法務部門でのナレッジマネジメントとは？課題と成功のポイントを解説

法務に携わるメンバーが持つナレッジや法務に関する知識を組織内で共有したい、と考えている企業担当者もいらっしゃるかと思います。

多様化が求められるビジネス環境で法務に関わる人材が限られている中、企業が多くの問題を解決するためには、法務にこそナレッジマネジメントを行うべきです。

本記事では、ナレッジ共有が必要な理由や業務内容、メリット、実現方法について紹介します。

法務にこそナレッジマネジメントが必要

法務においては、ナレッジマネジメントが不可欠です。

法務部門は契約管理や法改正対応、社内相談など多岐にわたる業務を担い、専門性の高さから情報が属人化しやすい領域です。

個人の経験や判断に依存してしまうと、担当者の異動や退職のたびに貴重なノウハウが失われ、同じ問題に再び直面するリスクが高まります。

また、法律や規制は頻繁に変化するため、最新情報を組織全体で共有できなければ、対応の遅れや誤った判断につながりかねません。

ナレッジマネジメントを実施すれば、業務効率化や人材育成、リスク低減といった複数の効果を同時に実現できます。

法務こそが積極的にナレッジマネジメントに取り組むべき領域だといえます。

ナレッジマネジメントとは

そもそもナレッジマネジメントとは、企業や組織に蓄積された知識や経験を整理・共有し、全体で活用できるようにする仕組みのことです。

とくに法務部門では、契約書のチェック方法や過去のトラブル対応事例など、個々の担当者に依存しやすい知識があります。

共有資産に変えることで、業務の効率化やリスク低減が可能になります。

ナレッジマネジメントの利点は次の通りです。

組織内の知識や経験を共有・活用できるようにする
暗黙知を形式知に変換して継承可能にする
業務効率の向上や意思決定の迅速化につながる

ナレッジマネジメントは単なる情報整理にとどまらず、組織全体の競争力を支える基盤となります。

とくに法務領域では、属人化しやすい知識を組織的に活かすために欠かせない考え方といえます。

法務でナレッジマネジメントが有効な業務内容

法務部門の業務は幅広く、専門性が高いため属人化しやすい傾向にあります。

そこでナレッジマネジメントを導入することで、知識を蓄積し組織全体で活用する仕組みを作ることが大切です。

以下では、法務においてナレッジマネジメントが有効な業務を整理します。

契約関連業務
コンプライアンス・法改正対応
紛争・トラブル対応
社内相談・法務サポート
社内規程・ルール管理

契約関連業務

契約業務は法務部門の中核を担う分野です。

具体的な業務は以下の通りです。

契約書の作成・レビュー
取引条件や契約交渉の記録管理
契約書のひな形・標準条項の整備と改訂履歴の管理
契約リスクの抽出など

契約書の作成やレビュー、修正の履歴、交渉の過程などを記録し体系化することで、過去の知見を将来の判断に活かせます。

また、契約書のひな形や標準条項を整備し、リスクの高い条文の修正文例を蓄積すれば、属人化を防ぎつつ効率的なレビューや交渉が可能になります。

コンプライアンス・法改正対応

法改正やガイドラインの更新に迅速に対応するためには、知識の整理と共有が欠かせません。

コンプライアンス・法改正対応の具体的な業務は以下の通りです。

法改正や新ガイドラインの情報収集と要点整理
改正内容が自社に与える影響の分析
社内規程や契約書ひな形への改訂の反映
対応フローやチェックリストの策定・展開など

改正の要点をまとめ、社内への影響を分析した記録を残すことで、次回以降の改正時に参照できます。

さらに、対応手順をチェックリストやフローチャートとして整理すれば、業務を標準化し属人的な判断に頼らない仕組みづくりが進みます。

紛争・トラブル対応

紛争や仲裁、トラブル対応といった業務も属人化しやすく、ナレッジマネジメントが有効です。

紛争・トラブル対応の具体的な業務は以下の通りです。

事実関係の整理
社内関係者への報告・連携
証拠保全の実施
外部弁護士の選定・初期相談

過去の裁判例や社内での解決事例を記録し、外部弁護士から受けた助言も含めてナレッジ化しておけば、新たなトラブルが発生した際に迅速かつ一貫した対応が可能になります。

これにより、担当者ごとの差が小さくなり、組織として安定した対応力を持てるようになります。

社内相談・法務サポート

日常的に寄せられる契約、知的財産、労務、規程などの社内相談も、ナレッジマネジメントが有効です。

社内相談・法務サポートの主な内容は以下の通りです。

契約内容や規程に関する相談対応
知的財産、労務、取引条件などの法務判断
