こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
マニュアルは、業務の標準化・効率化に役立つツールです。しかし、中身さえよければ活用されるわけではありません。マニュアルを作成するにあたって、目次の構成が重要です。
よいマニュアルは目次の構成を見ただけで、どの部分を読めばよいかすぐわかるように作られています。読み手が活用しやすくなるような工夫のひとつとして、目次の作成があるのです。目次構成はマニュアルの骨組みにあたる部分で、マニュアル作成の肝ともいえるでしょう。
本記事では、わかりやすいマニュアルに欠かせない目次構成の作り方について詳しく解説します。目次構成が重要な理由から項目例やコツなど、マニュアルの目次構成を考えるうえで必要な知識をまとめているため、ぜひ最後までご一読ください。
Web上で簡単にマニュアル作成・管理ができるツール「NotePM」
目次
マニュアルの目次構成が重要な3つの理由
ここでは、マニュアルの目次構成がなぜ重要とされるのかを詳しく解説します。
- 簡単にマニュアルを作成できる
- 情報の格納場所がわかりやすくなる
- マニュアル全体の流れがわかる
順番に詳しく見ていきましょう。
簡単にマニュアルを作成できる
マニュアルの目次は、読み手のためだけに作るわけではありません。目次構成を意識したマニュアル作りは、作成が簡単でスムーズになる点から作り手にとっても重要な部分です。
目次を作ることで、要素の重複がないか、大切な情報が抜けていないか、作成前に確認できるメリットがあります。いきなり本文の執筆から始めると、完成イメージを持てないまま作成することになります。まったく関係のない内容を書いてしまったり、テーマから逸脱してしまったりするなど、無駄な工程を踏んでしまうデメリットもあるでしょう。
最初に時間をかけて枠組みを作っておけば、不必要な部分に時間を割くことがなくなり、マニュアルの作成を円滑に進められます。マニュアル作成の際は、目次構成を作るところから始めましょう。
＞関連記事：見本あり！わかりやすい業務マニュアルを作るコツを解説
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情報の記載場所がわかりやすくなる
読み手は最初から最後までマニュアルを読むとは限らず、知りたいことが書かれている部分を部分的に効率よく読もうとします。そのため、目次を参照するだけで、読みたい部分がどこにあるのかがすぐにわかることが大切です。
必要な情報がすぐに見つけられることは、時間短縮や早期の問題解決につながるメリットがあります。また、読む必要がない箇所がわかることで、無駄な時間を割くことがなくなるのもよい点です。
マニュアル全体の流れがわかる
マニュアルの最初に目次があると、読み手は全体の論理構造や流れを事前に把握できます。そのため、読み始める前や読んでいる途中で、読み終わるまでのイメージを持って読み進められるでしょう。
また、目次から構成を理解することにより、マニュアルの結論を押さえてから読み進められるので、より深い理解ができるのもメリットといえます。
マニュアルの目次構成の例
マニュアルに記載する目次構成の例として、以下の項目が挙げられます。
- 業務の概要と目的や背景
- 業務の流れ
- 業務のルールや注意事項
- ステークホルダー
- チェックリスト
- ヘルプページやQ&A
それぞれについて詳しく解説します。目次構成の作り方に迷ったら、ぜひ参考にしてみてください。
業務の概要と目的や背景
マニュアルのはじめに、業務の概要と目的・背景を記載しましょう。業務の概要は、読み手がマニュアルの全体像を掴むのに役立ちます。
また、その業務がなぜ必要なのか理解できるよう目的や背景を書いておくと、業務の意図を意識して行動できるでしょう。業務の概要と目的や背景は、ひとつ目の項目として設定しておくと、読み手の業務の吸収が速くなるのです。
業務の流れ
業務マニュアルや運用マニュアルの目次構成には、業務の流れを記載する必要があります。各ステップを見出しにすると、目次からマニュアルの全体像が掴みやすくなります。「ステップ1：使用するツールを準備する」のように、番号と具体的な行動を簡潔に書くと見やすいです。
具体的な内容として、必要なツールやシステム等を本文に記載すると、読み手が業務に着手しやすくなります。また、業務の流れは時系列を意識して並べると、読み手が業務に着手しやすくなります。
業務のルールや注意事項
次に、業務をやるうえで守るべきルールや注意事項を記載しましょう。業務の流れでは、作業の全体像を書きます。
手順だけでは理解に及ばない点が出てくることもあるでしょう。また、読み手のスキルレベルによって業務の質が変わったり、属人化してしまうおそれがあります。
業務ルールとして基準やポイントを記載すると、読み手のスキルに左右されず、一定の水準で業務が遂行できます。誰でも同様の作業ができるよう、業務ルールや注意事項を目次構成のひとつとして記載してみてください。
ステークホルダー
ステークホルダーを記載しておくと、マニュアルの読み手が業務に関わる関係者への配慮や影響を想定して行動できるようになります。
たとえば、電話応対マニュアルには取引先一覧を記載しておくと、初めて電話を受けた従業員も会社間の関係性を考慮した対応ができるでしょう。ステークホルダーとの良好な関係性の構築につながる点から、マニュアルの目次構成にステークホルダーを取り入れてみることをおすすめします。
チェックリスト
目次構成として、正しく業務が行えたか確かめるためのチェックリストを取り入れるのも有効です。業務の流れやルールのあとにチェックリストを記載すると、作業の抜け漏れを防げるメリットがあります。
