こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
企業としてビジネスをする上で、契約書の管理は欠かせません。効率的に業務を進めるために、契約書管理システムの導入を検討している企業担当者も多いことでしょう。しかし、システムごとに機能や検索の精度が異なり、どのサービスを選ぶか迷っている人もいるかもしれません。
そこで本記事では、契約書管理システムの機能やメリット・デメリットと選び方、おすすめの契約書管理システムを10選紹介します。
目次
契約書管理システムとは？
契約書管理システムとは、顧客や取引先と締結した契約書を適切に管理するシステムのことです。近年、リモートワークの導入などにより、契約書のペーパーレス化が進んでいるため、インターネット上で契約書の管理が迅速に行えるサービスに注目が集まっています。契約書管理システムを利用すると、データベース化にかかる手間や時間を削減でき、業務効率化が実現できます。
契約書管理システムの機能
契約書管理システムの機能にはさまざまなものがあります。ここでは、主な機能の以下の3つを紹介します。
- 契約書の電子化
- 契約書の検索
- 契約更新期限の管理
1つずつ解説します。
契約書の電子化
契約書管理システムの機能の1つ目は、契約書の電子化ができることです。契約書を電子化すると、データの管理がしやすくなります。書面で保管していると、企業内で契約書の閲覧のために、他部署まで出向かなければならないなどの手間が発生してしまいがちです。書面の契約書は、原本の紛失や盗難の恐れもあります。契約書管理システムなら、システム上で電子化した契約書データの確認が可能です。電子化することで情報を共有しやすくなり、スムーズに業務が行えるでしょう。
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契約書の検索
契約書管理システムの機能の2つ目は、契約書の検索ができることです。顧客や取引先の企業名・契約締結日・有効期限など、さまざまな条件から検索が行えます。例えば、A社との契約更新日を確認したい場合、企業名を入力し、正確な有効期限の日時を確かめられます。多くの契約書の中から必要な情報を探し、閲覧できるため、スムーズに作業が行えるでしょう。
契約更新期限の管理
契約書管理システムの機能の3つ目は、契約更新期限の管理ができることです。契約期間満了日などが近づくと、システム上のアラートやメールなどで通知できます。通知する条件は、契約の自動更新・契約終了・延長などの手続きごとや、日時ごとなど、自社にあったものが設定可能です。
契約している顧客や取引社数が多数いたとしても、期限の通知を設定していれば、更新漏れのリスクが軽減します。システムのユーザー以外にも、上長や契約業務に関わる担当者に通知を送ることで、社内での情報共有も可能です。契約更新期限を適切に管理して、顧客や取引先との信頼関係を保つためにも、有用な機能だと言えるでしょう。
契約書管理システムの導入メリット
契約書管理システムを導入するメリットは、主に以下の3つがあります。
- 業務効率化につながる
- コスト削減が期待できる
- 情報漏えいのリスク軽減につながる
1つずつ解説します。
業務効率化につながる
契約書管理システムを導入するメリットの1つ目は、業務効率化につながることです。契約書管理システムを利用すると、書面の契約書とは異なり、契約台帳への記入やファイリングの手間がかかりません。また、電子契約サービスと連携すれば、締結から契約更新・管理まで一元化が可能です。効率的に契約の管理を行うことで、業務の効率化につなげられるでしょう。
コスト削減が期待できる
契約書管理システムを導入するメリットの2つ目は、コスト削減ができることです。書面で契約書を作成した場合、インク代・紙代・郵送費などの費用がかかります。一方、電子契約サービスと連携して電子契約を行えば、契約にかかるコストを削減できます。また、書面ファイルの保管場所も省スペースで済むため、書庫や倉庫にかかるコストも抑えられるでしょう。
情報漏えいのリスク軽減につながる
契約書管理システムを導入するメリットの3つ目は、情報漏えいのリスク軽減につながることです。書面の契約書は、紛失や盗難が起こった場合、原本を探し出すことや失った経緯を探るのは難しいものです。
しかし、契約書管理システムを利用した場合、契約書をいつ・誰が閲覧したのかを調べられるため、紛失するリスクを抑えられます。さらに、強固なセキュリティを備えているシステムが多いため、外部からの不正なアクセスを防ぐことも可能です。書面で契約書を保管しているより、情報漏えいを防ぎやすいと言えるでしょう。
契約書管理システムの導入デメリット
契約書管理システムを導入するデメリットは、主に以下の2つがあります。
- アクセス制限の管理が必要
- 導入時に業務が発生する可能性がある
それぞれ解説します。
アクセス制限の管理が必要
