こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
会社員として働くうえで、報告書や案内状などのビジネス文書を書く機会は多いと思います。しかし、いざビジネス文書を書くとなると、「何から書き始めるべきだろう」「どう書けばより分かりやすいだろう」と迷ってしまう人もいるかもしれません。その際、ビジネス文書のルールやテンプレートを知っておけば非常にスムーズです。
そこで今回は、社内文書・社外文書に分けてビジネス文書の書き方・ルールについて解説します。また、それぞれにテンプレートとなる例文も紹介しますので、ぜひビジネス文書を作成する際の参考にしてみてください。
目次
ビジネス文書には2種類ある
ビジネス文書には、大きく分けて社内文書と社外文書の2種類があります。
本章では、それぞれの意味や役割について解説します。
社内文書
社内文書とは、社内に向けて案内や告知をするための文章のことです。例えば、報告書や通知書、始末書、議事録、届出書、辞令、稟議書などのビジネス文書が挙げられます。社内文書は、社内へスピーディに情報を行き渡らせることが目的です。そのため、挨拶や前置きは省略し、なるべく簡潔に記載することがポイントといえます。
社外文書
社外文書とは、取引先や顧客といった社外の関係者と交わす文書のことです。例えば、招待状や注文書、通知状、督促状などがあります。挨拶状やお礼状などの儀礼的な「社交文書」も、社外文書の一種です。社外文書は社外の相手と良好な関係を築けるよう、内容の簡潔さを意識しつつも失礼のない言葉遣いや表現を意識しましょう。
社内文書の書き方・例文（テンプレート）
まずはビジネス文書のうち、社内文書の書き方やテンプレートとなる例文を紹介します。
社内文書の書き方・ルール
社内文書は、一般的に以下のような流れで記載します。
【1】 文書番号：文書の整理用に添える通し番号です。企業によっては省略する場合もあります。
【2】 発信日：文章を発信する日付を記載します。文章の“作成日”ではないので注意が必要です。
【3】 宛名：送り先の部署名や役職名、氏名を書きます。受取人が複数名になる場合は、「従業員各位」「営業部各位」のように記載しましょう。
【4】 発信者：文章を作成した社員の部署名・氏名・連絡先（内線番号やメールアドレス）を記載します。
【5】 件名：見出しを記載します。「○○に関する報告」「○○のお知らせ」のように端的に記載しましょう。
【6】 本文：要件の詳細を記載します。前置きは省略し、伝えたい事実を結論から簡潔に記載しましょう。
【7】 記書き：「記」と書き、その下に箇条書きで日時や場所、持ち物などの詳細を記載します。
【8】 結び：「以上」と書き、文章に続きがないことを示します。
【9】 担当者名：文章の発信者と担当者が違う場合のみ、担当者名と連絡先を記載します。
社内文書の例文（テンプレート）～研修開催のお知らせ～
【1】人事発第○○号
【2】令和5年3月13日
【3】従業員各位
【4】人事部 教育課 田中
（内線番号 ○○○）
【5】ITリテラシー研修のお知らせ
【6】下記の通り、ITリテラシー研修を実施いたします。
原則として受講必須の研修になりますので、調整の上参加をお願いいたします。
【7】記
1.日時 5月15日（月）午前10時～11時
2.場所 3階 大会議室A
3.持参物 ITリテラシーマニュアル、筆記用具
やむをえず欠席する場合は、事前に人事部 教育課 鈴木までメールにて連絡をお願いいたします。
【8】以上
【9】担当：人事部 教育課 鈴木
メール：suzuki@○○○○.co.jp
※日報や議事録、活動報告書をはじめとするその他の社内文書のテンプレートについては、『社内wikiで使えるビジネステンプレート』をあわせて参照ください。
社外文書の書き方・例文（テンプレート）
続いては、ビジネス文書のうち社外文書の書き方と、テンプレートとなる例文を紹介します。
社外文書の書き方・ルール
社外文書は、一般的に以下のような流れで記載します。
【1】 発信日：文章を発信した日付を記載します。
【2】 宛名：送り先の社名・部署名・役職名・氏名・敬称を記載します。社外の相手に送る文書なので、氏名には敬称の「様」を付けましょう。組織名の場合には、「○○株式会社 御中」のように敬称を書くことが一般的です。送り先が複数名の場合は、「株主各位」「お客様各位」のように記載します。
