社内ナレッジをコミュニケーションツールで共有するメリットは?円滑化するおすすめITツールもご紹介

2021年10月17日(日) ナレッジ共有

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内ナレッジを共有することで、「集合知」が得られます。「集合知」とは、社員一人一人のナレッジやノウハウを組み合わせることで新たに得られる知識のことです。「集合知」は企業の貴重な財産となり、生産性の向上や業務効率化につながります。ここで、社内ナレッジをより効率的に共有するには、コミュニケーションツールを活用することが必須です。この記事では、社内ナレッジを共有するメリットと、社内ナレッジの共有にコミュニケーションツールが必須である理由を解説します。さらに、社内ナレッジの共有に活用できるツールの種類も紹介します。

コミュニケーションツールで社内ナレッジを共有する

社内ナレッジの共有は企業にとってさまざまなメリットがあります。これまで、多くの企業が「定例会議」や「業務マニュアルの整備」などを通じて、社内ナレッジの共有に取り組んできました。しかし、これら既存の方法には、以下の課題がありました。

  • 時間や場所を問わず、誰でも社内ナレッジにアクセスすることは困難
  • 社内ナレッジの蓄積が困難であり、後から利用できない
  • 新たなナレッジなノウハウが共有されても、すぐに活用できない

それらの課題を克服して、より社内ナレッジの共有を促進するには、社内同士のやりとりをより円滑にしてくれるコミュニケーションツールの活用が必須です。また、コミュニケーションツールをうまく活用すれば、社内ナレッジを共有する既存の方法に対しても、効果が期待できます。

社内ナレッジをコミュニケーションツールで共有する6つのメリット

社内ナレッジを適切に共有することには、企業や社員にさまざまなメリットがあります。ここでは、以下の6つのメリットについて解説します。

  • 社内ナレッジを資産として活用、業務の属人化を防止
  • 業務効率化・生産性の向上
  • 新たなイノベーションや発見の促進
  • 人材育成・社員教育のコスト削減、人材の早期戦力化
  • 顧客満足度・サービス品質の向上
  • 社内コミュニケーションの円滑化、部署間の連携強化

社内ナレッジを資産として活用、業務の属人化を防止

属人化とは、「特定の社員しか知らない」状態になることです。属人化が起こると、その社員が退職・転勤などでいなくなった時には、業務の効率が大幅に低下します。特に、その社員がもっているノウハウやナレッジが重要であるほど、企業には損失です。しかし、その社員がもっているノウハウやナレッジを、社内ナレッジとして可視化すれば資産として活用できます。こうなれば、その社員が不在でも業務の効率を落とすことなく業務を遂行できます。

業務効率化・生産性の向上

新たなノウハウを一から調べたり確立させていくことは、非常に手間がかかります。しかし、長く企業活動を続けていれば、ある社員が直面している事象と同じような事象が過去に発生していたことは十分にあり得ます。また、その業務を効率的に進める方法を、社内の誰かが知っていることもあり得ます。社内ナレッジを共有することで、過去の事例や優れたノウハウをすぐに調べられます。そのため、新たなノウハウを一から調べたり確立させていく手間が省け、業務効率化・生産性の向上を達成できます。

新たなイノベーションや発見の促進

冒頭で述べたとおり、社内ナレッジを共有することで「集合知」が得られます。「集合知」は、新たなイノベーションや発見として企業の貴重な財産となり、生産性の向上や業務効率化につながります。ここで、この「集合知」は、専門分野以外の知識同士を組み合わせて誕生することも少なくありません。また、顧客から似たような意見があると気づけば、新たなニーズに気づくかもしれません。

人材育成・社員教育のコスト削減、人材の早期戦力化

企業活動を永く続けるには、人材育成・社員教育が不可欠です。しかし、それには多くのコストがかかり、多くの企業で課題となっています。社内ナレッジを正しく共有して、業務の重要なポイントや効率的な方法を受け継いでいけば、人材育成のコストを削減しながら、人材の早期戦力化が可能になります。また、人材育成・社員教育のノウハウ自体も社内ナレッジとして共有していけば、人材育成が一層やりやすくなることでしょう。

顧客満足度・サービス品質の向上

顧客情報を一元化して管理することで、どの社員も顧客情報を把握した上で対応することが容易になります。その結果顧客満足度向上につながります。また、顧客ニーズを収集して分析することで、顧客が感じている自社サービスの長所や短所を明らかにできます。そこから、短所を克服したり、ターゲットや販売ルートを変更するなどの対応を立案できますので、サービス品質が向上します。

社内コミュニケーションの円滑化、部署間の連携強化

社員同士で積極的に社内ナレッジを共有することで、社内コミュニケーションが円滑化します。また、多くの業務では複数の部署で連携して、業務に取り組む必要があります。部署間での社内コミュニケーションが増えていくと、部署同士の連携が強化されていくので、同じ目的に向かって部署を超えて協力し合う意識が高まります。その結果、複数の部署で連携する必要がある業務でも、団結して業務に取り組んで成果を出せるようになります。

