社内ナレッジを共有することで、「集合知」が得られます。「集合知」とは、社員一人ひとりのナレッジやノウハウを組み合わせることで新たに得られる知識のことです。「集合知」は企業の貴重な財産となり、生産性の向上や業務効率化につながります。
ここで、社内ナレッジをより効率的に共有するには、コミュニケーションツールを活用することが必須です。本記事では、社内ナレッジを共有するメリットと、コミュニケーションツールが不可欠である理由を解説します。
さらに、社内ナレッジの共有に活用できるツールの種類も紹介します。
目次
社内ナレッジとは
社内ナレッジとは、組織内で業務に役立つ経験・ノウハウ・知見などを共有可能な形にまとめた情報のことです。「ナレッジ」とは英語の「Knowledge（知識）」を語源とする言葉で、ビジネスシーンでは特に付加価値の高い知識や情報といった意味合いで広く使われています。
社内ナレッジを必要な人が必要な時にいつでもアクセスできる状況にしておくことで、組織としての知的資産として活用できます。
個人が持っているノウハウを、会社の誰もが利用できる共有財産に変える取り組みをすることで、社内ナレッジの蓄積につながるでしょう。
社内ナレッジの蓄積が求められている背景
ここでは、社内ナレッジの蓄積が求められている背景について解説します。
- VUCAの時代に対応するため
- 働き方が多様化しているため
VUCAの時代に対応するため
VUCAとは、以下の4つの頭文字をとった用語で社会やビジネス環境において予測できない状況を指します。
- Volatility（変動性）
- Uncertainty（不確実性）
- Complexity（複雑性）
- Ambiguity（曖昧性）
現代は、急速な技術の進歩や環境の変化によりVUCAの時代と呼ばれています。
VUCAの時代において、過去の成功体験や個人の知識だけを頼りにビジネスを進めることは大きなリスクです。組織内に点在する多様な知識や経験、成功事例といったナレッジを結集し、組織全体で共有することでVUCAの時代に柔軟に対応できる状況を作れるでしょう。
働き方が多様化しているため
近年、リモートワークやフレックスタイム制など多様な働き方が浸透しています。従業員はより柔軟な働き方が可能になった一方で、オフィスで会う機会が減り、情報共有が困難になるといった課題も発生しました。
リモートワークやフレックスタイム制などでも業務を円滑に進めるためには、個人の持つ知識やノウハウを可視化し、いつでもアクセスできる仕組みが必要です。
社内ナレッジをオンライン上で一元管理することで、多様な働き方に対応しながら、組織全体の生産性を維持・向上させられます。
社内ナレッジを蓄積するメリット
ここでは、社内ナレッジを蓄積するメリットについて解説します。
- 業務効率が向上する
- 属人化が防止される
業務効率が向上する
社内ナレッジを蓄積・共有することで、新入社員が業務をすぐに理解・実行でき、教育にかかるコストが減り、業務効率が向上します。
また、事前に社内ナレッジとして業務手順や注意点などの情報を整理・共有することで、新しいプロジェクトでも過去の経験を活用でき、業務時間の短縮が可能です。
さらに、社内からの同様の質問への回答時間も削減され、より価値の高い業務に集中できます。
属人化が防止される
社内ナレッジを蓄積することで属人化の防止が可能です。
特定の業務に関するノウハウを担当者しか把握していない状態を業務の属人化といいます。属人化が発生している状態では、担当者が急に休んだり、異動や退職をした場合に、業務が滞ってしまいます。
社内ナレッジの蓄積は、属人化によるトラブルを防ぐために効果的です。
各担当者が持つ業務の手順や注意点といったノウハウを社内ナレッジとして共有することで、誰が担当しても同じ質で業務が進められます。また、担当者の不在という不測の事態にも柔軟に対応できるため、安定した組織運営が可能になります。
社内ナレッジを蓄積するデメリット
ここでは、社内ナレッジを蓄積するデメリットについて解説します。
- 蓄積するのにコストがかかる
- 情報の更新が必要になる
蓄積するのにコストがかかる
社内ナレッジを蓄積するためには導入や管理によるコストがかかります。
社内ナレッジを効率的に管理するためには、専用のツールやシステムの導入が必要となるためです。ツールを活用するためには、導入費用や月額利用料といった金銭的なコストが発生します。
また、ナレッジの整理・分類・登録作業を行う担当者を配置する必要があるため、人的リソースにも相当な工数が必要です。さらに、従業員から質の高いナレッジを共有してもらうための活動やマニュアルの作成といった時間も必要です。
