マニュアル作成にはExcel（エクセル）とWord（ワード）どちらがよい？テンプレートサイト・管理ツールも紹介

 

マニュアルは業務をスムーズに行うために欠かせません。マニュアルの作成方法は企業ごとに異なり、利用するツールもさまざまです。その中でも、Excel（エクセル）やWord（ワード）は自由度が高く、多くの企業でマニュアル作成に利用されています。

本記事では、Excel（エクセル）やWord（ワード）を活用したマニュアル作成について紹介します。マニュアル作成の手順やコツ、作成時に知っておきたいメリット・デメリットも知っておきましょう。

さらにおすすめのテンプレートサイトや便利な管理ツールについても触れていきますので、ぜひ最後までご覧ください。

＞関連記事：業務マニュアル作成がもたらす効果とおすすめツールを徹底解説！

Excel（エクセル）・Word（ワード）を使ったマニュアル作成手順6ステップ

Excel（エクセル）やWord（ワード）を使ったマニュアル作成は、以下の5つのステップで進めていきましょう。

• マニュアルの対象範囲・読者を整理する
• マニュアル作成スケジュールと担当者を決める
• 各業務のフローと関係者を洗い出す
• マニュアルの構成を組み立てる
• 実際にマニュアルを作成する
• 仮運用し、マニュアルの改善点を洗い出す

これからそれぞれ詳しく解説していきます。

＞関連記事：業務効率化のためのマニュアルの作り方！作成手順やツールの選び方を解説

業務を整理する

マニュアルを作成するときは、まず業務を整理するところからはじめましょう。

どの業務のマニュアルを作成するか決めていないと、マニュアル作成のスケジュールや担当者を決められません。この後の作業を円滑に進めるためにも、最初にマニュアルが必要な業務の整理を行いましょう。

日々行う定常業務から、年に数回しか行わないイレギュラーな業務まで細かく洗い出すことが重要です。明確な手順が決まっていない業務や、属人化するおそれがある業務については優先してマニュアル作成を行いましょう。

マニュアル作成スケジュールと担当者を決める

対象業務が整理できたら、次はスケジュールと担当者を決めます。

マニュアル作成をスムーズに進めるためにも、スケジュールはしっかりと決めておきましょう。完成予定時期から逆算して、作成に必要な期間や工数を考慮したうえでスケジュールを立てます。

たとえば、新卒社員向けのマニュアルを作る場合、4月入社に間に合わせるために遅くとも3月までには完成させる必要があります。

また、マニュアル作成の際は担当者も決め、マニュアル作成を業務として割り振ることが重要です。

複数人に業務として割り振れば、一人ひとりの負担が少なく短期間で作成業務が進みます。できるだけ会社の繁忙期は避け、1日で何時間ほどマニュアル作成にかけられるのかを計算してから割り振りましょう。

各業務のフローと関係者を洗い出す

スケジュールと担当者が決定したら各業務のフローと関係者を洗い出しましょう。

あらかじめ業務のフローを洗い出していれば、フローごとに詳細を記載するだけでマニュアルが完成します。

また、わかりやすいマニュアルを作成するためには、関係者から詳しい情報を集めることが重要です。各業務の関係者と協力し、業務の詳しい進め方や注意点などを提供してもらいましょう。

マニュアルの構成を組み立てる

マニュアル作成に必要な情報が集まったら、マニュアルの構成を作成します。

マニュアルはいきなり書き出してしまうと、時間をかけても内容がまとまらないおそれがあります。

事前に洗い出した業務フローを参考に、まずは各項目を並べて、記載する内容を箇条書きで整理してみましょう。

あらかじめ構成を組み立てておけば、業務の全体像も見えやすくなり、本文の執筆もスムーズに進みます。

実際にマニュアルを作成する

構成ができたら、テンプレートやフォーマットを活用して実際にマニュアルを作成していきましょう。

マニュアルを作成する際は、フォーマットを統一することをおすすめします。文字の大きさやフォント、デザインなどをあらかじめ決めておけば、作成作業がスムーズに進みます。