対応内容や判断理由の記録とFAQ化
部署横断で利用できる回答方針の整理

相談内容と回答を記録し、FAQ化することで、同じ質問への対応時間を削減できます。

また、回答方針を整理して共有すれば、社内全体で判断基準を統一できるため、業務の一貫性を保ちやすくなります。

社内規程・ルール管理

就業規則や社内規程の更新は、企業活動の基盤を支える業務です。

社内規程・ルール管理の具体的な業務は以下の通りです。

就業規則や社内規程の策定・更新・周知
改訂履歴や改定理由の記録と管理
規程の適用範囲や関係する契約・業務の確認
社員への周知や教育資料の作成

最新の規程や改定履歴を体系的に管理し、改定の背景や目的を記録しておくことで、後任者も変更の理由を理解しやすくなります。

こうした記録があれば、ルールの運用が属人化せず、組織全体で安定した運用が可能になります。

法務でナレッジマネジメントを行うメリット

法務でナレッジマネジメントを行うメリットについて、以下4点を解説します。

属人化の解消
業務効率化
知識の可視化
品質向上

属人化の解消

法務でナレッジマネジメントを行うメリットの1点目は、属人化の解消です。法務業務は一般的に定型化しているものが多いです。

一方で、この領域はこの人しか知らないという属人化した状態になりがちでした。

しかし、適切にナレッジマネジメントできれば、どのメンバーが作業しても一定品質のアウトプットを出せるようになります。

法務業務のメンバーが退職・異動しても、リソース変動の影響を小さく抑えることが可能です。

また、属人化で業務が偏ることにより特定メンバーの業務量が多くなってしまう状態も、ナレッジを共有すれば誰もが同じように対応できるようになります。

これまで多忙だったメンバーも問い合わせが減り、空いた時間でこれまで取り掛かれなかった業務に着手できます。

業務効率化

法務でナレッジマネジメントを行うメリットの2点目は、業務効率化です。

従来は、古い知識や過去に蓄積されたはずだが行方がわからないナレッジに関して知識を得ようとすると、知っているメンバーに確認したり、資料を一から調べたりする必要がありました。

しかし、社内wikiなどのナレッジ共有ツールを使えば、知りたい情報を適切なタイミングで簡単に取り出すことが可能になり、すぐに課題解決が可能です。

とくに、ナレッジ共有機能がある社内wikiを使うことで、これまで検索に要していた時間を大きく短縮できます。

また、操作性が向上することで、従業員の業務効率化につながるでしょう。

知識の可視化

法務でナレッジマネジメントを行うメリットの3点目は、知識の可視化です。

法務担当者それぞれの知見をナレッジとして社内wikiなどで共有することで、専門的な法務知識が可視化されます。

可視化することで、業務の全体像が見え、法務業務に携わるメンバー全員が共通認識を持ち、課題を解決できることが可能となります。

品質向上

法務でナレッジマネジメントするメリットの4点目は、品質向上です。

ナレッジ共有を行えば、誰でも一定の基準で文書のチェックを行えるようになります。

なぜなら、一定の品質を保って業務を遂行できるようになり、はじめて担当するメンバーでも、文書の見落としを減らせるためです。

法務業務のナレッジ共有は、法律面での判断やアドバイス、契約書の修正にも効果的です。

法務でナレッジマネジメントが行われていない場合の課題

法務でナレッジマネジメントが行われていないと、情報が属人化して業務の効率・精度が損なわれます。

さらに、法的リスクの増大や組織の信用低下にも直結します。以下のような課題が典型的です。

個人フォルダやメールに情報が分散される

ナレッジが個人に閉じていると、必要な情報にアクセスできず業務が滞ります。

具体的には次のような状況です。

契約書や審査コメントが個人PCやメールに保存される
担当者不在時に過去の交渉条件や修正履歴が確認できない
同じ問い合わせや交渉を繰り返す
情報検索に時間がかかり、意思決定が遅れる

こうした「情報の分断」は、業務の再現性を奪い、組織全体の生産性を下げます。

組織として知識を活かす体制を整えることが急務といえるでしょう。

更新管理が曖昧で古い情報が使われる

情報の鮮度が管理されないと、誤った知識を前提に業務が進んでしまいます。

以下のようなケースでは、かえって非効率になってしまいます。

法改正に対応していない契約ひな形や規程を使用する
複数バージョンが並存し、どれが最新か判断できない
古い法解釈や判例を参照して、顧客への説明に齟齬が生じる
更新履歴が残らず、改定の理由や経緯が不明になる