とくに初めて業務を行う読み手の場合、マニュアルを横に置きながら業務をすると想定されます。チェックリストがあると、ひとつずつ確認して作業を進められるため、確実に業務がこなせるようになるでしょう。
ヘルプページやQ&A
目次構成の最後にヘルプページやQ&Aを記載すると、読み手にとって親切です。「困ったときは」のようなタイトルをつけて、読み手の悩みを解決する情報をまとめます。ほかにも、イレギュラーが起こった際の対応方法を追記しておくと、読み手がひとりで対応できる範囲が増えるでしょう。
上司や同僚に頼らず自身で業務に着手できるため、業務効率アップにつながるメリットもあります。ヘルプページやQ&Aに載せる内容は、業務を経験した人の意見を踏まえて書くと、内容が充実し活用しやすいマニュアルになります。
マニュアルに記載する目次の作り方
マニュアルに記載する目次とは、書かれている内容を見出し順にリスト化したものです。目次作成の際はマニュアルの全体像を把握し、見出しを作成する必要があります。
ここでは、マニュアルに記載する目次の作り方を3つのステップでまとめました。
- マニュアルに記載する情報を洗い出す
- 情報を並べ替えて見出しを作成する
- 見出しを集約して目次を作る
正しい手順で目次を組み立てるためにも、各ステップの内容を参考にしてみてください。
＞関連記事：効果的な業務マニュアルの作り方を、事例も交えてわかりやすく解説！
マニュアルに記載する情報を洗い出す
まずは、マニュアルに記載する内容を書き出しましょう。何を書くかが明確になっていなければ、目次構成を作成できません。マニュアルを構成する要素を思いつく限りピックアップしてみてください。
書き出す際は、箇条書きで漏れなく書くことをおすすめします。マニュアルに記載する内容を洗い出すヒントとして、前述した「マニュアルの目次構成の例」を軸に情報を挙げていくのも有効です。読み手の使用シーンをイメージし、過不足なく業務を洗い出しましょう。
情報を並べ替えて見出しを作成する
次に、書き出した内容を見やすくするために情報を並べ替えます。単に文章の羅列だけでは読みにくくなるため、メリハリをつけるためにまとまりごとに見出しを作成しましょう。たとえば、業務マニュアルであれば手順を見出しに、詳細を本文に書くイメージです。
1見出しあたり200〜300文字ほどのボリュームになるよう、情報量には気をつけてください。画像のように、大見出し・小見出しを用いて階層構造を作り、本文を記載します。ここで作成した見出しが目次を構成する要素になります。
見出しを集約して目次を作る
最後に、作成した見出しを集約して目次を作りましょう。見出しを並べてみて、マニュアルの全体像が掴めるかチェックします。このとき、「読み手のスキルレベルにかかわらず読み取りやすいか」という視点でチェックしてみてください。目次に読みにくさやわかりにくさを感じる場合は、各見出しの文言や配置を調整する必要があるでしょう。
目次にはマニュアル全体を素早く理解させる役割があるため、マニュアルのはじめに挿入します。手順に沿って作成した目次は、漏れなくわかりやすいものに仕上がるでしょう。
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見やすいマニュアルの目次構成を作る7つのコツ
見やすいマニュアルの目次構成を作成するコツは、主に以下の7つです。
- 大見出しと小見出しを活用する
- 他と区別がつく見出しを設定する
- 構成は時系列順で書く
- 読み手のシーンを想像する
- よくある質問や困ったときのページを作る
- どんな言葉で検索されるかを考える
- テンプレートを活用する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
＞関連記事：見やすいマニュアルの作り方4ステップ！10個のレイアウトテクニックも紹介
大見出しと小見出しを活用する
目次は大見出しと小見出しを使って整理すると、より見やすくなります。必要があれば中見出しも使用して、階層構造を明確にしましょう。
たとえば、大見出しが「顧客対応方法」、中見出しが「電話対応の仕方」、小見出しに「電話対応フロー」・「クレームがあった場合」といったように、内容をより詳しく説明するイメージで見出しを設定します。
小見出しを設定せず文章のみで説明しようとすると、すぐに欲しい情報にアクセスできず、探す手間や時間がかかってしまいます。業務の効率化を妨げる原因にもなりかねません。読み手がストレスを感じず、楽に情報をキャッチアップできるよう。見出しを有効活用しましょう。
他と区別がつく見出しを設定する
見出しには曖昧な内容を記載せず、見出し同士で区別がつくようなテーマや文章を記載しましょう。たとえば、見出しに「応対方法1」「応対方法2」と書かれていると、具体的にどのような応対方法なのかわからず、読み手が情報をキャッチアップするのに時間がかかってしまいます。
瞬時にわかるように「来客時の対応方法」「緊急時の対応方法」などと書くと、読み手が活用しやすいマニュアルに仕上がるでしょう。知りたい情報が見つけやすくなるマニュアル作りとして、目次を構成する見出しはより具体的に書くようにしてみてください。
構成は時系列順で書く
目次構成を作成する際は、時系列順で書くことを意識してみてください。とくに、業務マニュアルのようなステップごとに作業を進めるマニュアルは、必ず押さえておくべきコツです。人間の脳は時系列で情報が整理されるという特性を持っています。
目次も時系列で整理することで、作り手が書きやすく、読み手がわかりやすいマニュアルになるのです。説明があちこちのページに飛んでしまったり、さかのぼる必要があったりと順序立てて書かれていない場合は、時系列に直すとよいでしょう。
読み手のシーンを想像する