また、フォーマットを決める際は、マニュアルのひな形を用意するのが重要です。

マニュアルのひな形があれば、「一から作成するのが面倒」という問題を解決できるでしょう。手間をかけずに最小限の時間でマニュアルを作成できます。

仮運用し、マニュアルの改善点を洗い出す

マニュアルが完成したら、必ず仮運用を行って改善点を洗い出しましょう。

実際にマニュアルを使用してもらい、「必要な情報が漏れていないか」「加えるべき情報はないか」などを関係者に教えてもらいます。

仮運用すると、不明点や深掘りしなければならない点が明らかになります。仮運用を通して得たフィードバックを取り入れ、マニュアルをブラッシュアップしていきましょう。

マニュアルの改善点を洗い出す際には、次の点に注意が必要です。

• マニュアルの存在を定期的に周知する
• 保管場所やタイトルのルールを定める
• 見やすいマニュアルを意識して更新する

作成したマニュアルが社内に浸透するように、内容の更新はもちろん、利用されやすい環境を作っていくことが重要です。

マニュアルを更新・利用しやすい環境を整えたいのであれば、マニュアル作成ツールの「NotePM」がおすすめです。

ファイルの全文検索機能や検索箇所のハイライト表示機能など、優れた検索機能が備わっています。編集しやすいだけでなく、検索性が高いツールを導入すればマニュアル作成・運用がスムーズに進むでしょう。

Excel（エクセル）・Word（ワード）を使ったマニュアル作成のポイント7つ

Excel（エクセル）・Word（ワード）を使ったマニュアル作成のポイントを7つ解説します。

• 5W1Hを意識して作る
• 全体像が理解できるようにする
• 業務の判断基準を明確化する
• 重要な部分を強調する
• あらかじめトラブルなどを想定する
• テンプレートを活用する
• 定期的にアップデートする

Excel（エクセル）・Word（ワード）でマニュアル作成する際は、これらのポイントを意識しましょう。

＞関連記事：業務マニュアルを作成するメリットとは？作り方やおすすめツールを徹底解説

5W1Hを意識して作る

マニュアル作成の際に大切なポイントは、5W1Hを意識することです。5W1Hとは、次の6つの要素を指します。

• いつ（When）
• どこで（Where）
• 何を（What）
• 誰が（Who）
• なぜ（Why）
• どうやって（How）

5W1Hを明確にすることで、マニュアルがわかりやすくなり、マニュアルを使う人がいつ・どのように動けばよいかすぐに理解できます。これにより、より実用的で使いやすいマニュアルに仕上がるでしょう。

全体像が理解できるようにする

マニュアル作成の際は、全体像が理解できるよう工夫することも重要です。そのためにも、まずはマニュアルの構成をしっかりと練り、それをベースに内容を作成していきましょう。

全体像が明確だと、マニュアルの内容を俯瞰して把握できるため、必要な情報にすぐにたどり着けます。また、全体像が見えることで内容がより理解しやすくなり、読者にとってストレスの少ないマニュアルに仕上がるでしょう。

＞関連記事：業務マニュアルとは？わかりやすい作り方や無料テンプレートを紹介

業務の判断基準を明確化する

業務の判断基準を明確化することも、マニュアル作成において重要なことです。判断基準が明確化されていないと、マニュアルに記載する内容がどのような場面で必要かを正しく判断できません。

その結果、不適切なタイミングや状況で、誤った対応をしてしまうおそれがあります。判断基準を明確にしておけば、読者が迷わず正しい行動を取れるようになり、トラブルも未然に防げるでしょう。

重要な部分を強調する

マニュアル作成時は、 重要な部分を強調することもポイントです。たとえば、要注意事項や必ず確認すべき事項など、とくに優先順位が高い部分は、太字や下線などで強調するとよいでしょう。

日々業務に追われて忙しいと、マニュアルが流し読みされることも少なくありません。そのような場合でも、重要なポイントがひと目でわかれば、必要な情報を見落とさずに済みます。必ず押さえておきたいポイントがすぐに確認できるよう、レイアウトやデザインを工夫しましょう。

あらかじめトラブルなどを想定する

あらかじめトラブルなどを想定してマニュアルを作成することも重要です。仕事では、トラブルやクレームは避けられない場面もあります。過去に社内外で発生したトラブルが再び発生することもあるでしょう。

トラブルの事例と適切な対処法をマニュアルに取り入れることで、読者により明確に業務内容を伝えられます。また、具体的な対応策がわかれば、予期せぬ状況にも冷静に対応でき、業務をスムーズに進められるでしょう。