結果として、社内外で不信感が生まれ、法務部門の信頼性そのものが揺らぎます。

正確な情報を維持できる仕組みがなければ、法務の役割を果たすことは困難です。

法務担当者の異動・退職でノウハウが蓄積されない

ナレッジが形式知化されないまま法務担当者の異動・退職などで人が入れ替わると、貴重なノウハウが失われます。

ナレッジが蓄積されていないと以下のような事態にもなりかねません。

交渉スキルや審査の勘所が個人依存で引き継がれない
修正文例や判断理由が記録されず再現できない
新任者がゼロから同じ失敗や試行錯誤を繰り返す
育成に余計な時間がかかり、教育コストが増える

ノウハウが流出してしまうと、組織の成長を阻害します。さらに、後任者が過去の判断基準を理解できないまま業務を進めると、判断の一貫性が失われ、リスク管理も不安定になります。

知識を個人から組織の資産へ移す仕組みが欠かせません。

契約審査や相談対応が属人化している

契約審査や相談対応などの判断基準が共有されないと、業務の質が属人化されます。

属人化すると、次のような問題が起きやすくなります。

契約審査の水準やリスク認識にばらつきが出る
特定の人に聞かないと進めない体制になる
一部担当者に業務が集中し負荷が偏る
判断の一貫性がなく社内外に混乱を招く

属人化を放置すれば、業務の持続性が損なわれます。担当者が抱える負担は増し、離職や疲弊につながる恐れもあります。

法務にナレッジマネジメントを導入する方法

法務のナレッジマネジメントを実現する方法について、以下3点を解説します。

現状分析
企画立案
実装

現状分析

法務のナレッジマネジメントを実現する方法の1点目は、現状分析です。

まずは法務業務において、課題が何であるかを特定すしましょう

たとえば、業務の属人化、市場のスピードに法務対応（リーガルチェックなど）が追いついていない、などの課題があります。

何のためにナレッジマネジメントをすべきなのか、現状のどの部分を改善する必要があるのか、自社の現状を洗い出すことで、これから行う対策を検討していきます。

企画立案

法務のナレッジマネジメントを実現する方法の2点目は、企画立案です。

現状分析で課題を特定した後、それを解決するための方法や内容を企画立案で確定していきます。

おすすめの解決方法は、社内wikiなどのナレッジ共有に適したツール・サービスの利用です。

ナレッジ共有ツールを使えば、マニュアル・手順書・ノウハウなどを簡単に蓄積でき、バージョン管理や閲覧履歴管理も行えます。

これにより、いつどの情報が更新されたのか、誰がどの情報を閲覧したのかを特定することも容易になるため、最新情報に基づく対応や頻度の高い業務の分析などが行えます。

現状分析で特定した課題を解決するために、企画立案ではしっかりと検討を行ってください。

ナレッジ共有ツールには無料で使えるツールや無料トライアル期間のあるツールもあるので、実際に試して使ってみるのもおすすめです。

実装

法務のナレッジマネジメントを実現する方法の3点目は、実装です。

ナレッジとして管理する内容を確定した後は、その内容をツール・サービスに落とし込んでいきます。

大切なのはシステム管理者しか対応できないような複雑な実装をするのではなく、誰もが簡単に操作・更新できるようにすることです。

現場の担当者が直接書き込めれば、最新の知識を蓄積し、市場への対応も迅速に行えます。

関連記事：ナレッジ共有とは？進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介

法務のナレッジマネジメントを成功させる3つのポイント

法務でナレッジマネジメントを浸透させるには、単に仕組みを導入するだけでは不十分です。

現場に定着し、継続的に運用される体制を作ることが求められます。

以下の3つのポイントを押さえることで、法務でのナレッジマネジメントを効果的に機能させられます。

現場・担当者の意見を反映する
情報漏えい対策を徹底する
継続的な運用体制を構築する

現場・担当者の意見を反映する

ナレッジマネジメントは法務の現場で活用されてこそ意味があります。

そのため、仕組みづくりの段階から担当者の声を反映することが欠かせません。

具体的には次のような取り組みが重要です。

日常業務で直面する課題をヒアリングする
トップダウン型ではなく、現場が使いやすい仕組みを優先する
定例会議やワークショップで改善案を吸い上げる場を設ける

自分たちの業務を楽にする仕組みだと感じてもらえれば、自然と活用が広がります。現場主導で育てていく仕組みこそ、長く続くナレッジマネジメントの基盤になります。

情報漏えい対策を徹底する

法務が扱う情報は機密性が高く、適切なセキュリティを確保しなければトラブルにつながる恐れがあります。

ナレッジマネジメントの仕組みにも、情報管理の視点を組み込む必要があります。

その際に押さえるべきポイントは以下の通りです。

契約書データや機密情報にはアクセス権限を必ず設定する
誤送信・誤共有を防ぐため、フォルダ単位やページ単位で閲覧制限を設ける
ログ管理やアクセス履歴を確認できる仕組みを導入し、監査に対応できるようにする

