見やすいマニュアルの作り方4ステップ！10個のレイアウトテクニックも紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

内容を素早く理解してもらえるようなマニュアルを作るためには、見やすさを意識することが重要です。ストレスなく読めるマニュアルであれば、従業員が自主的に活用するようになり、教育・育成にかかる手間の大幅な削減が期待できます。

そして「見やすいマニュアル」を作るためには、正しい作り方やレイアウトテクニックを知っておくことが大切です。この記事では、そもそも「見やすいマニュアルとはどういったものか」という基本を押さえたうえで、見やすいマニュアルの作り方やレイアウトテクニック10選などを具体的に紹介します。

 

検索性の高い社内マニュアルを簡単に作成・管理できるツール「NotePM」

 

見やすいマニュアルとは

そもそも「見やすいマニュアル」とは、具体的にどのような要素をもったマニュアルのことなのでしょうか。主なポイントは以下の5つです。

• 知りたい内容を簡単に見つけられる
• 検索キーワードを考慮して作成する
• 画像や動画を挿入し視覚的にわかりやすくする
• 情報が構造化されている
• 一文を短くシンプルに書く

それぞれ順番に見ていきましょう。

知りたい内容を簡単に見つけられる

マニュアルは使いたいときにすぐに取り出せるよう、整理しておくことが重要です。視覚的な見やすさに加えて「どこにあるか誰もがわかる」といった状態を作っておきましょう。

マニュアルは、業務効率化や業務工程の統一を目的として作成することが多いです。マニュアルひとつあたりの見やすさに加えて「アクセスのしやすさ」まで考慮できると、マニュアルを作成する目的が達成されやすくなります。

検索キーワードを考慮して作成する

見やすいマニュアルは、使用者が検索することを考慮して作成されています。

社内にはマニュアルを含む、数多くの書類を保有していることが一般的です。数ある資料のなかから、目的にあったマニュアルにアクセスしやすくするには、「検索性」に着目するとよいでしょう。

たとえば、調べ物をするときに検索エンジンでキーワードを入力するように、マニュアルも検索キーワードからデータを見つけられるとスムーズにアクセスできるようになります。

マニュアル作成の際は、記事内容を端的に表すキーワードを決めておくようルール化しておくことがおすすめです。使用ツールによっては、タグづけ機能での管理も有効といえます。

たとえば、NotePMは強力な検索機能が特徴的なツールです。ツール内で作成したマニュアルの検索はもちろん、Word・Excel・PowerPoint・PDFなどファイルの中身も全文検索できます。キーワードを入力すれば、ほしい情報がすぐに見つかるため、検索性の高いツールでマニュアル活用の仕組みを構築してみてはいかがでしょうか。

 

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画像や動画を挿入し視覚的にわかりやすくする

マニュアルの内容を視覚的に理解しやすくするためは、文章だけではなく解説図や画像を活用することも重要です。とくに複雑な作業プロセスなどを説明する場合には、見てわかるようにコンテンツを挿入することで、マニュアルの有用性は大きく向上します。

また、PCやスマートフォンからアクセスできるマニュアルであれば、画像に加えて動画を盛り込むことも効果的です。文章だけの説明にとどまらず、ビジュアルの活用を心がけましょう。

情報が構造化されている

マニュアルに記載する情報は、構造化されていると見やすくなります。まず大まかな「概要」をつかんで見出しを設定しましょう。見出しは読んだだけでマニュアルの全体像が把握できるくらいの粒度で、構成を組み立てるとより見やすくなります。次に見出しにあった詳細を本文で解説するという流れでマニュアルを作成しましょう。

このように情報を構造化するような手順で作ることで、より理解しやすく見やすいマニュアルが完成します。見やすいマニュアルを作るには、文章を段落や項目で分けるようにレイアウトにも気を配ることが大切です。情報が構造化されていると、使用者も段階的に理解が進むようになるメリットもあります。

一文を短くシンプルに書く

見やすいマニュアルの特徴として、一文が短くシンプルに書かれていることが挙げられます。一文が長いと主語と述語が離れてしまうため、意味を読み取るまでに時間がかかってしまうかもしれません

一⽂は50⽂字以内を目安に書くようにしてください。また、文章を書く際は⼀⽂につき⼀つの情報だけを⼊れるよう心がけましょう。マニュアルの見やすさは、一文単位の読みやすさにより構成されています。シンプルな文章を心がけましょう。

 

