こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
Googleカレンダーは、予定やタスクを管理できる無料のスケジュール管理ツールです。Googleカレンダーで業務用のスケジュールを管理している方のなかには、「Googleカレンダーのなかに日報を書ければ便利なのではないか」と考えている方もいるかもしれません。Googleカレンダーに日報を書くことは、可能なのでしょうか。
そこで今回は、Googleカレンダーの主な性能を解説したうえで、「日報の記載に適しているかどうか」について説明します。また、日報を効率良く書くための方法やツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
そもそもGoogleカレンダーとは？
Googleカレンダーとは、クラウド上で予定やタスクを管理できる、無料のスケジュール管理ツールのことです。
Gmailと同様、Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できます。また、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからでも簡単に予定を作成・確認できるのが特徴です。Googleカレンダーには有料版のスケジュール管理ツール「GoogleWorkspace」もあり、よりセキュリティレベルが高く、情報の共有性能に長けています。企業がビジネス用途のツールとして導入する際は、GoogleWorkspaceへのグレードアップが望ましいでしょう。
Googleカレンダーでできること
Googleカレンダーを使うと、具体的にどのようなことができるのでしょうか。
本章では、Googleカレンダーの主な機能について解説します。
スケジュールを作成・管理できる
Googleカレンダーを使えば、カレンダー上でさまざまな予定を簡単に作成できます。1回限りの予定だけでなく、定期的に同じ曜日や日付に入る予定もボタン一つで作成できるのが特徴です。さらに「リマインダー」機能を使えば、予定の日程が近づいた際にポップアップでアラートを表示してくれるため、予定をうっかり忘れてしまうのを防げます。
また、各予定には「説明または添付ファイルを追加」という項目があり、予定の詳細について説明文を自由に書き込めるようになっています。この欄に、その日経験したことや学びを“日報”として記載することも可能です。
スケジュールを共有できる
Googleアカウントを持った相手であれば、自分のカレンダーを共有できます。遊びや仕事の予定を入れたいときは、同僚や家族、友人とお互いのスケジュールから都合の良い日程をスムーズに確認可能です。また、「招待状」という機能を使えば、関係者に1クリックで予定の内容を告知でき、出欠の連絡も取れます。
他のGoogleツールと連携できる
他のGoogleサービスとスムーズに連携できるのも、Googleカレンダーならではの特徴です。例えば、ビデオ会議ツールのGoogle Meetと予定を連動させたり、Googleマップで予定の場所を追加したりできます。また、Gmailに届いた予定はGoogleカレンダーに自動で同期されるので、スケジュール入力の手間も削減できるでしょう。
※関連記事：初心者でも分かる！Googleカレンダーの使い方と便利機能
Googleカレンダーの注意点
Googleカレンダーを日報用に使うことを想定した場合、気を付けておくべき点も少なくありません。
本章では、Googleカレンダーを使用する際の注意点について解説します。
社用でGoogleアカウントを使う必要がある
Googleカレンダーをビジネス上で使用するには、部署やチームのメンバー全員がGoogleアカウントを取得しておく必要があります。人によっては仕事用のGoogleアカウントをプライベートでも使って、公私の区別をつけられなくなるケースもあるかもしれません。また、企業によっては、業務上でのGoogleアカウントの使用を認めていない場合もあります。Googleカレンダーを社用ツールとして使うかどうかは、社内で認識の統一が必要です。
閲覧履歴・コメントを残せない
Googleカレンダーには、閲覧履歴が残らないという特徴もあります。つまり、自分の予定を誰に閲覧されたかを把握できません。たとえ予定の説明文内に日報を書きこんだとしても、「誰に読んでもらえたか」「何回閲覧されたか」を知るのは難しいのが実態です。また、Googleカレンダーでは個人へのコメントを残すこともできません。予定欄に日報を書いても反響が得られないため、モチベーションを維持できない可能性が高いでしょう。