＞関連記事：【おすすめツールあり】マニュアル作成を上手に行うには？｜目的・手順・コツをそれぞれ3つ紹介

テンプレートを活用する

効率的にマニュアルを作成するためのポイントは、テンプレート（ひな形）を活用することです。テンプレートを使えば、マニュアルのフォーマットが統一化され、見やすくわかりやすい内容に仕上がります。作成する人によって、マニュアルの仕様にバラツキが出ることもなくなるでしょう。

さらにテンプレートを使えば、項目の抜けも起こりにくくなります。これによって、必要な情報が過不足なく盛り込まれた、より高品質なマニュアルを作成できます。

＞関連記事：マニュアルの作成はテンプレートの活用で効率的に

定期的にアップデートする

マニュアルは、作成した後も定期的に更新することが大切です。とくに、業務プロセスの変更やソフトウェアのバージョンアップなど、業務環境に大きな変化があるタイミングでは、必ず内容を見直して変更しましょう。

定期的にアップデートを行うことで、マニュアルが常に最新の状態に保たれ、利用者にとって使いやすいものになります。さらに、業務の効率化やミスの防止にもつながるため、定期的な更新は欠かさず実施しましょう。

マニュアル作成にExcel（エクセル）・Word（ワード）を用いるメリット・デメリット

Excel（エクセル）・Word（ワード）には、マニュアル作成におけるメリット・デメリットがあり、それぞれについて順に説明していきます。

• Excel（エクセル）・Word（ワード）の共通のメリット・デメリット
• Excel（エクセル）のメリット・デメリット
• Word（ワード）のメリット・デメリット

質の高いマニュアルを作成するためにも、それぞれのメリット・デメリットを理解しておきましょう。

＞関連記事：マニュアルを使う利点を5つのポイントに絞って解説

Excel（エクセル）・Word（ワード）の共通のメリット・デメリット

Excel（エクセル）・Word（ワード）の共通のメリット・デメリットを次の表にまとめました。

メリット	・簡単に低コストで作成できる：多くのPCで標準装備されており、導入費用、コスト不要 ・テンプレートが豊富：誰でも簡単にデザイン性に優れたマニュアルを作れる
デメリット	スマートフォンからの閲覧・編集が困難：ライセンスがないと閲覧・編集できない

Excel（エクセル）・Word（ワード）はメリットも大きいですが、デメリットも存在します。それぞれしっかり理解して、マニュアル作成に進みましょう。

Excel（エクセル）のメリット・デメリット

Excel（エクセル）でマニュアルを作成するメリット・デメリットを次の表にまとめました。

メリット	・図形や表を簡単に入れられる：図やグラフを簡単に作成して、それらをそのままマニュアルに追加できる ・ 1つのファイルに複数のタブを入れられる：作業工程ごとにタブを作成すると、作業工程がわかりやすい ・関数を用いた表計算を行える：数字を扱うマニュアルでは自動計算が可能
デメリット	・印刷に適さない ：ページの区切りがないため、印刷範囲に注意が必要 ・デザイン性に欠ける：PowerPoint（パワーポイント）やWord（ワード）と比べてデザイン性に難がある

Excel（エクセル）はデータ管理や計算に優れているため、数字の多いマニュアル作成にぴったりです。しかし、印刷には適さないなどのデメリットもあるため、マニュアルの内容に応じて使用しましょう。

Word（ワード）のメリット・デメリット

Word（ワード）でマニュアルを作成するメリット・デメリットを次の表にまとめました。

メリット	・スタイルの選択が容易：見出しや本文などの設定を簡単に設定できる ・リンクの貼りつけが可能：該当ページへの移動が容易となり、ファイルの軽量化が可能 ・誤字脱字の自動チェック機能：人の目に加えて、Word（ワード）の機能でも誤字脱字をチェック ・印刷が容易：Excel（エクセル）と違いページの制限があるため、印刷で気にしないといけないことが少ない
デメリット	・Word（ワード）独自のルールが多い：他のツールと異なるルールが多い ・表計算などの機能が使えない：数字を扱うマニュアルでは、自動計算が使えず不便 ・横長のマニュアル作成には不適：Excel（エクセル）やPowerPoint（パワーポイント）などの方が適している