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見やすいマニュアルを作るうえでよくある失敗例

見やすいマニュアルの特徴を押さえないと、どうしても見にくくなってしまいます。ここでは、よくある失敗例として以下の3つの項目をピックアップしました。

• 情報過多で整理されていない
• レイアウト・デザイン・フォントがバラバラ
• フィードバックと更新を行わない

これらの項目を回避することで、より見やすく実用的なマニュアルを具現化できるでしょう。それぞれ詳しく解説します。

情報過多で整理されていない

細部のノウハウや工程まで説明しようとするあまり、マニュアル1ページあたりの情報量が多くなってしまうケースは、よくある失敗例のひとつです。文章量が多くなることで視認性が低くなったり、どこが重要かわからず理解しにくくなったりと、肝心なポイントが訴求できなくなってしまいます。

マニュアル作りの際は「概要」から「細部」へと理解を進められるよう流れと構造化を意識し、見出しごとに区切って解説するよう心がけると、失敗せずに見やすいマニュアルを作れます。

レイアウト・デザイン・フォントがバラバラ

レイアウトの組み方やフォントのサイズがページごとに異なっていると、読み手は混乱しやすく理解するのに時間がかかってしまいます。とくに、ひとつのマニュアルを複数のメンバーで項目ごとに分担して作成する場合に、ビジュアルの不揃いといった失敗が起こりやすいです。

一貫したスタイルとレイアウトを維持できるように、テンプレートの活用やガイドラインの作成をおすすめします。

テンプレートの活用を検討中の方には、NotePMがおすすめです。たとえば、運用マニュアル含む5種類のマニュアルテンプレートが無料でダウンロードできます。テンプレート活用により、マニュアルのデザインを統一したい方は、NotePMのテンプレートを活用してみてはいかがでしょうか。

＞関連記事：ビジネステンプレートを使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）

 

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フィードバックと更新を行わない

マニュアルは、初心者の教育に利用することもあれば、ベテランが工程の確認に使用することもあります。知識や理解度が異なる幅広い読み手が利用することが想定されるため、特定の人物の視点に偏った内容で作成すると、全員が活用しやすいマニュアルからはかけ離れるでしょう。

読みやすいマニュアルとして完成度を高めるためには、実際に利用した読み手からフィードバックを受けてブラッシュアップしてみてください。内容はもちろん、レイアウトも見やすく調整していく必要があります。また、最新情報が掲載されているか定期的に確認することも重要です。マニュアルは作成したら終わりではなく、継続的にブラッシュアップすることを念頭におきましょう。

＞関連記事：マニュアル作成の成功例と失敗例を解説！必要なステップも詳しく紹介

見やすいマニュアルの作り方4ステップ

見やすいマニュアルを作るには、作り方の手順を統一し、作成者全員が同様のクオリティで作れるように整備することが重要です。ここでは、見やすいマニュアル作りの一例として、以下の4つのステップで作り方を解説します。

1. マニュアルが必要な業務を洗い出す
2. 業務マニュアルを作成する
3. マニュアルをフォルダ分けする
4. 命名規則を設定し検索性を上げる

それぞれのステップについて詳しく解説します。

＞関連記事：業務効率化のためのマニュアルの作り方！作成手順やツールの選び方を解説

マニュアルが必要な業務を洗い出す

まずは、どの業務をマニュアル化するか判断するところから始めましょう。マニュアルが必要な業務として優先度が高いのは、属人化されている工程が挙げられます。属人化とは、ある業務が特定の従業員のスキル・知識・経験に強く依存している状態のことです。

属人化された業務をマニュアルに落とし込まない場合、該当する従業員が休暇や退職などで会社を離れたとき、その業務が滞る恐れがあります。マニュアルを作成する業務を棚卸する際は、属人化している業務を優先的に選定しましょう。

また、マニュアル作成により大幅に業務改善が見込めるものから着手すると、効果を感じやすいのでおすすめです。

＞関連記事：「マニュアルがない会社」からの脱却を！そのままではマズイ理由、解説します

業務マニュアルを作成する

ステップ1でマニュアル化する業務を洗い出したら、優先度の高い業務から作成に着手します。見やすいマニュアルを作る方法は、後述する「見やすいマニュアルを作るレイアウトテクニック10選」を参考に作成を進めてみてください。

また、画像のようなマニュアル作成時のチェックリストを用意しておくと、作成者のスキルに左右されず誰もが見やすいマニュアルを作れるようになるでしょう。

＞関連記事：見本あり！わかりやすい業務マニュアルを作るコツを解説

マニュアルをフォルダ分けする

マニュアルを作成したら、次にマニュアルの整理を行います。マニュアルは分類別にフォルダ分けしておき、格納場所を決めましょう。

マニュアルは作成して終わりではありません。使用者がマニュアルをもとに業務にあたること、またそれにより業務改善や業務効率化などの目的を達成して初めて「活用できている」といえます。

