定例会議とは?無駄と言われる理由や有意義にするためのポイント・ツールを解説!

2024年01月04日(木) 業務効率化

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

毎週のように定例会議を実施しているものの、「この会議は無駄なのではないだろうか」と薄々疑問に感じている方も多いかもしれません。定例会議そのものにはいくつもメリットがありますが、テーマや進め方によっては実りある結果が生まれないこともあるでしょう。定例会議をより有意義なものにするには、会議のなかに潜む“無駄”を見つけて、対処法を考えておくことが大切です。

そこで今回は、定例会議の意味やメリット、無駄と言われる理由、有意義にするためのポイントについて分かりやすく解説します。また、定例会議を効率化するための便利ツールも紹介しますので、参考にしてみてください。

そもそも定例会議とは?

前提として定例会議とは、どのような会議のことを指すのでしょうか。
本章では、定例会議の定義や役割、メリットについて解説します。

定例会議とは

定例会議とは、週ごと・月ごとなどの間隔で定期的に開催される会議のことです。具体的には、業績目標の進捗を確認したり、事業の改善案を出し合ったり、経営の方向性について意思決定したりする目的で開かれます。経営陣や事業部、プロジェクトチームをはじめ、社内のさまざまな単位に区切られて実施されることが一般的です。

定例会議のメリット

“無駄”というイメージを持たれることも多い定例会議ですが、さまざまなメリットがあるのも事実です。
例えば、重要な議題についてメンバー同士が定期的に意見をすり合わせることで、組織が同じ目的に向かって一致団結できるようになります。また、週・月・四半期などの間隔で振り返りの場を設けることで、経営や事業活動にリズムが生まれるのも利点です。内容や進め方次第で、定例会議は組織に良い影響をもたらせるでしょう。


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定例会議が無駄だと言われる原因

なぜ定例会議は、多くの人に「無駄」というイメージを持たれているのでしょうか。
本章では、定例会議が無駄だと思われてしまう原因について解説します。

情報共有だけが目的になっている

定例会議が単なる情報共有の場として開かれている場合、無駄の温床になっている可能性があります。というのも、参加者は自分の報告を終えたあと、他の参加者の報告を聞くことだけに終始してしまうからです。会議中に参加者同士で活発な意見交換やアイデア出しが行わなければ、組織として新しい進展は生まれにくいでしょう。

資料を事前に読んでいない

会議に使う資料は、参加者が事前に目を通すことが鉄則です。しかし、なかには会議用の資料が事前に配布されていないケースもあるかもしれません。その場合、参加者が会議中に資料を読んでしまい、肝心の議論や意思決定に時間を割けなくなってしまいます。結果的に「あの会議は無駄だった」という印象につながりかねません。

議事録の共有がない

議事録には、会議で決まった内容を関係者間で確認し合い、事業運営に活かすという重要な役割があります。議事録が誰からも共有されない場合、次のアクションをスピーディに起こせません。また、後々になって「言った言わない」問題をはじめ、関係者間で認識のズレが起こりやすくなるのもデメリットです。さらに議事録の共有がないと、次回以降の定例会議で同じような内容を議論してしまい、さらなる無駄につながる可能性もあります。

定例会議を有意義にするためのポイント

定例会議を無駄に終わらせることなく、有意義な成果を生むためにはどうすればいいのでしょうか。
本章では、定例会議を実りあるものにするためのポイントについて解説します。

目的を明確にする

定例会議を開催する際には、集まること自体を目的にするのではなく、明確なゴールを決めておくことが大切です。例えば、「四半期の予算案を決める」「新規事業のローンチスケジュールを決定する」などが挙げられます。会議の目的とゴールがはっきりしていれば、参加者に役割意識が生まれ、より物事が決まりやすくなるでしょう。

ファシリテーターを決める

ファシリテーター(進行役)を置くことも、定例会議のポイントです。ファシリテーターが参加者に話を振ったり、時間管理したりすることで、議論が活発に進むようになります。また、ファシリテーターがいれば客観的に議論の中身を判断できるため、「役職の高い人の意見だけが採用される」という事態も防ぎやすくなるでしょう。

会議前の情報共有を徹底する

定例会議の前には、参加者に必要な資料を共有しておくことも重要です。参加者が資料を通じて事前に会議のテーマやアジェンダ、目的などを頭に入れておくことで、議論の方向性が明確になります。また、参加者が参考資料やデータをもとに議題に関する理解を深められるため、より実りあるアイデアが生まれやすくなるでしょう。

議事録の作成・共有をスムーズにする

定例会議中は議事録を作成し、スピーディに共有することも大切です。参加者が次のアクションへ移りやすくなるだけでなく、定例会議に参加していないメンバーにも決定事項をスムーズに周知できるようになります。毎回ゼロから議事録のフォーマットを作成すると時間がかかるため、専用ツールの活用もあわせて検討しましょう。

定例会議の効率化に役立つツール

定例会議では、専用のツールを活用することで無駄な時間や工数を削減しやすくなります。
本章では、定例会議の効率化に役立つ2種類の便利ツールを紹介します。

議事録作成ツール

議事録作成ツールとは、定例会議の議事録を手軽に作成できるツールのことをいいます。定型フォーマットをそのまま使用してスムーズに議事録を作成できたり、ツール上で他のメンバーへスピーディに共有できたりするのが特徴です。なかにはAIが音声を自動認識し、文字起こししてくれるものもあります。議事録作成ツールを活用することで、議事録を作る際の工数が大幅に削減され、定例会議後の情報共有もスムーズになるでしょう。

ツール例:NotePM、Dropbox Paper、Notta(ノッタ)など

※関連記事:【2024年版】議事録作成ツール・サービスおすすめ12選(無料あり)

 

情報共有ツール

情報共有ツールとは、文章や画像、資料ファイルなどをスムーズに共有できるツールのことです。具体的には、ナレッジやファイルを社内版ウィキペディアとして共有できる「社内Wiki」、メンバー同士でチャットのやり取りができる「社内SNS」、クラウド上に文章を保存できる「オンラインストレージサービス」などがあります。

情報共有ツールを使えば、定例会議前の資料送付や会議後の議事録共有なども非常にスピーディになるでしょう。また、単に進捗報告や情報共有だけを目的とした定例会議の場合、ツール上で文書を共有するだけで目的を完遂できます。わざわざ集まって定例会議を開く必要がなくなるため、他のコア業務に時間を割けるのも利点です。

ツール例:NotePM、Talknote(トークノート)、Yammer(ヤマー)など

※関連記事:情報共有ツールおすすめ 33選(無料あり)と会社にもたらすメリット

 


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まとめ

定例会議には、本来事業の改善アイデアを出したり、経営にリズムを生み出したりとさまざまなメリットがあります。しかし、会議の目的が不明瞭で、資料や議事録の情報共有がスムーズにできていないと、会議が無駄に終わりかねません。そのため、普段の定例会議を見直し、会議内に潜む“無駄の要因”を一つひとつ解決しておくことが大切です。専用ツールも積極的に活用することで、定例会議が効率化され、より実りあるものになります。

議事録作成・情報共有を効率化できる便利ツールの代表として、社内Wikiツールの「NotePM」があります。NotePMを活用すれば、豊富なフォーマットを使って簡単に議事録を作成でき、社内メンバーへリアルタイムに共有することが可能です。議事録に対してメンバーからコメントや「いいね」などの反響も残せるため、社内の情報共有をより活発化できます。定例会議の無駄を見直したい方は、ぜひNotePMの活用をご検討ください。

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URL: https://notepm.jp/

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