Word（ワード）は文章作成ツールのため、マニュアル作成に便利な機能が豊富に備わっています。誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成できるでしょう。ただし、データ管理や計算などは不向きなため、こちらもマニュアルの内容に応じて使いましょう。

マニュアル作成時のExcel（エクセル）・Word（ワード）の使い分け方

マニュアルを作成する際、Excel（エクセル）・Word（ワード）をどのように使い分ければいいかを紹介します。

• Excel（エクセル）での作成に向いているマニュアル
• Word（ワード）での作成に向いているマニュアル

それぞれの特徴を理解して、自社にあったものを選びましょう。

Excel（エクセル）での作成に向いているマニュアル

Excel（エクセル）での作成に向いているマニュアルの特徴を次の表にまとめました。

印刷せず読むことが前提	表形式で横長であるため、横幅や長さの制約なく閲覧できる
複数のデータを一元管理	複数のタブを作ることで、1つのファイルで複数のデータを一元管理
図表が多い	図やグラフを作ってそのまま貼り付けられる

データの管理や計算が必要で、印刷せずに使用するマニュアルは、Excel（エクセル）で作成するのをおすすめします。

Word（ワード）での作成に向いているマニュアル

Word（ワード）での作成に向いているマニュアルの特徴を次の表にまとめました。

印刷して紙で読む	サイズが固定されているため、印刷してもレイアウトが崩れにくい
文字による説明が中心	自動的にページ数や目次を追加できるので、文字の編集が簡単

文章中心の内容で、印刷して使用する可能性のあるマニュアルは、ワードで作成するとよいでしょう。

Excel（エクセル）で読みやすいマニュアルを作成する4つのコツ

Excel（エクセル）でマニュアルを作成する際、ひと工夫加えるとより読みやすく仕上げられます。ここでは、エクセルで読みやすいマニュアルを作成するための代表的なコツ・テクニックを4つ紹介します。

• 見出しを立てる
• 目次を作成する
• 画像やスクリーンショットを挿入する
• テキストはセル内に記述する

見出しを立てる

各シートの「見出し（タイトル）」を見やすくすることで、内容がより伝わりやすくなります。Excel（エクセル）は「スタイル機能」で文字のサイズや色、背景の塗りつぶしを選択できるので、見出しの装飾を工夫してみましょう。

＜手順＞

1. 見出しにしたいセルを選択し、[ホーム]タブ内から[セルのスタイル]を選択する
2. プルダウンで[タイトルと見出し]より最適なスタイルを選択する

目次を作成する

Excel（エクセル）でマニュアルを作る際、シートが複数にわたってしまい、シートの選択に時間がかかる場合もあります。その点、冒頭にハイパーリンクで「目次」を作っておけば、好きなシートへスムーズに移動できるので便利です。

＜手順＞

1. 目次用のシートを作成する
2. ハイパーリンクを挿入したいセルを選択して、[挿入]タブ内の[リンク]をクリックする

3. リンク先で[このファイル内の場所]を選択し、リンク先を入力して[OK]をクリックする

画像やスクリーンショットを挿入する

Word（ワード） と同様、Excel（エクセル）でも画像や図解、イラストなどを適宜挿入すると、視覚的に読みやすいマニュアルになります。さらに「ストック画像」を使えば素材サイトなどで画像を探す手間も省けるため、ぜひ活用してみましょう。

＜手順＞

1. [挿入]タブの[画像]を選択し、画像挿入元から選んで画像を挿入する

2. ストック画像からスクリーンショットを挿入したい場合は、[挿入]タブの[画像図]よりから[ストック画像…スクリーンショット]を選択する
3. 使用したい画像ウィンドウを選んで挿入を押せばプルダウンでクリックすれば、そのまま使用撮影して挿入できる

テキストはセル内に記述する

エクセルでマニュアルの文章を入力する際、タブ内に直接打ち込む方法と、テキストボックスや図形を作成してその中に入力する方法の2種類があります。しかし、テキストボックス・図形内にテキストを入力した場合、[Ctrキー＋Fキー]で文字列の検索をかけても、該当の文字がヒットしなくなってしまうのが難点です。

読み手が必要に応じて用語を検索することを考えると、テキストはできるだけタブ内に直接入力するほうが望ましいでしょう。

 

ExcelやWordよりもカンタンにマニュアルが作れるツール「NotePM」

 

