マニュアルを使う利点を5つのポイントに絞って解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

マニュアルの大切さは分かっていても、マニュアルの作成は普段の業務から離れるため時間が作れなかったり、実際作るとなると非常に手間がかかります。マニュアルを作る利点を確認することで、自社で取り組むべきかどうか改めて考えてみましょう。本記事では、マニュアルの利点と注意点を説明しながら、マニュアルの重要性についてご説明していきます。

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マニュアルの利点を５つのポイントに分けて解説

まずは、マニュアルの利点を５つのポイントに分けて解説していきます。

作業の標準化
時間の短縮
品質の確保
コストの削減
リスクの低減

それでは5つの利点について、それぞれチェックしていきましょう。

作業の標準化

マニュアル化することの利点の1つ目は、マニュアルによって作業が標準化できることです。マニュアルを準備することで、効率的な仕事の進め方を標準化できるので、社員全員の業務の底上げを行うことができます。社員規模が大きくなればなるほど、ミスが起きる可能性も高くなるのでマニュアルによる標準化の重要性は増していきます。

時間の短縮

2つ目の利点は、時間の短縮です。マニュアルは作業を効率的に終わらせるための最適なフローが記載されています。そのため、マニュアル通りに作業をすれば、無駄やミスが減り、結果として時間の短縮につながります。人に聞く方が早いのでは、と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、回答が来るまで作業を進められなかったり、質問をした相手の作業を止めてしまうことになります。また、引き継ぎの際にもマニュアルの存在は時間短縮に大きく貢献します。

品質の確保

3つ目の利点は品質の確保です。マニュアルは、社内でその作業に長けた人の経験を吸い上げて、最適な業務フローとして落とし込んで作成しています。そのため、マニュアルに基づいて正しく作業を行えば、品質は一定になり、誰が作業を行ってもアウトプットに差は出なくなります。これによって、特定の作業担当者が一時的にいなくなっても業務を支障なく進めることができます。わかりやすいマニュアルを作成することで経験が浅い人でも取り組める仕事を増やすことができます。

コストの削減

4つ目の利点はコストの削減です。マニュアルがなくとも作業をよく知っている人に聞いて解決することは可能です。しかし、回答を得るのにも時間はかかったり、回答者の時間を奪ってしまいます。マニュアルの作成は時間がかかり、コストがかかるようにも思えますが、一度作れば長く、多くの人が同時に使用できるためコストの削減に繋がります。また、業務の引継ぎをする際にマニュアルが既にあるのとないのでは、かかる時間がが格段に変わってきます。誰でも簡単に参照できるマニュアルがあることは大きな利点です。

リスクの軽減

5つ目の利点はリスクの軽減です。作業の属人化、すなわち「あの人しか知らない」というのは、該当する人が突然いなくなったときに業務が完全に止まってしまうのと同義であり、これは大きなリスクです。マニュアルをベースに運用することによって作業の属人化、ひいては業務の停滞を防いでリスクを軽減しましょう。

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利点を活かしたマニュアル運用のための３つの注意点

マニュアルは業務を効率的に進めるための道具ですが、マニュアルを最大限に活かすための運用上の注意点を3つご紹介します。

柔軟性を失わないようにする

マニュアルに沿った対応をすると、マニュアルに記載がないことに対する柔軟性がなくなってしまいます。柔軟性の必要のない業務も多いのでそれ自体が問題にならない場合もありますが、例えば、ユーザーが困っていて解決策を知っていても、マニュアルに書いてないので答えていいのかわからない、といった弊害が起きます。マニュアルになくてもある程度まで柔軟に対応をして良いというルールを作ったり、マニュアルをより良くするにはどうすればいいのか、現場の情報を集めて改善をし続けることが重要です。

モチベーションの低下を避ける

次に、作業の単純化によるモチベーションの低下にも注意が必要です。業務によりますが、マニュアル通りの作業を行うことが単調であるため、仕事へのモチベーションが低下する場合があります。従業員が気持ちよく働き続けられるように、ローテーションを組んだり、マニュアルをみやすく・わかりやすくするなどの工夫をする必要があります。

実際の業務フローを意識した更新

最後に、実際の業務フローを意識してマニュアルを適宜更新をすることも大切です。一度マニュアルを最適だと思う形で作成しても、時間を経るうちに最適な手順が変化することもあります。また、他の業務との関連でマニュアルの作業内容が変わることもあります。したがって、適宜業務の中で状況の変化に合わせたマニュアルの更新を続けることが重要です。修正した方がいいと思う箇所があった際には、チームで相談しながら変更を反映しましょう。また、社内wikiを活用して管理をしておくことで、更新前後の差分が保存できたり、新しいバージョンのマニュアルを即座に全社に共有することが可能です。