オンラインストレージを導入して、ペーパーレス化を進める方法を知りたい、メリットやポイントをおさえておきたい、と考える担当者もいらっしゃるかと思います。オンラインストレージは大容量データ保存が可能なクラウドサービスのため、ペーパーレス化も容易に行えて、場所を問わずに参照できるという利便性が高さが特徴です。
本記事では、オンラインストレージでペーパーレス化を進めるために必要な知識と流れ・メリット・ポイントを丁寧に解説していきます。
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目次
オンラインストレージを活用してペーパーレス化を進めるには
まずは、オンラインストレージを活用してペーパーレス化を進めるにはについて、以下2点のポイントを説明します。
- ペーパーレス化の課題
- オンラインストレージの必要性
それぞれ、解説していきます。
ペーパーレス化の課題
ポイント1つ目に、ペーパーレス化の課題について説明します。
ペーパーレス化には、多くの課題があります。たとえば紙で保管している資料を、電子化してペーパーレス化したいと考えている場合、そもそも大量の紙をスキャンしたり撮影したりと、膨大な時間と労力が必要になります。そのため、作業手順が煩雑・資料分類も面倒になる・コストもかかるという課題が挙げられます。
また、NASなどのファイルサーバーに、ペーパーレス化したデータを登録したとしても、年々保管する量が増え、確保していたデータ容量にすぐに達してしまう可能性があります。対応するためには定期的にストレージを購入するなど、容量を追加し続けなければなりません。ペーパーレス化しても、データ量が膨大で、どのデータが重要で、どれを削除してよいかわからないなど、整理することすら困難に感じてしまう可能性もあります。
登録したデータを、誰にどのように共有すれば良いのか、アクセス権を細かく設定するのも手間がかかり、セキュリティ面としても不安を覚えることもあるでしょう。
このように、ペーパーレス化は多くの課題を抱えています。それぞれの課題に対して自社に合った対策をたてていかなければなりません。
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オンラインストレージの必要性
ポイント2つ目に、ペーパーレス化における、オンラインストレージの必要性を説明します。
オンラインストレージはクラウドサービスのため、導入コストを安くおさえることが可能です。必要な容量分を契約すれば、格納容量に合わせてストレージを追加することも容易に行えます。また、自社だけでなく外部企業との情報共有を簡単に実現できるいうメリットがあります。
コスト削減、利便性の高さから、ペーパーレス化した文書の保存先をオンラインストレージにしたいと検討する企業が急激に増えています。
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オンラインストレージでペーパーレス化する一般的な流れ
オンラインストレージでペーパーレス化する一般的な流れを、以下3点説明します。
- 複合機の設定
- スキャン
- 登録
それぞれ、解説していきます。
複合機の設定
流れの1つ目は、複合機の設定です。
紙文書をオンラインストレージに登録するためには複合機が必要不可欠です。複合機では、紙の書類をスキャンするための設定がカギとなります。登録先をオンラインストレージ先の指定フォルダに設定することや、スキャンする書類に合わせて、解像度・カラーモード・濃度などを最適に設定をするため、細かく調整をしていく必要があります。
複合機の設定は、オンラインストレージに登録したデータの品質に大きく影響します。そのため、設定をした後は必ず動作確認テストをし、登録されたイメージに問題がないかを必ず確認しましょう。
スキャン
流れの2つ目は、スキャンです。
複合機のスキャン設定が終わったら、紙をスキャナー機能や自動両面原稿送り装置にセットして、スキャンしていきます。書類が大量の場合、スキャナー機能で1枚1枚入れ替えることは膨大な時間がかかり現実的ではありません。複合機のなかには、複数枚の書類を一度にセットできて、ボタンをおすだけで自動的に両面スキャンしてくれる自動両面原稿送り装置を搭載する物もあります。自社に導入する複合機の便利な機能についてしっかりと確認しておきましょう。
登録
流れの3つ目は、登録です。
複合機のスキャンが完了したら、オンラインストレージの設定をしたフォルダに文書が登録されます。登録したデータの格納場所に問題がないか、登録した本番データのイメージ品質にも異常がないかを確認しましょう。登録が完了した後は、必要に応じてアクセス権を設定していきます。
オンラインストレージのペーパーレス化がもたらすメリット
オンラインストレージのペーパーレス化がもたらすメリットについて、以下2点を説明します。
- リモートワーク対応
- 顧客へのスピーディーな対応
それぞれ、解説していきます。
