契約書を電子化し、業務の効率化を図る企業が多くなっています。電子契約サービスを利用すれば、手軽に契約書を電子化することが可能です。今回は電子契約サービスを導入するメリットや、効果的に活用するためのポイントなどを解説していきます。
目次
電子契約サービスとは？
電子契約サービスは、契約書を電子化し書面で行っていた契約を電子データ上で行うことができるようになるサービスです。電子契約では、紙媒体ではなくPDFなどの電子データが使用されます。電子データ上に電子署名とタイムスタンプを押すことで、取引先と契約を結ぶことができます。電子契約でも、書面と同じような証拠力を残すことができるため、電子契約サービスを導入すれば契約書の作成から締結までをすべてweb上で完結することが可能です。
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電子契約サービスのメリット
業務を効率化できる
電子契約サービスを利用すれば、契約書の作成、取引先への書類の送付、捺印など契約に必要な手続を、すべてパソコン上で行うことができます。細かな作業がなくなることで業務の負担が減るのは、契約書を電子化する大きなメリットです。
コストの削減
取引先と契約書を締結するためには、印紙代や書類の郵送代など様々なコストがかかります。電子契約にすれば契約書のやり取りもネット上で行えますし、紙媒体の書類が必要なくなるためコストの削減に繋がります。
コンプライアンスの強化
電子契約にすると改ざんが難しくなります。誰かが変更を加えると記録が残るため、すぐに分かってしまいます。契約書の不正を防止しやすくなり、コンプライアンスの強化ができるのが電子契約のメリットです。
保管スペースが不要になる
電子化した契約書は、すべてパソコン内でデータとして保管が可能です。ロッカーや倉庫など、書類を保管するスペースを用意する必要がなくなります。書類でスペースを圧迫される心配がなくなり、スペースを有効活用できるのが大きなメリットです。
閲覧がしやすくなる
契約書の閲覧がしやすくなるのも、電子契約サービスのメリットです。電子データとして契約書が保存されるため、過去のデータの中から閲覧したい情報をすぐに検索することができます。膨大な契約書の中から、目的の書類をすぐに探し出せるのは大きなメリットになるでしょう。
電子契約サービスのデメリット
サイバー攻撃を受けるリスクがある
電子化された契約書類は、サーバー上で管理されています。そのため、サイバー攻撃を受けてしまうと情報漏洩などを起こしてしまう可能性があります。電子契約サービスを導入する場合は、セキュリティ対策にも十分気を配る必要があるでしょう。
取引先相手にも電子化をお願いしなければならない
契約書を電子化し、取引先ともスムーズにやり取りするためには、取引先にも電子契約サービスを利用してもらわなければなりません。取引先を説得する、加入手続きをしてもらうなどの手間がかかるのはデメリットになるでしょう。
電子化出来ない契約書類もある
電子化契約サービスを利用しても、すべての契約書を電子化できるわけではありません。定期借地契約や定期建物賃貸借契約など、紙媒体でしか契約できないものもあるので注意してください。
電子契約サービスを効果的に活用するためのポイント
テンプレート機能がついているサービスを利用する
電子契約サービスを導入することで、業務の効率化を図ることができますが、契約書類を1からすべて作成するのは電子契約書でも時間がかかります。より効果的に電子契約サービスを活用するのであれば、テンプレート機能が充実しているサービスを選ぶとよいでしょう。テンプレートがあれば、契約書の作成にかける時間を短縮できます。膨大な数の契約書を作成する時は、テンプレートをうまく活用することが業務効率を上げるコツです。
契約オペレーションを社員に徹底させる
電子契約サービスを導入しても、それをうまく活用できなければ意味がありません。契約書の作成方法はもちろん、承認や締結などの手順を社員に徹底させることで、より効果的に電子契約サービスを活用できます。契約オペレーションが明確になっていれば、契約書作成の一連の流れがスムーズになるでしょう。
社内規定を明確にしておく
契約書を電子化して契約を結ぶ時には、紙媒体とはルールが変わります。電子契約のルールを社員が把握しておかないと、取引先とトラブルになり業務が停滞してしまう可能性があるので注意してください。電子契約に関する社内規定を明確にし、社員がルールをしっかり把握しておくことが大切です。
おすすめの電子契約サービス
以下の記事では、おすすめの電子契約サービスの概要や特徴について解説しています。
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電子契約サービスを導入して業務の効率化を図ろう！
電子契約サービスは、これまで契約書の作成にかかっていた業務の負担を削減することができます。さらに、印紙代や郵送代などのコストを削減できる便利なサービスです。業務の効率化を図りたい、コストを削減したいと考えている方は、電子契約サービスを導入してみてはどうでしょうか。
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