契約書管理システムを導入するデメリットの1つ目は、アクセス制限の管理が必要であることです。契約書と一言で言っても、顧客との契約書で、営業と経理など複数の部署で閲覧する契約書と、雇用契約書のように社内でも閲覧制限をかけるべき契約書など、いくつかの種類があります。契約書を単純に電子化してデータ保存しているだけでは、アクセスできる社内の人物は、誰でも内容の閲覧や編集ができる状態になってしまいます。そのため、個別にアクセスや編集の権限を制限することが大切です。
一方で、セキュリティのために契約書ごとに閲覧できる部署を変更し、更新・編集は管理職のみに限るなどの設定をしていくと、アクセスや編集制限の設定が複雑になってしまうことも少なくありません。
導入時に業務が発生する可能性がある
契約書管理システムを導入するデメリットの2つ目は、導入時に業務が発生する可能性があることです。新たにシステムを導入する際には、場合によっては、各部署で説明会を開催するなどの配慮が必要になるでしょう。従来の業務に加え、新たな業務が増える可能性があります。また、社員が新しいシステムを使いこなせるようになるまでは、ある程度の時間がかかることを理解しておきましょう。
契約書管理システムの選び方
契約書管理システムの選び方としては、以下の4つのポイントがあります。
- 機能・操作性はよいか
- セキュリティ機能は備わっているか
- クラウド型かオンプレミス型か
- 他サービスと連携できるか
1つずつ解説します。
機能・操作性はよいか
契約書管理システムの選び方の1つ目は、機能・操作性はよいかという点です。新たにシステムを導入する際は、自社の業務に適したシステムを選ぶことが大切です。オンライン上で取引先と契約書を作成したい場合、電子契約に対応しているシステムを選ぶことをおすすめします。また、利用する社員のITリテラシーにあわせて選ぶことも重要です。PCに不慣れな社員が多い場合は、簡単に操作できるシステムが望ましいと言えます。機能や操作性を確認し、自社に適したサービスを導入しましょう。
セキュリティ機能は備わっているか
契約書管理システムの選び方の2つ目は、セキュリティ機能が備わっているかという点です。セキュリティ機能が備わっていることで、情報漏えいのリスクを低減できます。部署や社員ごとに詳細な閲覧・編集権限が設定できるシステムであれば、改ざんや不正な持ち出しを防ぐことにもつながるでしょう。
クラウド型かオンプレミス型か
契約書管理システムの選び方の3つ目は、クラウド型かオンプレミス型かという点です。クラウド型はインターネット回線を通して、システムを利用する方法です。一方、オンプレミス型は必要な機器を導入し、自社で運用する方法です。予算や目的によって、導入する型を選びましょう。
他サービスと連携できるか
契約書管理システムの選び方の4つ目は、他サービスと連携できるかを確認することです。例えば、電子契約サービスと連携できるシステムであれば、契約の締結から更新まで、データの一元化が可能です。また、営業支援サービスなどと連携できれば、契約更新期限に近づいた頃に顧客との接点を持つなど、営業活動にも役立ちます。自社にとって必要なサービスと連携できるかを確認し、自社に適したシステムを導入しましょう。
特化型契約書管理システムのおすすめ4選
契約書の管理だけに特化したタイプは、入力や検索などの機能が充実しているのが特徴です。ここでは、おすすめの特化型契約書管理システムを4つ紹介します。
- Hubble
- OPTiM Contract
- LegalForceキャビネ
- Ofigo契約書管理
1つずつ解説します。
Hubble
Hubbleは、複雑な権限設定にも対応可能で、高度な検索機能を備えた可能な契約書管理クラウドサービスです。二段階認証やIPアドレス制限もついているため、セキュリティの高い設定も行えます。電子契約システムやビジネスチャットツールと連携できるため、便利に使えるでしょう。
Hubbleの特徴
- 契約データの編集ログを閲覧可能
- スキャンしたPDFの内容も検索可能
- 無料トライアル期間あり
OPTiM Contract
OPTiM ContractはAIによる自動データ入力が行える契約書管理システムです。スキャンした契約書から、データのテキスト化が行えるため手入力の作業を減らすことができます。キーワード検索など、便利な検索機能も搭載しているため、スムーズに契約書を見つけられるでしょう。
OPTiM Contractの特徴
- 入力作業を減らせられる
- 取引先との契約更新を通知
- 契約書を保管できる
URL: https://jpn.nec.com/sme/optim/contract.html
LegalForceキャビネ
LegalForceキャビネは、適切な契約管理を行えるシステムです。AIが自動で契約情報を抽出し、台帳を作成してくれます。契約書管理にかかる作業を自動化・効率化を進めることで、手間を省くことができ、手入力によるミスも減らせるでしょう。
LegalForceキャビネの特徴
- 電子契約サービスと連携できる
- 管理者の権限設定ができる
