組織パフォーマンスを向上させる「ナレッジ共有」のメリットからツールの選び方を紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

時代とともに「ナレッジ共有」という言葉が注目されているのを知っていますか。ナレッジ共有が上手く実現すれば、組織力はますます高まります。業務効率が改善され、売上に好影響を及ぼすことも珍しくありません。この記事では、ナレッジ共有の詳しい概念からメリット、実現のために必要とされるツールまで徹底的に解説していきます。

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ナレッジ共有とは

「ナレッジ」とは英単語の「knowledge（知識）」をカタカタ表記したものです。ただ、日本ではビジネス用語として用いられることが一般的となっているため、企業経営についてポジティブな影響をもたらす知識や経験、事例などをまとめてナレッジと称しているのです。たとえば、ベテラン社員がある分野において見出したノウハウ、顧客の消費傾向などがナレッジに該当します。ただし、ナレッジが個人の頭の中にあるだけでは企業の発展に大きな貢献ができません。特定の従業員の能力に依存している状態なので、本人が関わっていないプロジェクト、チームでは期待した成果を出しにくくなるからです。そこで、企業やチーム内で有益な知識を「ナレッジ共有」していくことが大切です。

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ナレッジ共有のメリット

企業におけるナレッジ共有には「パフォーマンス向上」というメリットがあります。わずかな人材のみ優れた仕事をするのではなく、彼らのナレッジを組織全体で共有することにより、全体的なスキルの底上げを目指せます。結果的に企業力が向上し売上増加などにつながるのです。また、「業務効率化」も無視できません。すでに記録されている情報や知識を共有すれば、他のメンバーが自力でリサーチする必要がなくなります。結果的に、組織全体の仕事がスムーズに変わります。

そのほか、「形式知」を増やしていける意味合いも大きいでしょう。個人が感覚的に行ってきた「暗黙知」を論理的に分析し、「形式知」に置き換えることで知識はマニュアル化されます。そして、組織内の人間なら誰でも参照できる技術として語り継がれていくのです。

共有しないと起こりえる問題

仮にナレッジ共有を怠っていると、有益なノウハウが失われやすくなってしまいます。一部の有能な人材が退社したり異動したりするだけで、遺されたメンバーは今までのように問題を処理できなくなるでしょう。また、誰かがすでに解決法を見つけた課題に対して、違う誰かが同じことを一から調べるケースが多くなります。非効率的な作業が多くなり、処理速度が落ちてしまいます。個人の負担も大きな問題です。特定の人材に依存しながら仕事を進めていくため、同じ内容を何人もの人が、1人に対して聞きに行ってしまうのです。

これらのデメリットで、すぐに企業が傾くわけではありません。しかし、中長期的に見るとパフォーマンスが停滞し、無駄な仕事に時間を割かれる結果となるでしょう。

ナレッジマネジメントの重要性

企業が的確にナレッジ共有を行うには「ナレッジマネジメント」が大事です。ナレッジマネジメントでは個人が所有している情報のうち、組織にとって有益なものを選んでシステム化していきます。そして、全員が活用できるよう長期的に管理をします。現代社会において情報管理は企業が成長するにあたって外せない業務です。経営を円滑に進めるだけでなく、常に上を目指すためナレッジマネジメントは欠かせません。具体的には情報共有のルールを厳格化したり、意見交換の機会をセッティングしたりしてナレッジマネジメントは行われます。さらに、1度や2度、従業員に働きかけるだけではナレッジ共有が実現しません。全従業員の習慣になるまで、マネジメントを徹底することが肝心です。

ナレッジ共有ツールとは

いざナレッジマネジメントを行おうとしても、膨大な情報を一括管理していくのはたいへんな作業です。そこで、データや知識を「ナレッジ共有ツール」によって共有する企業が増えてきました。特に、規模が大きい企業になるほど人力によるナレッジ共有は難しいので、専用ツールの導入は欠かせません。ナレッジ共有ツールを使うと、クラウド上でナレッジをまとめて管理できます。そのまま全従業員に共有できるので、管理する側も操作する側も作業が効率化します。

次に、ナレッジを整理、編集できるのもメリットです。グループやカテゴリーに合わせて知識を区分し、ユーザーや部門ごとに必要なデータをすぐ閲覧できる状態へと整理します。ナレッジの内容が更新されるたび、編集によってアップデートしていくことも可能です。

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ナレッジ共有ツール導入のポイント

主に「書く」と「見る」の2つの要素でナレッジ共有ツールは操作されていきます。そこで、まずは従業員がツールに書き込むハードルを下げましょう。フォーマットの制約をゆるめ、操作ステップを簡単にすれば使いやすさにつながります。気軽に書き込めるのであれば、ツールを利用するときの「面倒くさい」感覚が薄まるでしょう。次に、ナレッジが更新された際の通知を分かりやすくするなど、見やすさを高めていきます。そのうえで、ナレッジに関心が向くような魅力的なコンテンツを増やすことが重要です。仕事の話題に特化するだけでなく、業界ニュースや時事問題、個人の考えなども発信すれば、従業員の興味を引きつけやすくなります。

ナレッジ共有ツールの選び方

さまざまなナレッジ共有ツールがリリースされているため、どれを選定するかで企業の今後は左右されます。以下、ツールを選ぶ際に気をつけたいポイントをまとめました。

使いやすさ

もっとも注目したいポイントは「操作性」です。どれほど仕様が優れていても、ユーザーが使いにくいのであれば組織内に浸透しません。そもそも、ナレッジ共有ツール最大の目的は「情報共有の活性化」にあります。使い方を覚える時点で手間取っているようなら、スムーズな共有化が実現しにくくなります。また、ITの知識が不足している従業員は苦手意識を覚えてしまい、ますますナレッジ共有から遠ざかっていく可能性すら出てくるのです。

ツールを選定する前に従業員の声を聞いて、実用的な種類を見極めていきましょう。多くのツールが無料体験を実施しています。体験期間中に従業員がツールを試してみれば、的確な感想を収集できます。

料金

予算に見合う「料金」であるかどうかも大事です。ナレッジ共有ツールには無料の「オープン型」と有料の「月額型」があります。無料だと確かに初期投資は安くなるものの、目的に見合っただけの機能が搭載されているかどうかは分かりません。コストがかかったとしても、月額を選ぶほうが得になる場合もあるのです。また、ユーザー数や追加機能によっても料金は変動します。まずは自社の規模、導入後のビジョンなどをしっかり確認したうえで最適なプランを見極めましょう。

セキュリティ

ナレッジ共有ツールには業務に関わるノウハウ、データなどが蓄積されていきます。これらはいずれも機密情報にあたり、外部に漏れれば大きな打撃を受けかねません。そのため、セキュリティ対策が徹底しているかどうかをチェックしておきましょう。脆弱性が指摘されているようなツールだと、導入を見直したほうが安全です。また、セキュリティ対策で必要なポイントは日々移り変わっているので、ベンダーからのサポートにも要注目です。

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知識は蓄積から活用へ!

ナレッジ共有の重要性やナレッジ共有ツールの選び方を分かってもらえたでしょうか。ナレッジ共有は組織内の連携を活性化し、全体的なパフォーマンス向上を後押しします。理想的なナレッジ共有のためにはナレッジ共有ツールが不可欠です。個人の中で完結していたノウハウ、経験値を組織で利用していくにあたり、ナレッジ共有を推し進めていきましょう。

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