こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
業務が多数あるなかで、荷物に関して悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。郵便物を受け取るためだけに出社してしまう社員、連絡がきてもどういった郵便物が届いたのか分からないなど様々でしょう。
そこでおすすめなのが郵便物管理サービスです。荷物に関する悩みが解決する、近年話題を集めているサービスですが、具体的にどういったサービスなのか気になるところですね。
本記事では、郵便物管理サービスとはどういったものなのか、メリット・デメリット、選ぶポイントを徹底解説していきます。おすすめの郵便物管理サービスも紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。
目次
郵便物管理サービスとは？
郵便物管理サービスとは、オフィスに出社していなくても郵便物を代理で管理してくれるサービスのことです。郵便物に関する履歴は全てクラウド上で管理されるため、出先でも確認することができます。また、荷物の転送や廃棄に関しても任せることができるため、郵便物に関する業務を軽減することが可能です。
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郵便物管理サービスのメリット
郵便物管理サービスを利用するメリットは、主に以下の4つのメリットがあります。
- 郵便物のための出社をなくし業務効率化
- 不要な接触機会を避け感染リスクの軽減
- ペーパーレス化も可能
- 郵便物の管理がしやすくなる
それぞれ解説していきます。
郵便物のための出社をなくし業務効率化
郵便物管理サービスを利用する1つ目のメリットは、業務効率化に繋がる点にあります。郵便物管理サービスを導入すれば、代理で荷物を管理してもらうことが可能です。そのため、郵便物のための出社をなくすことができます。代理で管理してもらった荷物は、転送または破棄を選択できるので、本当に必要な郵送物のみ受け取ることが可能です。荷物に関する業務を軽減したい会社にはおすすめのサービスでしょう。
不要な接触機会を避け感染リスクの軽減
郵便物管理サービスを導入する2つ目のメリットは、不要な接触機会を避け感染リスクの軽減ができることです。郵便物管理サービスで、郵便物や荷物を管理することで、不要な接触機会を避け、感染リスクを軽減することができます。たとえば、オフィスやマンションなどで共用ポストがある場合、多くの人が行きかい触れることになるため、ウイルスや菌が付着する可能性があるため、それを避けることができます。また、配達員と直接接触することも避けることができます。
ペーパーレス化も可能
郵便物管理サービスを導入する3つ目のメリットは、ペーパーレス化が進むことです。ペーパーレス化とは、紙媒体からデジタル媒体に移行することで、紙の使用量を削減することを指します。具体的には、書類のスキャンや電子メールでの送信、クラウドストレージへのアップロードなどが挙げられます。これにより、紙の使用量が減り、環境保護にもつながります。また、ペーパーレス化により、書類の管理が効率化され、紛失や破損のリスクが低減されます。さらに、オンラインでの手続きや申請が可能になることで、時間やコストの削減にもつながります。
関連記事：ペーパレス化とは？メリット・デメリット・進め方とともに解説 – NotePM
郵便物の管理がしやすくなる
郵便物管理サービスを導入する4つ目のメリットは、郵便物の管理がしやすくなる点にあります。これまでは、郵便物の管理を社内の一部に任せている企業も少なくありません。
しかし、郵便物の管理をアプリ上で管理することによって、自分の郵便物を簡単に把握することが可能です。郵便物の状況が個人で把握できることによって、仕事の段取りもしやすくなるのではないでしょうか。
郵便物管理サービスのデメリット
郵便物管理サービスを導入することによるメリットは多数ありますが、以下のようなデメリットもあります。
- 使い方を学ぶのに時間がかかる
- 利用料金がかかる
それぞれ解説していきます。
使い方を学ぶのに時間がかかる
郵便物管理サービスを導入する1つ目のデメリットは、使い方を学ぶのに時間がかかる点にあります。これは、郵便物管理サービスに限られたことではありませんが、新しいサービスを導入するときは、社員全員にそのサービスの概要を共有し、説明するための時間を設けなければなりません。そのため、企業によっては社員全員が郵便物管理サービスを学ぶための時間がデメリットに感じてしまうこともあるでしょう。
利用料金がかかる
郵便物管理サービスを利用する2つ目のデメリットは、利用料金がかかってしまう点です。各サービス会社も有料で提供しているため、導入するには費用がかかってしまいます。そのため、今どのようなサービスが自社にとって必要なのかを見極めて、費用対効果を考えなければなりません。
郵便物管理サービスを選ぶポイント
郵便物管理サービスを選ぶポイントは、以下の4つがあります。
- 費用の変動有無の確認
- 管理したい郵便物の対象の確認
- 外部ツールとの連携有無
- 受け取り代行の必要性
それぞれ、解説していきます。
費用の変動有無の確認
郵便物管理サービスを選ぶ1つ目のポイントは、費用の変動有無の確認です。今では、郵便物管理サービスを提供している運営元は多数ありますが、オプションサービスも様々です。たとえば、スキャンなどの作業がオプションに含まれるのか、基本料金に含まれるのか、事前に必ず確認するようにしましょう。便利に活用するための郵便物管理サービスですが、効率化したい作業がオプションであれば、コストが増え導入企業の負担になる場合があります。そのため、基本料金でどこまでサービスを提供しているのか把握しておくと安心です。
管理したい郵便物の対象の確認
