マニュアル作成にはワードとエクセルどちらが良い?それぞれのメリット・デメリットとおすすめテンプレートサイトも紹介

2023年01月07日(土) マニュアル作成

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

マニュアルは、質の高い業務を再現性高く行うために重要です。マニュアルを作成できるツールは多数存在しますが、代表的なツールとしては、ワードとエクセルがよく使われます。ただ、ワードかエクセルのどちらでマニュアルを作るべきか悩む方もいるのではないでしょうか。本記事では、マニュアル作成でワードとエクセルそれぞれを使うメリット・デメリット、向いている用途などを解説した上で、マニュアルのテンプレートを入手できるサイトも紹介します。

関連記事:業務マニュアル作成がもたらす効果とおすすめツールを徹底解説!

 

 

マニュアル作成をワードやエクセルで行う手順とポイントを解説

ここでは、マニュアル作成をワードやエクセルで行う時に知っておくべき、以下の2点を解説します。

  • マニュアル作成の手順
  • マニュアル作成のポイント

それでは、1つずつ解説していきます。

関連記事:業務効率化のためのマニュアルの作り方!作成手順やツールの選び方を解説

マニュアル作成の手順

1つ目は、マニュアル作成の手順です。ここでは、以下の3つ解説します。

  • マニュアルの対象範囲・読者を決定
  • 実際にマニュアル作成
  • マニュアルの共有・更新

それでは、1つずつ解説していきます。

マニュアルの対象範囲・読者を決定

マニュアル作成の手順、1つ目はマニュアルの対象範囲や読者を決定することです。これらを適切に想定することで、マニュアルに入れる内容やその範囲を決定できます。また、マニュアルに入れる内容やその範囲が決定したら、それらをいくつかのカテゴリーに分類しましょう。カテゴリーごとに、より詳細にマニュアル化する範囲を決定すると、より具体的にマニュアルの内容や構成を考えられます。その際、誰がどのタイミングでマニュアルを読むか想定しながら作るとよいでしょう。

実際にマニュアル作成

マニュアル作成の手順、2つ目は実際にマニュアルを作成することです。マニュアルを作成する時には、大まかな構成を作った上で、詳細を書くとよいでしょう。こうすることで、マニュアルの目的や内容がブレることなく作成できます。目次や見出しを作っておき、それらの見出しごとに書くべき内容を箇条書きで記載しておけば、必要な内容を過不足なく網羅したマニュアルを作成できるでしょう。

マニュアルの共有・更新

マニュアル作成の手順、3つ目はマニュアルの共有・更新です。作成したマニュアルが有効活用されるよう、社内のメンバーに共有しましょう。この時、メンバーからフィードバックをもらうことも大切です。最初から完璧なマニュアルを作成することは困難です。フィードバックをもとに改善を繰り返すことで、より分かりやすいマニュアルに仕上げられます。また、実際にマニュアルを使用し始めた後も、状況に応じて記載内容を見直すことが大切です。

マニュアル作成のポイント

ここでは、マニュアル作成のポイントを以下の5つ解説します。

  • 5W1Hを意識して作成
  • 全体像が理解できるよう作成
  • 業務の判断基準を明確化
  • 重要な部分を強調
  • 事例を想定してマニュアル作成

それでは、1つずつ解説します。

参考記事:仕事のマニュアルを作成するメリットやポイント、作り方からおすすめツールまで徹底解説

5W1Hを意識して作成

ポイントの1つ目は、5W1Hを意識して作成することです。5W1Hとは、以下に示す6つを指し示す言葉です。

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • 何を(What)
  • 誰が(Who)
  • なぜ(Why)
  • どうやって(How)

5W1Hを明確にすることで、マニュアルに書かれている内容や、マニュアルに書かれている内容をいつ実行すべきか分かりやすくなります。そのため、そのマニュアルは活用しやすいものとなります。

全体像が理解できるよう作成

ポイントの2つ目は、全体像が理解できるよう作成することです。それには、事前にマニュアルの構成を十分に練って、それに沿ってマニュアルを作成することが大切です。これにより、内容がまとまっていて、想定する読者にとってわかりやすいマニュアルを作成できるようになります。

