マニュアルを公開したものの、「キーワードを入れてもなかなかヒットしない」「知りたい情報が得られない（時間がかかる）」など、マニュアルをうまく活用できないケースが少なくありません。
検索精度が上がれば目当ての情報がすぐに見つかり、社員が快適にマニュアルを活用できるようになります。自主的にマニュアルを使用する文化が浸透すれば、教育コストの削減といったメリットが得られることもあるでしょう。
本記事では、マニュアル検索時に感じるストレスや検索性を高めるメリット、検索精度を高めるためのコツを解説します。「マニュアルの活用がうまくいかない」と悩みを抱えている方は、是非参考にしてみてください。
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目次
マニュアルを検索する際に感じる３つのストレス
マニュアルを検索する際に読み手が日々感じているストレスを3つ紹介します。
- 検索しても1件もヒットしない
- 探したい情報がなかなか見つからない
- 多数検索にヒットし何を参照すべきか判断つかない
それぞれ解説します。
検索しても1件もヒットしない
マニュアルに知りたい情報が入っていると期待して検索したのに、検索結果にヒットしなければ読み手は不便を感じます。
一度検索して思うように結果がヒットしないと、キーワードを変えて検索を繰り返したり、別のマニュアルを開いて探したりなど、検索に要する時間が増えてしまいます。そうすると、読み手のストレスが溜まりかねません。
マニュアル検索にキーワードがヒットしないことは、読み手に大きなストレスを与えてしまいます。
探したい情報がなかなか見つからない
検索キーワードに結果がヒットしても、知りたい情報が書かれていないマニュアルがヒットする、説明が不足しているマニュアルで再度調べ直す必要があるなどのストレスにつながることもあるでしょう。
探したい情報がなかなか見つからないと、「マニュアルの別の場所なら書いてあるのでは？」と期待して探し続けたり、別のマニュアルを開いて検索を繰り返したりと検索の手間が増えてしまいます。読み手は探したい情報がすぐ見つからないと、多くのストレスを感じてしまうでしょう。
多数検索にヒットし何を参照すべきか判断つかない
検索したキーワードが多数箇所にヒットしマニュアルのあちこちに情報が散らばっていると、読み手はどこを読めば良いのか混乱してしまいます。
キーワードが検索結果にヒットすることは大事ですが、ヒット数が多いと読み手は検索後も知りたい情報を探すのに時間を要するため、不便を感じるでしょう。
また、複数ヒットした場合、検索結果のひとつに大事な情報が書かれていたとしても、情報量が多すぎて読み飛ばしてしまうかもしれません。検索結果が多数ヒットすることも、読み手にストレスを与えてしまいかねないのです。
マニュアルの検索性を高める3つのメリット
マニュアルの検索性を高めることで得られるメリットを3つ紹介します。
- 探したい情報がすぐに見つかる
- 検索結果をそのまま共有できる
- 社内での利用回数が増えて業務が効率化する
ひとつずつ解説します。
探したい情報がすぐに見つかる
情報がすぐに見つかれば、読み手は探すストレスから解放されます。読み手の知りたい答えが検索キーワードのすぐそばに書かれてあると、一度の検索結果で解決して無駄なプロセスを踏む必要がありません。
さらに検索キーワードが見出しやタイトルにヒットして中身を読めば答えがわかりやすく書いてあると、「使いやすい」と感じてマニュアルの活用回数が増える可能性が高まります。マニュアルの検索精度を上げれば、読み手は知りたい情報をすぐにとり出せるようになり、ストレスを感じないようになるでしょう。
検索結果をそのまま共有できる
マニュアル検査でなかなかヒットしない、知りたい情報が不足している状態だと、他者に共有する際に自分で加工や補足して共有しなければなりません。
たとえば新人からの質問への回答を探すためにマニュアルを検索したとき、欲しい情報を検索結果として確実に得られれば、マニュアルをそのまま若手に展開できます。
ほかにも、カスタマー対応でマニュアル検索した結果を、そのまま抜粋して顧客に伝えることも可能です。マニュアルの検索性を高められれば、2次展開も容易にでき、質問・問い合わせ対応にかける時間を減らせるメリットがあります。
社内での利用回数が増えて業務が効率化する
マニュアルの検索性を高めると「マニュアルを活用すれば解決する」と社員が自発的にマニュアルを使用するようになります。そうなると疑問点を自己解決できるようになるので、問い合わせる工数が減るメリットもあります。
