バックオフィスやヘルプデスクなどの業務を担当している方は、「社内から同じような質問が何度も寄せられて大変だった」という経験があるかもしれません。その際、社内向けの知恵袋（Q&A）を設置しておけば、よくある質問と回答を一覧化して社内に公開できるため、非常に便利です。現場の社員もわざわざ専門部署に問い合わせることなく解決策を得られるので、業務の生産性アップにもつながります。
そこで今回は、社内向けの知恵袋を作成するメリットや運用のポイントなどについて分かりやすく解説します。また、社内向けの知恵袋として活用できる便利なツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
社内向けの知恵袋とは？
社内向けの知恵袋とは、社員同士が業務にまつわる質問や回答（Q&A）を投稿し合える仕組みのことをいいます。Googleスプレッドシートや社内SNS、FAQツール、社内Wikiツールなどを使って運用することが一般的です。
社内向けの知恵袋を設置することによって、よく寄せられる質問と回答（FAQ）が、ツール上にデータベースとして蓄積されていきます。例えば、給与や福利厚生、契約書類といった人事労務にまつわる質問、PCトラブルやITツールの使い方といったヘルプデスクにまつわる質問などが代表的です。現場の社員は困ったときに知恵袋で過去のQ&Aを参照することで、スムーズに答えを得ることができ、問題を自己解決できるようになります。
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社内向けの知恵袋を作成するメリット
社内向けの知恵袋を作成することで、具体的に誰に・どのような利点があるのでしょうか。
本章では、社内向けの知恵袋を作成することによる主なメリットについて解説します。
担当部署の負担を軽減できる
人事労務や経理、総務、ヘルプデスク、情シスなどの部署には、社内から日々さまざまな問い合わせが寄せられます。同じ内容の質問が電話やメールで何度も寄せられ、そのたび作業の手が止まってしまうというケースも少なくありません。その点、社内向けの知恵袋があれば、よくある質問と回答が一覧化されるため、問い合わせの必要がなくなります。結果的に担当部署の負担が大きく軽減され、他のコア業務に集中しやすくなるでしょう。
現場社員の生産性を向上できる
現場で困りごとを抱えている社員にとって、社内向けの知恵袋は問題解決の手段として非常に重宝します。たとえ総務や情シスなどの担当部署が退勤後・休暇中で対応できない場合でも、知恵袋内の過去の回答を見て自己解決できるのが利点です。担当部署へわざわざ問い合わせる手間が削減されるため、業務の生産性も高められます。
スキルの属人化を解消できる
スキルの属人化を解決できるのも、社内向け知恵袋のメリットです。仮に一部の社員しか業務のやり方を知らない場合、担当者が休んでしまうと、誰も業務を進められないという状態に陥りかねません。その点、社内向けの知恵袋でノウハウやナレッジを現場に共有しておけば、誰もが円滑に業務を進められる状態になります。たとえ担当社員が退職した場合でも、後任者が知恵袋を見て業務を覚えられるので、事業を継続しやすくなるでしょう。
社内向けの知恵袋を作成・運用する際のポイント
社内向けの知恵袋を作成・運用する際には、どのようなことに気を付ければいいのでしょうか。
本章では、社内向けの知恵袋を作成・運用するときのポイントについて解説します。
できるだけ使いやすいツールを選ぶ
社内向けの知恵袋を作成する際には、必要な性能が揃っているツールを選ぶことが重要です。具体的な観点としては、「検索性能が高くすぐに欲しい情報を見つけ出せるか」「ITの知識がなくても簡単に操作できるか」などが挙げられます。できるだけ社員目線で使いやすいツールを選ぶことで、導入後の活用も活性化しやすくなります。
一例としてExcelのような表計算ソフトでも知恵袋の代用はできますが、Excelは情報の検索性能が弱く、必要なときに情報を取り出しにくいのがデメリットです。また、社内SNSは投稿が流動してしまい、データとして蓄積されにくいのが難点といえます。そのため、「社内Wikiツール」や「FAQシステム」のようにQ&Aをツール上で簡単に投稿・編集でき、ナレッジとして長期的に保存できるツールを活用することが望ましいでしょう。
知恵袋の活用を習慣化させる
社内向けの知恵袋を作っても、社員に活用されなければ意味がありません。そのため、知恵袋の活用を習慣化させるようなルール作りも必要です。例えば、「ヘルプデスクへ相談するのは、知恵袋で解決を図ってから」のようなルールを作るのも一案でしょう。また、誰もが簡単に知恵袋へアクセスできるようにしておくことも、習慣化の第一歩です。知恵袋を社内ポータルの目につきやすい場所へ配置し、導線を作っておくことも有効でしょう。
