こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
マニュアルを公開したものの、社内システムでキーワードを入れてもなかなかヒットしない、知りたい情報が得られない、検索精度が課題になっている担当者も多いのではないのでしょうか。 検索精度があがれば読み手は目当ての情報がすぐに見つかり、マニュアルの活用範囲が広がります。本記事では、読み手が感じているマニュアル検索時に感じているストレス、検索性を上げることで得られるメリット、検索精度を高めるためのコツを解説していきますので参考にしてみてください。
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目次
マニュアルを検索する際に感じる３つのストレス
マニュアルを検索する際に読み手が日々感じているストレス、以下3点を紹介します。
- 検索にヒットしない
- 探したい情報が見つからない
- 多数検索にヒットし何を参照すべきか判断つかない
それぞれ、一つずつ解説します。
検索にヒットしない
マニュアル検索時に読み手が感じているストレスの1つ目は、検索にヒットしないことです。マニュアルに知りたい情報が入っていると思い期待して検索したのに、検索結果にヒットしなければ読み手は裏切られた気持ちになります。
一度検索にヒットしないと、キーワードを変えて検索を繰り返す、別のマニュアルを開いて探すなど、検索に要する時間が増えてしまい、読み手のストレスがたまる一方です。マニュアル検索にキーワードがヒットしないことは、読み手に大きなストレスを与えてしまいます。
探したい情報が見つからない
マニュアル検索時に読み手が感じているストレスの2つ目は、探したい情報が見つからないことです。例えば検索キーワードに結果がヒットしても、検索キーワードの近くに知りたい情報が書かれていない、説明が不足している等があります。探したい情報がなかなか見つからないと、読み手はマニュアルの別の場所なら書いてあるのではと期待して探し続けたり、別のマニュアルを開いて検索を繰り返さなければなりません。読み手は探したい情報がすぐ見つからないと、多くのストレスを感じます。
多数検索にヒットし何を参照すべきか判断つかない
マニュアル検索時に読み手が感じているストレスの3つ目は、多数検索にヒットすることです。検索したキーワードが多数箇所にヒットしマニュアルのあちこちに情報が散らばっていると、読み手はどこを読めば良いのか混乱してしまいます。キーワードが検索結果にヒットすることは大事ですが、ヒット数が多いと読み手は検索後も知りたい情報を探すために、多くの時間をかけてしまいます。検索結果の一つに大事な情報が書かれていたとしても、情報量が多すぎて読み飛ばしてしまうかもしれません。検索結果が多数ヒットすることも、読み手にストレスを与えてしまいます。
多数ヒットする原因の一つに、マニュアル構成が綺麗に整理されていないことが挙げられます。タイトルや目次を整理して構成をしっかりと決めることによって、多数ヒットを未然に予防できます。
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マニュアルの検索性を高めるメリット
マニュアルの検索性を高めることで得られるメリットを、以下に2点紹介します。
- 探したい情報がすぐに見つかる
- 検索結果をそのまま共有できる
それぞれ、一つずつ解説します。
探したい情報がすぐに見つかる
マニュアルの検索性を高めるメリットの1つ目は、探したい情報がすぐに見つかることです。情報がすぐに見つかれば、読み手は探すストレスから解放されます。読み手の知りたい答えが検索キーワードのすぐそばに書かれてあると、一度の検索結果で解決します。更に検索キーワードが見出しやタイトルにヒットして中身を読めば答えがわかりやすく書いてあると、その章の信頼性が高まります。マニュアルの検索精度を上げれば、読み手は知りたい情報をすぐにとり出せるようにでき満足します。
検索結果をそのまま共有できる
マニュアルの検索性を高めるメリットの2つ目は、検索結果をそのまま他の社員等に共有できることです。マニュアル検査でなかなかヒットしない、知りたい情報が不足している等があると、他者に共有する際に自分で加工や補足して共有しなければなりません。例えば新人からの質問への回答を探すためマニュアルを検索した際、欲しい情報を検索結果として確実に得ることができれば、そのまま若手に展開することができます。カスタマーセンターがマニュアル検索した結果を、そのまま抜粋して顧客に伝えることも可能です。マニュアル検索性を高めることができれば2次展開も容易にでき、問い合わせ対応にかける時間を減らすことが可能になります。
マニュアル検索精度を格段にアップさせる3つのコツ
マニュアルの検索精度を格段アップさせるためには、以下3つのコツを抑えることが重要です。
- 見出しやタイトルにキーワードを含める
- 目次と内容を一致させる
- ツールを利用する
それぞれ、一つずつ解説します。
見出しやタイトルにキーワードを含める
マニュアルの検索精度を格段アップさせるための1つ目のコツは、見出しやタイトルに読み手を意識したキーワードを含めることです。具体的には読み手が検索の際に入力する「検索キーワード」のことを指します。検索キーワードが見出しやタイトルにヒットすれば、読み手はその章に知りたい情報が書かれていると期待して、内容を読み進めていきます。内容に答えが書いてあればマニュアルの信頼性が高まります。
構成をしっかりと決めた上でタイトルや見出しに検索キーワードを含めることができれば、内容も自然と決まり信頼性の高いマニュアルとなります。実際に運用していく上で、読み手に「マニュアルにどのようなキーワードを入れて検索しているか」アンケートをとって確認することもおすすめです。検索精度をアップさせるためには、見出しやタイトルに、読み手が検索するキーワードを含めることを意識しましょう。
目次と内容を一致させる
マニュアルの検索精度を格段アップさせるための2つ目のコツは、目次と内容を一致させることです。目次と内容一致によって読み手の期待に応えられ、マニュアルの信頼性が上がります。目次と内容が一致していないマニュアルは意外と多いです。目次を見て、知りたい情報があると期待して内容を開いたのに想定と違った内容が書かれていると、読み手にストレスを与えます。目次と内容を一致させることで読み進めても違和感のない、読みやすいマニュアルを作りましょう。
ツールを利用する
マニュアルの検索精度を格段アップさせるための3つ目のコツは、マニュアル作成に特化したツールを利用することです。ツールを活用すれば短時間で高品質なマニュアルを作ることができます。デザインテンプレートを使えば、すでにできあがったレイアウトにそのままテキストを流し込んでいくだけ完成します。作成者はマニュアル作成時に重要な構成決めと内容を書く作業に注力できます。マニュアル作成に特化したツールを取り入れて、検索精度を高めましょう。
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マニュアルの検索性を高めるおすすめITツール
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NotePM（ノートピーエム） は、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。
NotePMの特徴
- 誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
- ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
- ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。
NotePM
URL: https://notepm.jp/
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まとめ
マニュアルの検索精度を上げるために最も重要なのは、デザインや装飾にかける時間を極力少なくすることです。構成、タイトル、内容への時間を多く割りあてるためにも、簡単に、高品質でデザイン性に優れたNotePMを使って短時間で検索精性の高いマニュアルを完成させましょう。