業務の判断基準を明確化

ポイントの3つ目は、業務の判断基準を明確化することです。業務の判断基準を明確化しないと、マニュアルに記載するそれぞれの内容をどんな場面で採用すべきかを判断できません。このことが原因で、不適切なタイミングや状況で、不適切な業務が行われる恐れがあります。これは、新たなトラブルにも発展しかねません。

重要な部分を強調

ポイントの4つ目は、重要な部分を強調することです。マニュアルの中でも、要注意事項や必ず確認すべき事項など、特に優先順位が高い重要な部分は太字や下線などで強調して記載しましょう。日々業務に追われて忙しいと、マニュアルが流し読みされることも十分にあり得ます。それでも、必ず押さえておく必要があるポイントが一目でわかるよう、特に大切な事項は一目で確認できるレイアウト・設計を心がけましょう。

事例を想定してマニュアル作成

ポイントの5つ目は、事例を想定してマニュアルを作成することです。仕事では、トラブルやクレームはつきものです。また、過去に社内外で発生したトラブルやクレームには、社内で新たに発生してもおかしくないものもあるでしょう。これらの例と適切な対処法をマニュアルに取り入れることで、マニュアルの読者に対してより明確に業務内容を伝えられます。また、スムーズに業務を進める手助けにもなるでしょう。

参考記事:マニュアル作成に必見!コツを押さえた書き方のポイントを解説

マニュアル作成にワードやエクセルを用いるメリット・デメリット

ここでは、マニュアル作成にワードやエクセルを用いるメリット・デメリットとして、以下の3つを解説します。

  • ワードとエクセル共通のメリット・デメリット
  • ワードのメリット・デメリット
  • エクセルのメリット・デメリット

それでは、1つずつ解説します。

ワードとエクセル共通のメリット・デメリット

1つ目は、ワードとエクセル共通のメリット・デメリットです。それぞれ以下の表にまとめます。

メリット ・簡単に低コストで作成できる:多くのPCで標準装備
されており、導入費用、コスト不要

・テンプレートが豊富:誰でも簡単にデザイン性に
優れたマニュアルを作れる
デメリット スマートフォンからの閲覧・編集が困難:ライセンス
がないと閲覧・編集できない

ワードのメリット・デメリット

2つ目は、ワードでマニュアルを作成するメリット・デメリットです。それぞれ以下の表にまとめます。

メリット ・スタイルの選択が容易:見出しや本文などの設定を
簡単に設定できる

・リンクの貼りつけが可能:該当ページへの移動が
容易となり、ファイルの軽量化が可能

・誤字脱字の自動チェック機能:人の目に加えて、
ワードの機能でも誤字脱字をチェック

・印刷が容易:エクセルと違いページの制限がある
ため、印刷で気にしないといけないことが少ない
デメリット ・ワード独自のルールが多い:他のツールと異なる
ルールが多い

・表計算などの機能が使えない:数字を扱うマニュアル
では、自動計算が使えず不便

・横長のマニュアル作成には不適:エクセルやパワー
ポイントなどの方が適している

エクセルのメリット・デメリット

3つ目は、エクセルでマニュアルを作成するメリット・デメリットです。それぞれ以下の表にまとめます。

メリット ・図形や表を簡単に入れられる:図やグラフを簡単に
作成して、それらをそのままマニュアルに追加できる

・ 1つのファイルに複数のタブを入れられる:作業工程
ごとにタブを作成すると、作業工程がわかりやすい

・関数を用いた表計算を行える:数字を扱うマニュアル
では自動計算が可能
デメリット ・印刷に適さない :ページの区切りがないため、印刷
範囲に注意が必要

・デザイン性に欠ける:パワーポイントやワードと比べて
デザイン性に難がある

関連記事:マニュアルを使う利点を5つのポイントに絞って解説

マニュアル作成に向いているのはワードとエクセルのどっち?