使用者が使いたいマニュアルにアクセスしやすくするためにも、フォルダ分けは重要です。部署や業務の役割ごとに整理するとわかりやすくなります。

命名規則を設定し検索性を上げる

マニュアル作成の最終ステップとして、タイトルのつけ方にも配慮すると見やすいマニュアルが完成します。タイトルづけに規則を設けておくと、マニュアルが大量にあっても使用するときに検索しやすくなるのでおすすめです。

たとえば、マニュアルにアクセスする際に検索するキーワードを想定して、キーワードを入れると検索性向上につながります。見やすいマニュアルは、活用できてこそ初めて活きてくるため、細部までルールを決めて工夫することが重要です。

 

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見やすいマニュアルを作るレイアウトテクニック10選

見やすいマニュアルを作るためには、視覚的な要素に気を配ることが重要です。ここでは、さらに具体的なコツとして、レイアウトテクニックを10選解説します。

• 「Zの法則」を利用する
• 文字のフォントは1種類に絞る
• 使用するカラーは3色程度に絞る
• ページ構成はシンプルにする
• タイトル・目次を作る
• 3つ以上のまとまりはリスト化する
• 文章や表の始まり位置を揃える
• テキストを詰めすぎず余白を活かす
• 画像や動画などを挿入し視認性を上げる
• 適切なデザインテンプレートを選ぶ

それぞれ順番に見ていきましょう。

「Zの法則」を利用する

文章や書類を読むとき、人間は慣習的に視点を左上へ向けます。そこから右へ読み進め、右端に到達すると下の行の左端へと移り、また右へと視線を動かしながら読み進めるのが一般的です。

この動きを要約すると「Z」の字を描くように視点が動いていくといえます。見やすいマニュアルを作るには、人間の視線の動きである「Z」の流れを意識して文章や図表を配置していくとよいでしょう。

文字のフォントは1種類に絞る

同じ項目を構成する文章のフォントは、1種類に絞っておきましょう。フォントが揃うとマニュアル全体の見た目が統一されるため、見やすさアップにつながります。

また、強調したい部分を太字や下線にすれば、文章にメリハリがつき自然と訴求したい部分に目線を集められます。見やすいマニュアルを作成するコツとして、フォントの種類をひとつに絞ることを意識しましょう。

使用するカラーは3色程度に絞る

マニュアル全体で、一貫性のある色味やカラースキームを設定しておくと視覚的な見やすさがアップします。基本的には、以下の3種類でまとめておきましょう。

• 情報を見やすくするための「ベースカラー」
• マニュアルを印象づける「メインカラー」
• 強調したい箇所で使う「アクセントカラー」

ビジネス文書ではベースカラーはブルーで、メインカラーはグレー、アクセントカラーにはレッドやイエローが選ばれることが多くなっています。色選びに困ったら、参考にしてみてください。

ページ構成はシンプルにする

マニュアル1ページあたりの情報量は多すぎず、シンプルになることを心がけましょう。1ページに大量の文字や情報が詰め込まれていると、読み手が内容を理解するのに手間がかかってしまいます。

テキスト量はできる限り抑え、適度に余白や行間を設けたレイアウトにしたほうが視認性は高まります。

タイトル・目次を作る

マニュアル内のどこに目的の項目があるのかをわかりやすくするために、タイトルや目次を設けましょう。目次から各項目の見出しを確認することで、マニュアルの全体像や各工程の流れを把握するのにも役立ちます。

また、見出しの設置により必要な情報を素早くピックアップできるようになります。再確認もしやすくなり、繰り返し活用される効果も期待できるでしょう。

さらに、見出しに加えてタイトルの設定も重要です。ひとつのマニュアルを端的に表すタイトルを意識すれば、マニュアルを開かずともどのような内容が書かれてあるかイメージしやすくなります。

＞関連記事：マニュアルはタイトルが重要！会社で使われる書き方のポイントを解説

3つ以上のまとまりはリスト化する

見やすいマニュアルは、ビジュアルのメリハリがほどよく、パッと見たときに理解しやすいです。文章にメリハリをつけるには、チェックリストや箇条書きを活用することをおすすめします。3つ以上の項目が並列される場合は、箇条書きを使用するよう心がけてみてください。

たとえば、以下のように箇条書きやナンバリングを駆使すると、情報が整理整頓されて見やすくなります。例を参考にマニュアル作りの際は、リスト化を取り入れてみてください。

文章や表の始まり位置を揃える

テキストや図の始まり位置を揃えると、情報が整頓されて見やすくなります。また、マニュアルを見たときにどこから読み始めればいいか、瞬時に判断しやすくなる点もメリットです。

