マニュアルは、質の高い業務を再現性高く行うために重要です。マニュアルを作成できるツールは多数存在しますが、代表的なツールとしては、ワードとエクセルがよく使われます。ただ、ワードかエクセルのどちらでマニュアルを作るべきか悩む方もいるのではないでしょうか。本記事では、マニュアル作成でワードとエクセルそれぞれを使うメリット・デメリット、向いている用途、作成のコツなどを解説します。また、マニュアル作成の手順やテンプレートを入手できるおすすめサイトも紹介しますので、参考にしてみてください。
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目次
マニュアル作成をワードやエクセルで行う手順とポイントを解説
ここでは、マニュアル作成をワードやエクセルで行う時に知っておくべき、以下の2点を解説します。
- マニュアル作成の手順
- マニュアル作成のポイント
それでは、1つずつ解説していきます。
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マニュアル作成の手順
1つ目は、マニュアル作成の手順です。ここでは、以下の3つ解説します。
- マニュアルの対象範囲・読者を決定
- 実際にマニュアル作成
- マニュアルの共有・更新
それでは、1つずつ解説していきます。
マニュアルの対象範囲・読者を決定
マニュアル作成の手順、1つ目はマニュアルの対象範囲や読者を決定することです。これらを適切に想定することで、マニュアルに入れる内容やその範囲を決定できます。また、マニュアルに入れる内容やその範囲が決定したら、それらをいくつかのカテゴリーに分類しましょう。カテゴリーごとに、より詳細にマニュアル化する範囲を決定すると、より具体的にマニュアルの内容や構成を考えられます。その際、誰がどのタイミングでマニュアルを読むか想定しながら作るとよいでしょう。
実際にマニュアル作成
マニュアル作成の手順、2つ目は実際にマニュアルを作成することです。マニュアルを作成する時には、大まかな構成を作った上で、詳細を書くとよいでしょう。こうすることで、マニュアルの目的や内容がブレることなく作成できます。目次や見出しを作っておき、それらの見出しごとに書くべき内容を箇条書きで記載しておけば、必要な内容を過不足なく網羅したマニュアルを作成できるでしょう。
マニュアルの共有・更新
マニュアル作成の手順、3つ目はマニュアルの共有・更新です。作成したマニュアルが有効活用されるよう、社内のメンバーに共有しましょう。この時、メンバーからフィードバックをもらうことも大切です。最初から完璧なマニュアルを作成することは困難です。フィードバックをもとに改善を繰り返すことで、より分かりやすいマニュアルに仕上げられます。また、実際にマニュアルを使用し始めた後も、状況に応じて記載内容を見直すことが大切です。
マニュアル作成のポイント
ここでは、マニュアル作成のポイントを以下の5つ解説します。
- 5W1Hを意識して作成
- 全体像が理解できるよう作成
- 業務の判断基準を明確化
- 重要な部分を強調
- 事例を想定してマニュアル作成
それでは、1つずつ解説します。
参考記事：仕事のマニュアルを作成するメリットやポイント、作り方からおすすめツールまで徹底解説
5W1Hを意識して作成
ポイントの1つ目は、5W1Hを意識して作成することです。5W1Hとは、以下に示す6つを指し示す言葉です。
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 何を（What）
- 誰が（Who）
- なぜ（Why）
- どうやって（How）
5W1Hを明確にすることで、マニュアルに書かれている内容や、マニュアルに書かれている内容をいつ実行すべきか分かりやすくなります。そのため、そのマニュアルは活用しやすいものとなります。
全体像が理解できるよう作成
ポイントの2つ目は、全体像が理解できるよう作成することです。それには、事前にマニュアルの構成を十分に練って、それに沿ってマニュアルを作成することが大切です。これにより、内容がまとまっていて、想定する読者にとってわかりやすいマニュアルを作成できるようになります。
