マニュアル化する5つのメリット・利点！デメリットや具体的なステップも解説

マニュアルの大切さは分かっていても、マニュアル作成のための時間を確保できなかったり、実際に作るとなると非常に手間がかかったりします。

マニュアルを作る利点を確認することで、自社で取り組むべきかどうか改めて考えてみましょう。本記事では、マニュアルの利点と注意点を説明しながら、マニュアルの重要性についてご説明していきます。

＼登録企業12,000社以上／
マニュアル作成の手間を大幅削減。社内の「知りたい！」がすぐに見つかるマニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」
→NotePMのマニュアル作成機能を無料で試してみる
 →NotePMが5分でわかるサービス紹介資料をダウンロードする

マニュアル化する5つのメリット・利点

まずは、マニュアルの利点を5つのポイントに分けて解説していきます。

作業の標準化
時間の短縮
品質の確保
コストの削減
リスクの軽減

作業の標準化

マニュアル化することの利点の1つ目は、マニュアルによって作業が標準化できることです。

マニュアルを準備することで、効率的な仕事の進め方を標準化できるので、社員全員の業務の底上げができます。社員規模が大きくなればなるほど、ミスが起きる可能性も高くなるのでマニュアルによる標準化の重要性は増していきます。

時間の短縮

2つ目の利点は、時間の短縮です。マニュアルには作業を効率的に終わらせるための最適なフローが記載されています。そのため、マニュアル通りに作業をすれば、無駄やミスが減り、結果として時間の短縮につながるのです。

「人に聞くほうが早いのではないか」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、回答が来るまで作業を進められなかったり、質問をした相手の作業を止めてしまったりします。また、引き継ぎの際にもマニュアルの存在は時間短縮に大きく貢献します。

品質の確保

3つ目の利点は品質の確保です。マニュアルは、社内でその作業に長けた人の経験を吸い上げて、最適な業務フローとして落とし込んで作成しています。

そのため、マニュアルに基づいて正しく作業を行えば、品質は一定になり、誰が作業を行ってもアウトプットに差が出なくなります。これによって、特定の作業担当者が一時的にいなくなっても業務を支障なく進めることが可能です。

わかりやすいマニュアルを作成することで経験が浅い人でも取り組める仕事を増やせます。

コストの削減

4つ目の利点はコストの削減です。マニュアルがなくても作業をよく知っている人に聞いて解決することは可能です。

しかし、回答を得るのにも時間がかかったり、回答者の時間を奪ったりしてしまいます。マニュアルの作成は時間がかかり、コストがかかるようにも思えますが、一度作れば長く、多くの人が同時に使用できるためコストの削減に繋がります。

また、業務の引き継ぎをする際にマニュアルが既にあるのとないのでは、かかる時間が大きく変わってきます。誰でも簡単に参照できるマニュアルがあることは大きな利点です。

リスクの軽減

5つ目の利点はリスクの軽減です。作業の属人化、すなわち「あの人しか知らない」というのは、該当する人が突然いなくなったときに業務が完全に止まってしまうのと同義であり、これは大きなリスクです。

マニュアルをベースに運用することによって作業の属人化、ひいては業務の停滞を防いでリスクを軽減しましょう。

マニュアル化する3つのデメリット

マニュアル化する3つのデメリットは以下のとおりです。

マニュアル以外の対応をしてもらえなくなる
従業員のモチベーションに影響しやすい
マニュアルを作るのに時間がかかる

マニュアル以外の対応をしてもらえなくなる

マニュアルを整備することで、従業員の柔軟な対応力が低下する恐れがあります。

特に想定外の事態に直面した際、マニュアルに記載がないという理由で思考停止してしまうことがあります。例えば顧客対応があった際に、マニュアル通りの動きしかしないと個別の事情に配慮した対応ができなくなってしまうでしょう。

また、現在の業務をこなすことで満足してしまい、作業の改善点を考えるといった創意工夫をしなくなる傾向があります。

このような状況を防ぐためには、マニュアルはあくまで業務の基本であり状況に応じて最適な判断を下すことの重要性を職場の中で伝え続けることが重要です。

従業員のモチベーションに影響しやすい

業務の進め方が細かく規定されているマニュアルは、従業員のモチベーションに影響する恐れがあります。

業務のすべてが細かくマニュアルで決められていると、仕事に対する創意工夫が制限され、達成感や成長実感が得られなくなるためです。マニュアルをただ遂行すれば良いと考えてしまい、主体性や責任感が低下する人もいるでしょう。