文章や表の始まり位置を左側・上側に揃えるだけでも、大きな手間をかけずに見やすさ向上につながります。

テキストを詰めすぎず余白を活かす

見やすいマニュアルは、情報量が適切で余白を活かしたレイアウトであることが多いです。マニュアルの上下左右や内容が切り替わるタイミングで余白を設けると、視覚的にすっきりとした印象になります。

話題が切り替わるところで改行すると、目線が誘導されやすくテーマの始まり位置がわかりやすいです。このように、余白を活かしたレイアウトを意識して、見やすいマニュアルに仕上げましょう。

画像や動画などを挿入し視認性を上げる

文章に加えて画像や動画などのコンテンツがあると、視覚的に見やすいマニュアルが完成します。とくに文章だけでは理解しにくい内容は、コンテンツを積極的に活用するようにしましょう。

たとえば、運用マニュアルや業務マニュアルのような手順を示すマニュアルは、実際の工程をビジュアル化したコンテンツが最適です。画像や動画を駆使して、見やすいマニュアルを作りましょう。

適切なデザインテンプレートを選ぶ

これまでレイアウトテクニックを9選お伝えしました。すべてのテクニックを同時に意識するのは難しいものです。そこで、誰もがマニュアルを作りやすくするための方法として、テンプレートを活用することをおすすめします。

真っ新な状態からマニュアルを作るより、一定の形式が決まっているほうが作成も簡単ですし、マニュアルのビジュアルが統一されて見やすくなるでしょう。テンプレートを活用すれば、作成者のスキルに左右されずに見やすいマニュアルの作成が可能になります。

テンプレート選びにお困りの方に向けて、以下のリンクにて無料でビジネステンプレートを配布しています。どのようなマニュアルがあるか参考にしてみてください。

＞関連記事：ビジネステンプレートを使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
＞関連記事：マニュアルの作成はテンプレートの活用で効率的に

見やすいマニュアルを作成するためのツール

見やすいマニュアルを作るために活用できるツールとして、広く普及しているWordやPowerPoint、レイアウトの自由度が高いInDesign、そしてマニュアル作成ツールのNotePMが挙げられます。それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

Word・Excel・PowerPoint

Microsoftが提供するWord・Excel・PowerPointは、一般的な文書作成ソフトとして、広く普及していることが大きなメリットです。文書テンプレートをインターネット上で公開しているサイトもあり、手軽にマニュアルを作成できます。

ただし、定型的な「文書」の作成に特化しているため、レイアウトの調整や図表の挿入に不自由さを感じることもあるでしょう。普段から使用しており操作性に慣れているものを使いたい方におすすめのツールです。

＞関連記事：マニュアル作成にはワードとエクセルどちらが良い？作り方の手順やそれぞれのメリット・デメリット、おすすめテンプレートサイトも紹介

InDesign

InDesignは、紙媒体のレイアウトを作成するためのDTP（Desk Top Publishing）ソフトです。高度なデザインを行うための機能を備えており、プロフェッショナルなレイアウトを作成できます。

その反面、制作にはデザインやツールの専門知識やセンスが求められ、学習や導入のコストが高くなるといえるでしょう。

デザイン性のあるマニュアル作りに最適ですが、社内でデータベースとして保管するのには向いていない点では注意が必要です。

NotePM

NotePMは、社内でのマニュアルやナレッジの共有と作成に特化した社内wikiツールです。作成したドキュメントはクラウド上に保存されるため、迅速に社内で共有・公開できるメリットがあります。

また、共同編集機能によりチームで分担してマニュアルを作成できるうえに、豊富なテンプレートが用意されているため手間をかけずに統一されたレイアウトの作成が可能です。画像や動画の添付も可能で、強力な検索機能により素早く情報を見つけられるようになります。

マニュアル含め、社内資料を一元管理したい場合におすすめのツールです。

 

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＞関連記事：【2024年版】マニュアル作成ツール おすすめ10選を徹底比較！（無料あり）

見やすいマニュアルの作り方を学び業務効率化を目指そう

見やすいマニュアルを作成することで、使用者が内容を理解しやすくなり、教育時間の削減や業務効率改善につながります。見やすいマニュアルを作るには、レイアウトテクニックや作り方を押さえておくことが重要です。細部にまで気を配り、統一感のある見やすいマニュアル作りを実現しましょう。

NotePMでは、マニュアルに活用できるテンプレートを用意しています。「マニュアル作りがなかなかうまくいかない」「マニュアルはあっても活用されていない」といったことにお悩みでしたら、ぜひNotePMを無料で30日間試してみてください。

 

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おすすめのマニュアル作成ツール「NotePM」

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
• 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
• 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
• 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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