社内ナレッジを蓄積することで業務効率化を実現できますが、導入にコストがかかるため投資対効果を考慮して検討しましょう。
情報の更新が必要になる
社内ナレッジは業務の変化に合わせて常に更新する必要があります。もし更新されない状態で放置してしまうと、古い情報のまま蓄積されてしまい、現場で使われなくなったり形骸化したりする恐れがあるためです。
社内ナレッジは、一度蓄積したら終わりではなく、継続的な運用体制の構築と、定期的な見直し・更新のルール作りが必要です。
例えば、以下のような更新のルールを定めましょう。
- 情報の有効期限の設定
- 定期レビューのスケジュール
- 更新責任者の明確化
更新ルールを定めておくことで、情報の形骸化を防ぎ、常に最新の状態で社内ナレッジを活用できます。
社内ナレッジにまとめるべき2つの情報
ここでは、社内ナレッジを蓄積する際にまとめるべき2つの情報を解説します。
- 形式知
- 暗黙知
形式知
形式知とは、文章や図表、数式といった、客観的なデータや言葉で表現され、誰もが理解・共有できる知識のことを指します。
形式知の特徴は、誰が見ても同じように解釈でき、検索や共有が簡単な点です。
そのため、新入社員の教育研修資料として活用したり、業務プロセスを標準化したりする際に有効です。
暗黙知
暗黙知は、個人の経験や勘、コツに基づく知識で、言語化が困難な部分が多い情報のことを指します。
例えば、以下のようなノウハウが暗黙知です。
- 熟練営業担当者の顧客別の対応方法
- トラブルシューティングの能力
- 特定の業務プロセスの手順や勘どころ
暗黙知は、言葉で説明することが難しいため、共有されずに特定の個人に偏りやすく、業務の属人化につながりやすくなります。暗黙知を形式知に変換し、マニュアルに落とし込むことで社内ナレッジとして活用できます。
社内にナレッジを共有・蓄積するための4つのステップ
ここでは、社内にナレッジを共有・蓄積するための4つのステップを解説します。
- ナレッジ共有の担当者を決める
- 目的を明確にする
- 適切なツールを選定する
- 共有する仕組みを構築する
1.ナレッジ共有の担当者を決める
社内ナレッジを促進するためには、まずナレッジ共有の担当者を決めましょう。
誰が責任を持って情報の整理・共有を行うのかを明確にすることで、放置や混乱を防げるためです。また、責任の所在が明確になることで、継続的な運用が安定し、ナレッジの品質も維持できます。
一人の担当者にすべてを任せるのではなく、各部署から代表を選出し、部門横断的なチーム体制を構築することも効果的です。
事前に担当者を決めることにより、各部署の専門知識を効率的に収集・整理できるため、組織全体のナレッジ活用が促進されます。
2.目的を明確にする
社内ナレッジの共有・蓄積を始める前に目的を明確にしましょう。目的が曖昧なままでは、蓄積する情報の内容やツールの選定などの判断基準が定まらなくなってしまい、効果の測定も難しくなるためです。
効果的な目的設定のためには、現状の課題分析から始めましょう。
例えば、新入社員の研修期間に課題を感じている場合は「新人が独り立ちまでの期間を1ヶ月短縮する」といった目的を設定できます。目的を設定することで必要なナレッジを集められ、運用方針や効果測定などもしやすくなるでしょう。
3.適切なツールを選定する
社内ナレッジには、適切なツールを選定して導入しましょう。社内ナレッジを蓄積できても、ツールが使用しにくい、または必要な機能が揃っていないと現場で使われなくなってしまうためです。
ナレッジを効率的に蓄積・活用するためには、目的に合ったツールを選定しましょう。
社内ナレッジを蓄積・共有するためにおすすめのツールは以下のとおりです。
- 社内wiki
- ファイル共有サーバー
- ビジネスチャット
- ナレッジマネジメント専用ツール
複数のツールを比較検討し、無料トライアルなどを活用しながら、現場で使用しやすいシステムを選ぶことで導入後のトラブルを減らせます。
4.共有する仕組みを構築する
社内ナレッジのツールを導入した後は、共有する仕組みを構築しましょう。社内ナレッジの共有方法や運用ルールなどの仕組みを事前に設計しておくことで、従業員が活用方法を理解できるため、継続的な活用につながります。
具体的には、以下のような仕組みを構築しましょう。
- フォルダの格納方法
- ファイル名のつけ方
- マニュアルの作り方
- 更新ルール
- 社内ナレッジの承認フロー