モチベーション低下を防ぐには、マニュアルの改善提案を積極的に受け入れる仕組みが必要です。従業員の意見を反映させることで、業務への当事者意識も高められます。

マニュアルを作るのに時間がかかる

質の高いマニュアルを作成するためには、時間が必要です。

マニュアル作成には、業務の洗い出しや手順の明文化、資料の作成など幅広く対応する必要があります。そのため完成するまでに数ヶ月かかってしまうことも珍しくありません。

もし、普段から日々の業務に追われている場合、新たにマニュアル作成の時間を作ることは、管理者や従業員にとっても負担となります。

しかし、マニュアル作りにかかる工数を初期投資として捉えれば、長期的なリターンは十分に期待できます。マニュアル作成を段階的に進めることで、負担を分散させながら着実に進められるでしょう。

マニュアル化が「必要な業務」と「不要な業務」の違い

業務にはマニュアル化が必要な業務と不要な業務が存在します。各業務の特性に合わせてマニュアル化の有無を区別することが重要です。

この判断を誤ると、作成にかけた労力が無駄になったり、マニュアルによって業務の柔軟性に影響が出たりする可能性があります。

	ポイント	具体例
マニュアル化が必要業務（定型業務）	手順・ルールが固定され、誰が行っても同じ結果が求められるもの	・経費精算・勤怠管理などの事務手続き・新人研修・データ入力・工場での作業
マニュアル化が不要な業務（非定型業務）	創造性や状況判断が求められ、手順が一定しないもの	・新規事業の企画立案・クレーム対応の最終判断・コンサルティング・営業

ここでは、マニュアル化が「必要な業務」と「不要な業務」の違いについて解説します。

マニュアル化が必要な業務

マニュアル化が有効な業務は、手順やルールが決まっており、誰が担当しても同じ結果が求められる定型業務です。

定型業務は、最適な手順を確立し、同じように実行することで品質が安定します。

マニュアル化に向いている定型業務は、以下のような業務が該当します。

経費精算や勤怠管理などの事務手続き
新人研修
データ入力
工場などの作業

定型業務をマニュアル化することで、業務効率化や品質の安定が見込めるでしょう。さらに、マニュアル化によりヒューマンエラーを減らし、教育コストを大幅に削減することが可能です。

マニュアル化が不要な業務

仕事の中で創造性や柔軟な判断が求められる非定型業務は、マニュアル化に適していません。非定型業務は業務手順が一定ではなく、担当者の特性や状況、タイミングによって対応方法が変動するためです。

もし非定型業務をマニュアル化すると臨機応変な対応が難しくなり、業務効率が下がってしまう恐れがあります。

マニュアル化に向いていない非定型業務の具体例は、以下のとおりです。

新規事業の企画立案
クレーム対応の最終判断
コンサルティング
営業

非定型業務については、マニュアルで手順を決めるのではなく、基本方針やガイドライン、過去の事例の共有に留めることが適切です。

マニュアル化を進める5つのステップ

マニュアル化を進める5つのステップは以下のとおりです。

目的を決める
スケジュールを決める
全体の構成を決める
情報を集めて構成に合わせて明文化する
運用しながら改善する

1.目的を決める

マニュアル作成に取り掛かる前に、作る目的を明確にしましょう。

もしマニュアルを作成する目的が曖昧な状態で作り始めてしまうと、いつどの場面で必要な内容か定まらなくなり、現場で使用されない原因となってしまいます。

まずは、「新人教育の期間を半分に短縮する」といった具体的な目的を設定しましょう。事前に作成の目的を明確にすることで、マニュアルに盛り込むべき内容や、重視すべきポイントを押さえやすくなります。

関係者間で目的を共有することで、協力体制も構築しやすくなり現場で活用されるマニュアルが作成できるでしょう。

2.スケジュールを決める

日々の業務と並行してマニュアル作成を進めるためには、現実的で無理のないスケジュールが必要です。まず、いつまでにマニュアルを完成させて運用を開始したいのか、ゴールの日付を設定しましょう。

ゴールの日付から逆算することで、いつまでに何をするべきか、人数は何人必要なのかが把握できます。

もしスケジュールを決めずに作成を始めてしまうと、期日がないため完成が遅くなってしまったり、全体像を把握するのに時間がかかったりする恐れがあるでしょう。

スケジュールを視覚化して関係者全員で共有することで、進捗状況の把握が容易になり、計画的にプロジェクトを進められます。

3.全体の構成を決める

マニュアルの文章を書き始める前に、内容の骨組みとなる構成を設計しましょう。

もし、構成を設計していない状態でマニュアルを作り始めてしまうと、情報のまとまりが曖昧になってしまい業務で使用しにくい内容になってしまいます。

構成を作る時には、マニュアルの対象読者を想定し、どのような情報を求めているかを考えて、目次を作成します。構成が決まったら、さらに各章の中にどのような項目を盛り込むかを決めていくことで、執筆すべき内容を明確にできるでしょう。