質問を受ける側も教育の時間を減らせるので、結果として業務効率化につながるでしょう。
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マニュアルの検索性を高める4つのコツ
マニュアルの検索精度を格段アップさせるためには、以下4つのコツを押さえることが重要です。
- 見出しやタイトルにキーワードを含める
- 目次と内容を一致させる
- 社内表記と文言を統一化させる
- 検索性の高いツールを利用する
順番に見ていきましょう。
見出しやタイトルにキーワードを含める
見出しやタイトルに読み手を意識したキーワードを含めることにより、マニュアルの検索精度を格段にアップさせられます。具体的には、読み手が検索の際に入力する「検索キーワード」を含めるとよいでしょう。
検索キーワードが見出しやタイトルにヒットすれば、読み手はそのマニュアルに知りたい情報が書かれていると期待し、内容を読み進めていきます。求める情報が書いてあれば、マニュアルの信頼性が高まり、「また利用しよう」と思えるかもしれません。
マニュアルの構成をしっかりと決めたうえでタイトルや見出しに検索キーワードを含められれば、信頼性の高いマニュアルが完成します。実際に運用していくうえで、読み手に「マニュアルにどのようなキーワードを入れて検索しているか」アンケートをとって確認することもおすすめです。
目次と内容を一致させる
読み手はマニュアルを開いたとき、知りたい情報が載っているかを確認するために目次をチェックします。そのため、目次と内容が一致していると、読み手はスムーズに知りたい情報までたどり着けます。
目次と内容が一致していないマニュアルは意外と多く、検索性を低くする要因になりかねません。目次を見て知りたい情報があると期待してマニュアルを開いたのに、想定と違った内容が書かれていると、読み手にストレスを与えてしまいます。
目次と内容を一致させることで読み進めても違和感のない、読みやすいマニュアルに仕上げつつ、検索性を高めましょう。
社内表記や文言を統一化させる
社内表現や文言を統一することでも、マニュアルの検索精度を高められます。たとえば、タイトルや部署の命名規則を設けておくと、検索にヒットしやすくなります。
検索するユーザーも「この規則にもとづいてタイトルを作成しているから、このワードを入れるとヒットするかも」とイメージして検索できるようになるでしょう。また、専門用語や社内用語は、使用するワードを統一しておくことで、検索の際に役立ちます。
検索性の高いツールを利用する
マニュアル作成・管理に特化した検索性の高いツールを活用すれば、短時間で高品質なマニュアルを作れるうえに検索性がアップします。
マニュアル作成ツールのなかには、マニュアルの作成効率を上げる工夫のひとつに「テンプレート」を作成・活用できるものが多いです。テンプレートを使えば、すでにできあがったレイアウトにそのままテキストを流し込んでいくだけでマニュアルが完成するので、ゼロからマニュアルを作成するよりもスピーディに作成できるようになります。
テンプレート上に命名規則や、タイトルや見出しの付け方を記載するなど、前述した検索性を高めるコツが自然と含められるようにしておけば、さらに検索性アップが見込めるでしょう。マニュアル作成・管理に特化した検索性の高いツールを取り入れれば、ツールの機能を最大限に活かしながら検索精度を高められます。
ツールを使ってマニュアルの検索性向上に成功した3つの事例
ここからは、実際にツールを導入してマニュアルの検索性向上に成功した事例を3つ紹介します。
- 検索時間が4割削減｜株式会社ラクス様
- 検索時間が5分→30秒に削減｜株式会社ザグザグ様
- 情報検索の手間が7割削減｜アイリスオーヤマ株式会社様
どの事例も大幅に検索時間を削減できたことがわかります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
検索時間が4割削減｜株式会社ラクス様
株式会社ラクス様は、NotePMの導入によりマニュアルの検索時間を4割削減できました。従業員数が増えるフェーズで「マニュアルを活用して業務を標準化したい」「社内情報を一元管理したい」という課題を解決するべくNotePMを導入したそうです。
導入後はマニュアルの整備に注力し、社員が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を構築したことで、検索時間を大幅に短縮できました。NotePMの導入により、検索時間の削減と業務の効率化に貢献した事例です。
＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス
検索時間が5分→30秒に削減｜株式会社ザグザグ様
株式会社ザグザグ様は、NotePMの導入により、マニュアルの検索時間を5分→30秒に削減できました。従来は店舗マニュアルを紙媒体で管理していましたが、NotePM上でデータベース化して一元管理することで、使用・更新がしやすい環境構築ができたといいます。
9冊のファイルで構成された膨大な量のマニュアルを電子化したことにより、更新時に印刷する手間とコストを大幅にカットし、全文検索可能な機能により検索時間を大幅に削減しました。NotePMを導入し、紙媒体から電子版にマニュアルを移行して検索時間短縮に成功した事例です。
＞関連記事：【導入事例】マニュアル検索時間が5分→30秒に！目指すは店舗での「脱・紙マニュアル」- 株式会社ザグザグ
情報検索の手間が7割削減｜アイリスオーヤマ株式会社様
アイリスオーヤマ株式会社様は、NotePMを活用して社内のナレッジ共有を円滑にし、社員の成長スピードを向上できる環境を構築しました。導入以前は社内サーバーで情報共有を行っていたものの、欲しい情報をすぐに見つけられない課題を抱えていたそうです。
年に数百人単位で新入社員が入社し、若手社員の比率が多いため、社内のナレッジを蓄積・管理できる環境の構築が急務でした。そこで、ナレッジマネジメントツール「NotePM」を導入し、社内情報を一元管理した結果、検索工数を約70％削減できました。
＞関連記事：【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社
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検索性の高いマニュアルを作るならNotePMがおすすめな3つの理由
前述したように、NotePMを導入して検索性を高めて検索時間の短縮に成功した事例はいくつもあります。そのため、検索性の高いマニュアルを作成するなら、NotePMがおすすめです。主な理由は、以下の3点です。
- 検索性に優れている
- マルチデバイスに対応している
- ユーザートレーニング不要で導入しやすい
それぞれ順番に解説します。
検索性に優れている
NotePMは検索性に優れています。ツール内で作成したドキュメントに加えて、Word・Excel・PDFなどファイルの中身も全文検索が可能です。
NotePMでマニュアルを一元管理しておけば、検索時間を短縮し、業務効率アップが狙えます。実際にNotePMを導入した企業では、検索時間が4割削減できた事例もあるほどです。便利な検索機能により検索性に優れている点も、NotePMの強みといえます。
マルチデバイスに対応している
NotePMはマルチデバイスに対応しているため、PC・スマホ・タブレットですべての操作が可能です。社外で確認したい場合も、スマホやタブレットで簡単に使用できます。
たとえば、在宅勤務と出社を併用した勤務スタイルの社員も、自宅で社内と同様にドキュメント作成・閲覧ができるようになるのです。在宅勤務や残業時間の短縮を推進する際にも効果的といえるでしょう。
ユーザートレーニング不要で導入しやすい
NotePMは、操作性がシンプルで簡単な点が強みです。そのため、ツール導入後のユーザートレーニングが不要で導入しやすいメリットがあります。
公式サイトには使用できる機能一覧やお役立ち資料など、導入後に活用できる資料も豊富にあるため、導入後に疑問点を解決しやすい点も魅力です。無料お試し期間に使用感を確認できるので、導入前に一度試してみることをおすすめします。
検索性の高いツールを導入してマニュアルが活用できる環境を整えよう
マニュアルの検索性は業務効率化に直結する重要な要素です。検索精度を向上させるポイントを意識するほか、検索性の高いツールを導入してマニュアルの活用が活発になる環境の構築を進めてみてはいかがでしょうか。
「NotePM」はナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジ共有ツール」です。ナレッジ共有はもちろん、マニュアル作成や社内FAQなど、社内での情報共有をクラウド上で素早く簡単に行えます。
NotePMでは、30日間無料でお試しできる期間を設けています。検索性の高いツールの導入を検討中の方は、使用のイメージを掴むためにも、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
