こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
「業務が忙しくて人手がほしい」「雑務に追われてしまいメインの仕事に集中できない」といった悩みから、オンライン秘書について調べている方も多いのではないでしょうか。オンライン秘書は、採用プロセスを踏まずにプロに業務を依頼できる大変便利なサービスです。本記事では、オンライン秘書で依頼可能な内容やメリット・デメリットを解説します。さらに、おすすめのサービス会社を7つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
企業活用がおすすめのオンライン秘書とは
オンライン秘書とは、インターネットを活用しオンラインで秘書業務を始めとしたさまざまな業務を行うサービスのことです。依頼できる内容は幅広く、秘書業務のほか、経理や営業事務、さらにはWebコンテンツの作成まで請け負っています。オンライン秘書では、サービス提供会社に所属している在宅スタッフが、実際の業務を行うことが一般的です。結婚や子育て等を機に通勤が難しくなった人が、在宅ワークとしてオンライン秘書で働くことを選ぶ場合も多いです。
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オンライン秘書が行うおすすめの業務
オンライン秘書が行う主な業務を4点挙げます。
- 秘書業務
- 経理・財務等に関わる業務
- 営業事務
- マーケティング支援
それぞれ、解説していきます。
秘書業務
オンライン秘書が行う主な業務の1点目は、秘書業務です。一般的な秘書業務と同じく、多忙な経営者や総務担当のアシストとなる以下のような業務をオンラインでこなしてくれます。
- 会議等のスケジュール調整
- 会議に必要な資料の作成・議事録の作成
- 顧客へのアポイント調整
- 接待予約
- メール対応等
オンライン秘書は、まさにオフィスの秘書のような役割を果たします。
経理・財務等に関わる業務
オンライン秘書が行う主な業務の2点目は、経理・財務等に関わる業務です。例えば以下業務に対応しています。
- 出張申請、出張に伴う交通機関や宿泊施設の予約
- 外注管理
- 経費の精算
- 請求書・見積書・注文書・決算書・事業計画書等の帳票作成
オンライン秘書では、秘書業務だけでなく、経理や財務等専門知識が必要となるような業務にも対応しているサービスも多いです。
営業事務
オンライン秘書が行う主な業務の3点目は、営業事務です。
例えば以下の業務に対応しています。
- 営業事務
- 名刺入力
- マーケティングのアシスタント
- 見積もり作成補助
- 顧客へのオンラインデモンストレーション
- プレゼン資料・企画書・提案書の作成
- 必要な機器の手配等
営業担当のサポートとなる業務にも幅広く対応しています。
マーケティング支援
オンライン秘書が行う主な業務の4点目は、マーケティング支援です。
例えば以下の業務に対応しています。
- Webサイトのコンテンツ作成や更新
- SNSコンテンツの作成や更新
- デザイン編集
- 訪問者のアクセス数解析
オンライン秘書は、サポート業務だけでなく、マーケティング分野の業務依頼にも対応しています。
オンライン秘書がおすすめの理由・メリット
オンライン秘書依頼がもたらすメリットを3点挙げます。
- コスト削減
- プロに任せて本来の業務に集中可能
- 幅広い業務対応が可能
それぞれ、解説していきます。
コスト削減
オンライン秘書依頼がもたらすメリットの1点目は、コスト削減です。オンライン秘書を活用すれば、会社で一から秘書を採用するよりも、コストカットを実現できます。自社でスタッフを採用すると、採用費用や人件費・前任者の引継ぎ時の教育費等が発生し、コストが高くなるかもしれません。しかしオンライン秘書なら、求人・採用のステップを省き、すでにスキルのある人に業務を依頼できるため、コスト削減が期待できるでしょう。
プロに任せて本来の業務に集中可能
オンライン秘書依頼がもたらすメリットの2点目は、プロに任せて本来の業務に集中可能であることです。雑務をオンライン秘書に任せることで、従業員を本来の業務に集中させることができます。例えば営業担当者の場合、本来の業務は商談や顧客とのコミュニケーションです。しかし実際は、商品のデモンストレーションに必要な機器の手配や事務処理・見積書の作成、さらには出張予約や手土産の手配に追われている状況がよく見られます。もしオンライン秘書にそのような業務を代わりに行ってもらえれば、従業員には本業に集中して取り組んでもらうことができます。
幅広い業務対応が可能