リモートワーク対応
メリットの1つ目は、リモートワーク対応です。
従来のように、オフィスの書庫等で書類を保管している場合、書類を探すには必ず出社しなければなりません。そのため、書類を探すというシンプルな業務であっても、出社する・書類が格納されている倉庫の鍵を入手する・倉庫の中を探すなど、多くの時間を要します。
書類の保管箇所をオンラインストレージにすれば、オフィスに出社しなくても済み、リモートワークにも対応できます。Webブラウザがあれば、いつからどこからでも書類を検索・参照参照できるため、担当者の場所を限定しません。また、セキュリティ面においても必要なアクセス権を持った従業員のみが参照・編集できるなど、柔軟な権限の設定が可能です。
オンラインストレージでペーパーレス化を図れば、リモートワークにも対応でき、わざわざオフィスに出社して紙を探す手間もなくなります。
顧客へのスピーディーな対応
2つ目は、顧客へのスピーディーな対応です。
オンラインストレージは、営業資料も含めた紙媒体を手軽に電子化して登録することができます。そのため、いつどこにいても、すぐに参照することができ、顧客への対応速度も向上します。
たとえば、顧客とのミーティングの際に、予定していなかった資料が急に必要になった場合、オンラインストレージ上で検索すれば、すぐに見つかるでしょう。標準提案書など、複数の顧客に活用できる共有資料もオンラインストレージに登録するだけで、必要な時にすぐに取り出して説明することができます。
オンラインストレージで共有すれば、顧客への対応スピードが上がり、スピーディーな提案・課題解決にも応用でき、顧客からの信頼度が上がることでしょう。
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オンラインストレージでペーパーレス化のポイント
オンラインストレージにおけるペーパーレス化のポイントについて、以下3点を挙げて説明します。
- 費用対効果があるか
- 長く使い続けられるか
- セキュリティ対策は万全か
それぞれ解説していきます。
費用対効果があっているか
1つ目のポイントは、費用対効果があっているかどうかです。
導入を検討しているオンラインストレージの効果はどれくらい見込まれるか、得られる効果は予算に対して適切なのかなどを、自社での実際の活用シーンを想定しながら判断していきます。オンラインストレージは大容量データ格納に優れていますが、登録データ量が増えると追加容量が必要となり、コストも加算されます。
オンラインストレージを導入する前に、年単位でどれくらいのデータ登録が見込まれるか、コストはどれくらいなのかを検討して、業務効率化や採算性など、企業にもたらすメリットとのバランスを見極めることが大切です。
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長く使い続けられるか
2つ目のポイントは、長く使い続けられるかどうかです。
オンラインストレージの導入を検討するにあたり、操作性に問題ないか・誰でも簡単にストレスなく使えるかなど、長期で利用可能かを意識して選定することが大切です。一部の担当者にとって使いやすいと感じても、従来の紙文書の扱いに慣れている多くの従業員は、活用したくないと考えるかもしれません。
オンラインストレージを選定する際に、実際に使う担当者複数人（年代・所属組織などが別の担当者が含まれていることが望ましい）が実際に使ってみて、従来の紙に比べてどうか、長く使い続けられそうかを見極めることが大切です。
セキュリティ対策は万全か
3つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全かどうかです。
オンラインストレージは、外部に公開されたインターネット上で企業の機密情報をやり取りします。そのため、社内システムのようにID/パスワードのみのログインだけでは危険です。検討しているサービスが二段階認証や多要素認証を採用しているかを確認しましょう。
また、外部企業にファイル共有する際、ファイルダウンロードするためのパスワードを設定できるか、公開したURLに有効期限設定があるか、などをあわせて確認しましょう。
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まとめ
本記事では、オンラインストレージのペーパーレス化について紹介しました。
従来、紙で保管していた書類をペーパーレス化する際に、サーバーレスで初期導入コストを抑えたい・検索性を高めて取り出しやすくしたい・利便性を向上したい、などと考えているならば、オンラインストレージを導入することをおすすめします。
オンラインストレージにはメリットも豊富ですが、導入後予期せぬコストも発生することもありますので、ペーパーレス化するためのポイントをおさえてから導入することが大切です。
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