マニュアルはタイトルが重要!会社で使われる書き方のポイントを解説

2023年01月07日(土) マニュアル作成
マニュアル タイトル

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

マニュアルを作成するとき、タイトルの書き方のポイントを知りたい、と考える方も少なくないのではないのでしょうか。タイトルは非常に重要です。タイトルがそのマニュアルの価値を決定すると言っても過言ではありません。タイトル次第で内容が読まれるか、使われるかが決まります。

本記事では、マニュアルのタイトルが重要な理由と整理するメリット、書き方のポイントについて解説していきますので参考にしてみてください。

 

 

マニュアルでタイトルが重要視される3つの理由

マニュアルでタイトルが重要な理由として、以下3点があります。

  • タイトル次第で中身を読まれなくなる
  • 内容の良し悪しがタイトルで決まる
  • 知りたい情報があるかタイトルから判断する

それぞれ、一つずつ解説します。

タイトル次第で中身を読まれなくなる

マニュアルでタイトルが重要な理由の1つ目は、タイトル次第で中身を読まれなくなることです。読み手はタイトルに書かれている文字を見て、中身を読むかどうかを決めます。タイトルと目次にざっと目を通して、知りたい情報が書かれていなさそうだと判断したら、読み手はそこで読むのをストップしてしまいます。たとえマニュアルの中に知りたい情報が書かれていたとしても、タイトル次第でたどり着けなくなります。

興味を惹かれない、明らかに読む気を失ってしまう、知りたい情報が書かれていなさそうなタイトルがついているマニュアルは、タイトル次第で中身を読まなくなる可能性が非常に高いです。

内容の良し悪しがタイトルで決まる

マニュアルでタイトルが重要な理由の2つ目は、内容の良し悪しがタイトルによって決まることです。タイトル一文に大事な内容がすべて詰まっています。

何が書かれているのかすぐに読み手が理解できるタイトルであることが大切です。シンプルかつ適切な表現であること、難しい表現が並んでいないこと、初心者が読んでも違和感がないことが望ましいと言えます。マニュアルの内容が良いか悪いかはタイトル次第で決まります。

知りたい情報があるかタイトルから判断する

マニュアルでタイトルが重要な理由の3つ目は、知りたい情報があるかを読み手がタイトルから判断するということです。読み手はマニュアルを開く際、最初にタイトル・見出し・目次に目を通すことで知りたい情報が書かれているかを判断します。そのため、タイトルや見出しに用いる一つ一つの単語がとても重要です。

また、タイトルと内容が一致していることもとても重要です。なぜなら一致していないと読み手の期待を裏切ってしまうからです。「この章を読めば知りたい情報がわかる」と期待して読み進めたのに回答が書かれていないと、その先マニュアルを開きたいと思う気持ちが失われます。

タイトルそのものをアピールすることも大切ですが、内容と一致させるようにしましょう。読み手はタイトルから知りたい情報を探すため、書き手は情報がどこにあるかを読み手に確実に伝える必要があります。

マニュアルのタイトルを整理する4つのメリット

マニュアル作成において非常に重要なのがタイトル整理です。整理することで得られる4つのメリットを以下に紹介します。

  • 全体構成と流れがわかる
  • 内容を作成しやすくなる
  • 情報共有を容易に行える
  • 読み手から余計な質問がこない

それぞれ、一つずつ解説します。

全体構成と流れがわかる

マニュアルのタイトルを整理する1点目のメリットは、全体構成と流れを理解できることです。タイトル・目次を時系列や分類によって整理することによって、読み手は一度目次に目を通すだけで、そのマニュアルには何が書かれているのか、全体の構成はどうなっているのかを判断できます。

時系列でタイトルを整理すれば、シンプルな構成となるため読み手にとって内容がわかりやすくなり、書き手も情報を整理しやすくなります。技術情報などの分野によってタイトルを整理すれば、知識が纏まっているため読み手も一部の章のみを読むだけで済むことも多いです。書き手も分野にそって情報をまとめることができます。

タイトルを整理することで、構成と自然な流れが完成し読みやすくなります。

内容を作成しやすくなる

マニュアルのタイトルを整理する2点目のメリットは、書き手が内容を作成しやすくなることです。時系列や技術的情報に沿ってタイトルを整理することで、マニュアル全体の構成と流れが決まり、その章に書く内容も自然と決まるからです。

タイトルや目次を整理しない状態でいきなり本文を作成し始めると、肝心な部分が抜け落ちてしまったり他の章と重複した内容になってしまう等、何を伝えたいマニュアルなのかわからなくなってしまいます。その結果内容の見直しが何度も発生してしまい修正の手間がかかり、本来の内容から外れた部分に力を入れてしまうことになるかもしれません。タイトルや目次を整理して構成をしっかりと決めてから内容を書き進めることで、全体が整理されてどこに何が書かれているかを読み手がすぐに判断できる、一貫した読みやすいマニュアルを作ることができます。