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業務の判断基準を明確化
ポイントの3つ目は、業務の判断基準を明確化することです。業務の判断基準を明確化しないと、マニュアルに記載するそれぞれの内容をどんな場面で採用すべきかを判断できません。このことが原因で、不適切なタイミングや状況で、不適切な業務が行われる恐れがあります。これは、新たなトラブルにも発展しかねません。
重要な部分を強調
ポイントの4つ目は、重要な部分を強調することです。マニュアルの中でも、要注意事項や必ず確認すべき事項など、特に優先順位が高い重要な部分は太字や下線などで強調して記載しましょう。日々業務に追われて忙しいと、マニュアルが流し読みされることも十分にあり得ます。それでも、必ず押さえておく必要があるポイントが一目でわかるよう、特に大切な事項は一目で確認できるレイアウト・設計を心がけましょう。
事例を想定してマニュアル作成
ポイントの5つ目は、事例を想定してマニュアルを作成することです。仕事では、トラブルやクレームはつきものです。また、過去に社内外で発生したトラブルやクレームには、社内で新たに発生してもおかしくないものもあるでしょう。これらの例と適切な対処法をマニュアルに取り入れることで、マニュアルの読者に対してより明確に業務内容を伝えられます。また、スムーズに業務を進める手助けにもなるでしょう。
参考記事：マニュアル作成に必見！コツを押さえた書き方のポイントを解説
テンプレートを活用する
ポイントの6つ目は、読みやすいマニュアルをスピーディに作成するために、テンプレート（ひな形）を活用することです。テンプレートを使えば、フォーマットが統一され、人によってマニュアルの仕様にバラツキが出ることもありません。項目の抜け漏れも起こりにくいため、より高品質なマニュアルを作れるようになるでしょう。
参考記事：社内wikiで使えるビジネステンプレート
ワード・エクセルより断然良い！Web上で簡単にマニュアルを作成できるツール「NotePM」
マニュアル作成にワードやエクセルを用いるメリット・デメリット
ここでは、マニュアル作成にワードやエクセルを用いるメリット・デメリットとして、以下の3つを解説します。
- ワードとエクセル共通のメリット・デメリット
- ワードのメリット・デメリット
- エクセルのメリット・デメリット
それでは、1つずつ解説します。
ワードとエクセル共通のメリット・デメリット
1つ目は、ワードとエクセル共通のメリット・デメリットです。それぞれ以下の表にまとめます。
| メリット | ・簡単に低コストで作成できる：多くのPCで標準装備 されており、導入費用、コスト不要・テンプレートが豊富：誰でも簡単にデザイン性に 優れたマニュアルを作れる |
| デメリット | スマートフォンからの閲覧・編集が困難：ライセンス がないと閲覧・編集できない |
ワードのメリット・デメリット
2つ目は、ワードでマニュアルを作成するメリット・デメリットです。それぞれ以下の表にまとめます。
| メリット | ・スタイルの選択が容易：見出しや本文などの設定を 簡単に設定できる・リンクの貼りつけが可能：該当ページへの移動が 容易となり、ファイルの軽量化が可能・誤字脱字の自動チェック機能：人の目に加えて、 ワードの機能でも誤字脱字をチェック・印刷が容易：エクセルと違いページの制限がある ため、印刷で気にしないといけないことが少ない |
| デメリット | ・ワード独自のルールが多い：他のツールと異なる ルールが多い・表計算などの機能が使えない：数字を扱うマニュアル では、自動計算が使えず不便・横長のマニュアル作成には不適：エクセルやパワー ポイントなどの方が適している |
エクセルのメリット・デメリット
3つ目は、エクセルでマニュアルを作成するメリット・デメリットです。それぞれ以下の表にまとめます。
| メリット | ・図形や表を簡単に入れられる：図やグラフを簡単に 作成して、それらをそのままマニュアルに追加できる・ 1つのファイルに複数のタブを入れられる：作業工程 ごとにタブを作成すると、作業工程がわかりやすい・関数を用いた表計算を行える：数字を扱うマニュアル では自動計算が可能 |