使いやすいマニュアルは読み手のシーンを想像して作られています。どのような悩みを抱えてマニュアルを開くのかを考えて目次の項目を設定すると、より使いやすいマニュアルになるでしょう。
読み手が初心者や新人であれば、専門用語や社内用語だらけのマニュアルは読みにくくなってしまいます。業務経験の長い人であればあるほど犯しやすいミスなので、気をつけてください。
専門用語に注釈を入れたり、新人用の専門用語集を作ったりするのもひとつの手です。活字が苦手な人のために、図や表など視覚的な要素を入れるなど、誰が見てもわかりやすいマニュアルにすることも有効です。
よくある質問や困ったときのページを作る
マニュアルの目次構成には、Q&Aや「こんなときには」「困ったときには」というページを入れておくと親切といえます。業務内容や商品に詳しくない人は、困っているけれど何が原因なのかがわからないといったケースが多いです。
トラブル解決法が記載されたページを作ると、マニュアルの隅々を見なくても、すぐに必要な情報にアクセスできるように誘導できるメリットがあります。また、本文に記載するまでもないけれど、補足程度に参考にしてもらいたい情報は、「コラム」という形で載せておくとよいでしょう。
どんな言葉で検索されるかを考える
データ上で保管するマニュアルの場合は、命名規則や表記ルールを設けて検索性を上げることもコツのひとつです。使用者がマニュアルにアクセスするシーンを想像し、ヒットしやすい言葉を選んでみましょう。
マニュアルは活用されて初めて目的を果たすものです。そのため、アクセスしやすい仕組み作りが重要といえます。見出しの文言が検索にヒットすれば、必要なマニュアルを素早く見つけられるようになるため、検索性を上げる工夫を取り入れてみてください。
テンプレートを活用する
目次構成からマニュアルを作るとなると、時間がかかるものです。効率よく作成するには、テンプレートの活用をおすすめします。複数マニュアルを作る場合は、統一されたフォーマットを使うと、作り手も作成しやすく読み手も活用しやすいマニュアルになるでしょう。
マニュアルのテンプレートは、インターネットから無料でダウンロードするのもひとつの方法です。たとえば、NotePMでは以下のマニュアルを無料で配布しています。どのようなテンプレートがあるか実際にチェックしてみてください。
＞関連記事：業務マニュアルとは？わかりやすい作り方や無料テンプレートを紹介
見やすい目次のマニュアルが作れない場合の対処法
どうしても見やすい目次を考慮したマニュアルが作れないなら、プロに外注するのもひとつの方法です。とくに人的リソースが不足していて作成時間の確保が難しい場合は、有効な対処法といえます。
目次構成は、マニュアルの骨格となる重要な作業です。プロの観点から業務効率化に貢献できるようなマニュアルの目次を提案してもらいましょう。
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わかりやすい目次のマニュアル共有に役立つITツール
NotePM（ノートピーエム） は、誰でも簡単に操作可能なマニュアル作成ツールです。機能エディタやテンプレート機能といった機能面が充実しています。
変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞り込み検索ができたりと、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。目次構成を活かしたテンプレートも豊富にあり、効率的にマニュアル作成ができるでしょう。
NotePMの特徴
- 誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
- ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
- ページ作成や更新をした際に特定のユーザーへの通知設定が可能です。
URL: https://notepm.jp/
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目次構成の重要性を理解し見やすいマニュアルを作ろう
目次構成は読み手だけでなく、作り手の効率化にもつながります。そのため、時間を割いて構成案を練ることが大切です。
検索性の高いツールでマニュアル作成・管理を行うと、WordやExcelなどのフォーマットの形式にかかわらず、中身まで検索できます。マニュアルが欲しい際に、必要な情報に瞬時にアクセスでき、業務の効率化にもつながるでしょう。
「NotePM」はナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。マニュアル作成やノウハウ共有など、社内での情報共有がクラウド上で素早く簡単になります。マニュアルもテンプレートで楽に作成できるようになるでしょう。
NotePMでは、30日間無料でお試しできる期間を設けています。実際にマニュアル作成するイメージを持つためにも、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
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NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
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- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
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