マニュアルは目次の構成が重要!マニュアルを有効活用するためのITツールも紹介

2024年02月27日(火) マニュアル作成
マニュアル 目次構成

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

仕事を標準化することによって、業務に大きく貢献するマニュアル。マニュアルは中身さえよければ、活用されると思っていないでしょうか。実はマニュアルを作成するにあたって、重要な項目が目次の構成です。目次構成はマニュアルの骨組みにあたる部分で、マニュアル作成の肝ともいえるでしょう。良いマニュアルは目次の構成を読んだだけで、どの部分を読んだらよいのかすぐわかるように作られており、多くの人に使ってもらえるような工夫がされています。今回の記事では、マニュアルの目次構成の作り方について解説していきます。

 
こんな方におすすめ

• 分かりやすいマニュアルを作成したい
• 情報が散らばっており、欲しいマニュアルにたどり着けない
• マニュアル活用を社内に浸透させるコツを知りたい


マニュアルの目次構成が重要な3つの理由

読みやすいマニュアルを作るにあたって、どのようなことを気にしたらよいのでしょうか。ここではマニュアルの目次構成がなぜ重要とされるのかを詳しく解説します。

作成しやすくなる

マニュアルの目次は読み手のためだけに作るのではありません。実は作り手にとっても非常に重要な部分です。目次を作ることによって、重複した部分がないか、大切な情報が抜けていないか、作成前に確認することができます。いきなり執筆を始めると、全く関係のない内容を長々とかいてしまったり、テーマから逸脱してしまったりするという事が起こりがちです。最初に時間をかけて枠組みを作っておけば、不必要な部分に時間を割くことがなくなり、マニュアルの作成を円滑に進めることができるようになります。まずは目次構成をしっかり作ることから始めましょう。

読み手がどこに情報があるのかつかみやすくなる

読み手は最初から最後までマニュアルを読むわけではなく、知りたいことが書かれている部分を読もうとします。目次を参照するだけで、読みたい部分がどこにあるのかが、すぐにわかる構成になっていることが大切です。必要な情報がすぐに見つけられることは、時間短縮や早期の問題解決につながります。また読む必要がない箇所がわかることにより、無駄な時間を割くことがなくなるのも良い点です。

全体の流れがわかる

マニュアルの最初に目次をいれることによって、読み手は全体の論理構造や、流れを把握することができます。またどれだけのボリュームがあるのかも理解できるので、読んでいる途中でも、あとどれぐらいで読み終わるのかを想像することができます。また構成を理解することにより、どのような結論になるのかあたりがつくので、より深い理解ができるようになるのもメリットといえるでしょう。


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わかりやすいマニュアルの目次を作る5つのコツ

目次の重要性がわかったところで、わかりやすいマニュアルの目次を作成するコツを5つご紹介いたします。

大見出しと小見出しの活用

目次は大見出しと小見出しを使って整理します。必要があれば中見出しも使用します。他の大見出しでは、中見出しや小見出しまで使っているのに、ある大見出しだけは中見出しや小見出しを使わないといったやり方ではなく、目次全体で見出しのレベルの統一をしておくととても読みやすくなります。最初にどこまで使うのかを決めておくとよいでしょう。

見出しの使い方の例を挙げると、大見出しが「顧客対応方法」、中見出しが「電話対応の仕方」、小見出し「電話対応フロー」・「クレームがあった場合」というような使い方になります。小見出しを設定しない場合は、すぐに欲しい情報にアクセスすることができず、探す手間や時間がかかってしまい、業務の効率化を妨げる原因になります。また小見出しには2つ3つのシチュエーションや動作を入れないようにしましょう。どこに情報があるのか探さなくてはならず、読み手のストレスになってしまいます。

他と区別がつく見出しを設定する

見出しには曖昧な内容を記載するのではなく、他と区別がつくような内容のものを記載しなければなりません。見出しに「応対方法1」「応対方法2」などとかかれていると、何の応対方法なのかわからないだけでなく、どちらの項目も見なくてはならないからです。もっと具体的に「来客時の対応方法」「緊急時の対応方法」などと書くとすぐに見たい箇所がわかるようになります。

構成は時系列で

人間の脳は時系列で情報が整理されています。目次も同じように時系列で整理すると、作り手が書きやすく、読み手がわかりやすいマニュアルになります。業務マニュアルの場合は業務の開始から終了までを時系列で順に書き出していくと、目次構成も作りやすくなります。説明があちこちのページに飛んでしまっていたり、さかのぼる必要がある場合は再度構成を練り直し、時系列に直すと良いでしょう。