ここでは、マニュアルの特徴別に、ワードとエクセルのどちらを選ぶべきか解説します。

  • ワードが向いているもの
  • エクセルが向いているもの

それでは、1つずつ解説します。

ワードが向いているもの

1つ目は、ワードが向いているものです。その特徴を、以下の表にまとめます。

印刷して紙で読む サイズが固定されているため、印刷しても
レイアウトが崩れにくい
文字による説明が中心 自動的にページ数や目次を追加できるので、
文字の編集が簡単

エクセルが向いているもの

2つ目は、エクセルが向いているものです。その特徴を、以下の表にまとめます。

印刷せず読むことが前提 表形式で横長であるため、横幅や長さの
制約なく閲覧できる
複数のデータを一元管理 複数のタブを作ることで、1つのファイルで
複数のデータを一元管理
図表が多い 図やグラフを作ってそのまま貼り付けられる

マニュアル作成に便利!ワードやエクセルのテンプレートサイトおすすめ4選【無料あり】

ここでは、マニュアル作成に便利なワード・エクセルのおすすめテンプレートサイトを4つ紹介します。

Office テンプレート

Officeテンプレートとは、Microsoft社が提供する、ワードやエクセルのテンプレートサイトです。アウトラインやレイアウトなど、マニュアル作成に必要な要素が詰まっているテンプレートが豊富です。そのため、内容を自社に合わせて書き換えるだけで、容易にマニュアル作成ができるでしょう。また、マニュアル以外にも様々なテンプレートが用意されているため、多くの場面で活用できるのも強みです。

Office テンプレートの特徴

  • Officeユーザーなら誰でも使用できるため、利便性が高い
  • マニュアルに必要な要素がそろったテンプレートが豊富
  • 無料で使えるテンプレートは2,000種類以上(マニュアル以外のテンプレートを含む)!

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc

 

bizocean

bizoceanは、様々なビジネス文書のテンプレートを配布しているサービスです。2.8万点(そのうち2.6万点は無料)の企画書やビジネス文書のテンプレートが用意されているため、自社に合ったマニュアルテンプレートを見つけられるでしょう。また、一部の文書は専門家が監修しており、安心して利用できます。

bizoceanの特徴

  • 会員数320万人の実績
  • 専門家が監修している文書も多く、信頼性が高い
  • 2.8万点のビジネス文書テンプレートのうち、2.6万点は無料利用可

URL: https://www.bizocean.jp/

 

SILAND.JP

SILAND.JPは、ワードやエクセルの文書テンプレートを配布しているサイトです。ダウンロード数は累計30万。マニュアルや見積書など、ビジネスの現場で必須となる文書のテンプレートが豊富に用意されています。デザインが整っており、シンプルで使いやすいテンプレートが多く揃っているため、どんな業種・職種の方でも利用しやすいでしょう。

SILAND.JPの特徴

  • ビジネスの現場で使う文書のテンプレートが豊富
  • 会員登録せずともダウンロード可能
  • 無料で各種テンプレートをダウンロード可能

URL: http://siland.jp/

 

テンプレートBANK

テンプレートBANKは、ビジネスの現場で使用する文書のテンプレートを多数取り揃えているテンプレートサイトです。マニュアルや契約書のテンプレートはもちろんのこと、名刺などのデザインテンプレートも用意されていることが特徴です。また、テンプレートをより活用したい方には、役立つコラムも掲載されているので参考にしましょう。さらに、業種別に絞り込み検索が可能なので、それぞれの業種に合ったテンプレートを入手できるはずです。

テンプレートBANKの特徴

  • 役立つコラムが掲載。テンプレートをより活用できる。
  • 業種別に適したテンプレートをダウンロードできる
  • 無料で会員登録とダウンロードが可能

URL: https://www.templatebank.com/

関連記事:マニュアルの作成はテンプレートの活用で効率的に

 

まとめ

本記事では、マニュアル作成でワードとエクセルそれぞれを使うメリット・デメリット、向いている用途などを解説した上で、マニュアルのテンプレートを入手できるサイトも紹介しました。業務の効率化や属人化防止には、マニュアルの作成と共有は有効な手段です。テンプレートの読者や利用シーンを十分に想定して、ワードとエクセルのどちらが向いているか見極めましょう。

また、一からマニュアルを作成することが手間と感じる方は、テンプレートサイトの活用も有効です。その際には、まず本記事で紹介した4つのテンプレートサイトから検討するとよいでしょう。



 

この資料でわかること

• マニュアル作成で押さえたい7つのポイント
• 業務マニュアルの作成手順
• マニュアル作成ツールの選び方

 

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