法務に携わるメンバーが持つナレッジや法務に関する知識を組織内で共有したい、と考えている企業担当者もいらっしゃるかと思います。多様化が求められるビジネスで法務に関わる人材が限られている中、企業が多くの問題を解決するためには法務にこそナレッジ共有を行うべきといえます。本記事では、ナレッジ共有が必要な理由と業務内容、メリットや実現する方法について紹介します。
法務部門のナレッジ共有に最適なツール「NotePM」
目次
法務にこそナレッジ共有が必要
企業法務におけるナレッジ共有の必要性は、年々高まりを見せています。それは、顧客からのニーズとして、対応スピードの向上や高品質化が様々なビジネスにおいて求められているためです。法務業務においても、市場の動向に合わせて管理業務の対応が複雑化しており、新しい知識を効率的に学び、個人の専門性を高める必要があります。
しかし、ナレッジを共有しない状態で一から法務に関する知識を得ようとすると、勉強時間と内容のボリュームが一気に増えてしまい、本業に支障をきたしてしまいます。そこで、法務の各メンバーが持っているナレッジを社内wikiなどの仕組みによって共有できれば、法務業務に属するメンバー全員が公開されている情報に簡単にアクセスでき、知りたい知識をすぐに得て課題を解決できるなどのメリットがあります。
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法務部門のナレッジ共有に最適なツール「NotePM」
ナレッジ共有をすべき法務の業務内容
ナレッジ共有をすべき法務の業務内容として、最初のステップにおすすめしたいのが契約書作成に関する業務です。理由として、一定化しやすい業務であること、結果を得られやすいという2点が挙げられます。例えば、取引先との契約書レビューに関しては、リーガルテックに関するルールが一定化されているためナレッジそのものをデータ化しやすいといえます。また、契約書レビューに関する工数をナレッジ共有によってどれくらいの時間減らすことができるか、1日に契約書対応件数が何件増えたかなど、対策前後で定量的な効果確認を容易に行えます。
また、法律関連の情報・行政手続きの進行状況・方法論やノウハウ・社内勉強会の情報共有に関して、社内wikiツールの「NotePM」を活用している導入事例がありますので参照してみてください。
関連記事：【導入事例】証券・金融のプロ集団の業務知識やノウハウを形式知として残す – クラウドバンク株式会社
法務でナレッジ共有するメリット
法務でナレッジ共有するメリットについて、以下4点を解説します。
- 属人化の解消
- 業務効率化
- 知識の可視化
- 品質向上
それぞれ、解説していきます。
属人化の解消
法務でナレッジ共有するメリットの1点目は、属人化の解消です。法務業務は一般的に一定化しているものが多いです。一方で、この領域はこの人しか知らないという属人化した状態になりがちでした。しかし、適切にナレッジ共有できれば、どのメンバーが作業しても一定品質のアウトプットを出せるようになります。法務業務のメンバーが退職・異動しても、リソース変動の影響を小さく済ませることが可能です。
また、属人化で業務が偏ることにより特定メンバーの業務量が多くなってしまう状態も、ナレッジを共有すれば誰もが同じように対応できるようになります。これまで多忙だったメンバーも問い合わせが減り、空いた時間でこれまで取り掛かれなかった業務に着手することができます。
業務効率化
法務でナレッジ共有するメリットの2点目は、業務効率化です。従来では、古い知識や過去に蓄積されたはずだが行方が分からないナレッジに関して知識を得ようとすると、知っているメンバーに確認したり、資料を一から調べたりする必要がありました。
しかし、社内wikiなどのナレッジ共有ツールを使えば、知りたい情報を適切なタイミングで簡単に取り出すことが可能になり、すぐに課題解決できます。特にナレッジ共有機能がある社内wikiを使うことで、これまで要していた検索にかける時間を大きく短縮できるようになります。また操作性が分かりやすくなることで業務スピードも向上し、従業員の業務効率化につながります。法務に関する業務はデータ蓄積や検索など、テクノロジーとの相性が良い領域であり、関連しているサービスも多くあります。
知識の可視化
法務でナレッジ共有するメリットの3点目は、知識の可視化です。法務業務を行なうメンバーそれぞれの法務に関するスキルをナレッジとして社内wikiなどで共有することで、専門的な法務知識が可視化されます。これにより、業務の全体像が見え、法務業務に属するメンバー全員が共通認識を持ち、課題を解決できることが可能となります。
品質向上
法務でナレッジ共有するメリットの4点目は、品質向上です。ナレッジ共有を行えば、誰でも一定の基準で文書のチェックを行えるようになります。品質を維持した業務がだれでも可能になるため、初めて担当するメンバーでも、文書の見落としを減らせるためです。法務業務のナレッジ共有は、法律面での判断やアドバイス、契約書の修正にも効果的です。
法務部門のナレッジ共有に最適なツール「NotePM」
法務のナレッジ共有を実現する方法
法務のナレッジ共有を実現する方法について、以下3点を解説します。
- 現状分析
- 企画立案
- 実装
それぞれ、解説していきます。
現状分析
法務のナレッジ共有を実現する方法の1点目は、現状分析です。まずは法務業務において、課題が何であるかを特定することが重要です。例えば、業務の属人化、市場のスピードにリーガルチェックなどの法務対応が追いついていない、などの課題があります。何のためにナレッジ共有をすべきなのか、現状のどの部分を改善する必要があるのか、自社の現状を洗い出すことで、これから行う対策を検討していきます。
企画立案
法務のナレッジ共有を実現する方法の2点目は、企画立案です。現状分析で課題を特定したあと、それを解決するための方法や内容を企画立案で確定していきます。おすすめの解決方法が、社内wikiなどのナレッジ共有に適したツール・サービスの利用です。ナレッジ共有ツールを使えば、マニュアル・手順書・ノウハウなどを簡単に蓄積でき、バージョン管理や閲覧履歴管理も行えます。これにより、いつ更新された情報なのか、誰が何の情報を閲覧したのかを特定することも容易になため、最新情報での対応や頻度の高い業務の分析などが行えます。
現状分析で特定した課題を解決するために、企画立案ではしっかりと検討を行ってください。ナレッジ共有ツールには無料で使えるツールや無料トライアル期間のあるツールもあるので、実際に試して使ってみるのもおすすめです。
実装
法務のナレッジ共有を実現する方法の3点目は、実装です。ナレッジ共有する内容を確定したあとは、その内容をツール・サービスに落とし込んでいきます。大切なのはシステム管理者しか対応できないような複雑な実装するのではなく、誰もが簡単に操作・更新できるようにすることです。現場や課題を抱えている方が直接書き込むことができれば、最新の知識を蓄積し、市場の対応も迅速に行えます。
関連記事：社内のナレッジ共有はどう進める？何をどのように共有すべきか解説
まとめ
本記事では、法務業務でナレッジ共有すべき理由・対象業務・メリット方法について解説しました。業務を遂行する上で、法務担当一人一人が持つ専門的な知識を誰もが知るためには、ナレッジ共有が必要不可欠です。ナレッジ共有におすすめの社内wikiツールである「NotePM」なら、ノウハウを残し共有することで、法務に関する業務効率を格段に向上できます。
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