マニュアル制作を外注する3つのコツと自作で制作する3つのポイント

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

マニュアルは業務効率化に役立ちますが、マニュアルの制作には長い作業時間が必要になります。あまりに人的リソースが取られすぎてしまう場合は、マニュアル制作を外注するのも有効な方法です。外注する際には、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。今回はマニュアル制作を外注する際のコツと、自作する場合のポイントについて詳しく解説していきます。

マニュアル制作代行を依頼する3つのメリット

マニュアル制作を外注するとどんなメリットがあるのでしょうか。専門的な知識を持つ制作会社に依頼するメリットは、大きく分けて3つあります。それぞれ詳しく解説いたします。

業務効率化

最も大きなメリットは業務効率化です。慣れていない人材でマニュアルを一から作る作業は、多大な労力を必要とします。プロの担当者は、デザインや翻訳といった作業にも精通しており、トラブルの解決の仕方や印刷のコスト削減方法も熟知しています。普段の仕事をこなさなければならない企業の担当者に負担をかけるよりも、プロの業者に任せた方が、圧倒的なスピードで作業を終わらせることができます。特に人数が限られているような企業では、外注は選択肢として入れておきたいところです。

また自社で作成したクライアント向けのマニュアルが難しすぎてわかりにくいため、顧客からの問い合わせが絶えないといった場合でも、プロが短くわかりやすいマニュアルに変えたり、画像や動画を使ったマニュアルを作成してもらうことによって、問い合わせ件数を減らすことができたというケースもあります。プロの観点から既存のマニュアルを改善することによって、ページ数を減らしたり、印刷代のコストを下げたりするだけでなく、通常業務の効率化にもつなげることもできます。

多言語への翻訳

グローバル化の影響で、マニュアルは英語や中国語などでの表記のニーズが高まってきています。また海外へ日本製品を輸出するような場合には、多言語でのマニュアル作りが必要になってきますが、制作会社によっては英語や中国語以外の翻訳に対応している場合もあります。国によってはマニュアルに記載すべき内容が決まっている場合もあるので、専門的な知識が不可欠です。

制作会社によっては何種類もある言語のマニュアルをイラスト化、単純化して1つの冊子にすることにより、制作コストを下げることに成功したケースもありますし、海外の従業員向けのeラーニングの教材を作ることに対応している会社もあります。

多媒体への展開が容易

マニュアルというとドキュメントを想像する人も多いと思いますが、制作会社に外注するとWebや動画などへの展開も容易になります。スマートフォンやタブレットでも見やすいレイアウトに変えることもできますし、電子マニュアルや動画を使用すると印刷代を節約できるのもメリットです。動画のマニュアルに慣れていない人もいるかもしれませんが、文章やイラストなどでは表せない細かい動きや、流れを確認することができるメリットもあります。

頻繁に改定が必要なマニュアルは、保守コストや手間がかからないようにするため、紙ではなく電子マニュアルにしておくと便利です。WordやPowerPointなどで納品してもらうと、自社でも改定が容易になります。

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マニュアル制作会社を選定する際の3つのコツ

それではマニュアル制作会社を選ぶ時に、どのようなことを気にすればよいのでしょうか。実績の多い会社かどうか、依頼する業務の範囲、得意な範疇の3点については確認しておきましょう。

実績の豊富なところを選ぶ

マニュアル制作の実績が多い会社であればあるほど、ベテランが多く在籍しており、デザインや問題解決の能力などの専門知識も高く、安心してマニュアル制作を任すことができるといえるでしょう。その際に気を付けたいのは、同業他社のマニュアル制作の経験があるかどうかです。特に専門用語が多い分野では、未経験の場合ヒアリングやリサーチ、修正に時間がかかりすぎてしまい、外注するメリットがなくなってしまう可能性もあります。

実績の多い会社は、機密保持契約など情報の取り扱いに関するルールが整っている会社が多いのですが、選定の際にはセキュリティー対応がしっかりしているかも、あわせて確認しておきましょう。

業務範囲を明確にする

マニュアル制作を外注する場合は、見積もりを取る前に、どこまでの業務範囲を依頼をするかを明確にしておきましょう。業務範囲の例は次の通りです。

• 企画・制作・印刷など全ての工程を依頼する
• 既にあるマニュアルの改定を依頼する
• イラスト作成や印刷データ作成など一部のみを依頼する
• マニュアルのコンサルティングのみを依頼する