社内ナレッジを共有するための仕組みを整えることで、情報の質が担保され、ナレッジが継続的に活用できる環境を作れます。
社内ナレッジを蓄積するポイント
ここでは、社内ナレッジを蓄積するポイントについて解説します。
- 社内全体で意識を高める
- アクセスしやすくする
- 成功体験を増やす
社内全体で意識を高める
社内ナレッジを蓄積するためには、一部の担当者だけが頑張るのではなく、社内全体で意識を高める必要があります。社内全体での意識が高まっていないと、社内ナレッジにすべき暗黙知が集まりにくくなったり、ノウハウを活用してもらえなくなったりするためです。
従業員の意識を高めるためには、ナレッジ共有の必要性や目的、従業員のメリットを繰り返し発信し、全社的な重要事項であるという意識を浸透させることが重要です。
従業員一人ひとりが、情報を共有することが当たり前という意識を持てると、ナレッジ共有の文化を形成しやすくなります。
アクセスしやすくする
社内ナレッジを蓄積して活用するためには、従業員がアクセスしやすい環境を整えましょう。アクセス方法が複雑だったり、情報の格納場所が分かりにくかったりすると、従業員が使わなくなる原因となるためです。
また、アクセスしにくい状態では、情報が必要な際に探すのに時間がかかり、業務効率が低下します。
情報の格納場所が分かりやすく、アクセスしやすくするためには、誰でも直感的に操作できるツールを選定することが重要です。ストレスのないアクセス環境を整備することで、従業員のツールの利用率を高め、ナレッジ活用の定着につながります。
成功体験を増やす
社内ナレッジの活用による成功体験を増やすことで、従業員の満足度が上がり活用してもらいやすくなる状況を構築できます。
例えば、共有されたナレッジを業務に取り入れ、業務時間が短縮されるといった結果が得られれば成功体験となります。
また、ナレッジ活用の結果として得られたコスト削減や業務効率化を具体的な数値で示し、定期的に社内で共有することで、モチベーション維持につながるでしょう。
こうした成功事例を見聞きすることで、ナレッジを活用してみようと考える従業員が増え、ポジティブな循環が生まれます。
社内ナレッジをコミュニケーションツールで共有・蓄積する6つのメリット
社内ナレッジを適切に共有することには、企業や社員にさまざまなメリットがあります。ここでは、以下の6つのメリットについて解説します。
- 社内ナレッジを資産として活用、業務の属人化を防止
- 業務効率化・生産性の向上
- 新たなイノベーションや発見の促進
- 人材育成・社員教育のコスト削減、人材の早期戦力化
- 顧客満足度・サービス品質の向上
- 社内コミュニケーションの円滑化、部署間の連携強化
社内ナレッジを資産として活用、業務の属人化を防止
属人化とは、「特定の社員しか知らない」状態になることです。属人化が起こると、その社員が退職・転勤などでいなくなった時には、業務の効率が大幅に低下します。
特に、その社員がもっているノウハウやナレッジが重要であるほど、企業には損失です。しかし、その社員がもっているノウハウやナレッジを、社内ナレッジとして可視化すれば資産として活用できます。
こうなれば、その社員が不在でも業務の効率を落とすことなく業務を遂行できます。
業務効率化・生産性の向上
新たなノウハウを一から調べたり確立させていくことは、非常に手間がかかります。しかし、長く企業活動を続けていれば、ある社員が直面している事象と同じような事象が過去に発生していたことは十分にあり得るでしょう。
また、その業務を効率的に進める方法を、社内の誰かが知っていることもあるでしょう。社内ナレッジを共有することで、過去の事例や優れたノウハウをすぐに調べられます。
そのため、新たなノウハウを一から調べたり確立させていく手間が省け、業務効率化・生産性の向上を達成できます。
新たなイノベーションや発見の促進
冒頭で述べたとおり、社内ナレッジを共有することで「集合知」が得られます。「集合知」は、新たなイノベーションや発見として企業の貴重な財産となり、生産性の向上や業務効率化につながります。
ここで、この「集合知」は、専門分野以外の知識同士を組み合わせて誕生することも少なくありません。また、顧客から似たような意見があると気づけば、新たなニーズに気づくかもしれません。
人材育成・社員教育のコスト削減、人材の早期戦力化
企業活動を長く続けるには、人材育成・社員教育が不可欠です。しかし、それには多くのコストがかかり、多くの企業で課題となっています。