郵便物管理サービスを選ぶ2つ目のポイントは、管理したい郵便物の対象の確認です。自身の会社に届く荷物が、大きいサイズのものが多いのか、ポストに入るサイズなのかによって選ぶサービス会社も異なります。郵便物管理サービスによっては、対応管理郵便物がポストに入る郵便物のみの場合もあるので、気をつけなければなりません。
外部ツールとの連携有無
郵便物管理サービスを選ぶ3つ目のポイントは、外部ツールとの連携有無です。SlackやChatWorkなどの、普段利用しているツールで通知が届くように設定できるのであれば、新たなアプリなどを導入する手間もありません。そのため、事前に外部ツールと連携できるのか把握しておきましょう。
関連記事：Chatworkと連携できるアプリおすすめ10選を徹底解説！ – NotePM
受け取り代行の必要性
郵便物管理サービスを選ぶ4つ目のポイントは、受け取り代行の必要性です。基本的にオフィスに社員がいる会社であれば、郵便物の管理アプリのみで業務効率化に繋がるでしょう。そのため、ペーパーレス化を目指したい会社や郵便物の管理軽減を考えている会社であっても受け取り代行サービスまでは不要で、管理アプリのみで十分なこともあります。少しでもコストを抑えたい場合は、受け取り代行サービスが本当に必要なのか今一度考えると良いでしょう。
郵便物管理サービスおすすめ5選
トドケール
トドケールは、配達物・郵便物管理ツールです。荷物管理簿は写真で作成することが可能で、受け取りサインも電子化で完結です。郵便物に紐づく書類に関してもPDFで格納・通知・メールによって会計システムに連携することもできます。自分宛の郵便物があれば、通知がくるので、すぐに確認でき安心です。郵便物に関する情報や機能を便利に利用でき、一目で確認できる嬉しいサービスです。
ドトケールの特徴
- Eメール、Slack、Teamsで通知
- ウケワタシサインもすべて電子化
- OCR機能で荷物管理簿を写真から作成
URL: https://www.todoker.com/product_office
SERVCORP
SERVCORPは、貸し住所パッケージによって郵便物を管理してくれます。ネームバリュー抜群のビジネス一等地を提供してくれ、名刺に記載することも可能です。貸し住所パッケージは簡単に準備することができ、オンラインサインアップも可能、クレジットカード支払いによって保証金も不要となります。また、専任のレセプショニストが電話対応し、指示通りに転送を行うため、電話を取り逃すこともありません。利用できる地域は限られてしまいますが、郵送物に関する業務を安心して任せることができます。
SERVCORPの特徴
- ビジネス一等地住所を提供
- 電話秘書代行サービスを提供
- 安全な郵便物と宅配便の管理
URL: https://www.servcorp.co.jp/ja/virtual-offices/virtual-office-services/mail-forwarding/
atena
atenaは、郵便物をメールのように管理することができるサービスです。管理画面は、メールのような使い慣れた画面であるため、簡単に扱うことができるのが魅力でしょう。郵便物は定期的に指定住所に配送することが可能で、お急ぎの場合は最短当日中に配送されます。また、15時までの依頼で当日中にスキャンを完了させることも可能です。郵便物のための出社もなくなり、簡易的に郵便物を管理することができるようになります。
atenaの特徴
- 郵便物はメールのように管理
- 1クリックでPDF化
- 郵便物は定期的に指定住所に転送
URL: https://atena.life/
fuuto
fuutoは、クラウドで管理できる郵便物マネージドサービスです。ハガキや封筒などの郵便物を受け取ることができる住所を発行しており、住所はアカウントごとに異なるため、自分専用の住所となります。また、書類を受け取る負担を軽減するだけではなく、開封への手間も軽減してくれるサービスです。郵便物の管理もメール感覚で可能なため、破棄などの仕分けも在宅で利用できます。必要な書類に関しても指定住所に転送できるので安心です。
fuutoの特徴
- 郵便物受け取り専用の住所をつくることができる
- 書類を受け取り・開封する手間がなくなる
- 郵便物をメール感覚で管理
URL: https://fuu.to/
GMOオフィスサポート
GMOオフィスサポートでは、住所の貸出を基本料金として、必要なオプションサービスをつけることができます。そのため、無駄なく有効的に利用できるのが大きな魅力です。郵送物転送サービスでは、頻度を選ぶことができるため、企業に合うプランを選択できます。郵便物の到着や発送に関しては、普段利用しているLINEで通知が届くので、すぐに把握することができるでしょう。オフィスは、都内5ヶ所・横浜・名古屋・大阪・京都・福岡と限られてしまいますが、最低限のサービスのみで良いと考えている企業にはおすすめの郵便物管理サービスです。
GMOオフィスサポートの特徴
- シンプルな料金体制
- 銀行法人口座の開設も可能
- ラインで通知を受け取ることができる
URL: https://www.gmo-office.com/
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まとめ
本記事では、郵便物管理サービスとはどのようなものなのか、メリット・デメリット、選ぶポイントなどについて紹介していきました。オフィスにいなくても、郵便物を管理してくれる便利なサービスなため、在宅ワークを推奨している企業にもおすすめです。地域によっては利用できないこともあるので、事前に対応地域について確認しておくと安心ですね。今回紹介した郵便物管理サービスは、様々な企業が導入しているため、安心して利用することができます。ぜひお見積りから問い合わせてみてください。
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