最初に仕事の範疇を明らかにしないと、あとから追加料金がかかるなどトラブルになってしまう場合や、会社によっては引き受け自体ができない場合もあります。要望にあった仕事範疇を引き受けてくれる会社を選ぶようにしましょう。

得意な分野を確認する

マニュアルといっても様々な分野があり、操作マニュアルや防災マニュアル、取扱説明書、セミナーテキストなども含まれます。また制作会社によって得意分野が異なることに気を付けておきましょう。教育コンテンツ、映像コンテンツ、イベントなどで使うようなブランディングムービーを扱っている会社もあります。依頼する内容が得意分野に含まれているかどうかの確認をしておきましょう。

マニュアルを自社で制作する際の3つのポイント

社内で検討した結果、制作会社には依頼せず、自社でマニュアルを制作することになることもあるかと思います。この場合のポイントを3つ解説したいと思います。

フォーマットを統一する

自社でマニュアルを制作する場合は、主にWord・Excel・PowerPointのどれかを使う場合が多いはずです。会社でどのようなフォーマットを使うか指示がない場合は、それぞれのメリットを理解した上でどれか一つに統一すると読みやすくなります。

Wordは一般的なマニュアルのフォーマットとしてよく使われ、文書作成がとてもしやすいのが特徴です。テキスト中心のマニュアルであればWordを選ぶとよいでしょう。自動の目次作成機能がついており、アウトラインを使うと構造の変更が容易です。ネット上にもたくさんのテンプレートが用意されているため選択肢が多く、Wordの習得自体はそれほど難易度が高くないので、はじめてマニュアルを作る人にも向いているといえます。

Excelは表計算ソフトであることを活かし、表やリストなど数字が多いマニュアルに向いています。関数やマクロなどを使うと複雑な処理が可能で、顧客のデータや売上などを瞬時に呼び出すことができます。ただExcelのマクロなどは、専門的な知識が必要なため属人化する可能性があり、誰にでも管理ができるとは限らないのが問題点です。

PowerPointは自由にデザインができるため、作図が中心のマニュアルに向いています。装飾やアニメーション効果をはじめとした視覚性に優れており、文字や画像に加えて音声も使うことができます。ただしページ数が膨大なものになりやすく、文字が中心のものに比べて時間がかかり、大がかりな作業になりやすいのが欠点です。

作業目的と理由を明確にする

マニュアルには作業目的と理由を必ず明確にしましょう。その目的や重要性がわからない限り、省略してよい手順なのか、必要な手順なのかがあとからわからなくなってしまう可能性があります。

またどういう人を対象に書くのかも明らかにしておくとよいでしょう。読み手が明らかになると、どういうフォーマットが良いのか、どういう言葉使いが適切なのかが決まりやすくなるからです。新入社員の場合であれば、できるだけ専門用語や社内用語を避け、難しい単語には注釈などを入れるのも一つの手です。

図や表を積極的に使用する

複雑な手順や細かい動作などについては、文章でどんなにうまく表現しても伝わらないこともあるでしょう。このような場合は図やイラストなどがあると読者の理解度を深めることができます。

また最近では動画のマニュアルも増えており、積極的に取り入れるとよいでしょう。企業の公式ホームページやYoutubeなどに、動画で製品の使用方法を載せている企業もでてきています。ExcelやWordなどはスマートフォンやタブレットなどの端末から確認するのが難しく、外出先などからの確認がしづらいことがありえます。動画であれば、閲覧できる環境さえあれば、自宅や通勤中にも確認ができ、場所を選ばず学習が可能です。

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NotePM は、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。

NotePMの特徴

• 誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
• ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
• ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。

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URL: https://notepm.jp/

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事ではマニュアル制作を外注するメリットや、選定方法について解説しました。人的リソースが足りていない場合は、マニュアル制作会社に外注するこのは特におすすめできます。高品質のマニュアル制作をしてもらえるだけでなく、多媒体での展開や多言語への翻訳なども期待できます。逆にリソースに余裕がある場合は自作でマニュアル作成を行うのも一つの手です。マニュアルができあがったら社内wikiなどのITツールでより多くの人と共有することにより、更に業務効率化を進めることができます。マニュアルの制作後にはITツールなどのインフラ整備もぜひ検討してください。