読み手のシーンを想像する

使いやすいマニュアルは読み手のシーンを想像して作られています。どのような悩みを抱えてマニュアルを開くのかを考えて目次の項目を設定すると、より使いやすいマニュアルになります。例を挙げると、「顧客対応」の大見出しの下に「見積もり依頼の対応例」「顧客からの要望対応例」という小見出しをつけると必要な情報を探しやすくなります。

また読み手のレベルを考えることも大事です。読み手が初心者や新人であれば、専門用語や社内用語だらけのマニュアルは読みづらく、敬遠しがちになってしまいます。このような専門用語の多いマニュアルでは仕事の習熟も遅くなってしまうでしょう。業務経験の長い人であればあるほど犯しやすいミスなので気を付けてください。専門用語に注釈をいれたり、新人用の専門用語集を作ったりするのも一つの手です。活字が苦手な人のために、図や表など視覚的な要素をいれるなど、誰が見てもわかりやすいマニュアルにすることも有効です。

よくある質問など困った時のページを作る

マニュアルの目次構成にはQ&Aや「こんな時には」「困った時には」というページを入れておくとよいでしょう。業務内容や商品に詳しくない人は、困っているけれど何が原因なのかがわかっていないようなケースが多いためです。トラブル解決法が記載されたページを作ると、マニュアルの隅々を見なくても、すぐに必要な情報にアクセスできるよう誘導することができます。また補足程度ではあるけれど、参考にしてもらいたい情報は「コラム」という形で載せておくとよいでしょう。

マニュアルの目次のデザイン時に気を付けたいこと

マニュアルの目次のデザインでどのようなことを気を付けたほうがよいのでしょうか。デザインに一度はまりだすと、あちこち触りたくなってしまい、もっと見やすくできないだろうかと考え始めることもあります。しかし目次も含めて、マニュアルには時間をかけすぎないことが大原則です。詳しく見ていきましょう。

デザインにこだわりすぎない

最も良いデザインはシンプルなデザインです。奇抜なデザインやアーティスティックなデザインを採用してプロが作るようなマニュアルにする必要性はありません。マニュアルの本来の目的である「方法や手順を誰にでもわかりやすく伝える事」に立ち戻る必要があります。

わかりやすいレイアウトにするために、マニュアルの余白を十分に生かしたものがよいでしょう。細かい文字が詰まったものは非常に見にくいだけではなく、難しそうと敬遠されてしまうことになりかねません。また複数のフォントを使うのも避けましょう。統一感がないと思われてしまったり、人によっては違和感を感じてしまうことがあります。会社によってはデザインが指定されているものもあるので注意が必要です。

フォーマットの活用

一度作ってしまえば業務効率に大きく貢献するマニュアルですが、一から作るとなると、かなりの時間がかかってしまうのが現状です。もっと簡単にマニュアルを作成したいという人は、マニュアルのテンプレートやフォーマットを有効活用するとよいでしょう。インターネットで無料のマニュアルフォーマットを手に入れることができますし、自分で作った過去のマニュアルを元に新しいものを作成するのも一つの手です。複数マニュアルを作る場合は統一されたフォーマットを使う様にしましょう。読み手がわかりやすく、理解しやすくなります。

見やすい目次のマニュアルが作れない場合

どうしても見やすい目次が作れないという場合は、プロに頼むというのも一つの手です。特に人的リソースが不足しているような会社では、通常業務をこなしながらマニュアルを作成するというのは重い負担になりかねません。目次構成はマニュアルの骨格となるような重要な作業です。プロの観点から業務効率化に貢献できるようなマニュアルの目次を提案してもらいましょう。また制作会社に外注した場合は、翻訳や動画、Webへの展開なども容易にできます。外国人向けのe-トレーニングやスマートフォンからでも簡単に見ることができるような電子マニュアル作成など、様々なシチュエーションに対応が可能です。必要とする分野を得意とする制作会社に頼んでみましょう。


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わかりやすい目次のマニュアルを共有するのに役立つITツール

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。

NotePMの特徴

  • 誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
  • ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
  • ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。

NotePM
URL: https://notepm.jp/

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まとめ

本記事では、マニュアルの目次構成の重要さや、わかりやすい目次の作り方のコツなどについて解説しました。目次構成は読み手だけでなく、作り手の効率化にもなるので、しっかり時間を割いて構成案を練ることが大事です。検索性の高い社内wikiを使うと、wordやexcelなどのフォーマットであっても、中身まで検索することができます。マニュアルが欲しい際に、必要な情報に瞬時にアクセスすることができ、業務の効率化にもつながります。

 
こんな方におすすめ

• 分かりやすいマニュアルを作成したい
• 情報が散らばっており、欲しいマニュアルにたどり着けない
• マニュアル活用を社内に浸透させるコツを知りたい