- 複数の契約を紐付けできる
URL: https://legalforce-cloud.com/cabinet
Ofigo契約書管理
Ofigo契約書管理は、契約書の閲覧・登録・編集・検索が行える契約書管理システムです。作業は1つの画面から行えるため、複雑な操作を覚えなくても操作できるでしょう。更新期限を事前に営業担当者や上長に自動メールで通知できるため、更新漏れなどのミスを防ぐのにも役立ちます。
Ofigo契約書管理の特徴
- 契約期限の自動通知メールを設定できる
- 情報の一元管理と共有ができる
- 契約書の原本を確認しやすい
URL: https://keiyakushokanri.jp/
電子契約もできる契約書管理システムのおすすめ6選
電子契約もできる契約書管理システムは、契約の締結から管理まで、同じシステム内で完結できるのがメリットです。ここでは、おすすめの契約書管理システムを6つ紹介します。
- freeeサイン
- 電子印鑑GMOサイン
- クラウドサイン
- マネーフォワード クラウド契約
- ContractS CLM
- WAN-Sign
1つずつ解説します。
freeeサイン
freeeサインは、契約書の作成から締結、管理まで、契約業務に必要なプロセスをオンラインで行える電子契約サービスです。契約終了日のリマインダー設定、検索機能も搭載しています。無料プランもあるため、操作性を導入前に試すことも可能です。
freeeサインの特徴
- ワンストップ型の電子契約・契約書管理サービス
- テレワークにも最適な機能を搭載
- 無料プランあり
URL: https://www.freee.co.jp/sign/
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、さまざま場面で活用できる電子契約サービスです。190万以上の事業者が利用しており、契約書の累計送信件数は1,000万を超えています。利用する際には権限や閲覧の制限ができるため、セキュリティ対策が整ったうえで、契約書のデータが管理できます。
電子印鑑GMOサインの特徴
- 電子帳簿保存法に準拠
- 大量の契約締結にも対応可能
- フリープランでサービスを試すことが可能
クラウドサイン
クラウドサインは、オンラインで契約締結から管理までの作業を完結できる契約書管理システムです。AIシステムも備えているため、契約書の情報を自動取得し、分類や検索機能などで活用できます。契約書の累計送信数は1,000万件以上あるため、認知度が高いサービスを使いたい企業にも向いています。
クラウドサインの特徴
- 外部サービスとの連携数が多い
- 導入・運用の支援体制がある
- フリープランで使用感を試せる
URL: https://www.cloudsign.jp/
マネーフォワード クラウド契約
マネーフォワード クラウド契約は、契約書以外にも利用できる電子契約サービスです。通数課金が無料であり、簡単なステップで契約を完了できます。クラウド型であるため、専用ソフトをインストールするなどの手間は必要ありません。スキャンした契約書も、同じデータベース上で管理できます。
マネーフォワード クラウド契約の特徴
- クラウド上で契約が可能
- 印紙代や郵送費などを削減可能
- 無料オンライン相談会あり
URL: https://biz.moneyforward.com/contract/
ContractS CLM
ContractS CLMは、ベンチャーから大企業まで幅広い会社が利用しています。さまざまな契約業務を効率的に進めることが可能です。契約書の作成から締結・管理まで1つのサービスで複数の業務を行えます。
ContractS CLMの特徴
- 無駄な工程を削除し、効率的に業務を進められる
- リスクを回避できる
- さまざまな情報を管理・確認できる
URL: https://www.contracts.co.jp/
WAN-Sign
WAN-Signは、電子印鑑GMOサインを基盤としたサービスです。書面もしくは電子契約によって締結した契約書を一元管理したうえで、アクセス権限を設定できます。契約書ごとに任意のアラートを設定できるため、契約更新の抜け漏れを防ぐことにもつながるでしょう。
WAN-Signの特徴
- クラウド型の電子契約・契約書管理システム
- 契約管理台帳を作成可能
- 任意の条件でリマインダーが設定可能
URL: https://www.ags.co.jp/service/denshikeiyaku.html
まとめ
本記事では、契約書管理システムの機能やメリット・デメリットと選び方、おすすめの契約書管理システムを10選紹介しました。契約管理システムは、業務効率化やコスト削減が見込め、情報漏えいのリスク軽減にも役立ちます。システムを導入する際は、各契約書管理システムの特徴を把握し、自社に適したサービスを導入しましょう。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