社内ナレッジを正しく共有して、業務の重要なポイントや効率的な方法を受け継いでいけば、人材育成のコストを削減しながら、人材の早期戦力化が可能になります。
また、人材育成・社員教育のノウハウ自体も社内ナレッジとして共有していけば、人材育成が一層やりやすくなることでしょう。
顧客満足度・サービス品質の向上
顧客情報を一元化して管理することで、どの社員も顧客情報を把握した上で対応することが容易になります。その結果顧客満足度向上につながるでしょう。
また、顧客ニーズを収集して分析することで、顧客が感じている自社サービスの長所や短所を明らかにできます。
そこから、短所を克服したり、ターゲットや販売ルートを変更するなどの対応を立案できますので、サービス品質が向上します。
社内コミュニケーションの円滑化、部署間の連携強化
社員同士で積極的に社内ナレッジを共有することで、社内コミュニケーションが円滑化します。また、多くの業務では複数の部署で連携して、業務に取り組む必要があるでしょう。
部署間での社内コミュニケーションが増えていくと、部署同士の連携が強化されていくので、同じ目的に向かって部署を超えて協力し合う意識が高まります。
その結果、複数の部署で連携する必要がある業務でも、団結して業務に取り組んで成果を出せるようになります。
社内ナレッジの共有・蓄積にコミュニケーションツールの活用が必須な理由
社内ナレッジの共有には、さまざまなメリットがあります。しかし、社内ナレッジを共有する既存の方法には、さまざまな課題がありました。その課題を克服するには、コミュニケーションツールの活用が必須です。その理由は、以下の5つです。
- 社内ナレッジを一括で蓄積・検索できる
- 時間や場所を問わずアクセスできる
- 蓄積したナレッジを編集・ブラッシュアップできる
- 社内ナレッジを早く・効率よく共有できる
- 社員間の連携を強化できる
それぞれ順番に解説します。
社内ナレッジを一括で蓄積・検索できる
社内ナレッジが分散して管理されると、社内ナレッジの共有や検索が困難です。コミュニケーションツールには、情報を一元管理できるツールが多数存在します。
そのようなツールを使えば、社内ナレッジを一元管理できますので、必要な社内ナレッジをすぐに検索も共有もできます。
時間や場所を問わずアクセスできる
社内ナレッジが必要な時にすぐにアクセスできないと、社内ナレッジを十分に使いこなせません。
その点、多くのコミュニケーションツールは、さまざまな機器から時間や場所を問わずアクセスできます。そのため、必要な時にすぐ社内ナレッジにアクセスできて便利です。
蓄積したナレッジを編集・ブラッシュアップできる
社内ナレッジを蓄積していっても、時代や法律の変化によってその社内ナレッジが通用しなくなる可能性があります。また、今までよりも優れた方法が見つかる場合もあるでしょう。
その場合、蓄積したナレッジを編集・ブラッシュアップしていければ、より社内ナレッジの価値が上がっていきます。コミュニケーションツールであれば、紙媒体よりも手軽にナレッジの編集・ブラッシュアップが可能です。
社内ナレッジを早く・効率よく共有できる
電話やメールで情報共有を行う欠点の一つは、基本的に1対1でのやりとりを想定しているため、複数名で情報共有する時に非効率的になりやすいことです。
特に、ファイルを相互に修正する必要がある場合には、その都度何度もやりとりを行っていく必要があります。その点、コミュニケーションツールであれば複数人で同時に編集できるので、効率的です。
また、チャットツールなど過去の発言をすぐ確認できるツールを使えば、余計な手間をかけずに社内ナレッジを共有できます。
社員間の連携を強化できる
コミュニケーションツールを使えば、手軽に社員同士のコミュニケーションができます。そのため、社員同士のコミュニケーションが増えるので、その分社員間の連携を強化できます。社員間の連携を強化できれば、社内ナレッジの共有や利用も一層促進されることでしょう。
もちろん、それは部署内に限りません。部署を超えて全社的に社員間の連携を強化できれば、ますます社内ナレッジの共有や利用が進みます。そうなると、業務効率化だけでなく業務へのモチベーションも上がるはずです。
社内コミュニケーションを円滑化するナレッジ共有ツールを種類別に紹介
ここまで、社内ナレッジを共有するメリットと、社内ナレッジの共有にはコミュニケーションツールが不可欠である理由について解説してきました。コミュニケーションツールといっても、さまざまな種類があり、この記事では以下の5つを紹介します。
- 社内wiki
- 社内SNS
- ビジネスチャット