【3】 発信者：発信者の社名・部署名・役職名・氏名を記載します。
【4】 件名：用件を見出しとして記載します。
【5】 前文：本文の前置きとして、頭語と時候の挨拶を記載します。頭語は「拝啓」、時候の挨拶は「新春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと、お喜び申し上げます」のように書くことが一般的です。時候の挨拶については季節ごとの定型文があるので、そのまま記載すれば問題ありません。
【6】 本文：用件の詳細について、結論から簡潔に記載します。前文で頭語の「拝啓」を付けた際は、文章の最後に結語の「敬具」を添えるのも忘れないようにしましょう。
【7】 記書き：「記」と書き、箇条書きで日時や場所、連絡先などを記載します。
【8】 結び：「以上」と書き、文章に続きがないことを示します。
社外文書の例文（テンプレート）～オフィス移転のお知らせ～
【1】令和5年3月13日
【2】取引先各位
【3】●●●●株式会社
代表取締役社長 佐藤○○
【4】本社オフィス移転のお知らせ
【5】拝啓 草木の新芽が萌え出ずる頃となりましたが、貴社におかれましてはますますご健勝のことと、
お喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
【6】さて、弊社では令和5年5月15日（月）より本社オフィスを下記住所へ移転する運びとなりました。
つきましては、お手数ですが、お手元の控えをご変更いただきますようお願い申し上げます。
これを機に、社員一同より一層精進してまいりますので、今後におきましても相変わらぬご厚情を賜
りますようお願い申し上げます。
敬具
【7】記
新住所 〒○○○-○○○○ 東京都渋谷区○○○○
電話番号 ○○-○○○○-○○○○（変更なし）
FAX番号 ○○-○○○○-○○○○（変更なし）
【8】以上
ビジネス文書を書くときのルール・ポイント
社内文書・社外文書などのビジネス文書をより洗練させるには、どのようなことを意識すればいいのでしょうか。本章では、ビジネス文書に共通するルールやポイントについて解説します。
簡潔で分かりやすい文章を心がける
ビジネス文書は、用件を正しくスムーズに伝えることが最優先です。そのため、不必要な説明や前置き、個人的な意見はできるだけ省いて、簡潔で分かりやすい文章を心がけるようにしましょう。読み手にとって分かりにくい専門用語は、なるべくかみ砕いて平易な言葉で表現することも、相手に好印象を与えるためのポイントです。
5W3Hを明確にする
ビジネス文書では、情報を抜け漏れなく伝えることが重要です。そのため、5W3H（いつ・誰に・何を・どこで・なぜ・どのように・どれくらいの数量を・どのくらいの価格で）を明確にしてから記載するようにしましょう。5W3Hを念頭に置くことで伝えるべき情報が整理され、読み手との認識のズレが起こりにくい文章になります。
箇条書きを積極的に活用する
相手に情報が直感的に伝わるかどうかも、ビジネス文書では大切です。その点、箇条書きを積極的に活用することで、文章がデザイン的に見やすくなります。用件の詳細を「記書き」で表現するのも、そのためです。全体の情報量が多くなりそうなときや1文が長くなりそうなときは、箇条書きを使うと印象がスッキリするでしょう。
まとめ
ビジネス文書を書く際には、社内文書・社外文書それぞれのルールを意識することが大切です。どちらも用件の分かりやすい簡潔な文章を心がけることで、より読み手に好感を持たれやすくなるでしょう。また、ビジネス文書を効率良く書くためには、専用の文章作成ツールを使うことも有効な方法です。文章作成ツールを使えば、あらかじめ用意されたテンプレートに沿って、より洗練されたビジネス文書を作成できます。
「NotePM」は、テンプレートが豊富で、簡単にビジネス文書を作成・共有できる社内wikiツールです。日報や議事録、報告書、企画書、マニュアルといったさまざまなテンプレートが用意されており、直感的に洗練された文章を作成できます。文章はツール上ですぐに社内へ共有でき、コメントや「いいね」などのリアクションを送り合えるのも特徴です。さらに検索性に優れ、必要な情報をすぐに探し出せるのもメリットです。使い勝手の良いビジネス文書作成ツールをお探しの際は、ぜひNotePMを活用ください。
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