| デメリット | ・印刷に適さない ：ページの区切りがないため、印刷 範囲に注意が必要・デザイン性に欠ける：パワーポイントやワードと比べて デザイン性に難がある |
マニュアル作成に向いているのはワードとエクセルのどっち？
ここでは、マニュアルの特徴別に、ワードとエクセルのどちらを選ぶべきか解説します。
- ワードが向いているもの
- エクセルが向いているもの
それでは、1つずつ解説します。
ワードが向いているもの
1つ目は、ワードが向いているものです。その特徴を、以下の表にまとめます。
| 印刷して紙で読む | サイズが固定されているため、印刷しても レイアウトが崩れにくい |
| 文字による説明が中心 | 自動的にページ数や目次を追加できるので、 文字の編集が簡単 |
エクセルが向いているもの
2つ目は、エクセルが向いているものです。その特徴を、以下の表にまとめます。
| 印刷せず読むことが前提 | 表形式で横長であるため、横幅や長さの 制約なく閲覧できる |
| 複数のデータを一元管理 | 複数のタブを作ることで、1つのファイルで 複数のデータを一元管理 |
| 図表が多い | 図やグラフを作ってそのまま貼り付けられる |
ワード・エクセルより断然良い！Web上で簡単にマニュアルを作成できるツール「NotePM」
ワードで読みやすいマニュアルを作成するコツ
ワードでマニュアルを作成する際、より読みやすいデザインに仕上げるポイントはあるのでしょうか。ここでは、ワードで読みやすいマニュアルを作成するための代表的なコツ・テクニックを紹介します。
見出しを立てる
マニュアルは、各章の見出し（タイトル）を強調することで読みやすくなります。ワードには「スタイル」機能があり、見出し文字のフォントや色味、罫線、行の開始位置などを自由に変更できるので、活用してみましょう。
＜手順＞
- 見出しにしたいテキストを選択する
- [ホーム]タブ内の[スタイル]から、[見出し1]を選択する
- [ホーム]タブ内の[フォント]から色味や罫線の有無を選択する
- 選択した[スタイル]上で右クリックを押し、[選択箇所と一致するように見出し1を更新する]を選択すれば、見出し1を選択した文字列がすべて共通のスタイルに変更される
目次を作成する
マニュアルは冒頭に「目次」をつけることで、読み手が必要な箇所を参照しやすくなり、使い勝手が良くなります。ワードには目次機能もあり、全ページの見出しを目次としてまとめられるので、積極的に活用しましょう。
＜手順＞
- あらかじめ[スタイル]でいくつかの見出しを作成しておく
- 目次を入れたい箇所で[参考資料]タブ内の[目次]を選択し、プルダウンから[自動作成の目次2]を選択する
画像を挿入する
マニュアルは文字だけの情報では、うまく内容が伝わらないこともあります。そのため、必要な箇所に画像や図を挿入しつつ、視覚的に情報を伝えることがポイントです。ワードであれば、簡単な操作で画像を挿入できます。
＜手順＞
- [挿入]タブ内の[画像]を選択し、必要な画像を挿入する
- [図の形式]タブ内の[配置]より[文字列の折り返し]をクリックし、プルダウンで最適なタイプを選択すれば、画像の位置も柔軟に調整できる
フッターにページ番号をつける
マニュアルに「ページ番号」がついていると、読み手が必要な箇所を参照しやすくなります。ワードの「フッター（文書下の余白部分）」を編集してページ番号をつけることも、読みやすいマニュアル作りのポイントです。
＜手順＞
- [挿入]タブ内の[ヘッダーとフッター]で[フッター]を選択し、プルダウンで最適なタイプをクリックする
- [ヘッダーとフッターを閉じる]をクリックする
エクセルで読みやすいマニュアルを作成するコツ
エクセルでマニュアルを作成する際、デザインにひと工夫することで、より読みやすく仕上げられます。ここでは、エクセルで読みやすいマニュアルを作成するための代表的なコツ・テクニックを紹介します。
目次を作成する
エクセルでマニュアルを作る際、シートが複数にわたってしまい、シートの選択に時間がかかる場合もあります。その点、冒頭にハイパーリンクで「目次」を作っておけば、好きなシートへスムーズに移動できるので便利です。