Word（ワード）で読みやすいマニュアルを作成する4つのコツ

Word（ワード）でマニュアルを作成する際、より読みやすいデザインに仕上げるポイントはあるのでしょうか。ここでは、ワードで読みやすいマニュアルを作成するためのコツ・テクニックを4つ紹介します。

• 見出しを立てる
• 目次を作成する
• 画像を挿入する
• フッターにページ番号をつける

見出しを立てる

マニュアルは、各章の見出し（タイトル）を強調することで読みやすくなります。ワードには「スタイル」機能があり、見出し文字のフォントや色味、罫線、行の開始位置などを自由に変更できるので、活用してみましょう。

＜手順＞

1. 見出しにしたいテキストを選択する
2. [ホーム]タブ内の[スタイル]から、[見出し1]を選択する

3. [ホーム]タブ内の[フォント]から色味や罫線の有無を選択する
4. 選択した[スタイル]上で右クリックを押し、[選択に一致するように見出し1を更新する]を選択すれば、見出し1を選択した文字列がすべて共通のスタイルに変更される

目次を作成する

マニュアルは冒頭に「目次」をつけることで、読み手が必要な箇所を参照しやすくなり、使い勝手が良くなります。ワードには目次機能もあり、全ページの見出しを目次としてまとめられるので、積極的に活用しましょう。

＜手順＞

1. あらかじめ[スタイル]でいくつかの見出しを作成しておく
2. 目次を入れたい箇所で[参考資料]タブ内の[目次の挿入]を選択する

画像を挿入する

マニュアルは文字だけの情報では、うまく内容が伝わらないこともあります。そのため、必要な箇所に画像や図を挿入しつつ、視覚的に情報を伝えることがポイントです。ワードであれば、簡単な操作で画像を挿入できます。

＜手順＞

1. [挿入]タブ内の[画像]を選択し、必要な画像を挿入する

フッターにページ番号をつける

マニュアルに「ページ番号」がついていると、読み手が必要な箇所を参照しやすくなります。ワードの「フッター（文書下の余白部分）」を編集してページ番号をつけることも、読みやすいマニュアル作りのポイントです。

＜手順＞

1. [挿入]タブ内の[ページ番号]を選択し、ページ番号の位置をクリックする
2. [ヘッダーとフッター]をクリックする

マニュアル作成に便利！Excel（エクセル）・Word（ワード）のテンプレートサイトおすすめ7選【無料あり】

マニュアル作成に便利なExcel（エクセル）・Word（ワード）のおすすめテンプレートサイトを7つ紹介します。

サイト名	特徴
Office テンプレート	・Officeユーザーなら誰でも使用できるため、利便性が高い ・マニュアルに必要な要素がそろったテンプレートが豊富 ・無料で使えるテンプレートは2,000種類以上（マニュアル以外のテンプレートを含む）
bizocean	・会員数362万人の実績 ・専門家が監修している文書も多く、信頼性が高い ・3.2万点以上のビジネス文書テンプレートのうち、2.9万点は無料利用可
SILAND.JP	・ビジネスの現場で使う文書のテンプレートが豊富 ・会員登録せずともダウンロード可能 ・無料で各種テンプレートをダウンロード可能
テンプレートBANK	・役立つコラムが掲載。テンプレートをより活用できる ・業種別に適したテンプレートをダウンロードできる ・無料で会員登録とダウンロードが可能
Excelフリーソフト館	・ビジネス向けのテンプレートがまとめられている ・表紙、目次、本文がセットになっている ・Excel（エクセル）や互換性のあるソフトで利用可能
経費削減実行委員会	・マニュアル以外にも多数のテンプレートを掲載 ・Excel（エクセル）、Word（ワード）、PowerPoint（パワーポイント）、PDFでダウンロードできる ・業務に役立つビジネスコラムもあって参考になる
［文書］テンプレートの無料ダウンロード	・Excel（エクセル）やWord（ワード）でダウンロード可能 ・テンプレートの使い方が説明されていてわかりやすい ・マニュアル以外のテンプレートも豊富

それぞれ異なる特徴がありますので、自社にあったものを選びましょう。

＞関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート10選！
＞関連記事：マニュアルの作成はテンプレートの活用で効率的に