情報漏えいが一度でも起きると、ナレッジマネジメント自体への信頼が揺らいでしまいます。

セキュリティ面において問題のない仕組みを作ることで、安心して知識を共有できる環境が整い、運用の継続性にもつながるでしょう。

継続的な運用体制を構築する

ナレッジマネジメントは導入して終わりではなく、日々の更新と改善が重要であり、継続的に運用できる体制づくりが必要です。

実際に運用体制を構築するために、取り組むべき内容は次の通りです。

定期的なナレッジレビューのスケジュールを設定する
法改正や契約ルールの変更に即応できる担当者・体制を明確にする
ナレッジ更新を評価指標に組み込み、制度的に継続性を担保する

仕組みを定期的に点検・改善し、常に最新の情報を共有すると、生きたナレッジとして利用できます。

さらに、人事評価と連動させることでナレッジを更新すること自体が業務と認識され、組織に根付いていくでしょう。

法務にナレッジマネジメントを効率的に導入する方法

ナレッジマネジメントを効率的に導入するためには、いきなり全業務を対象にするのではなく、まずは成果が見えやすく影響範囲が広い領域から始めることが効果的です。

とくに契約管理や法改正対応といった業務は利用頻度が高く、改善効果を実感しやすいため、導入の第一歩に適しています。

その際、ナレッジマネジメントツールの利用がおすすめです。

ナレッジマネジメントツールの「NotePM」であれば、契約書や法務マニュアル、FAQを全文検索できるため、必要な情報をすぐに見つけられます。

URL：https://notepm.jp/

案件ごとや法改正ごとに階層的に情報を整理でき、過去の改訂履歴も簡単に追跡可能です。

効果が分かりやすい領域での成功体験を積み重ねることで、法務部門全体にナレッジマネジメントの価値を浸透させやすくなります。

法務・バックオフィスのナレッジマネジメント導入事例

実際にナレッジマネジメントを導入した企業の事例を見てみると、情報共有の仕組みを整えることがいかに業務効率や組織文化に影響するかがわかります。

株式会社ラクス

株式会社ラクスでは、急成長に伴って組織の人数が増える中、ナレッジが各所に分散し、必要な情報にすぐたどり着けないという課題を抱えていました。

手順書や契約関連書類が散在していたため、新しく入社した社員は「どこを見れば正しい情報があるのか」がわからず、検索に多くの時間を費やしていたのです。

NotePMを導入して情報を一元管理した結果、情報を探す時間は従来の6〜7割程度まで短縮されました。

検索にかかる工数が減ったことで、社員は本来の業務に集中できるようになり、組織全体の生産性向上につながっています。

株式会社ADX Consulting

株式会社ADX Consultingでは、社内の問い合わせがバックオフィスや部門責任者に集中し、対応に膨大な時間を取られることが負担となっていました。

とくに同じ内容の質問が繰り返されることも多く、対応に1日1〜2時間、多いときには半日を費やすこともありました。

NotePMを導入し、全社員が情報にアクセスできる環境を構築したことで、同じ質問への対応が不要となり、問い合わせ対応にかかる時間は30分程度まで大幅に削減されたのです。

情報がプロジェクトを超えて活用されるようになり、業務効率と社員の負担軽減が同時に実現しています。

株式会社エンファクトリー

株式会社エンファクトリーでは、バックオフィス業務が属人化してしまい、情報共有の仕組みが整っていないことが課題でした。

就業規則や請求書フォーマット、人事関連規程といった基盤となる情報を「全社ノート」に集約し、社員が迷うことなく必要な資料にアクセスできる環境を整備しました。

その結果、「NotePMを見ればわかる」という文化が組織に定着し、情報が属人化せずに組織全体で活用されるようになっています。

さらに、ナレッジの活用をバックオフィスの評価指標に取り入れたことで、情報共有への意識が高まり、日常業務の効率化と組織文化の醸成が両立しました。

法務にナレッジマネジメントを導入しよう

法務でナレッジマネジメントを進める上では、検索性や情報の整理、改訂履歴の追跡といった機能がとくに大切です。

ナレッジマネジメントツールのなかでも、NotePMは契約管理や法改正対応、バックオフィス業務など幅広い領域で力を発揮します。

主に以下の機能がバックオフィス業務に役立ちます。

契約書やマニュアルを全文検索できる機能
案件や改正ごとに階層的に整理できる構造
過去の改訂履歴を容易に追跡できる

法務の知識やノウハウを属人化させず、組織全体で活かせるようにするためには、適切なツール選びが欠かせません。

NotePMは、現場での使いやすさと管理機能を両立しており、法務のナレッジマネジメントを効率的に実現できます。ぜひ無料トライアルも活用してみてください。