【2022年版】営業のタスク管理におすすめのツール7選を徹底比較!成功のポイントも紹介

2022年11月30日(水) 営業・顧客管理

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

営業のタスク管理を行いたいが、なかなかうまくいかないと感じている担当者もいらっしゃるかと思います。継続して売り上げ獲得を拡大していくためには、営業のタスク管理が重要です。しかしながらタスク管理を苦手と感じる営業も多く、思うように進まないという課題もあります。タスク管理を上手に行うためには、専用のツールを効率よく活用することが極めて重要です。

本記事では、おすすめのツールを紹介するとともに、営業がタスク管理を苦手と感じる理由やタスク管理の方法・メリット・ポイントについて解説していきます。

営業のタスク管理の方法

営業のタスク管理の方法を以下に4点紹介します。

  • 仕分け
  • 優先順位の設定
  • 取捨選択
  • スケジュールを立てる

それでは、1つずつ解説していきます。

仕分け

営業のタスク管理の1点目の方法は、仕分けです。営業は、顧客対応から案件管理・社内手続きなど幅広い業務を行っているため、仕分けして整理することが大切です。仕分け方法として、例えば以下のような分類があります。

対顧客との仕事 ・打ち合わせ・フォロー・メールなど商談中の顧客仕事
・新規顧客開拓
・提案のための会議
・商談終了後の定期的なフォロー
・失注後の定期的なフォロー
社内で行う顧客業務 ・提案書・プレゼン資料・RFP作成
・マニュアル作成
・顧客整理
・社内事務手続き
事務作業 ・社内書類作成
・社内会議

タスクを効率的に管理するためには、まずはしっかりと仕分けしていくことが重要です。

優先順位の設定

営業のタスク管理の2点目の方法は、優先順位の設定です。顧客業務、その中でも商談中や受注の可能性が高い顧客を優先することが大切になります。具体的には社内業務や事務作業、自分の都合の良い業務を優先するのではなく、売り上げに直結する業務、目標を達成できる業務の優先順位をできるだけ高く設定することです。

また、優先順位が低い事務手続きなどの作業はやらないのではなく、タイミングを見て効率的に行うなどの意識を持つことも大切です。営業にとって一番重要なのは商談を獲得することであり、タスクの優先順位を正しく設定する必要があります。

取捨選択

営業のタスク管理の3点目の方法は、 取捨選択です。多くの売上を獲得するためには全てをやらなければならない、と考えてしまいがちですが、効率的に最大限のパフォーマンスを発揮するためには本当に必要なタスクに集中する必要があります。やるべき業務と必要のない業務に分けて、売り上げに直結する業務に集中し、見込みが低い顧客は選択しないのも必要なタスクのみを行う一つの手です。取捨選択はタスク管理を行うにあたり非常に重要な項目です。

スケジュールを立てる

営業のタスク管理の4点目の方法は、スケジュールを立てることです。いつまでに何をやるのか、1日の中でどの時間に何の仕事を行うのさ、スケジュールを立てていきます。スケジュールを立てることで、期限をしっかりと意識し、それまでに業務を完了するために行動できます。タスク管理を行うために、しっかりとスケジュールをたてた上で着実に行動していきましょう。

関連記事:タスク管理ツールとは?基本機能と導入効果を徹底解説

営業がタスク管理を苦手と感じる3大理由

営業がタスク管理を苦手と感じる3大理由を以下に紹介します。

  • 全てが必要だと思う
  • 期待に応えようとする
  • 残業が多い

それでは、1つずつ解説していきます。

全てが必要だと思う

営業がタスク管理を苦手と感じる理由の1点目は、 全てが必要だと思うことです。真面目な営業の多くは、「自分に与えられた業務は全て必要である」と思い、振られた順番に業務をこなそうとしてしまいがちです。そうなると、行わなければならないタスクに追われて、取捨選択ができないままなんとなくタスクを進めてしまうことになります。

しかしながらタスク完了した後に、実はやらなくても良かったタスクがあった、もしくは他の業務とまとめて効率的に行うやり方があったのでは、と感じることも多いです。与えられたタスク全てが必要であり、全てを順番通りにこなそうとすると、営業はタスク管理を苦手だと感じてしまうようになります。

期待に応えようとする

営業がタスク管理を苦手と感じる理由の2点目は、 期待に応えようとすることです。真面目な従業員は上司や同僚からの期待に応えるため、頼まれた仕事は全て短納期でやらなくてはと思い、全力でタスクを進めてしまいます。そうなると効率的なタスク管理もできずに、タスクを進めることに時間を要し、業務時間が増え本人も疲労してしまいます。

できる営業として見られるために、「全てに対して完璧な対応をしなければならない」と考えるあまり、与えられた業務に追われて、タスク管理を苦手とする営業も多いです。

残業が多い

営業がタスク管理を苦手と感じる理由の3点目は、残業が多いことです。「そもそも残業が多くて忙しい」「管理をする暇がない」「時間があるならその分早く帰りたい」と思ってしまうため、タスク管理を苦手とする営業も多くいます。タスク管理を行えば、ToDoを整理して効率的に業務を遂行できるようになり、やらなくても良い業務が明確になります。

