電子契約サービスを選定する際の５つのポイントとは？

契約書を電子化するためには電子契約サービスを導入する必要があります。もっとも、巷には様々なサービスが存在していますので、どれを選べばよいか分からないという方に参考になるように、以下では各サービスの比較ポイントや注意点を紹介します。

電子契約サービスとは？

はじめに、電子契約サービスというのは、電子ファイルを用いて契約を締結できる仕組みを備えたサービスです。紙の契約書の場合は、当事者の合意を示すために署名や押印をするわけですが、電子ファイルの場合には物理的に判子を押したりすることができないため、その代わりに電子署名などを用いて契約締結を証明できるようにするために、専用のサービスが必要になるのです。なお、締結済みの契約書はシステム内に保存されるため、簡単に検索したり、他のシステムと連携したりできるようになります。

電子契約サービスを選ぶ時の５つのポイント

次に、電子契約サービスを選ぶうえでの比較ポイントについて、５つ説明します。

１．コスト削減につながるか

せっかくサービスを利用する以上、なるべくコスト削減を実現したいところです。そのためには、署名や郵送の手間を省けるようにする必要がありますので、なるべく電子署名や契約書の送付といった機能を備えたサービスを選ぶとよいでしょう。

２．利用方法が簡単か

利用方法が複雑だと使いこなすのに時間がかかって契約締結がスムーズに行えない可能性があります。そのようなことにならないように、誰でも簡単に利用できるサービスを導入するのがおすすめです。

３．社内承認機能が搭載されているか

多くの企業では、契約締結にあたって社内の承認プロセスを経る必要があるはずです。社内承認機能を備えたサービスを選べば、承認から契約締結までを同じサービス内で完結させられますので、契約手続きのスピードアップが図れます。

４．セキュリティ面は大丈夫か

契約には秘密情報が数多く含まれていますので、第三者に知られることがないように、IDやパスワード、暗号化といったセキュリティ機能がしっかりと整っているサービスを選ぶようにしましょう。

５．予算内に収まるか

多くのサービスは、初期の導入費用に加えて、月次のランニング費用が発生します。サービスによって金額は異なりますので、予算に見合ったものを選ぶ必要があります。

電子契約サービスの注意点

続いて、電子契約サービスを利用する際の注意点について説明します。

法的効力を有するものか

電子的に締結された契約書が効力を有すると認められるためには、法律で定められているいくつかの要件を満たす必要があります。電子契約サービスの中には、必ずしもそういった要件をすべて満たしていないものもありますので、利用に際しては法的に問題なく利用できるものかどうかをしっかりと確認しなければなりません。

社員への研修を徹底すること

電子契約サービスは、導入すればそれで終わりというわけではありません。実際に社員がそれを有効に活用できるようにならなければ無駄な投資に終わってしまうおそれがあるのです。いかに利用方法が簡単なサービスでも、使いこなすためにはしっかり社員研修を行うことが不可欠ですので、導入に際しては研修プランもきちんと用意しておくようにしましょう。

すべての契約が電子化できるとは限らない

契約書を電子的に締結するためには、当然ながら契約の相手方も電子契約サービスを利用できるようになっている必要があります。中には紙ベースでしか契約を締結できないという会社も存在しますので、サービスを導入したからといってすべての契約が電子化できるようになるわけではないという点を頭に入れておくようにしましょう。