オンラインストレージの6つの役割を徹底解説！抑えるべき機能やリスクも詳しく紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

オンラインストレージの役割や機能について詳しく知りたい、と調べる担当者も多いと思います。オンラインストレージを活用する企業は増えています。セキュリティの高い環境で便利に使えるものの、セキュリティリスクも潜んでいるので注意が必要です。本記事では、オンラインストレージの役割と機能、抱えるリスクについて詳しく解説していきます。

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オンラインストレージが担う6つの役割

オンラインストレージが担う役割について、以下6点を説明します。

大容量データ保管
利便性向上
作業効率の向上
コスト削減
様々な働き方への対応
災害対策

それぞれ、解説していきます。

大容量データ保管

役割の1つ目は、大容量データ保存です。オンラインストレージは契約した分の容量を利用するクラウドサービスのため、運用中に追加も可能です。運用中に容量が足りなくなり追加したい場合は、プランを変更するだけですぐに反映されます。オンプレミスサーバーのように追加ディスクを購入したり、届くのを待つこともありません。無制限プランが用意されているオンラインストレージサービスもあるので、自社に適したものを選択しましょう。

利便性向上

役割の2つ目は、利便性向上です。オンラインストレージはネットワーク繋がっていればどこからでもアクセスできるため、利用場所を問いません。またし複数端末から同時に作業することも可能です。例えば移動中に急遽資料参照が必要になった時、客先で用意していない資料が急遽必要になった場合等にも、スマホからオンラインストレージに接続すれば、必要な資料がすぐに手に入ります。わざわざPCを開いてローカルのフォルダを探す手間も省けます。

また、複数のデバイスから1つのファイルに同時にアクセス・操作ができるため、リモートワークで会議しながら、スマホでオンラインストレージの資料を確認することも容易です。

作業効率の向上

役割の3つ目は、作業効率の向上です。オンラインストレージにはファイル格納だけでなく、ファイル転送機能が含まれているものもあります。従来のファイル共有ではメールや専用サービス上でファイルを格納して送信しているものが主流でしたが、オンラインストレージに切り替えれば、格納場所のURLを相手に伝えるだけで済みます。オンラインストレージを使えば、ファイルのコピー・アップロードなどの手間がなくなり、作業効率化を実現できるでしょう。

コスト削減

役割の4つ目は、コスト削減です。オンラインストレージには一定容量までは無料で利用可能なものも多く、初期費用を安く抑えれるという特徴があります。契約した容量分のコストを支払えば良いので、従来のオンプレミスサーバーのストレージ容量に比べても運用コストを抑えることができます。オンラインストレージを使えば、これまでピーク時を考慮して容量を確保するなどのオンプレミスに比べて、余分なコストもカット可能です。

様々な働き方への対応

役割の5つ目は、様々な働き方への対応です。オンラインストレージはいつでもどこでも使えるため、オフィス出社やリモートワーク・在宅勤務・移動対応などさまざまな働き方に対応していると言えます。デバイスや場所・シーンを問わないため、働き方に合わせて柔軟な利用が可能です。

災害対策

役割の6つ目は、災害対策です。オンラインストレージはクラウドサービスであり、セキュリティの高いデータセンターに本体のサーバーが設置されていることがほとんどです。そのため、オフィスが被災した場合においても自宅から安全な場所からデータにアクセスでき、業務を続けられます。オンラインストレージがあれば、災害対策にも繋がります。

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オンラインストレージの役割を実現する9つの機能

オンラインストレージの役割を実現する機能について、以下9つを説明します。

データ保管
データの一元管理
ファイル転送
自動上書き保存
自動同期
共同編集
アクセス権付与
ログ管理
自動バックアップ

それぞれ解説していきます。

データ保管

機能の1つ目はデータ保管です。オンラインストレージは、契約容量に応じて必要なデータを必要な分だけ保管することができます。追加容量が必要になった場合、オンプレミスサーバーの場合は自社サーバーの拡張に工数もコストもかかるものの、オンラインストレージであれば、プランを変更するだけで簡単に容量を拡張できます。また、最初から容量無制限のプランを利用すれば、運用上不足を考慮する必要もありません。

データの一元管理

機能の2つ目はデータの一元管理です。例えば、格納容量制限の観点から拠点毎・組織毎に別サーバーで管理しているデータについて、オンラインストレージを使えば一元管理可能です。アクセス権も設定できるため、見られてはいけないデータに他の組織の従業員にアクセスされてしまう、という心配もありません。

ファイル転送

機能の3つ目はファイル転送です。オンラインストレージは大容量データのやり取りにも適しています。転送したいファイルをオンラインストレージにアップロードしてURLを伝えるだけで、相手はURLにアクセスしてファイルを確認できます。オンラインストレージはファイル転送機能としても適しています。

