Web会議システムの普及に伴い、会議に使う資料のペーパーレス化を推進する企業が増えています。紙の資料で会議を行っていると、準備や保管のために時間や労力を費やさなければなりません。そこで、ペーパーレス会議システムを導入して、業務効率化を図りたいと考えている社内担当者も多いでしょう。
本記事では、ペーパーレス会議システムの機能やメリット・デメリットと選び方、おすすめのペーパーレス会議システム7選を紹介します。
目次
ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、紙の書類をデジタル化し、会議を円滑に進めるためのシステムのことを言います。ペーパーレス会議システムを使うと、オンライン・オフラインを問わず、資料の作成に費やす費用や業務負担の削減が可能です。会議に必要な書類に、直接メモを書き込んだり、一部を拡大縮小したりして、各利用者が自分にあった方法で利用できます。
ペーパーレス会議システムの機能
ペーパーレス会議システムには、どのような機能が備わっているのでしょうか。ここでは、主な機能を3つほど紹介します。
- 会議資料の共有
- 情報漏えい防止機能
- カスタマイズ機能
1つずつ解説します。
会議資料の共有
ペーパーレス会議システムの機能の1つ目は、会議資料の共有です。ペーパーレス会議システム上で、会議に必要な資料を参加者全員にワンクリックで共有可能です。参加者リストの追加・変更・削除が行えるため、会議に参加する特定の人物のみに資料を送信することも容易に行えます。
関連記事：テレワークで進むペーパーレス化！メリット・進め方・おすすめツールを解説
情報漏えい防止機能
ペーパーレス会議システムの機能の2つ目は、情報漏えい防止機能です。多くのペーパーレス会議システムは、特定の人物に閲覧権限を設定することや、社外からのアクセスを拒否するなどの設定が可能です。端末への保存や印刷ができない設定や、会議が終わったら自動的にデータを削除する機能を備えたものもあります。
カスタマイズ機能
ペーパーレス会議システムの機能の3つ目は、カスタマイズ機能です。会議の内容や規模に応じて、仕様をカスタマイズできるシステムもあります。また、業界によって、画像・図面・文書を多用するなどの違いがあります。カスタマイズ機能のあるペーパーレス会議システムを選ぶことで、多様な会議にあわせた資料の配布が可能です。
ペーパーレス会議システムのメリット
ペーパーレス会議システムのメリットとしては、主に以下の4つがあります。
- 遠隔会議にも対応できる
- 会議にかかる手間が少なくなる
- 情報漏えいのリスクを低減できる
- 環境問題の解決に寄与できる
それでは、1つずつ解説します。
遠隔会議にも対応できる
ペーパーレス会議システムのメリットの1つ目は、遠隔会議にも対応できることです。Web会議システムを利用して、自宅や遠隔地から会議に参加するという社内担当者も多いでしょう。紙の会議資料のように、郵送したりeメールで送信したりすることなく、電子化した資料を共有できます。インターネットが整っている環境であれば、クラウド上で同じ資料を確認できるため、会議の進行を妨げられるリスクも低減可能です。
会議にかかる手間が少なくなる
ペーパーレス会議システムのメリットの2つ目は、会議にかかる手間が少なくなることです。紙の会議資料は、会議前に印刷・配布などの事務作業が発生します。また、会議の直前に内容を変更すると、差し替えなければなりません。ペーパーレス会議システムを活用すれば、資料を変更した場合でも、参加者全員にワンクリックで共有可能です。ペーパーレス会議システムを導入すると、会議資料の準備にかかる時間が少なくなり、業務効率化につながるでしょう。
情報漏えいのリスクを低減できる
ペーパーレス会議システムのメリットの3つ目は、情報漏えいのリスクを低減できることです。印刷した紙の資料が発生しないため、紛失や盗難による情報漏えいを防ぐことが可能です。閲覧の有効期限設定や、端末への保存を禁止できるシステムもあるため、セキュリティの高い環境で、会議資料を管理できます。紙の資料よりも、デジタル化した資料で管理したほうが、情報漏えい対策ができると言えるでしょう。
環境問題の解決に寄与できる
ペーパーレス会議システムのメリットの4つ目は、環境問題の解決に寄与できることです。資料をデジタル化することにより、印刷物の削減が可能です。紙の消費が増えると、原料となる木材確保のための森林伐採や、使用後の紙の焼却によるCO2発生などの環境負荷につながってしまいます。ペーパーレス化を進めることで、地球環境問題への解決に寄与できるでしょう。
ペーパーレス会議システムのデメリット
ペーパーレス会議システムのデメリットとしては、主に以下の2つがあります。
- 導入コストがかかる
- 操作に不慣れだと扱いづらい
それぞれ、解説していきます。
導入コストがかかる
ペーパーレス会議システムのデメリットの1つ目は、導入コストがかかることです。システムを導入する場合に、専用のサーバーを設置するための費用が高額になることもあります。例えば、自社にサーバーを設置する場合、機器代や専用のネットワークを用意しなければなりません。外部のネットワークを利用すれば費用は抑えられることもありますが、システムの導入には、少なからずとも設置や導入に費用がかかります。
操作に不慣れだと扱いづらい
ペーパーレス会議システムのデメリットの2つ目は、操作に不慣れだと扱いづらいことです。新たなシステムを導入することで、覚えるべき操作は増えてしまいます。新たなITツールは、社内で浸透するまでに時間や労力がかかり、業務に支障をきたす場合も少なくありません。操作に慣れない社員は扱いづらく、ストレスに感じることもあるでしょう。
ペーパーレス会議システムの選び方
ペーパーレス会議システムを選ぶときには、以下の3つのポイントを押さえましょう。
- Web会議システムと連携できる
- 直感的に操作できる
- セキュリティが高い
1つずつ解説します。
Web会議システムと連携できる