オンライン秘書依頼がもたらすメリットの3点目は、幅広い業務対応が可能なことです。オンライン秘書のサービスには、スキルの異なる複数人でチームを組んでもらうよう依頼ができるサービスもあり、活用することで幅広い業務の依頼が可能なります。オンライン秘書のサービス会社1社に依頼するだけで、複数の異なる会社からそれぞれ人材を集めるような手間をかけず、さまざまな業務の依頼ができます。
オンライン秘書を比較する前に知るべき3つの注意事項
オンライン秘書を比較する前に知るべき3つの注意事項を挙げます。
- オフライン業務には基本的に対応していない
- スタッフのスキルが事前に確認しにくい
- 意思疎通がスムーズにいかないことも
それぞれ、解説していきます。
オフライン業務には基本的に対応していない
オンライン秘書を比較する前に知るべき注意事項の1点目は、オフライン業務には基本的に対応していないことです。オンライン秘書は、基本的に対面業務には対応していません。オンラインでの業務対応となるため、書類の受け渡しや発送等の紙媒体を介した業務には対応していない会社がほとんどです。ただし、一部オフライン業務にも対応している会社もあるため、各会社に問い合わせてみると良いでしょう。
事前にスタッフのスキルが判断できない
オンライン秘書を比較する前に知るべき注意事項の2点目は、事前にスタッフのスキルが判断できないことです。オンライン秘書に業務を依頼する場合、担当するスタッフのスキルがわからない状態で依頼することになります。オンライン秘書の会社から指定されたスタッフが業務を担当しますが、こちらの要望をすべて満たしたスタッフが配置されるとは限らず、要求した業務をすべてこなせない場合も考えられます。不安な場合は、会社のフォロー体制を確認しておいたり、あらかじめ依頼内容を詳しく伝えておいたりすると良いでしょう。
意思疎通がスムーズにいかないことも
オンライン秘書を比較する前に知るべき注意事項の3点目は、意思疎通がスムーズにいかないこともあることです。オンライン秘書の担当スタッフとは、メールや電話・ビデオ通話等、相手の表情が見えにくいツールでやり取りを行うことになります。そのため、意思疎通がスムーズに行えず、コミュニケーション不足に起因するミスが発生する可能性もあります。このようなミスを防ぐには、依頼内容を担当スタッフに「明確に」「具体的に」「わかりやすく」伝えることが大切です。
オンライン秘書のおすすめの選び方
オンライン秘書のおすすめの3つの選び方を挙げます。
- 料金体系を確認する
- セキュリティ対策
- 対応業務
それぞれ、解説していきます。
料金体系を確認する
オンライン秘書のおすすめの選び方の1つ目は、料金体系を確認することです。料金体系が自社に見合っているかを確認して依頼することが大切です。まず自分たちが希望する依頼内容や依頼期間をしっかり把握したうえで、各サービス会社の料金を確認しましょう。オンライン秘書のサービスでは、依頼内容によって料金体系や契約期間が異なります。無料トライアルを行っているサービス会社も多いため、どのサービスを選ぶか悩んだ際には一度利用してみるのも良いでしょう。
セキュリティ対策
オンライン秘書のおすすめの選び方の2つ目は、セキュリティ対策です。秘書業務は個人情報や企業機密情報を取り扱う業務であることや、インターネットを介したやり取りになることから、セキュリティ対策がなされているか必ず確認する必要があります。各スタッフに対して秘密保持契約を締結しているか、情報管理教育を実施しているか等、情報セキュリティに対する取り組みがあるかを細かく確認しましょう。
対応業務
オンライン秘書のおすすめの選び方の3つ目は、対応業務です。自社が依頼したい業務に対応可能な会社であるかを確認しておく必要があります。サービス会社によって対応業務の内容や範囲が異なるため、必ずチェックしておきましょう。例えば、英語でメールのやり取りを行う機会がある場合は、外国語にも対応できるかどうかを確認しておく必要があります。
オンライン秘書おすすめ8選を比較
オンライン秘書おすすめ8選について、以下に紹介します。
フジ子さん
フジ子さんは「テレワーク先駆者百選」にも選ばれた、代表的なオンライン秘書サービスです。フジ子さんの特徴はリーズナブルな料金体系です。「持続可能」な料金体系を最も大切にしていると掲げており、継続して利用することで従業員の貴重な時間を本業に費やしてもらうことができます。
フジ子さんの特徴
- 業界水準のおよそ半額！リーズナブルなプランを展開
- 柔軟なプラン変更や翌月解約もできるため人件費の調整に最適
- 最新のセキュリティ技術と徹底した情報管理教育で安心依頼
HELP YOU
HELP YOUは、専門性の高い業務も行える優秀なアシスタントチームが揃っています。バックオフィス業務に特化したサービスと、専門性のある高い価値を提供するスペシャリストサービスの2つが用意されており、依頼内容に合わせて選択することができます。他では依頼できないような専門的な業務も対応可能であり、対応分野の幅広さが特徴です。
