という思いもあったのですが、使い始めるとまったく問題なかったですね。「まとめ」フォルダも作っていますし、件名やキーワード検索で欲しい情報が手に入るようにできています。

─今後はどのような活用をお考えですか。

遠藤：これまではナレッジの量を増やすことを中心に活動してきましたが、これからは質へとシフトしていきたいと考えています。

山下：ページ作成する際のテンプレートを統一したいですね。現在は部署ごとに微妙に違っていたりするんですよ。また、件名やキーワード、タグ付けのルールも決めて、もっと検索性をアップしていきたいと考えています。

遠藤：そういったルールをしっかり作った上で、チームリーダーが各メンバーに「こう書くといいよ」とか「記事へのリアクションをしっかりしていこう」とか声掛けしていけるようにしたいですね。

また、NotePM では、各投稿に対するコメント数やリアクション数をレポート機能で確認することができるので、今後は投稿にリアクションをつけてもらおうと思っています。記事へのリアクション機能を使うことで、「質」という数値化しにくいものでもKPIを設けられるようになっていく見通しです。

─NotePMはどんな方におすすめできると思われますか。

砂：誰でも気軽に情報を投稿でき、欲しい情報もすぐに見つけられるので、これから情報を蓄積していきたい方にNotePMは最適だと思います。当社では、ハウツーやマニュアル、tipsなど「皆に共有したい情報があればNotePMに投稿しよう！」と各社員が自発的に投稿してくれる習慣が自然に確立しました。

─本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
• 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
• 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
• 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

NotePMについて詳しく見る ＞