Googleカレンダーは日報作成に適している？
結局のところ、Googleカレンダーは日報を書く手段として適しているのでしょうか。
本章では、Googleカレンダーを日報用として使うべきかどうかについて解説します。
日報を書くことは可能だが、適してはいない
Googleカレンダーでは、各スケジュールの説明文欄に、その日の学びを日報として記載できます。ただし、閲覧者の履歴やコメントを残せないため、日報が本当に読まれたのかどうかを確認できないのが難点です。また、予定とは別に日報だけを他のメンバーへ共有する機能もありません。Googleカレンダーはあくまで個人的な備忘録を残す用途では使えますが、日報を社内で多くの人に共有し、閲覧してもらうのには適していないでしょう。
日報の最たる目的は「ナレッジ共有」
前提として、日報には個人の活動記録を残すだけでなく、ナレッジを社内へ共有するという目的があります。成功体験や失敗体験、ノウハウなどを他のメンバーへ共有することで、組織全体のレベルアップを図ることが狙いです。その点、専用の日報ツールを活用すれば、日報をスムーズに社内へ共有できます。Googleカレンダーで備忘録として日報を残すよりは、日報ツールで集合知として活用したほうが生産的といえるでしょう。
※関連記事：日報は目的が重要！業務報告で終わらせず組織を活性化させるためのコツを紹介
日報ツールを使うメリット
Googleカレンダーではなく、専用の日報ツールを使うことで、具体的にどのような利点があるのでしょうか。本章では、ビジネス用途で日報ツールを導入するメリットについて解説します。
日報を簡単に作成できる
ほとんどの日報ツールには、日報用の文章フォーマットが用意されており、それに沿って簡単に日報を作成できます。文字色やフォント、添付ファイルなどを活用して、より読みやすい日報に仕上げることも可能です。一人ひとりがスムーズに日報を作成して時短を図ることで、業務全体の生産性アップにもつながります。
日報をスムーズに共有・検索できる
日報にタグやカテゴリなどを付けて、検索しやすくできるのも日報ツールのメリットです。「社員の氏名別」「内容別」「日付別」などでスムーズに日報を探し出せるため、社員が必要な情報を得やすくなります。日報が多くの社員に行き渡りやすくなるため、ナレッジ共有が進みやすくなり、組織のスキルアップにもつながるでしょう。
読んだあとに反響を残せる
日報ツールの多くは、閲覧者がコメントやお気に入りなどの反響を残せるようになっているのが特徴です。日報ツールのなかには、閲覧数や「いいね」の数などをもとに、日報をランキング化できるものもあります。社員同士が反響を伝え合うことによって、一人ひとりがよりモチベーション高く日報を作成できるようになるでしょう。
※関連記事：【2024年版】日報アプリ・ツールで情報共有！おすすめ10選を徹底比較
Googleカレンダーとの連携も可能な日報ツール「NotePM」
NotePM（ノートピーエム）は、日報の作成・共有に適した社内Wikiツールです。IT関連の知識がなくても、フォーマットに沿って誰もが簡単に日報を作成でき、ツール上でスムーズに社内へ公開・共有できます。日報にGoogleカレンダーを埋め込んで、その日のスケジュール・行動履歴と日報を照らし合わせることも可能です。
また、検索性の高さが特徴で、他メンバーの日報をタグやキーワードなどでスムーズに検索できます。さらにコメントや「いいね！」などでお互いの日報に反響も伝え合えるため、社員が高いモチベーションで日報を作成できるのが特徴です。結果的に社内のナレッジ共有が盛んになり、組織全体でのスキルアップにつなげられます。
URL: https://notepm.jp/
まとめ
Googleカレンダーはスケジュール管理に特化したツールで、個人的な備忘録として日報を書くことも可能です。ただし、日報をナレッジとして社内で共有したり、反響を残し合ったりすることには向いていません。そのため、日報を“企業の資産”として活用するためには、必要な機能の備わった日報ツールを活用するようにしましょう。
使いやすく高性能な日報ツールをお探しの際には、ぜひ社内Wikiツール「NotePM」を活用ください。
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