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営業がタスク管理を活用するメリット

営業がタスク管理を活用するメリットを、以下に5点紹介します。

  • 売り上げ拡大
  • 業務効率化
  • 抜け漏れ防止
  • 必要な業務の明確化
  • CS向上

それでは、1つずつ解説していきます。

売り上げ拡大

営業がタスク管理を活用するメリットの1点目は、売り上げ拡大です。
例えば社内業務や細かな事務作業を優先しないことで、行うべきタスクを計画的に効率的に行えるようになります。そうなると業務に余裕が生まれ、余った時間を優先順位の低い業務に割り当てることができ、思わぬ売り上げアップにも繋がるのではないでしょうか。更に、タスク管理によりスケジュールもしっかりと守ることができ、顧客からの信頼度が高まり次の商談に繋がるメリットも得られます。営業がタスク管理をしっかりと行うことにより、売り上げ拡大につながる可能性も高められます。

業務効率化

営業がタスク管理を活用するメリットの2点目は、業務効率化です。優先順位を設定することで、必要な業務にすぐ取りかかることができ、効率的に業務を遂行できます。また無駄な業務をやらなくて済むようになりますので、必要な業務に集中して成果を上げることも可能です。営業のタスク管理は業務効率化につながります。

抜け漏れ防止

営業がタスク管理を活用するメリットの3点目は、抜け漏れ防止です。タスク管理によりやるべきこととその優先順位が明確になるので、必要なタスクを期日前に慌ててやることもなくなります。営業のタスク管理は業務の抜け漏れ防止にも繋がります。

必要な業務の明確化

営業がタスク管理を活用するメリットの4点目は、 必要な業務の明確化です。タスク管理をしっかりと行うことで、いつまでに何の業務を行うべきかを明確にすることができ、どうやって進めるかの具体的なイメージを持って業務遂行ができます。営業がタスク管理を行えば、必要な業務と納期をしっかりと意識できるようになります。

CS向上

営業がタスク管理を活用するメリットの5点目は、CS向上です。タスク管理によって効率的に、かつ適切なタイミングで業務を行えるため、顧客に対して、顧客が期待している以上の価値を与えることが可能です。顧客にとっても、この営業なら任せてよかったと感じてもらうことができます。営業に対して顧客からの信頼間が芽生え、CS向上につながります。

営業がタスク管理を成功させるポイント

営業がタスク管理を成功させるポイントを以下に6点紹介します。

  • 確実に分類する
  • 余裕を持ったスケジュールを立てる
  • 具体的に分かりやすい表現で管理する
  • タスク単位に時間を区切る
  • 時間を取られないタスクはすぐ取りかかる
  • ツールを活用する

それでは、1つずつ解説していきます。

確実に分類する

営業がタスク管理を成功させるポイントの1点目は、確実に分類することです。1つ1つのタスクを正確に分けること、例えば顧客対応などの同じ分類はまとめても良いけれども、事務手続きなどの違う分類が混在しないようにするように確実に分ける必要があります。タスクを確実に分類すれば、効率的にまとめて業務を行うことができ、タスク管理の成功につながります。

余裕を持ったスケジュールを立てる

営業がタスク管理を成功させるポイントの2点目は、 余裕を持ったスケジュールを立てることです。例えば5分以内などと、短い時間に設定しても予期せぬ対応が入り、終わらないとどんどん遅れてしまい焦りが生じるようになります。また、モチベーションも低下してしまい、その後のタスクも行わないようになるなど影響範囲が大きくなってしまいます。スケジュールにバッファを持ち、十分に余裕を持ったスケジュールを立てることがタスク管理の成功に大事です。

具体的に分かりやすい表現で管理する

営業がタスク管理を成功させるポイントの3点目は、具体的に分かりやすい表現で管理することです。誰から見てもわかりやすい形式でタスクを作成し、時間が経ったら何をやるべきなのかわからないことがないように、誰が見てもすぐにわかるような表現で書くことです。

例えば「A様訪問」などの簡易的なものではなく、「A様○○商談のためのスケジュール打ち合わせ」など具体的に書きましょう。
誰が見ても明瞭なタスク内容であることが、タスク管理の成功にとって非常に重要です。

タスク単位に時間を区切る

営業がタスク管理を成功させるポイントの4点目は、タスク単位に時間を区切ることです。時間をしっかりと区切ること、重要なのは延長せずにしっかりと設定することです。もしもタスクが終わらなければ、次のタイミングでリカバリできるような余裕を持ったスケジュールを立てましょう。タスク単位に時間を区切ることが、タスク管理を成功させるための重要なポイントです。

