ペーパーレスが推進される中でハードルとなっているのが契約書類です。その課題解決に向けて電子契約サービスを導入する企業が増えています。しかし、電子契約サービスの利用にあたって機能や選び方などに不安のある方も多いのではないでしょうか。本記事では、電子契約サービスの機能や選び方などについて解説します。
目次
電子契約サービスとは？
「契約」とは取引の主体者が合意した約束の内容を示します。「契約書」は契約の内容を書面に残し、証拠として双方が所持・利用するためのものです。電子契約サービスとは、このような契約における契約書の役割をデジタルデータによって行うためのサービスで、そのために必要となる機能を提供します。
電子契約サービスでは、インターネットのクラウド上に契約書を保管するのが一般的です。そのため、オフィスに契約書の原本を置く必要がなく、必要なときにはどこからでも書類を参照することができます。電子契約サービスでは、電子契約のための機能だけではなく、契約書が電子化されることで生じる利便性も提供していることが多いです。
電子契約サービスが注目されている理由
2020年に政府が省庁改革の一環として「脱ハンコ」を掲げたことで、ペーパーレス化が大きく進むと見られています。この脱ハンコこそ電子契約サービスが注目される大きな理由です。契約書類はハンコを利用することが最も多い書類のひとつで、ハンコが不要となれば、契約書の電子化が大きく進むと予想されています。
また、コロナウイルスの感染拡大によって、テレワークが全国的に大きく普及しました。対面での接触を避ける新たな生活様式はビジネス分野にも及び、契約書を電子化するニーズも高まっています。電子契約サービスなら従来のような押印や社内処理のための出社が不要になるため、サービスの導入を希望する企業も多いです。
電子契約サービスの基本機能
ハンコを使わずに契約が可能な電子契約サービスにはどのような機能があるのでしょうか。さまざまなサービスに共通している基本的な機能を5つ紹介します。
電子署名
電子署名機能は電子契約サービスで必須の機能です。電子署名はタブレットにサインをするようなものではありません。電子ファイルの作成者本人や作成物を確認するための暗号技術です。電子契約サービスでは難しい技術の知識がなくとも、メール認証などによってこの電子署名を簡単に利用することができます。
タイムスタンプ
タイムスタンプも電子契約サービスで必須の機能です。タイムスタンプとは、コンピュータが時間の処理を行うために作成する数字で、このタイムスタンプが記録されることで改ざんの有無を確認することができます。電子契約サービスでは、タイムスタンプは契約書の作成時に自動的に押印されるのでユーザーはほとんど気にする必要がありません。
契約書の検索機能
電子契約サービスの多くが、契約書の検索機能を提供しています。日々増える契約書類は管理が煩雑ですが、電子化することで取引先名や日時、金額などで検索や絞り込みが可能です。
契約書のテンプレート機能
契約書の作成の際に、登録したテンプレートを利用したり過去の契約書をもとにしたりできるサービスも多いです。テンプレートの利用によって契約書の作成をよりスピーディーに行うことができます。
セキュリティ機能
電子契約サービスでは契約書類をクラウド上に保存しますが、強固なセキュリティ環境の中でしっかり管理が行われています。サイバー攻撃に対する防御はもちろん、災害時には事業所に保管するよりも安全です。また、安全な情報の送受信が行えるよう、高度に暗号化された通信を提供し、契約が安全確実に履行されるようサポートします。
電子契約サービスを選ぶ時の比較するポイント
電子契約サービスにはさまざまな種類がありますが、どのようにして適切なサービスを選べばよいのでしょうか。電子契約サービスを選ぶ際に重要なポイントについて3つ紹介します。
１．目的に合っているか
電子契約サービスを利用する場合、その利用目的をしっかりと設定しておくことが導入成功のポイントです。電子契約をすることはあくまで手段であり、電子契約そのものは目的ではありません。「契約書の作成をスピーディーにしたい」「社内の契約書管理業務を効率化したい」「コンプライアンスを強化したい」など、電子契約を導入したい目的を明確にすることが機能選定やサービス選定につながります。
２．セキュリティは万全か
電子契約サービスにおいて、サービス事業者が提供するセキュリティには十分な注意が必要です。多数の契約書が保管されているクラウドは攻撃者から見れば宝の山であり、多くのサイバー攻撃が行われることが予想されます。そのため、セキュリティ機能を重視して選ぶことが大切です。また、データのバックアップや解約時のデータの扱いについてもしっかり確認しておきましょう。
３．費用対効果は見込めるか
電子契約システムは、導入時や運用のためにも費用がかかります。一方で、効果となるのは効率化による売り上げ増や従業員満足度の向上、保管場所の削減による賃料のコストダウンなどです。費用ばかりを気にしてしまい、不便なサービスやセキュリティの脆弱なサービスを導入しないように注意しましょう。
電子契約サービスの導入効果
電子契約サービスを導入することで、どのような効果を期待できるでしょうか。主な効果について3つ紹介します。
１．業務の効率化
電子契約サービスを導入することで最も期待されるのが業務の効率化です。営業部署であれば素早く契約書が作成できるようになりますし、会社に戻らずとも契約書の作成や送付が可能になるため業務効率が高まります。会計や法務・総務など書類の保存を行う部署にとっても契約書の保管や管理が容易になるため便利です。業務が効率化されることで、売り上げ増や従業員満足度の向上、人材資源の有効活用などが期待できます。
２．コストダウン
電子契約サービスを導入することによって、諸々のコストダウンが可能になります。たとえば、書類の保管のために利用していたスペースが不要になってオフィスの有効活用ができるようになり、賃料のコストダウンができる場合も多いです。また、ペーパーレス化が進み、紙やインクといった印刷費も節約できます。また、書面で契約書を発行する場合には契約金額に応じて印紙税が発生しますが、電子契約では印紙が不要になるため、印紙代や印紙を買いに行く手間も省くことが可能です。
３．コンプライアンス強化
電子契約サービスの導入によって、企業のコンプライアンス面にも効果が期待できます。強固なセキュリティによって契約書類が保護されるだけではなく、システムにより契約書類へのアクセス履歴を残すことも可能です。その他にも、システムで法定期間内の削除を防いだり、データのバックアップを行ったりといった機能は大事な契約データの紛失を防ぐことにつながります。
おすすめの電子契約サービス
以下の記事では、おすすめの電子契約サービスの概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】電子契約サービス・システム おすすめ10選を徹底比較（印紙税不要！）
今後のスタンダード！電子契約サービスを導入しよう
電子契約サービスは、オンラインでハンコや書類を必要としない契約を可能にするサービスです。政府でも脱ハンコやペーパーレス化を推進しており、今後は電子契約がスタンダードになっていくと予想されます。電子契約サービスを選ぶ際は導入目的に合ったものを選び、セキュリティや費用対効果をしっかり考えて選びましょう。
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