テレワークで進むペーパーレス化！メリット・進め方・おすすめツールを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

テレワークを機にペーパーレス化を実現したい、と考える方も多いのではないでしょうか。紙の機密情報を社外に持ち出すのは大変危険であり、ペーパーレス化が予防策となります。そして、実際、テレワークとペーパーレス化は相性が良いと言えます。本記事でテレワーク時に加速しているペーパーレスについて詳しく紹介すると共に、メリットや導入前に抑えたい注意点についても触れていきます。

テレワークでペーパーレスが注目されている3つの理由

テレワークにおいてペーパーレスが注目されている理由として、以下3点を紹介します。

• セキュリティ対策
• 捺印のためにわざわざ出社する社員もいる
• 用紙保管のスペース削減

それぞれ、一つずつ解説します。

セキュリティ対策

テレワークでペーパーレスが注目されている1つ目の理由はセキュリティ対策です。自宅などテレワークを行う場所は社内に比べてセキュリティリスクが高い環境だと言えます。社員は自宅で仕事する際、機密情報を紙に印刷して持ち帰るため、移動中に紛失してしまうなど色々なリスクに晒されます。また家族が自宅に置かれた紙の機密情報を見て他人に伝えてしまう、シュレッダーしないまま自宅のゴミ箱に破棄してしまい第三者に見られてしまう等、いろいろなことが想像できます。

ペーパーレス化によって情報が電子化されていれば紛失する心配もありません。専用のサーバーやクラウド環境に機密情報を格納しておくことで、万が一業務PCを紛失した際も情報を守れます。セキュリティ対策のため、ペーパーレス化実現に注目が高まっています。

捺印のためにわざわざ出社する社員もいる

テレワークでペーパーレスが注目されている2つ目の理由は、捺印のためにわざわざ出社する社員がいることです。社外文書はもちろん、社内書類のためにオフィスに出社している社員も多いです。外部ベンダーとの業務委託の手続きに必要な書類作成や、就労証明書などの書類発行に必要な捺印のために出社しているケースもあります。社内書類作成のために出社している現状を改善したい、テレワークを機に古い文化を変えていきたいと考え、ペーパーレス化を実現したいと考える企業が増えています。

用紙保管のスペース削減

テレワークでペーパーレスが注目されている3つ目の理由は、用紙保管のためのスペース削減です。企業は紙の機密文書を保管するために多くのオフィススペースを確保しており、年々物理スペースを圧迫しています。紙文書を電子化できれば保管する用紙が不要となり、オフィススペースを縮小できます。テレワークを機にオフィス規模の見直し、用紙を保管するスペースの見直しを考えることも可能です。

テレワークのペーパーレス化実現によって得られる6つのメリット

テレワークでペーパーレス化を実現することで、以下6つのメリットを得ることができます。

• 業務の効率化
• 維持管理等のコスト削減
• BCP対策
• セキュリティ強化
• 情報管理の簡素化
• オンラインでの共有が可能

それぞれ、一つずつ解説します。

業務の効率化

テレワークでペーパーレス化を実現する1つ目のメリットは業務の効率化です。ペーパーレスによって業務に必要な書類作成のフローを大きく削減できます。例えば部長の承認が必要な社内申請の手続きにおいて、書類が紙の場合だと以下の8つの手続きが必要になりとても大変です。

1. ドキュメントソフトで書類を書く
2. 紙に印刷する
3. 上司に渡して捺印をもらう
4. 上司から捺印をもらった書類を回収し、部長に捺印してもらう
5. 捺印してもらった紙を回収してスキャンする
6. 保管のため文書管理システムに登録する
7. 紙原本をキャビネットに保管する

テレワークによってペーパーレス化を実現できれば、上記工程を大きく短縮できます。必要な手順は「書類を書く→承認者にメール送信→捺印されたものをシステムに登録」するだけです。印刷や手渡し、回収、スキャンが不要になり、フローを大幅に省略できます。ペーパーレス化を実現することで、捺印依頼も簡単に行えます。保管した電子文書の検索も容易になり、業務効率化に繋がります。

維持管理等のコスト削減

テレワークでペーパーレス化を実現する2つ目のメリットは維持管理等のコスト削減です。企業はオフィススペースに機密情報を保管するため高い賃料を払っています。電子化することで用紙印刷代、用紙保管代、用紙保管のためのオフィススペース代を減らすことが可能です。ま用紙管理のために必要な人件費を大きく削減できます。テレワークでペーパーレス化すれば、大きなコスト削減に繋がります。

BCP対策

テレワークでペーパーレス化を実現する3つ目のメリットはBCP対策です。拠点と社員、情報分散させることがBCP対策そのものとなります。例えばオフィスが地震や火災等の自然災害で被災してしまった場合、紙だと滅失されてしまう可能性が高いですが、電子データであれば直接影響を受けることがありません。重要な機密情報を守ることができます。またデータの保管先を、オフィスから離れたデータセンターやクラウド環境を利用する等、書類保管を分散する対策をとることで、更にセキュリティを高く保てます。ペーパーレス化によって、地震・火災・大雨・台風等の自然災害から重要な機密情報を守ることができます。

セキュリティ強化

テレワークでペーパーレス化を実現する4つ目のメリットはセキュリティ強化です。ペーパーレス化によって、自宅に機密情報を物理的に持ち込まなくなることにより紙紛失のリスクを軽減できます。シュレッダーしないまま自宅のゴミ箱破棄することも、他人にみられるリスクも軽減できます。更に電子データを電子帳票システム等に保存して管理することで、アクセスログ、改ざんの監視を行うことができ、社員の不正閲覧や情報持ち出しの予防に繋がります。ペーパーレス化はセキュリティを強化します。