4.情報を集めて構成に合わせて明文化する

次に実際の業務担当者へのヒアリングを通じて、詳細な作業手順を収集します。明文化されておらず属人化されている重要なノウハウも情報として集めておくことで業務の品質を安定させられるでしょう。

マニュアルに必要な情報が集められたら、文章に落とし込んでいきます。文章を作成する際は、想定の読者がわかりやすい言葉で作るようにしましょう。

また、文章だけでなく、図やスクリーンショット、表などを活用することで、視覚的に理解しやすいマニュアルになります。誰が読んでも同じように理解でき、作業を再現できることを目指したマニュアル作りが大切です。

5.運用しながら改善する

マニュアルが完成したら、現場に共有して実際に運用を始めましょう。マニュアルは運用して終わりではなく、継続的な改善が必要です。

実際に使用した従業員に対し、マニュアルが理解しやすく行動に移しやすい内容になっているかどうかをヒアリングし、フィードバックを積極的に収集しましょう。

もし、改善点が出てきたり、業務フローの変更が発生したりした場合は迅速にマニュアルの内容を変更して現場に落とし込むのがおすすめです。

このように、マニュアルを常に最新の状態に保ち、改善を続けることで、現場で長期間使用される仕組みが作れるでしょう。

メリットを活かしたマニュアル運用のための5つの注意点

マニュアルは業務を効率的に進めるための道具ですが、マニュアルを最大限に活かすための運用上の注意点を5つご紹介します。

柔軟性を失わないようにする
モチベーションの低下を避ける
実際の業務フローを意識した更新を行う
難しい言葉をできるだけ控える
誰が読んでもわかる内容にする

柔軟性を失わないようにする

マニュアルに沿った対応をすると、マニュアルに記載がないことに対する柔軟性がなくなってしまいます。

柔軟性の必要のない業務も多いのでそれ自体が問題にならない場合もありますが、例えば、ユーザーが困っていて解決策を知っていても、マニュアルに書いていないので答えていいのかわからない、といった弊害が起きます。

マニュアルになくてもある程度柔軟に対応をして良いというルールを作ったり、マニュアルをより良くしたりするにはどうすればいいのか、現場の情報を集めて改善をし続けることが重要です。

モチベーションの低下を避ける

次に、作業の単純化によるモチベーションの低下にも注意が必要です。

業務によりますが、マニュアル通りの作業を行うことが単調であるため、仕事へのモチベーションが低下する場合があります。

従業員が気持ちよく働き続けられるように、ローテーションを組んだり、マニュアルを見やすく・わかりやすくするなどの工夫をしたりする必要があります。

実際の業務フローを意識した更新を行う

最後に、実際の業務フローを意識してマニュアルを適宜更新することも大切です。

一度マニュアルを最適だと思う形で作成しても、時間を経るうちに最適な手順が変化することもあります。また、他の業務との関連でマニュアルの作業内容が変わることもあります。

したがって、適宜業務の中で状況の変化に合わせたマニュアルの更新を続けることが重要です。修正したほうがいいと思う箇所があった際には、チームで相談しながら変更を反映しましょう。

また、社内wikiを活用して管理をしておくことで、更新前後の差分を保存したり、新しいバージョンのマニュアルを即座に全社に共有したりすることが可能です。

難しい言葉をできるだけ控える

マニュアルは、誰が読んでも同じように理解・実行できる状態にすることが重要です。そのため、専門用語や難しい言い回しなどを控え、わかりやすい言葉で記載しましょう。

マニュアル作成者は、自分の知識レベルを基準にするのではなく、新人や他部署が読むことを想定して作成することで読みやすい内容にできます。

どうしても専門用語を使わざるを得ない場合は、必ずその用語の注釈を添えるなど配慮しましょう。また、略語を使用する際、初登場時には正式名称を使用するなども必要です。

誰が読んでもわかる内容にする

マニュアルを作成する際は、誰が読んでもわかる内容にすることを意識しましょう。

作成者にとっては当たり前の手順や前提知識であっても、初めてその業務に触れる人にとっては知らない情報のためです。

作業の手順を具体的に説明することで、作業者は業務への理解を深められます。例えば「Aボタンを押す」とだけ書くのではなく、「画面右上のAボタンを押す」と記述すると作業者の理解度が増し、作業の質が向上します。