Office テンプレート

Officeテンプレートは、Microsoft社のExcel（エクセル）・Word（ワード）のテンプレートサイトです。アウトラインやレイアウトなど、マニュアル作成に必要な要素が詰まっているテンプレートが豊富に掲載されています。内容を自社に合わせて書き換えるだけで、容易にマニュアル作成ができるでしょう。マニュアル以外にもさまざまなテンプレートが用意されているため、多くの場面で活用できるのも魅力です。

Office テンプレートの特徴

• Officeユーザーなら誰でも使用できるため、利便性が高い
• マニュアルに必要な要素がそろったテンプレートが豊富
• 無料で使えるテンプレートは2,000種類以上（マニュアル以外のテンプレートを含む）

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc

bizocean

bizoceanは、さまざまなビジネス文書のテンプレートを配布しているサービスです。3.2万点（そのうち2.9万点は無料）の企画書やビジネス文書のテンプレートが用意されているため、自社に合ったマニュアルテンプレートを見つけられるでしょう。また、一部の文書は専門家が監修しており、安心して利用できます。

bizoceanの特徴

• 会員数362万人の実績
• 専門家が監修している文書も多く、信頼性が高い
• 3.2万点のビジネス文書テンプレートのうち、2.9万点は無料利用可

URL: https://www.bizocean.jp/

SILAND.JP

SILAND.JPは、Excel（エクセル）・Word（ワード）の文書テンプレートを配布しているサイトです。ダウンロード数は累計30万。マニュアルや見積書など、ビジネスの現場で必須となる文書のテンプレートが豊富に用意されています。デザインが整っており、シンプルで使いやすいテンプレートが多くそろっているため、どのような業種・職種の方でも利用しやすいでしょう。

SILAND.JPの特徴

• ビジネスの現場で使う文書のテンプレートが豊富
• 会員登録せずともダウンロード可能
• 無料で各種テンプレートをダウンロード可能

URL: http://siland.jp/

テンプレートBANK

テンプレートBANKは、ビジネスの現場で使用する文書のテンプレートを多数取り揃えているテンプレートサイトです。マニュアルや契約書のテンプレートはもちろんのこと、名刺などのデザインテンプレートも用意されていることが特徴です。また、テンプレートをより活用したい方には、役立つコラムも掲載されているので役立つでしょう。さらに、業種別に絞り込み検索が可能なので、それぞれの業種に合ったテンプレートを入手可能です。

テンプレートBANKの特徴

• 役立つコラムが掲載。テンプレートをより活用できる
• 業種別に適したテンプレートをダウンロードできる
• 無料で会員登録とダウンロードが可能

URL: https://www.templatebank.com/

Excelフリーソフト館

Excel（エクセル）・Word（ワード）でマニュアルを作成するときの3つの課題

Excel（エクセル）・Word（ワード）でマニュアルを作成する際には、いくつかの問題点があるのも事実です。ここでは、ワードやエクセルでマニュアルを作成する際の3つの課題について解説します。

• 社内への共有に手間がかかる
• 他の資料に埋もれてしまう
• マニュアルが本当に活用されているかわからない

社内への共有に手間がかかる

Excel（エクセル）Word（ワード）でマニュアル作成すると、社内への共有に手間がかかることがあります。

現場の従業員にマニュアルを活用してもらうには、作成後速やかに社内へ共有する必要があります。しかし、Excel（エクセル）・Word（ワード）はメールや社内SNSくらいしか共有手段がありません。送付先の選定や宛先の追加に手間がかかり、スピーディに共有できないのが難点です。

また、マニュアルの内容を更新するたびに最新版を送り直さなければいけないため、その分工数がかかります。

他の資料に埋もれてしまう

Excel（エクセル）やWord（ワード）のマニュアルは、他の資料に埋もれてしまうことも課題です。Excel（エクセル）やWord（ワード）のマニュアルを社内へ共有すると、従業員が各自異なる場所で保管します。その結果、マニュアルが他の資料に埋もれてしまい、なかなか活用されないおそれがあるのです。

仮に社内の掲示板やイントラネットに掲載しても、検索性能が低いと必要なときにマニュアルを探し出せず、使用する人も少なくなるでしょう。

マニュアルが本当に活用されているかわからない

Excel（エクセル）やWord（ワード）のマニュアルは、実際に活用されているかどうかがわからない課題があります。

Excel（エクセル）やWord（ワード）のマニュアルには、閲覧回数やダウンロード数をカウントする仕組みはありません。そのため、マニュアルの活用状況を確認するのは難しいです。