＜手順＞
- 目次用のシートを作成する
- ハイパーリンクを挿入したいセルを選択して、[挿入]タブ内の[リンク]をクリックする
- リンク先で[このドキュメント内]を選択し、リンク先のシートを選んで[OK]をクリックする
見出しをデザインする
各シートの「見出し（タイトル）」を見やすくすることで、内容がより伝わりやすくなります。エクセルは「スタイル機能」で文字のサイズや色、背景の塗りつぶしを選択できるので、見出しの装飾を工夫してみましょう。
＜手順＞
- 見出しにしたいセルを選択し、[ホーム]タブ内の[スタイル]より[セルのスタイル]を選択する
- プルダウンで[タイトルと見出し]より最適なスタイルを選択する
画像やスクリーンショットを挿入する
ワードと同様、エクセルでも画像や図解、イラストなどを適宜挿入すると、視覚的に読みやすいマニュアルになります。エクセルでは画像だけでなくスクリーンショットも手軽に挿入できるので、ぜひ活用してみましょう。
＜手順＞
- [挿入]タブの[図]より[画像]を選択し、該当の画像を挿入する
- スクリーンショットを挿入したい場合は、[挿入]タブの[図]より[スクリーンショット]を選択する
- 使用したいウィンドウをプルダウンでクリックすれば、そのまま撮影して挿入できる
テキストはセル内に記述する
エクセルでマニュアルの文章を入力する際、タブ内に直接打ち込む方法と、テキストボックスや図形を作成してその中に入力する方法の2種類があります。しかし、テキストボックス・図形内にテキストを入力した場合、[Ctrキー＋Fキー]で文字列の検索をかけても、該当の文字がヒットしなくなってしまうのが難点です。読み手が必要に応じて用語を検索することを考えると、テキストはできるだけタブ内に直接入力するほうが望ましいでしょう。
ワード・エクセルより断然良い！Web上で簡単にマニュアルを作成できるツール「NotePM」
マニュアル作成に便利！ワードやエクセルのテンプレートサイトおすすめ4選【無料あり】
ここでは、マニュアル作成に便利なワード・エクセルのおすすめテンプレートサイトを4つ紹介します。
Office テンプレート
Officeテンプレートとは、Microsoft社が提供する、ワードやエクセルのテンプレートサイトです。アウトラインやレイアウトなど、マニュアル作成に必要な要素が詰まっているテンプレートが豊富です。そのため、内容を自社に合わせて書き換えるだけで、容易にマニュアル作成ができるでしょう。また、マニュアル以外にも様々なテンプレートが用意されているため、多くの場面で活用できるのも強みです。
Office テンプレートの特徴
- Officeユーザーなら誰でも使用できるため、利便性が高い
- マニュアルに必要な要素がそろったテンプレートが豊富
- 無料で使えるテンプレートは2,000種類以上（マニュアル以外のテンプレートを含む）！
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc
bizocean
bizoceanは、様々なビジネス文書のテンプレートを配布しているサービスです。2.8万点（そのうち2.6万点は無料）の企画書やビジネス文書のテンプレートが用意されているため、自社に合ったマニュアルテンプレートを見つけられるでしょう。また、一部の文書は専門家が監修しており、安心して利用できます。
bizoceanの特徴
- 会員数320万人の実績
- 専門家が監修している文書も多く、信頼性が高い
- 2.8万点のビジネス文書テンプレートのうち、2.6万点は無料利用可
SILAND.JP
SILAND.JPは、ワードやエクセルの文書テンプレートを配布しているサイトです。ダウンロード数は累計30万。マニュアルや見積書など、ビジネスの現場で必須となる文書のテンプレートが豊富に用意されています。デザインが整っており、シンプルで使いやすいテンプレートが多く揃っているため、どんな業種・職種の方でも利用しやすいでしょう。
SILAND.JPの特徴
- ビジネスの現場で使う文書のテンプレートが豊富
- 会員登録せずともダウンロード可能
- 無料で各種テンプレートをダウンロード可能
URL: http://siland.jp/