情報共有を容易に行える

マニュアルのタイトルを整理する3点目のメリットは、情報共有を容易にできることです。全体整理によって統一感が出るため、わかりやすい内容となります。加工することなく他社員へ情報共有・二次展開できます。例えばカスタマーサポートセンターが、顧客からの問い合わせで日々参照している対応マニュアルを必要な対応手順だけ抽出して、社内社員や顧客にそのまま展開することも可能です。タイトルが整理されている良いマニュアルは、二次展開する際に加工や補足することなくすぐに情報共有が可能になります。

読み手から余計な質問がこない

マニュアルのタイトルを整理する4点目のメリットは、 読み手から余計な質問がこないことです。タイトルが整理されればわかりやすいマニュアルとなり、読み手はマニュアルを読むだけで知りたい情報を得て解決できるからです。もしタイトルが整理されていないとマニュアル内に重要な部分が不足してしまったり、タイトルと内容が合致しない等わかりにくいマニュアルとなってしまいます。そうなると読み手からの問い合わせも多くなり対応に終われてしまいます。余計な質問を減らすためにも、マニュアルの整理がとても重要と言えます。

魅力的なマニュアルタイトルを作る4つのポイント

魅力的で読まれる、マニュアルタイトルを作成するポイントについて、以下の4点紹介します。

  • 内容とタイトルを一致させる
  • 読み手が知りたい情報をタイトルにまとめる
  • 伝えたいことをシンプルに書く
  • 初心者にも理解できる表現にする

それぞれ、一つずつ解説します。

内容とタイトルを一致させる

魅力的なタイトルを作成するための1点目のポイントは、内容とタイトルを一致させることです。なぜなら読み手はタイトルを読み、その後に書かれている内容に期待するためです。タイトルと内容が不一致だと読み手は裏切られたと感じてしまい、もうそのマニュアルを開くことはないかもしれません。そうならないためにもタイトルにはその章の内容で一番伝えたいことを反映し、簡潔に説明できるものにしましょう。

タイトルを作成する際に重要なことは、内容を書き終えた後にその章のタイトルを見直すことです。内容とタイトルが一致した内容かどうか、読み手の期待に添えるか、タイトルは内容を要約しているものかを確認します。何が書かれているのかをすぐに読み手か判断できる、内容を要約したタイトルをつけることが望ましいです。

読み手が知りたい情報をタイトルにまとめる

魅力的なタイトルを作成するための2点目のポイントは、タイトルに読み手が知りたい情報をまとめることです。なぜなら読み手はまずタイトルを読み、知りたい情報がその章にあると期待するからです。情報がまとまっていないタイトルはどこに何の情報が書かれているかわからなくなり、読み進める上でストレスを感じてしまいます。

その章の内容を要約したタイトルをつけることはもちろん、読み手を意識したキーワードをタイトルに盛り込むことが大切です。マニュアルを検索したときのキーワードがタイトルや目次にヒットすれば、読み手は探したい情報がその章にあると期待し、内容を読み進めます。読み手の目的を意識して、読み手の立場になってタイトルを纏めましょう。

伝えたいことをシンプルに書く

魅力的なタイトルを作成するための3点目のポイントは、書き手が伝えたいことをシンプルに書くことです。なぜなら一目見て読み手に伝わらないタイトルであれば、ストレスを与えてしまったり、内容を読み飛ばしてしまうことになるからです。

例えば以下2つの例では、どちらが良いタイトルでしょうか?

例1:魅力的なマニュアルタイトルを作る4つのポイント
例2:魅力的なマニュアルを作成するためには、内容とタイトルの一致、読み手が知りたい情報、シンプルな表現、初心者が理解できる内容を意識したタイトルをつけることが大事

例1の方がシンプルで良いですよね。一度目を通すだけでどんな内容が書いているのかがわかり、その先読み進めやすくなります。
例2は書かれている内容そのものは重要なのですが、情報が盛りだくさんのため一目見て伝わりにくいです。人によっては読み飛ばされてしまう可能性があります。

読み手は常に大量の情報に囲まれていて忙しいため、無駄な文字を見たくありません。魅力的なタイトルをつけるために、一番伝えたいことを短い文章で伝えるテクニックを磨きましょう。

初心者にも理解できる表現にする

魅力的なタイトルを作成するための4点目のポイントは、初心者にも理解できる表現で書くことです。マニュアルは基本的に新人やその業務の知識がない初心者が読むものだからです。読み手のことを意識していないと、難しい表現で書きがちです。一度目を通して初心者でも読みやすいか、専門的用語が使われていないか、情報量は適切かなど読み手の立場に立って考えていきましょう。

主観で書くのではなく読み手を意識した客観的な目線で書くこと、誰にでもわかる表現で書くことがタイトルを作成する上で非常に重要です。

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まとめ

マニュアルの価値はタイトル次第で決まります。全体構成が統一されていて読みやすい、内容もわかりやすい、知りたい情報がまとまっているマニュアルは重宝され仕事で長く使われます。仕事で読まれるマニュアルを簡単に作成したい場合は便利な機能エディタやテンプレート機能が盛り込まれているNotePMを使うことをおすすめします。NotePMは初心者でも扱いやすいため、重要なタイトル作成にしっかりと時間を割り当てることができます。

 

この資料でわかること

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