HELP YOUの特徴
- 専門性の高い対応が可能なスペシャリストサービスが選べる
- 海外進出サポートやコスト削減のコンサル提案等対応業務の幅が広い
- 複数の人材にまとめて業務依頼が可能
URL: https://help-you.me/
i-Staff
i-Staffでは、採用率1％の厳しい基準をクリアした優秀な人材が対応します。また対応に満足できなかった場合、返金対応を行っているのが大きな特徴です。スピーディーで確実な対応を行うことを掲げており、お客様の満足度に重点をおいた会社です。
i-Staffの特徴
- 厳しい採用基準とテストをクリアしたスタッフが在籍
- 発送業務等のオフライン業務にも対応
- 満足できなかった場合は返金可能！返金保証つき
URL: https://i-staff.jp/
ビズアシスタントオンライン
ビズアシスタントオンラインでは、より確実な依頼者とスタッフのマッチングができます。依頼者から業務内容のヒアリング後、最適なスタッフを提案し、あらかじめスタッフと面談することが可能です。また業務開始後のサポートも手厚く、マッチングから業務終了まで安心して進めることができます。
ビズアシスタントオンラインの特徴
- 全国約320万人の人材データベースをもとに要望に添ったスタッフを提案
- 業務開始後も双方への定期的なフィードバックで円滑な業務をサポート
- 独自開発のタイムカードシステムで在宅でも安心して依頼できる
URL: https://bizasst.jp/client/
source
sourceは、社会人歴10年以上のキャリアのある女性をスタッフとして採用しています。そのため、長い実務経験のある信頼できるスタッフに、自社で採用する場合にかかるようなコストをかけず、秘書業務や経理のほか営業サポートの対応等行ってもらうことが可能です。
sourceの特徴
- 社会人歴10年以上のキャリア女性のみ在籍
- 実務能力だけでなく人柄も重視して採用されたスタッフが揃っている
- 無料体験後の丁寧なヒアリングで最適な料金体系のご案内
URL: https://towing-women.com/
e秘書
e秘書はほかのオンライン秘書のサービスと異なり、電話代行サービスに特化した会社です。電話代行とは、自社にかかってきた電話を代わりに応対するサービスです。e秘書は数多くの大手企業の導入実績を持ち、高品質な対応が期待できます。また大企業だけでなく小規模ビジネスでも導入しやすい料金体系となっています。
e秘書の特徴
- 電話代行歴35年以上、契約者数24,000社の大手電話代行サービス
- 高品質はそのままに小規模ビジネスでも導入しやすい料金体系
- 情報セキュリティ研修やスタッフの応対品質を調査し高品質のサービスを維持
URL: https://www.tas.bell24.co.jp/
SUPPORT＋iA
SUPPORT＋iAは、庶務・財務・人事・労務・総務等のバックオフィス業務を専門とするサービス会社です。SUPPORT＋iAでは、税金や労務等に関する専門的な分野に特化しており、決算や相談確定申告の相談にも対応しています。また、運営会社が税理士法人のグループ会社であるため高品質が期待できます。
SUPPORT＋iAの特徴
- 税理士や社労士が扱う専門的な分野について気軽にサポートが受けられる
- 少ない依頼時間からプランの選択が可能
- 東京23区内ならオフライン業務にも対応可能
URL: https://grancers-group.com/lp/supportia01
スーパー秘書
スーパー秘書では、一般事務業務だけでなく動画編集やライティングといった分野も対応しています。また、窓口コーディネーターが業務のヒアリングから導入までを手厚くサポートし、必要な場合はさまざまな業務を組み合わせたパッケージ対応の提案まで行ってくれます。
スーパー秘書の特徴
- 業務のヒアリングにより最適な導入プランをコーディネート
- 動画編集やWeb更新・ライティング等の専門業務にも対応
- 顧客対応の社内訓練を受けたスタッフが業務対応
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まとめ
本記事では、オンライン秘書のメリット・デメリットや選び方を始め、おすすめのオンライン秘書のサービス会社を紹介しました。オンライン秘書を活用すれば、企業の課題に沿った解決策となる対応を、低コストで実現することが可能です。具体的にどのような業務を依頼したいか、どのくらいの期間依頼したいかを自社で明らかにしたうえで、各サービス会社の料金体系や対応可能業務を比べることをおすすめします。
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