社内ナレッジの共有にコミュニケーションツールの活用が必須な理由

社内ナレッジの共有には、さまざまなメリットがあります。しかし、社内ナレッジを共有する既存の方法には、さまざまな課題がありました。その課題を克服するには、コミュニケーションツールの活用が必須です。その理由は、以下の5つです。

  • 社内ナレッジを一括で蓄積・検索できる
  • 時間や場所を問わずアクセスできる
  • 蓄積したナレッジを編集・ブラッシュアップできる
  • 社内ナレッジを早く・効率よく共有できる
  • 社員間の連携を強化できる

それぞれ順番に解説します。

社内ナレッジを一括で蓄積・検索できる

社内ナレッジが分散して管理されると、社内ナレッジの共有や検索が困難です。コミュニケーションツールには、情報を一元管理できるツールが多数存在します。そのようなツールを使えば、社内ナレッジを一元管理できますので、必要な社内ナレッジをすぐに検索も共有もできます。

時間や場所を問わずアクセスできる

社内ナレッジが必要な時にすぐにアクセスできないと、社内ナレッジを十分に使いこなせません。その点、多くのコミュニケーションツールは、さまざまな機器から時間や場所を問わずアクセスできます。そのため、必要な時にすぐ社内ナレッジにアクセスできて便利です。

蓄積したナレッジを編集・ブラッシュアップできる

社内ナレッジを蓄積していっても、時代や法律の変化によってその社内ナレッジが通用しなくなる可能性があります。また、今までよりも優れた方法が見つかる場合もあります。その場合、蓄積したナレッジを編集・ブラッシュアップしていければ、より社内ナレッジの価値が上がっていきます。コミュニケーションツールであれば、紙媒体よりも手軽にナレッジの編集・ブラッシュアップが可能です。

社内ナレッジを早く・効率よく共有できる

電話やメールで情報共有を行う欠点の一つは、基本的に1対1でのやりとりを想定しているため、複数名で情報共有する時に非効率的になりやすいことです。特に、ファイルを相互に修正する必要がある場合には、その都度何度もやりとりを行なっていく必要があります。その点、コミュニケーションツールであれば複数人で同時に編集できるので、効率的です。また、チャットツールなど過去の発言をすぐ確認できるツールを使えば、余計な手間をかけずに社内ナレッジを共有できます。

社員間の連携を強化できる

コミュニケーションツールを使えば、手軽に社員同士のコミュニケーションができます。そのため、社員同士のコミュニケーションが増えるので、その分社員間の連携を強化できます。社員間の連携を強化できれば、社内ナレッジの共有や利用も一層促進されることでしょう。もちろん、それは部署内に限りません。部署を超えて全社的に社員間の連携を強化できれば、ますます社内ナレッジの共有や利用が進みます。そうなると、業務効率化だけでなく業務へのモチベーションも上がるはずです。

社内コミュニケーションを円滑化するナレッジ共有ツールを種類別に紹介

ここまで、社内ナレッジを共有するメリットと、社内ナレッジの共有にはコミュニケーションツールが不可欠である理由について解説してきました。コミュニケーションツールといっても、さまざまな種類があり、この記事では以下の5つを紹介します。

  • 社内wiki
  • 社内SNS
  • ビジネスチャット
  • オンラインストレージ
  • Web会議システム

それぞれ簡単に解説をしていきます

社内wiki

社内wikiツールは、社内で情報やナレッジを蓄積・共有するツールです。さまざまな部署や社員が有する知識や情報、ノウハウを一元管理して、業務効率化に活用できます。

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社内SNS

社内SNSは、企業向けにカスタマイズされたSNSのことです。メールよりも気軽に情報発信できるため、スピーディーな情報共有や意見交換が可能となります。

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ビジネスチャット

ビジネスチャットは、ビジネスシーンで用いられるチャットツールです。使いやすさやスピード感のあるツールが多数存在します。

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オンラインストレージ

オンラインストレージは、クラウド上でデータの保管や共有ができるツールのことです。ファイルの一元管理や共同編集ができる、インターネット環境があればどこでもアクセスできるなど、さまざまなメリットがあります。

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Web会議システム

Web会議システムとは、インターネットを通じて会議を行うシステムのことです。遠隔地でも、インターネット環境があれば映像や音声のやりとりやドキュメントの共有を行えます。

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まとめ

本記事では、社内ナレッジを共有するメリットや、社内ナレッジの共有にコミュニケーションツールを使うことの重要性について解説してきました。また、情報共有に役立つツールについても種類別に解説しました。社内ナレッジの共有ツールとして最も支持されているのが社内wikiであり、社内のナレッジ共有を進める上で検討すべきツールと言えます。

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