情報管理の簡素化

テレワークでペーパーレス化を実現する5つ目のメリットは情報管理の簡素化です。電子化することによってファイル名や属性などの情報を整理でき、検索しやすくなります。紙に書かれた情報を探す場合、棚やキャビネットなどの物理的に保管された場所を探し 、その場所から対象の書類を見つけ出す必要があります。更に書類を開いて一枚一枚紙をめくる等、探したい情報がどこに書いてあるかを特定するまでにページ何日も時間を要する場合もあります。

テレワークによってペーパーレスが普及すると、どのシステムに何の書類が格納されているか資料の場所が明確になります。データのプロパティに属性情報を入れておけば検索もしやすくなり、必要な情報をすぐに取り出せます。テレワークでペーパーレス化が加速すれば、情報管理も簡素化になります。

オンラインでの共有が可能

テレワークでペーパーレス化を実現する6つ目のメリットはオンラインでの電子文書の共有を容易にできることです。これまで紙文章を他の社員に情報を共有する場合、コピーする、作り直すなど手間が多く発生していました。ペーパーレス化によって電子文書になれば、加工せずにメールなどに添付することで、そのまま共有できます。文書にパスワードをつけて必要な人以外から参照できないように対策することも可能です。ペーパーレス化を実現できれば必要な文書をすぐにオンラインで共有できます。 フォーマットによっては共有後、各自でマーカーを引く、付箋やメモを貼るなど便利に扱えます。

テレワークにおいてペーパーレス化の際に注意すべき4つの観点

テレワークにおいてペーパーレス化を取り入れる際に注意しなければならない、4つの観点をご紹介します。

• 紙全てを一度に電子化しない
• デメリットを正しく把握する
• 顧客に合わせて対応する
• 社員に対して電子化を強要しないこと

それぞれ、一つずつ解説します。

紙全てを一度に電子化しない

テレワークにおいてペーパーレス化を取り入れる際に注意すべき観点の1つ目は、紙全てを一度に電子化しないことです。なぜなら業務に大きな支障が生じる可能性があるからです。法律上紙で保管しなければならない文章、取引先との書類においても紙でなければならないものもあります。担当者が誤って電子化してしまうと業務に大きな影響が出ます。

また、社員の中には電子化そのものを好まない者もいます。人によっては紙の方が慣れ親しんでおり、扱いやすい場合もあるからです。ペーパーレス化だからといって一度に全てを電子化してはいけません。段階的に少しずつ、無理のない範囲で電子化しましょう。長期的な目線で少しずつペーパーレス化を始めていくこととが大事です。

デメリットを正しく把握する

テレワークにおいてペーパーレス化を取り入れる際に注意すべき観点の2つ目は、デメリットを正しく把握することです。ペーパーレス化によって生じる問題に目を向けることで、導入時の混乱を未然に予防できます。ペーパーレス化には以下のデメリットがあります。

• システム障害時にデータを開けなくたる
• システム復旧までに時間がかかる場合もある
• 導入時の構築に時間とITスキルが必要
• 電子化専用のセキュリティ対策が新たに必要になる

紙から電子文書に置きかわることはシステム自体がが大きく変化するため、構築に時間がかかります。またシステムが壊れた際に長期間文章を参照できなくなる恐れももあります。また、紙文書とは違った観点でのセキュリティ対策も求められます。ペーパーレス化を実現したいなら、デメリットを正しく理解して対策を講じていきましょう。

顧客に合わせて対応する

テレワークにおいてペーパーレス化を取り入れる際に注意すべき観点の3つ目は、顧客に合わせた対応を実施することです。取引する文書が紙でなければならない顧客もいます。不動産取引の重要事項説明書、賃貸契約書などのように、法令により電子文書が許可されていない書類があるかもしれません。また取引先のルールによって電子化が認められていない場合もあるかもしれません。ペーパーレス化を検討する際は取引先と普段どのような書類を交わしていて、それが電子化できる物なのか、紙で運用し続けなければならないのかを確認し、顧客に合わせた対応を実施していきましょう。

社員に対して電子化を強要しないこと

テレワークにおいてペーパーレス化を取り入れる際に注意すべき観点の4つ目は、社員に対して電子化を強要しないことです。以下の理由により電子化を受け付けない社員もいます。

• 電子ファイルだと読みにくい
• 電子化することで紙よりも文書を探す難易度が上がる
• ITリテラシーがないためで電子化に抵抗感がある
• 仕事のやり方が大きくかわるためストレスを感じる

電子よりも紙を好む社員もいます。特に長年紙に慣れ親しんできている社員は、電子化に抵抗する可能性があります。ペーパーレス化を行う際は、社員に対して電子化を一元的に強要せずに、できる範囲からスモールスタートして進めていき、徐々にペーパーレス文化を定着させていきましょう。

関連記事：ペーパーレス化の進め方とは？便利なツールや成功事例を紹介

テレワークでペーパーレス化実現のためのおすすめツール

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URL: https://notepm.jp/

関連記事：
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まとめ

テレワークにおけるペーパーレス化はメリットが豊富ですが、注意点に意識を向けることも大切です。これまで慣れ親しんでいた紙文化から電子文書へと変わることに抵抗のある社員もいます。電子化のハードルを少し低くするため、ITリテラシーが高くない初心者でも扱いやすい社内wikiを活用することからスタートしてみるのはいかがでしょうか。

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