「見やすいマニュアル」作りを実現する、レイアウトテクニックを紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

内容を素早く理解してもらえるマニュアルを作るためには、「見やすさ」を意識することが非常に重要です。ストレスなく読めるマニュアルであれば、従業員の教育・育成にかかる手間は大幅に削減できます。

そして「見やすいマニュアル」を作るためには、レイアウトの重要性への理解を深めることが大切です。この記事では、そもそも「見やすいマニュアルとはどういったものか」という基本から、実際に見やすいマニュアルを作っていくためのレイアウトテクニックなども、具体的に紹介します。

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こんな方におすすめ

• 分かりやすいマニュアルを作成したい
• 情報が散らばっており、欲しいマニュアルにたどり着けない
• マニュアル活用を社内に浸透させるコツを知りたい

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見やすいマニュアルとは

そもそも、「見やすいマニュアル」とは具体的にどのような要素をもったマニュアルのことでしょうか。主なポイントを紹介します。

レイアウトに統一感がある

マニュアルの全体で、文章や画像などの配置、つまりレイアウトに一貫性があることは、「見やすいマニュアル」作りに大変重要な要素です。これは、視認性が高く共通したレイアウトにすることで、「どこにどのような情報が書かれているか」を瞬時に把握できるようになるためです。これにより、読み手は内容を整理しやすくなり、理解するための負荷が小さくなります。

視覚的に情報をとらえられる

視覚的に理解しやすくするため、文章だけではなく解説図や画像を活用することも重要です。とくに複雑な作業プロセスなどを説明する場合には、「見てわかる」ようにすることでマニュアルの有用性は大きく向上します。また、PCやスマートフォンで見られるマニュアルであれば、動画を盛り込むことも効果的となります。

情報が階層化されている

情報は、まず大まかな「概要」をつかんでから「細部」を解説するという流れがあると、理解しやすくなります。見やすいマニュアルでは、文章を段落や項目で分けるレイアウトを行なうことで、段階的に理解が進むようになっています。

見やすいマニュアルを作るレイアウトテクニック

「見やすいマニュアル」を作るためには、視覚的な要素が重要であると紹介しました。そこで、さらに具体的なテクニックとして、レイアウト構成に関わるコツを解説していきます。

「Zの法則」を利用する

文章などを読む場合、多くの人は慣習的にまず視点が左上へ向かいます。そこから右へ読み進め、端に到達すると下の行の左端へと移り、また右へ、という「Z」の字を描くように視点が動いていくのです。見やすいマニュアルを作るには、この流れを意識して文章や図表を配置していくと良いでしょう。

文字のフォントは1種類に絞る

同じ項目を構成する文章のフォントは、1種類に絞っておきましょう。全体の見た目が統一されるため、「ここぞ」という部分で太字や下線にすれば、強調したい部分に目線を集められます。また、本文と見出しの文字サイズを適切に調整することで、「どこから読むべきか」を瞬時に把握しやすくなります。

使用するカラーは3色程度に絞る

マニュアル全体で、一貫性のある色味やカラースキームを設定しておいた方が見やすくなるでしょう。情報を見やすくするための「ベースカラー」、マニュアルを印象付ける「メインカラー」、強調したい箇所で使う「アクセントカラー」の3色が基本です。ビジネス文書ではベースカラーはブルーで、メインカラーがグレー、アクセントカラーにはレッドやイエローが選ばれることが一般的となっています。

ページ構成はシンプルにする

1ページに大量の文字や情報量が詰め込まれていると、読み手は内容を理解するのに手間がかかってしまいます。テキスト量はできる限り抑え、適度に余白や行間を設けたレイアウトにした方が視認性は高まるでしょう。

目次を作る

マニュアル内のどこに目的の項目があるかをわかりやすくするためには、目次や索引を設けましょう。目次から各項目の見出しを確認することで、まず全体像や各工程の流れを把握するのにも役立ちます。また、ストレスなく情報を見つけ出せるマニュアルであれば、再確認もしやすくなり、繰り返し活用されやすくなる効果も期待できます。

見やすいマニュアル作りに失敗してしまう原因

マニュアルが見づらくなってしまう、よくある失敗例についても紹介しておきます。こうした状況を回避することで、より見やすく実用的なマニュアルを具現化できます。

情報過多

細部のノウハウや工程まで説明しようとするあまり、1ページの情報量が多くなってしまうケースも多く見られます。文章量が多くなることで視認性が低くなったり、内容が分断されてしまうことで理解しづらくなったり、肝心なポイントが見逃されたりしてしまいます。「概要」から「細部」へと理解を進める流れを意識し、「さらにスキルアップするためのノウハウ」「慣れてきたらチャレンジしてもらう内容」といった項目を別にたてて解説する方が望ましいでしょう。

レイアウトやデザインがバラバラ

レイアウトの組み方やフォントのサイズが、ページごとに異なっていると読み手は混乱しやすくなってしまいます。とくに、複数のメンバーでマニュアルを項目ごとに分担して作成するといった場合に、この失敗が起こりやすくなります。一貫したスタイルとレイアウトを維持できるように、テンプレートやガイドラインを作成した方が良いでしょう。

フィードバックと更新を行なわない

マニュアルは、初心者の教育に利用することもあれば、ベテランが工程の確認に使用することもあります。知識や理解度が異なる幅広い読み手が利用するドキュメントのため、ひとりの人物の視点のみで作成すると。理解しにくくなるかもしれません。読みやすいマニュアルとして完成度を高めるためには、実際に利用した読み手からフィードバックを受けて、内容はもちろんレイアウトも調整していく必要があります。

見やすいマニュアルを作成するためのツール

「見やすいマニュアル」を作るために活用できるツールとして、広く普及しているWordやPowerPoint、レイアウトの自由度が高いInDesign、そしてマニュアル作成ツールのNotePMについて、それぞれの特徴を紹介します。

Word

一般的な文書作成ソフトとして、広く普及していることが大きなメリットです。文書テンプレートなどをインターネット上で公開しているサイトも多いため、すぐに作成開始できます。ただし、定型的な「文書」の作成に特化しているため、レイアウトの調整や図表の挿入に不自由さを感じることもあるでしょう。

PowerPoint

プレゼンテーション作成ソフトであり、Wordに比べると画像などを取り入れて自由にレイアウトを作成できることが特徴です。アニメーション機能も備えているため、読むべき順番に合わせて文章を表示するといった方法で、視点の誘導を行なうこともできます。ただし、動画や画像を多数盛り込むと動作が重くなりやすいため、注意が必要です。

InDesign

紙媒体のレイアウトを作成するためのDTP（Desk Top Publishing）ソフトです。高度なデザインを行なうための機能を備えており、プロフェッショナルなレイアウト作成が可能となります。その反面、制作にはデザイン等の専門知識やセンスが求められ、学習や導入のコストが高くなると言えるでしょう。

NotePM

社内でのマニュアルやナレッジの共有と作成に特化した社内wikiツールです。ドキュメントはwikiページの形でクラウド上に保存されるため、迅速に社内で共有・公開できます。また、共同編集機能によりチームで分担してマニュアルを作成できるうえ、豊富なテンプレートが用意されているため手間をかけずに統一されたレイアウトで作成することもできます。画像や動画の添付も可能で、強力な検索機能により素早く情報を見つけられるようになります。

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