ビジネスにおける契約は長きに渡り、紙の書類と印鑑を用いて行われてきました。しかし、現在ではそれらに代わって、電子契約システムが急速に普及してきています。そのため、自社でも導入を考えている人は多いのではないでしょうか。そこで、導入を検討する際の参考になるように、電子契約システムの基本的な機能や導入メリット、あるいはシステムを選ぶ場合の選定ポイントなどについて解説していきます。
目次
電子契約サービス・システムとは
紙の契約書ではなく、電子ファイルによって契約を締結するシステムのことを電子契約システムといいます。具体的にはPDF形式の契約書を用い、押印や署名の代わりに電子署名やタイムスタンプを付与して契約を成立させるのです。すべてのプロセスはネット上で行われ、完全なペーパレス化を実現している点に特徴があります。ネット上で大事な契約を行っても大丈夫なのかと思うかもしれませんが、認証局と呼ばれる電子認証事業者や第三者的立場の電子契約サービス会社が提供する電子署名のサービスを活用すれば「文書が改ざんされておらず、本人がその文書に著名している」という事実を証明できるので安心です。
電子契約サービスが注目される理由
従来の書面による契約には大きな問題点がありました。それは、契約を交わすたびに紙代・インク代・封筒代・収入印紙代といった具合に、余分なコストがかかってしまうという点です。1つの契約に要するコストは微々たるものかもしれませんが、数多くの契約を重ねていけば、それも無視できないものとなります。それに、契約書を保管・管理する手間の問題もあります。そうしたなかで、電子契約を安全に行う方法が開発されたことで、一気に注目が集まるようになったというわけです。また、電子帳簿保存法や電子署名法といった電子契約に関する法整備が整ってきたこともその傾向を後押しする形となっています。
電子契約サービスの基本的な機能
電子契約システムには多くの機能が備わっていますが、代表的なものとしては以下のものが挙げられます。
電子署名機能
ネット上で契約を交わす場合、電子ファイルにサインをしてもそれだけでは本人のものであるという証明ができません。また、紙媒体に記したサインや印鑑をスキャンで取り込んだとしても簡単に複製や改ざんができてしまいます。そこで考え出されたのが電子署名機能です。これには電子証明書とタイムスタンプを発行する機能があり、それによって間違いなく本人が署名したという事実を証明することができます。ちなみに、電子証明書とは書面における印鑑証明のようなもので、タイムスタンプは電子契約がいつ行われたかを記録するためのものです。
セキュリティ機能
ネット上にはサイバー犯罪の罠が数多く仕掛けられており、電子契約においても情報の紛失や盗難、コピー、偽造などといった危険は常にあります。そのため、電子契約システムにはセキュリティ機能が備わっており、暗号化・データバックアップ・IPアドレスの制限・ファイアウォール、アカウント保護などによって、そうした危険からシステムを守るようになっています。
情報登録機能
スムーズに契約手続きが行えるように、自社や取引先の基本情報を登録しておく機能です。
保管機能
作成した文書やスキャンした紙の契約書などをweb上で保管する機能です。また、検索機能を用いれば保管されている膨大なデータの中から、キーワードや作成日時などで検索をして、必要な契約書や文書を簡単に見つけることができます。
アラート機能
承認作業が滞っていたり、契約期限が迫っていたりした場合にそれを教えてくれる機能です。
関連記事：電子契約サービスとは？基本機能と製品を詳しく解説！
電子契約サービス導入のメリット
コスト削減
書面で契約を結ぶ際にはいろいろとコストがかかります。そして、そのなかでも特に大きいのが収入印紙代です。行政に対する手数料として契約書を交わすときには収入印紙を貼ることが義務付けられているのですが、電子契約にすると、それが不要になります。また、電子契約の場合は契約書をデータとしてネット回線を通じて送るため、郵送代も払わなくてすみます。もちろん、契約書を送る封筒を購入する必要もありません。その他にカットできるコストとしては、郵送作業のためにかかる人件費や契約書をしまっておくのに要する保管費用などが挙げられます。一つ一つは些細なものでもすべてを合わせればかなりのコスト削減につながるはずです。
契約業務の効率化
書面で契約書を交わそうと思えば、多くの手間を必要とします。まず、原本を作成し、印刷・封入・郵送などの作業を経て相手に送り、それを押印のうえで返送してもらって初めて契約に至るといった具合です。一連の作業には数週間かかる場合もあり、しかも、契約内容が変更されれば一からやり直しになります。その点、電子契約なら契約書のフォーマットが最初から用意されている場合が多く、そのうえ、ネットを通して相手とリアルタイムでやり取りができるので、早ければ数分で契約を締結することも可能です。
消失リスクの回避
紙の契約書は火災や紛失などによって失われるリスクが常につきまといます。それに対して、電子契約のデータはクラウドサーバー上に保管されており、バックアップも容易なので消失リスクを最小限に抑えることができます。
関連記事：ハンコと収入印紙が不要の電子契約サービス！導入のメリット・デメリットは？
電子契約サービス・システムの選定ポイント
電子契約システムにはさまざまな種類があり、どれを選んでよいのか迷ってしまいがちです。そこで、導入してから後悔しないように、注目すべき選定ポイントについて解説していきます。