- オンラインストレージ
- Web会議システム
それぞれ簡単に解説をしていきます。
社内wiki
社内wikiツールは、社内で情報やナレッジを蓄積・共有するツールです。さまざまな部署や社員が有する知識や情報、ノウハウを一元管理して、業務効率化に活用できます。
関連記事：社内wikiの導入の成功事例を紹介！活用までの完全マニュアル｜メリットや失敗しないためのポイントを解説
社内SNS
社内SNSは、企業向けにカスタマイズされたSNSのことです。メールよりも気軽に情報発信できるため、スピーディーな情報共有や意見交換が可能となります。
関連記事：社内SNSツールおすすめ15選（無料あり）目的と比較ポイント、成功事例を紹介
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、ビジネスシーンで用いられるチャットツールです。使いやすさやスピード感のあるツールが多数存在します。
関連記事：【2025年版】ビジネスチャットおすすめ12選を徹底比較！（有料・無料）
オンラインストレージ
オンラインストレージは、クラウド上でデータの保管や共有ができるツールのことです。ファイルの一元管理や共同編集ができる、インターネット環境があればどこでもアクセスできるなど、さまざまなメリットがあります。
関連記事：【2025年最新】オンラインストレージ・クラウドストレージ比較20選！おすすめのサービスも紹介
Web会議システム
Web会議システムとは、インターネットを通じて会議を行うシステムのことです。遠隔地でも、インターネット環境があれば映像や音声のやりとりやドキュメントの共有を行えます。
関連記事：【2025年版】Web会議システム おすすめ12選を徹底比較！テレワークで大活躍
社内ナレッジの蓄積には「NotePM」がおすすめな理由
ここでは、社内ナレッジの蓄積には「NotePM」がおすすめな理由について解説します。
- 高い検索性
- 豊富なテンプレート
高い検索性
NotePMは検索性が高く、情報にすぐアクセスできるのが特徴です。
多くのツールでは、検索対象はページのタイトルやタグに限られます。NotePMでは、ページ本文やWordやExcel、PDFといった添付ファイルの中身まで含めて一括で検索することが可能です。
従業員は、情報がどこに格納されているかを思い出す必要がなくなり、探す際にかかる時間や心理的なコストを削減でき、ツール利用の促進につながります。
さらに探す時間が短縮されると、その分を業務の時間に充てられるため業務効率化にもつながるでしょう。
豊富なテンプレート
NotePMには、さまざまな業務に対応したテンプレートが豊富に用意されているため、誰でも手軽にマニュアルを作成できます。手軽にマニュアルが作成できると従業員がナレッジを共有するハードルが下がるため、質の高い情報を集めやすくなります。
また、テンプレートが統一されていることで、情報の形式が定まり、従業員はマニュアルの読み方に困らなくなるため業務効率化にもつなげられるでしょう。
テンプレートはNotePMが用意しているものだけでなく、企業独自のテンプレートを作成・共有する機能もあるため、組織に特化したナレッジ作成ルールも定められます。
NotePMを導入して社内ナレッジの蓄積に成功した事例
美容業界のDX推進を手掛ける株式会社iii（スリー）。同社は、ナレッジを共有する文化がないことに課題があり、今後多くのお客様に対応するためには、ノウハウを伝えるための仕組みを整える必要があると感じていたそうです。
そこで、同社はNotePMを導入し、業務マニュアルの作成・共有を始めたところ、画像編集機能などを活用して作成が効率化されました。また、従業員はマニュアルを見て、分からない点だけを質問するようになり、教える側の心理的負担も軽減されるという効果が生まれています。
今では、月報や日報の共有、人事評価など、人を育てるツールとして幅広く活用されているそうです。
関連記事：【導入事例】マニュアル作りにとどまらず、人事評価からLP作成までマルチにNotePMを活用 – 株式会社iii（スリー）
ツールを導入して社内ナレッジの蓄積を促進させましょう
本記事では、社内ナレッジを共有するメリットや、社内ナレッジの共有にコミュニケーションツールを使うことの重要性について解説してきました。また、情報共有に役立つツールについても種類別に解説しました。社内ナレッジの共有ツールとして最も支持されているのが社内wikiであり、社内のナレッジ共有を進める上で検討すべきツールと言えます。