定期的に正しい情報へ更新する
誰もが自由に投稿できる知恵袋の場合、社員によって作成された回答が必ずしも正しいとは限りません。また、用語の使い方や表記方法が統一されておらず、投稿が検索に引っかからないという事態もありえます。そのため、知恵袋の運用がスタートしたら、担当部署の社員が投稿内容を適宜更新するようにしましょう。最初から完ぺきを求めずに、運用しながら修正を繰り返し、最新・最適な回答へとブラッシュアップしていくことが大切です。
社内向けの知恵袋として使えるツール“4選”
社内向けの知恵袋を作成する際には、専用のツールを活用すると非常にスムーズです。
本章では、社内向けの知恵袋として活用できる4つのツールを紹介します。
NotePM（ノートピーエム）
NotePMは、社員が自由に情報を書き込み、更新できる社内版ウィキペディアです。NotePM上に質問箱を設置することで、情シスや総務・経理などへの社内問い合わせも効率良く管理できます。検索性能が高く、タグやキーワードを使って最適な質問・回答を迅速に見つけ出せるのも特徴です。また、社員同士がコメントや「いいね」などのリアクションを残せるため、モチベーション向上につながり、知恵袋の活用も活性化させやすいでしょう。
NotePMの特徴
- タグやキーワード、フォルダなどでFAQを分類でき、必要な情報をすぐに見つけ出せる
- コメントや「いいね」などのリアクションを残せるので、知恵袋の活用が活発化しやすい
- 社内版ウィキペディアとして、マニュアルや議事録、ナレッジの作成・共有にも活用できる
URL: https://notepm.jp/
Qast（キャスト）
Qastは、社員同士が匿名で質問を投稿し、回答を教え合える社内向けQ&Aツールです。ユーザーの投稿数や反応数などがスコア化され、ランキング化されるため、投稿のモチベーションにつながりやすいという特徴があります。SlackやTeamsなどの社内SNSと連携でき、投稿内容をスムーズに共有し合えるのもメリットです。
Qastの特徴
- “匿名”で質問・回答を投稿し合える
- 投稿数や反応数でランキング化される
- SlackやTeamsなどの社内SNSと連携できる
URL: https://qast.jp/
Stock（ストック）
Stockとは、シンプルな操作とデザインで非IT企業でも無理なく活用できる、社内向け情報共有ツールです。「ノート機能」を使えば、部署内のタスク情報や議事録を文章化でき、他のメンバーにメッセージとしてスムーズに共有できます。よくある質問と回答を文書としてまとめることで、社内向けの知恵袋としても活用可能です。
Stockの特徴
- 余計な機能がなく、デザインや操作方法がシンプルである
- タスク情報や議事録を手軽に文章化できる
- 情報の作成・共有・ストックを一括で行える
URL: https://www.stock-app.info/
sAI Search（サイサーチ）
sAI Searchは、ユーザーの疑問をAIが先回りして回答してくれる、FAQ検索システムです。AIの提示するタグをユーザーが直感的に選択するだけで、目的の回答にたどり着けます。コールセンターのオペレーターや社内ヘルプデスクなど、対象ユーザーに合わせて最適なデザインと機能が用意されており、カスタマイズが可能です。
sAI Searchの特徴
- AIが先回りして回答を提示してくれる
- ユーザーの部署や職種に応じて機能をカスタマイズできる
- FAQデータを取り込めば、即日利用を開始できる
URL: https://saichat.jp/saisearch/
まとめ
社内向けの知恵袋を設置することで、現場社員はスピーディに困りごとを解決でき、業務効率を高められます。さらに経理や総務、ヘルプデスクなどへの問い合わせ数も減らせるため、担当部署の負担軽減にもつながるでしょう。ぜひツールを使って社内向けの知恵袋を作成し、社内の生産性アップを図ってみてはいかがでしょうか。
社内Wikiツールの「NotePM」は、社内向けの知恵袋として非常に重宝するツールです。ITの知識がなくても簡単にQ&Aを投稿・編集できるため、社内のナレッジ共有を活性化できます。さらに検索性が高く、欲しい情報にたどり着きやすいのもメリットです。社内向けの知恵袋を作成する際には、ぜひNotePMを活用ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