自社の用途に合うかをチェック
いくら優れた機能が数多く備わっていても自社で使わないものばかりではコストの無駄になってしまいます。まずは自社で必要な機能の一覧を作成し、そのうえで、目的に見合ったシステムをピックアップするようにしましょう。ただ、「もしかしたら使うかも」程度で一覧の項目を増やしていくのはおすすめできません。頻繁に使用し、業務への影響が大きいものに絞って一覧を作成していくのがコツです。
セキュリティ機能のチェック
電子契約システムはweb上でデータを管理しているため、セキュリティの強さは極めて重要です。セキュリティが脆弱だと不正アクセスで契約内容が流出したり、サイバー攻撃を受けて大切なデータを一瞬で失ってしまったりといったことにもなりかねません。ちなみに、ID認証やファイアウォール、データバックアップなどといった基本的な機能はほとんどのシステムに備わっているので、それ以外にどのようなセキュリティ機能があるのかをチェックしていきましょう。
費用対効果の高いものを選ぶ
電子契約システム導入に要する費用は決して安いものではありません。また、優れた機能を有するシステムほどコストは高くなる傾向にあります。したがって、各システムを導入したと仮定して、どの程度の効果が見込めるかをシミュレーションしてみることが大切です。そして、その結果に基づき、なるべく費用対効果の高いものを選ぶようにしましょう。
関連記事：電子契約サービスを選定する際の５つのポイントとは？
電子契約サービス・システム おすすめ10選
CloudSign（クラウドサイン）
CloudSign（クラウドサイン） は、弁護士ドットコム株式会社が提供する、時間のロス・保管スペース・コストの浪費といった、契約にまつわるさまざまな無駄を解消するための電子契約システムです。契約の手続きを、「契約書の準備」「取引先への確認依頼」「取引先による押印」という3つのステップに集約し、それらをすべてパソコンで行うことで多くの無駄が省けます。
CloudSignの特徴
- すべての作業をクラウド上で行い、数日かかっていた契約作業も数分で完了します。
- 郵送代・紙代・印紙代などが不要となるのでコスト削減につながります。
- 契約書はクラウド上で一元管理するため、業務の透明性が高まります。
CloudSign
URL: https://www.cloudsign.jp/
DocuSign（ドキュサイン）
DocuSign（ドキュサイン） は、契約におけるさまざまなプロセスを自動化することで契約作業をより早く、より簡単に、そして、より安く行うことができます。たとえば、契約書を作成する際には既存のシステムから必要なデータを自動的に取り込み、必要に応じて契約内容のカスタマイズを行うといった具合です。さらに、決済処理やシステムのアップデートなど、締結された契約内容を自動的に実行する機能も備わっています。
DocuSign（ドキュサイン）の特徴
- 世界で数億人が利用しているドキュサインの電子署名により、契約書への署名・捺印・送信があらゆるデバイスから可能になります。
- 契約のワークフローと管理作業を自動化し、作業の手間を大幅に削減します。
- 契約書作成に必要なフォーマットを用意し、データをルールに基づいて自動的に挿入するので時間の節約とミスの軽減につながります。
DocuSign（ドキュサイン）
URL: https://www.docusign.jp/
Adobe Sign
Adobe Sign は、簡単な操作で文書への署名ができる電子サイン機能を標準装備しており、そのうえ、PDFツールも一つのアプリに収められているため、作業内容によってアプリを変える必要がないという強みがあります。また、80億件以上の取引実績に基づく安全性と信頼性の高さも魅力です。
Adobe Signの特徴
- 既存のアプリとの連携ができるので、使い慣れたアプリで文書を編集し、そのまま電子サインの依頼を送信するといったことが可能です。
- 電子サインの依頼のために送信した文書が、いつ閲覧や署名をされたのかが正確に把握できます。
- モバイルアプリを使用することで、どのデバイスからでも署名を回収できるようになっています。
Adobe Sign
URL: https://acrobat.adobe.com/jp/ja/sign.html
BtoBプラットフォーム 契約書
BtoBプラットフォーム 契約書 は、煩雑な契約作業も、「契約書ファイルのアップロード」「取引先への締結依頼」「取引先の締結」の3ステップで完了させることができます。このシステムを用いれば契約作業の大幅な時間短縮につながります。それに、20年の実績に基づく、セキュリティの高さも魅力です。
BtoBプラットフォーム 契約書の特徴
- セキュリティをより高められるように、セキュリティ強化オプションが用意されています。
- ワークフローシステムを用いれば、契約書だけでなく社内稟議も電子化できます。
- 常時安定したサービスを提供するために、信頼性の高いデータセンターを利用しつつ、さまざまな障害対策を行っています。
BtoBプラットフォーム 契約書
URL: https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp
GMO電子印鑑Agree