また、「マニュアルと現場の業務内容に乖離はないか」「マニュアルに変更の必要な箇所はないか」なども、現場に直接ヒアリングしなければ把握できません。そのため、古くなったマニュアルが放置されると現場の混乱を引き起こすおそれもあるでしょう。

マニュアルの作成・管理には「マニュアル作成・管理ツール」がおすすめの理由2つ

マニュアルの作成・管理には「マニュアル作成・管理ツール」の活用がおすすめです。その理由は次の2つです。

• 質の高いマニュアルを誰でも簡単に作れる
• 検索性が高く、管理しやすい

それぞれ詳しく解説していきます。

＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介

質の高いマニュアルを誰でも簡単に作れる

「マニュアル作成・管理ツール」を活用すると、誰でも質の高いマニュアルを作成できます。ツールにはテンプレートが用意されていることが多く、マニュアルのフォーマット統一化が可能です。作成者による品質のバラツキを防ぎ、わかりやすいマニュアルに仕上がるでしょう。

また、マニュアルの見やすさや使いやすさが向上すれば、社員の満足度アップにもつながります。さらに、便利な機能が豊富に搭載されているため、専門知識がなくても簡単に作業を進められる点も大きな魅力です。

検索性が高く、管理しやすい

「マニュアル作成・管理ツール」を使えば、マニュアルの検索性が向上し、管理が格段にしやすくなります。

マニュアル作成には多くの時間と労力が必要であり、そのうえ作成後は適切な管理が求められます。ツールを利用すれば、マニュアルの更新や共有が簡単に行えるため、管理の手間を減らせるでしょう。

さらに、更新した内容をリアルタイムで現場へ届けられるので、マニュアルと実際の業務内容との齟齬も生まれにくくなります。ツールを活用すれば、マニュアルの作成から管理までをスムーズに進められるでしょう。

マニュアル作成ツールは『NotePM』がおすすめの理由2つ

マニュアルを効率よく作成・管理するなら、マニュアル作成・管理 ITツール『NotePM』がおすすめです。優れた機能が豊富にそろっているツールで、おすすめする主な理由は次の2つです。

• 質の高いマニュアルを誰でも簡単に作れる
• 検索性が高く、管理しやすい

それぞれ詳しく解説していきます。

検索性に優れている

マニュアル作成ツールとして『NotePM』がおすすめな理由のひとつは、優れた検索性にあります。

『NotePM』は強力な検索機能を備えており、Word（ワード）やExcel（エクセル）、PDFといったファイルの中身まで全文検索が可能です。必要な情報を迅速に見つけられ、検索にかかる時間を大幅に削減できます。

さらにマニュアルの一元管理も可能なため、情報が散らばることを防げる点も魅力です。

テンプレート機能で誰でもマニュアルを作れる

テンプレート機能が充実している点も、『NotePM』をおすすめする理由のひとつです。

テンプレート機能を使えば、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。一からドキュメントを作成する必要がなく、あらかじめ用意されたフォーマットに必要な情報を入力していくだけで、スムーズにマニュアルを作成できるでしょう。

また、『NotePM』は操作が直感的でわかりやすいため、特別なスキルや知識がなくても使いこなせる点も魅力です。効率よくマニュアルを作りたい方に最適なツールといえます。

 

ExcelやWordよりもカンタンにマニュアルが作れるツール「NotePM」

「NotePM」を使ってマニュアル作成に成功した5つの事例

マニュアル作成ツール「NotePM」を使用して、マニュアル作成に成功した主な事例を5つピックアップしました。

• NotePM導入で検索の手間を7割削減した「アイリスオーヤマ株式会社」
• ツール導入で情報を探す工数を8割減らした「株式会社小田急フィナンシャルセンター」
• マニュアル整備で情報を探す時間を半減させた「キーコーヒー株式会社」
• NotePMへの移行で業務効率と従業員の満足度を向上させた「PayPay銀行株式会社」
• 検索性改善で検索時間を5分→30秒に削減した「株式会社ザグザグ」