テンプレートBANK
テンプレートBANKは、ビジネスの現場で使用する文書のテンプレートを多数取り揃えているテンプレートサイトです。マニュアルや契約書のテンプレートはもちろんのこと、名刺などのデザインテンプレートも用意されていることが特徴です。また、テンプレートをより活用したい方には、役立つコラムも掲載されているので参考にしましょう。さらに、業種別に絞り込み検索が可能なので、それぞれの業種に合ったテンプレートを入手できるはずです。
テンプレートBANKの特徴
- 役立つコラムが掲載。テンプレートをより活用できる。
- 業種別に適したテンプレートをダウンロードできる
- 無料で会員登録とダウンロードが可能
URL: https://www.templatebank.com/
わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
ワードやエクセルでマニュアルを作成するときの課題
ワードやエクセルでマニュアルを作成する際には、いくつかの問題点があるのも事実です。ここでは、ワードやエクセルでマニュアルを作成する際の課題について解説します。
社内への共有に手間がかかる
現場の従業員にマニュアルを活用してもらうには、作成後速やかに社内へ共有する必要があります。しかし、ワード・エクセルはメールや社内SNSで共有するしかなく、送付先の選定や宛先の追加に手間がかかるのが難点です。また、マニュアルの内容を更新するたびに、最新版を送り直さなければいけないため工数がかかります。
他の資料に埋もれてしまう
ワードやエクセルでマニュアルを社内へ共有すると、従業員が別々の場所で保管することになります。結果的にマニュアルが他の資料に埋もれてしまい、活用が進まない可能性もあるでしょう。仮に社内の掲示板やイントラネットに保管するとしても、検索性能が低い場合は必要なときにマニュアルを探し出せず、非常に不便です。
マニュアルが本当に活用されているかわからない
ワードやエクセルのマニュアルには、当然ながら閲覧回数やダウンロード数をカウントする仕組みはありません。そのため、本当に作成後のマニュアルが現場で活用されているのかがわからないのが難点です。また、「マニュアルと現場の業務内容に乖離はないか」「マニュアルに変更の必要な箇所はないか」なども、現場に直接ヒアリングしなければ把握できません。古くなったマニュアルが放置されると、現場の混乱を招く恐れもあるでしょう。
ワード・エクセルより断然良い！Web上で簡単にマニュアルを作成できるツール「NotePM」
マニュアルの効率的な作成には【社内Wikiツール】の活用を
マニュアルをより効率良く作成・共有するには、クラウドタイプの社内Wikiツール「NotePM」が便利です。
NotePMは、テンプレートに沿って直感的にマニュアルを作成でき、ツール上で他のメンバーへ共有できる社内版ウィキペディアです。ツール上でいつでも編集・改善ができ、変更履歴も残せるため、常に最新の状態で現場にマニュアルを使ってもらえます。さらにページを見た人や閲覧時間などの履歴も残せるため、マニュアルの活用状況を可視化することも可能です。コメントでマニュアルに対する意見も募れるため、内容も柔軟にアップデートできます。マニュアルを通じて社内のナレッジ共有を活発にしたい場合は、ぜひNotePMを活用ください。
まとめ
本記事では、マニュアル作成でワードとエクセルそれぞれを使うメリット・デメリット、向いている用途などを解説した上で、マニュアルのテンプレートを入手できるサイトも紹介しました。業務の効率化や属人化防止には、マニュアルの作成と共有は有効な手段です。テンプレートの読者や利用シーンを十分に想定して、ワードとエクセルのどちらが向いているか見極めましょう。
また、一からマニュアルを作成することが手間と感じる方は、テンプレートサイトの活用も有効です。その際には、まず本記事で紹介した4つのテンプレートサイトから検討するとよいでしょう。
検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
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