GMO電子印鑑Agree は、電子サインと電子署名という2つの署名タイプが使用できるのが最大の特徴です。そのため、書面による契約の際に、認印・契約印・実印と印鑑を使い分けるように、電子契約においても目的に応じて署名タイプを使い分けることが可能となっています。
GMO電子印鑑Agreeの特徴
- 同様の契約を大量にする際にはテンプレート機能や一括送信機能を使えば、作業時間の大幅短縮が可能です。
- 自社で利用している顧客管理システムと連携して使用することができます。
- 用途に合わせて「電子サイン」と「電子署名」という２つの署名タイプを選択できるプランがあります。
GMO電子印鑑Agree
URL: https://www.gmo-agree.com/
クラウドスタンプ
クラウドスタンプ は、電子契約におけるスタンダードともいえるシステムです。数分で契約締結ができる機能や電子証明書の付与はもちろん、タイムスタンプによる改ざん防止やアクセスコード認証の利用、さらには契約署名による検索機能といった具合に、電子契約において重要となる機能は一通り揃っています。電話や訪問によるきめ細かなサポートも行っており、利用者にとっては心強いサービスだといえます。
クラウドスタンプの特徴
- PDFファイルや宛先などの情報をテンプレートとして保存し、送信時に呼び出すことができます。
- アクセスコード認証による本人確認を行っているので安全度の高い利用が可能です。
- セキュアな保管機能が備わっているので安心して契約書の管理ができます。
クラウドスタンプ
URL: https://www.cloudstamp.jp/
IMAoS（イマオス）
IMAoS（イマオス） は、不動産賃貸業の電子契約に特化したシステムです。実際に、不動産賃貸業に従事する方々の意見をもとにシステムの画面や機能を構築しています。しかも、日本のビジネスに適合しており、日本独自の税務対応もスムーズに行えます。
IMAoSの特徴
- 各種サポートは宅地建物取引士の有資格者が対応しているので安心です。
- メールアドレスを持たない入居者にも対応できるように、ショートメールで電子署名の依頼を通知できる機能を実装しています。
- 電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプを採用しているので、税務対応を迅速に行うことができます。
IMAoS
URL: https://www.imaos.jp/
Zoho Sign
Zoho Sign は、堅牢なセキュリティを誇る電子契約システムです。軍用レベルの高い暗号技術を採用しており、安心して署名・送信・管理などが行えます。しかも、自分で署名した文書のコピーを送信し、相手にも署名してもらうなどして、署名作業が簡単に行えるのも魅力です。
Zoho Signの特徴
- 複数の相手に文書を送信するときには署名順位をあらかじめ決めておくことができます。
- アラートと通知機能によって署名プロセスの手順を追跡することができます。
- どのデバイスからでも、文書作成・送信・署名の依頼といった一連の作業を行うことが可能です。
Zoho Sign
URL: https://www.zoho.com/jp/sign/
電子契約システムの導入事例
株式会社クレディセゾン
企業を対象とした金融サービスにおいて事業資金をスピーディに提供するというのが自社のセールスポイントだったにもかかわらず、郵送に時間を要するために契約締結までにどうしても数日のロスが発生していました。しかも、収入印紙代や郵送費用などのコストもばかにならず、そのうえ、契約書印刷・郵送・押印・保管といった各種作業に手間がかかっていたのも悩みの種でした。そうした時間や経費の無駄を削減する狙いで導入したのが電子契約システムです。結果は上々で、多くの点で改善が見られました。たとえば、いままで最低でも数日はかかっていた契約締結業務が1~2時間で終了するようになり、コストは1件当たり約4700円の削減に成功し、業務の手間も大幅に軽減されたといった具合です。
KATEKYO長野
地域密着型でマンツーマンの学習塾事業を行っていたKATEKYO長野ですが、年間約4500通の契約書を抱え、近年では管理業務が限界に近付いていました。それに加え、コロナ禍の影響で外出するのを控え、契約変更や契約更新などの各種手続きを郵送で済まそうとする人が増えたため、記入ミスなどに伴う契約書の返送コストが急増している点も問題となっていました。そこで、それらの問題を解消する手段として選択したのが、電子契約システムの導入です。契約管理業務の大幅な簡素化に成功し、また、契約手続きをオンライン化することによってミスがあるたびに契約書を返送する必要もなくなったのです。それに、本部に契約書を送って回収するというプロセスを経ていたために、1週間程度かかっていた雇用契約書への押印も約15分で済むようになりました。
自社に合ったシステムを選んで契約業務の効率化を図ろう！
電子契約システムに搭載されている機能は数が多いうえに、システムの種類によって大きく異なっています。そのため、適当に選んでしまうと、自社の求めているものとは微妙にずれていたり、無駄な機能が多くて割高だったりといったことになりかねません。それを避けるためには、「自社の求める役割を果たせるか」「既存システムとの連携は可能か」「コストはどのくらいか」といった点を導入前によく検討することが大切です。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