また、文章だけでなく、スクリーンショットに矢印や囲みを入れたり、作業の流れを図解したりするなど、視覚的な情報を取り入れることも、理解を助ける上で効果的です。

マニュアル化のメリットを活かすには「ツール導入」がおすすめな理由

マニュアル化のメリットを活かすには、専用のツールを導入するのがおすすめです。専用のツールを利用することで、以下の効果を期待できます。

一括管理ができる
工数が削減できる

一括管理ができる

文書管理ツールを使用することで、すべてのマニュアルを一元的に管理できます。

もし、マニュアルを社内サーバで管理している場合、ファイルが個人のPCや部署の共有フォルダ内など様々な場所に格納されてしまいます。また、バージョン管理のルールが曖昧の場合、どのマニュアルが最新版なのか把握できないため探すのに時間がかかるなど作業効率が下がってしまうでしょう。

専用ツールを導入することで、すべてのマニュアルを一つの場所に集約し、「ここを見れば必ず情報がある」という状態を作り出せます。また、ツールによってバージョン管理を自動化できるため、常に最新情報を参照でき、業務の質を担保できます。

工数が削減できる

マニュアル作成・運用には、工数がかかります。一方、専用ツールを導入することで業務効率化ができるため工数の削減が可能です。

例えば、ツールが用意しているテンプレートを活用することで、作成者によるフォーマットのばらつきを防ぎ、品質を均一化できます。またテンプレートによって、作成時間の短縮も可能です。

また、紙でマニュアルを運用している場合は更新するたびに印刷や配布が必要になります。一方ツールを使用することで更新や共有作業が楽になり業務負担を軽減できます。

マニュアル作成には『NotePM』がおすすめな理由

NotePM

マニュアル作成のメリットを活かせるツールの中でも、ナレッジマネジメントツール『NotePM』がおすすめです。

ここでは、マニュアル作成には『NotePM』がおすすめな理由を2つ紹介します。

豊富なテンプレートが揃っているため
検索性が高いため

豊富なテンプレートが揃っているため

『NotePM』には、業務手順書や議事録など、用途に応じたテンプレートが豊富に用意されています。

テンプレート機能を使えば、デザインや構成に悩むことなく、誰でも簡単に見やすく、分かりやすいマニュアルの作成が可能です。フォーマットが統一されることで、作成者による品質のばらつきがなくなり、組織全体で標準化されたマニュアルを整備できます。

また、読者も統一されたマニュアルにより、どこを確認すればいいかわかるため作業の効率化が可能です。

ゼロから作成する手間を省き、内容の充実に集中できるため、作成工数の大幅な削減に繋がります。

検索性が高いため

『NotePM』は、強力な検索機能を搭載しているため、必要な情報をすぐに見つけられます。

ツール内の検索では、ページ内のキーワード以外にも添付されたExcelやPDFといったファイルの中身まで全文検索の対象となるため、探している情報に素早くアクセスできます。これにより従業員の資料を探す時間が軽減され業務効率の向上が可能です。

強力な検索機能により、情報を探す時間を10分の1まで軽減できます。この高い検索性が、マニュアルの利用を促進し、組織全体の知識レベルを向上させられるでしょう。

マニュアル化のメリットを活かした成功事例

株式会社トキハナ

結婚式場紹介サービスを提供している株式会社トキハナ。同社は、結婚式相談カウンター事業の急成長に伴い、増加する業務委託メンバーへの教育の効率化という課題に直面していました。

従来は統一されたマニュアルがなく、教育に多大なコミュニケーションコストがかかっていました。また、担当者によって説明が異なるという問題も発生していたそうです。

そこでマニュアル作成と情報共有の基盤としてNotePMを導入しました。導入後は、LINEでの顧客対応方法や各種ツールの使い方などをマニュアル化し、新人向けには学習動画も整備しました。

結果として、新人メンバーが自走できる環境が整い、教育に関する問い合わせ工数は約半分にまで削減されるという高い効果を実感しています。

【導入事例】メンバーへの教育コストが半減！成長事業「トキハナ」の顧客対応レベルを均一化したマニュアルの活用方法とは – 株式会社トキハナ

マニュアル作成のメリットを理解して活用しましょう

本記事では、マニュアルの利点を解説し、運用の際の注意点についてもご紹介してきました。

マニュアルには業務効率化をはじめとして多くの利点がありますが、作成や運用が大変だということも事実です。マニュアルを作成・運用する際には、社内wikiをはじめとしたITツールを活用することがポイントです。