ペーパーレス会議システムの選び方の1つ目は、Web会議システムと連携できるかという点です。併用できるWeb会議システムがあれば、動画や音声などを使いながら円滑に会議を進められます。会議の途中で添付したい資料などが出てきた場合でも、連携できるペーパーレス会議システムであれば、スムーズに資料の共有が行えるでしょう。
直感的に操作できる
ペーパーレス会議システムの選び方の2つ目は、直感的に操作できるかという点です。システムに不慣れな社員や、単発の参加者であっても、操作がわかりやすいシステムであれば、迷うことなく閲覧や編集が行えます。操作性の高いシステムを選ぶことで、多くの社員の生産性向上につながるでしょう。
セキュリティが高い
ペーパーレス会議システムの選び方の3つ目は、セキュリティが高いかという点です。外部からの不正アクセスや社内情報の流出を防ぐためにも、セキュリティは重要です。強硬なシステムを導入することにより、社内の機密情報を守ることができます。二段階認証システムや、アクセス権限が詳細に設定できるシステムを導入すると、社内情報を流失するリスクが低減されるでしょう。
ペーパーレス会議システムのおすすめ7選
ペーパーレス会議システムには、さまざまなものがあり、どれを選べばよいのかわからないという人もいるでしょう。ここでは、おすすめのペーパーレス会議システムを紹介します。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
moreNOTE
moreNOTEは、テレワークやWeb会議において簡単に資料を共有できるペーパーレス会議システムです。紙の資料のように手書きで書き込みも行えます。編集・閲覧などの履歴ログの参照が行え、IPアクセスの制限もできるセキュリティ機能を備えているため、機密情報を含む会議資料の管理にも向いています。
moreNOTEの特徴
- オンライン・オフラインの会議で利用できる
- 素早く必要な資料を確認できる
- 1ヶ月の無料トライアル期間あり
VISITS forms
VISITS formsは、会議のペーパーレス化が実現するだけでなく、多様な意見やアイデアの総括が行える、議論の取りまとめを自動化できるシステムです。システム上で意見やアイデアを収集し、解析していくという独自の技術が用いられています。会議の総括が自動で行えるため、取りまとめにかかる時間を短縮できるでしょう。
VISITS formsの特徴
- さまざまな業界のDX推進に対応している
- 短時間で情報が整理できる
- 無料デモ版あり
Active Web Presentation
Active Web Presentationは、Web会議をサポートするペーパーレス会議システムです。ブラウザ型のソフトであるため、インストールやダウンロードをする必要がありません。会議中の意見を収集し、グラフ化するアンケート機能がついているため、意思決定の迅速化にもつながるでしょう。
Active Web Presentationの特徴
- ダウンロード・インストールが不要
- 共有端末へのデータダウンロード制限可能
- PC・タブレットなどマルチデバイスに対応
URL: https://www.net-land.co.jp/products/721
スマートAIボード
スマートAIボードは、ホワイトボード機能のあるWeb会議支援システムです。手書きに似た感覚で、ホワイトボードにペンや手で図表や文字を書き込みながら会議を進行できます。データをPDF化して、参加者にすぐに共有することも可能です。OSとカメラ、マイクが付属しているため、アプリを通じてWeb会議をすぐに立ち上げられます。
スマートAIボードの特徴
- 遠隔でのWeb会議が可能
- ホワイトボード機能を搭載
- プロジェクター機能で資料を大画面に投影可能
URL: https://www.ctc-g.co.jp/solutions/ideahub/
V-CUBE ドキュメント
V-CUBE ドキュメントは、クラウド型Web会議システムのV-CUBE ミーテイングに付属されているペーパーレス会議システムです。タブレットから手書きのような感覚で資料に書き込むことができます。分かりやすいインターフェイスで、操作性がよいのも特徴の1つです。
V-CUBE ドキュメントの特徴
- クラウド型Web会議システム内のツール
- 操作が容易なインターフェイス
- スマホ・PCなどマルチデバイスに対応
URL: https://jp.vcube.com/service/meeting
Handbook
Handbookは、タブレットやスマホなど、モバイル端末での利用に適したペーパーレス会議システムです。システム上で、会議資料・営業資料・技術マニュアルなどの重要な資料を管理できます。資料が閲覧された記録を閲覧できるため、利用状況を分析して作成に活かすことも可能です。
Handbookの特徴
- セキュリティ機能が充実している
- 会議資料をクラウド上で一元管理できる
- 30日間の無料トライアル期間あり
URL: https://handbook.jp/case/meeting//
Strap
Strapは、Web会議中にリアルタイムで共同作業が行えるオンラインホワイトボードです。多くの資料をボードに集約でき、フローチャートなどのテンプレートも豊富に準備されています。共有するユーザーを限定することもできるため、非公開プロジェクトでの使用にも向いています。
Strapの特徴
- 公開できる範囲を指定できる
- 日本語でのサポート体制あり
- 2週間の無料トライアルあり
URL: https://product.strap.app/
まとめ
本記事では、ペーパーレス会議システムの機能やメリット・デメリットと選び方、おすすめのペーパーレス会議システム7選を紹介しました。ペーパーレス会議システムは、業務を効率的に進めるだけではなく、地球環境への貢献にもつながります。システムごとに特徴が異なるため、自社にあったペーパーレス会議システムの導入を検討しましょう。
関連記事：オンラインストレージを活用してペーパーレス化を進めるには？実施の流れ・メリット・ポイントを詳しく解説
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