「NotePM」導入を検討する際に参考になるよう、それぞれ詳しく紹介していきます。

NotePM導入で検索の手間を7割削減した「アイリスオーヤマ株式会社」

アイリスオーヤマ株式会社は、生活用品の企画・製造・販売を手がける企業です。同社では、マニュアルや手順書の情報をファイル名でしか検索できず、必要な情報をすぐに見つけられない課題がありました。

この問題の解決と、業務ノウハウや知識の蓄積・共有を進めるために「NotePM」を導入します。その結果、検索にかかる手間が約70％削減され、生産性が大幅に向上しました。また、従業員が自ら学ぶ組織文化が形成され、効率的な情報活用が実現したのです。

＞関連記事：【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社

ツール導入で情報を探す工数を8割減らした「株式会社小田急フィナンシャルセンター」

株式会社小田急フィナンシャルセンターは、小田急グループ各社の経理業務や給与計算業務を代行している企業です。同社では、ファイルサーバーを使った文書管理に限界を感じており、情報共有の効率化が課題となっていました。

この課題を解決するために「NotePM」を導入します。その結果、情報を探す時間が約8割削減され、情報共有の手間も大幅に軽減されました。必要な情報がすぐ手に入るようになり、効率的な業務運営が可能になったのです。

＞関連記事：【導入事例】NotePMで実現するDX時代のマニュアル管理。数秒で欲しい情報にアクセス – 株式会社小田急フィナンシャルセンター

マニュアル整備で情報を探す時間を半減させた「キーコーヒー株式会社」

キーコーヒー株式会社は、コーヒーの製造・販売を手がける企業です。同社では、マニュアルが乱立しており、必要な情報を見つけるのに時間がかかるという課題を抱えていました。

そこでマニュアルを整備し、利便性向上を図るために「NotePM」を導入します。その結果、マニュアルが常に最新版に保たれるようになり、情報を探す時間が従来の半分に短縮されました。業務の効率化と従業員の負担軽減が実現したのです。

＞関連記事：【導入事例】情報を探す時間が半分以下に。創業100年の老舗企業のマニュアル文化を大改革 – キーコーヒー株式会社

NotePMへの移行で業務効率と従業員の満足度を向上させた「PayPay銀行株式会社」

PayPay銀行株式会社は、日本初のインターネット専業銀行として知られる企業です。同社では、情報検索が難しく、必要な情報に辿りつくまでに時間がかかるという課題があり、さらに業務にも影響が出ていました。

この問題を解決するため、マニュアル管理ツールを「NotePM」に乗り換えます。その結果、業務中の情報検索にかかる時間が大幅に削減されました。さらにマニュアル作成にかかる時間も大きく短縮され、より効率よく業務を進められるようになったのです。

＞関連記事：【導入事例】カスタマーセンターの長年の課題が解決！検索機能向上で従業員の満足度UP – PayPay銀行株式会社

検索性改善で検索時間を5分→30秒に削減した「株式会社ザグザグ」

株式会社ザグザグは、中国・四国エリアでドラッグストア事業を展開する企業です。同社では、紙媒体のマニュアルを併用していることもあり、必要な情報がすぐに手に入らないという課題を抱えていました。

これを改善するため、高い検索性をもつ「NotePM」を導入します。その結果、マニュアルの検索時間が5分から30秒に短縮されました。さらに紙媒体のマニュアルの電子化も進み、業務全体の効率が大幅に向上しました。

＞関連記事：【導入事例】マニュアル検索時間が5分→30秒に！目指すは店舗での「脱・紙マニュアル」- 株式会社ザグザグ

Excel（エクセル）やWord（ワード）、ITツールなど自社に最適な方法でマニュアルを作成しよう

業務効率化や属人化防止には、マニュアルの整備が欠かせません。

マニュアルを作成する際には、ExcelやWordなど、それぞれの特徴を理解し、自社に最適な方法を選ぶことが重要です。Wordは文章中心のマニュアルに適し、Excelは表やデータを多く含むマニュアルに適しています。

また、マニュアル作成をより効率よく進めたい場合は、テンプレートサイトや専用ツールの活用を検討するとよいでしょう。その中でも「NotePM」は、高い検索性と豊富なテンプレート機能をもっていて、マニュアルを作成・管理できる便利なツールとしておすすめです。無料トライアルもあるため、導入を検討している人はぜひ一度お試しください。