自動上書き保存

機能の4つ目は自動上書き保存です。オンラインストレージ上でファイルを編集すれば、自動で更新した内容が上書き保存されます。ファイルを保存せずに閉じてしまった場合でも、再度作成しなおす必要もありません。オンラインストレージはファイル保存を意識することなく、常に最新の状態のファイルが格納されます。履歴管理を搭載したサービスを使えば、過去の版に戻りたいときも簡単にできます。

自動同期

機能の5つ目は自動同期です。オンラインストレージはローカルPCのファイルと自動で同期をとることができます。わざわざWebブラウザを開かなくても、PCのデスクトップのリンクフォルダをクリックすれば、オンラインストレージの中身が参照できるサービスもあります。自動同期は大変便利ですが、中には予期せぬファイルも同期されてしまうことがありますので、注意しましょう。

共同編集

機能の6つ目は共同編集です。オンラインストレージに格納されている1つのファイルに、複数人がアクセスして同時に編集することが可能です。何人ものプロジェクトでファイルを共有したいとき、日々更新が必要な時に共同編集をすれば、更新したファイルの場所や更新履歴を相手にわざわざ伝えることなく簡単にファイルを共有できます。

関連記事：ファイル共有を社内で行う最適な方法とは？おすすめツール7選も比較解説

アクセス権付与

機能の7つ目はアクセス権付与です。オンラインストレージは、フォルダの階層単位・ファイル単位でアクセス権を付与することが可能です。社内用の文書と外部共有する文書を明確に分けることもできるため、様々なシーンで活用できます。

ログ管理

機能の8つ目はログ管理機能です。いつ誰がどのファイルにアクセスしたかを確認できます。個々のファイルについても、編集した形跡や削除形跡・作業記録をログファイルに保存しているため、アクセス履歴を追うことが可能です。オンラインストレージは外部ネットワークに公開されているためクラウドサービスのため、セキュリティ対策としても気を付ける必要があります。定期的にログを見ることで、不正な操作が行われていないかチェックしましょう。

自動バックアップ

機能の9つ目はバックアップです。オンラインストレージでは、クラウド環境でバックアップが自動で行われます。万が一セキュリティ被害にあった際にもバックアップデータを保存しているので、必要な時期にデータを戻すことができます。バックアップのタイミングはサービスで決められているので、自社でのカスタマイズは基本的にできません。

大きな役割を果たすオンラインストレージが抱える4つのリスク

オンラインストレージが抱えるリスクについて、以下4つを説明します。

柔軟なカスタマイズが困難
復旧スピードが遅い場合も
セキュリティリスク
予期せぬデータの書き換え

それぞれ解説していきます。

柔軟なカスタマイズが困難

リスクの1つ目は、柔軟なカスタマイズが困難であることです。オンラインストレージはサービスとして汎用的に提供されているため、仕様変更・操作性・画面変更・機能などは共通のものが多いです。オンプレミスサーバーのような自社に合わせたカスタマイズは基本できないことに注意しましょう。失敗しないためにも、導入前に自社でどこまで設定できるのかをしっかりと確認することが大切です。

復旧スピードが遅い場合も

リスクの2つ目は、復旧スピードが遅い場合もあることです。オンラインストレージでトラブルが起きても基本的には自社で解決できなく、サービス提供会社の対応を待つしかありません。そのためもし利用できなくなったとしても、自社は復旧するのを待つのみとなります。状況によっては自社が対応するよりも復旧が早い場合もありますが、遅い場合もあることをしっかりと認識しておきましょう。

セキュリティリスク

リスクの3つ目は、セキュリティリスクです。オンラインストレージは、セキュリティ対策がしっかりされていて安全性は高いと言われているものの、外部ネットワーク上に公開されているため、ハッキングの対象になる可能性も考えられます。例えばオンラインストレージのフォルダーと社内のPC端末のフォルダーを同期させている場合、マルウェア感染時にオンラインストレージのファイルも暗号化される可能性がありますので、くれぐれも扱いに注意しましょう。

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予期せぬデータの書き換え

リスクの4つ目は、予期せぬデータの書き換えです。オンラインストレージは、複数人が共同編集できるため、予期せぬデータ書き換えが発生し、混乱を招くことがあります。データを書き換えるときは、誰がどの場所を変更しているのかに注意しなければなりません。オンラインストレージのサービス種類として、同期型・非同期型があるので事前に確認し、自社に適した方を選ぶことが大切です。

まとめ

本記事では、オンラインストレージの役割と機能、抱えるリスクについて解説しました。オンラインストレージは大容量データを格納できることはもちろん、ファイル転送サービスとして使えるものも多いです。初期費用をおさえたスモールスタートから始められて、必要なタイミングで容量拡張も容易にでき利便性も高いです。リスクをしっかりと認識しながら安全に使いましょう。

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