時間を取られないタスクはすぐ取りかかる

営業がタスク管理を成功させるポイントの5点目は、時間を取られないタスクはすぐ取りかかることです。「それほど重要ではないタスクには時間をかけない」「すぐにできるタスクは後回ししない」といったことも大切です。後回しすると優先順位が下がり、忙しくなった時に結局できなくなってしまうことになり、期日前に焦ってとりかかってしまう恐れがあります。時間を取られないタスクは後回しせずに余裕のある時にすぐに取り掛かることが、タスク管理の成功に必要です。

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ツールを活用する

営業がタスク管理を成功させるポイントの6点目は、 ツールを活用することです。ガントチャートなどのスケジュール計画機能や直感的な操作、入力すれば次何を行うべきなのかアラートで教えてくれるなど、営業業務に必要な機能がタスク管理ツールにはたくさん備わっています。タスク管理を成功させるためには、エクセルなど手動で行うのではなく、タスク管理に特化したツールを活用しましょう。

営業におすすめのタスク管理ツール7選

Backlog

Backlogは、チームで働く多くのメンバーが使えるプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやマイルストーンで作業計画を把握し、タスク管理において高い有用性があります。ウェブ制作やソフトウェア開発・大手広告代理店・全国版新聞社など多くの業種で使われています。

Backlogの特徴

  • プロジェクト管理の必要機能を多く搭載
  • デザインがシンプルで、直感的な操作が可能
  • 全プランが無料で30日間お試し可能

URL: https://backlog.com/ja/

 

Jooto

Jootoは、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。シンプルかつドラッグ&ドロップを中心とした直感的な使いやすさを中心としており、親しみやすさに定評があります。業務に合わせた活用方法の提案も可能です。複数プロジェクトにおいてもシンプルに一元管理できます。

Jootoの特徴

  • 親しみやすいシンプルなデザインと直感的なレイアウト
  • 有料版導入社数1,700社超え
  • 無料プランはユーザー数4人まで利用可能

URL: Jooto(ジョートー)

 

Wrike

Wrikeは、全世界20,000社以上が導入しているプロジェクト管理ツールです。メンバーの業務内容と進捗を可視化し、組織連携の促進とパワフルな自動化を可能にし、複数部門が関わるタスクもスムーズに進行できます。タスクに設定するステータスをカスタマイズし、ワークフローを簡単に作成することも可能です。

Wrikeの特徴

  • ダッシュボード機能によりステータスごとのタスク一覧化が可能
  • 堅牢なセキュリティで顧客のデータ管理
  • 2週間無料でお試し可能

URL: https://www.wrike.com/ja/

 

Asana

Asanaは、タスクからビジネス全体まで整理することができるワークマネジメントツールです。チーム全体でとして、プロジェクトの進捗を確認と管理、連携ができるようになり、タスク管理もしっかりと行えます。200以上の連携を行うことができ、チームの仕事を 1 つの共有の場所に簡単にまとめることができます。いつどこにいてもビューを選択してすぐに仕事ができるようになります。

Asanaの特徴

  • 世界中で 10 万以上の組織が利用
  • 仕事の各ステージ定義でタスクの行き詰まりの確認が可能
  • 無料のBasicプランはタスクやToDo管理が可能

URL: https://asana.com/ja

 

Trello

Trelloは、タスク作業を管理し、追跡や共有ができる業務管理ポータルです。ボードやカード・チェックリストを使ってタスクやプロジェクトを管理することができます。特徴は、ミーティングやプロジェクト・イベント・目標の設定など、チームにとって使いやすい機能を搭載していることです。ユーザーにとって見やすいインターフェースを提供しており、使いやすさに定評があります。

Trelloの特徴

  • 世界中で100万以上のチームで活用
  • 既存のアプリをワークフローへの組み込みが可能
  • 情報整理のみの無料プラン有り

URL: https://trello.com/ja

 

Jira Software

Jira Softwareは、ソフトウェアの計画・追跡・リリースするためのツールですが、タスク管理としても使えます。アジャイル開発チームの利用実績No.1を獲得しており、初心者であっても使いやすく、アジャイルの力を活用できるという特徴があります。また無料プランも用意しており、少ない人数で操作性をしっかりと確認することが可能です。

Jira Softwareの特徴

  • チーム全体に適切なタスク分散が可能
  • 豊富な機能でチームに合わせた柔軟計画を実現
  • 最大10ユーザーまで無料利用可能

URL: https://www.ricksoft.jp/atlassian/jira/

 

Taskworld

Taskworldは、世界基準のタスク・プロジェクト管理ツールです。製造業・不動産・建築・医療・教育など様々な現場を支えており、世界中のメディアから高い評価を得ています。見た目もわかりやすく、直感的な操作性を実現しており、どの業務においても使い易いと評判です。スムーズなタスク管理だけでなく各メンバーのオンライン状況や、送信したメッセージ既読を確認する機能も搭載しています。

Taskworldの特徴

  • 視覚的・直感的操作でスムーズな管理
  • 全タスクを一つのタイムラインに表示
  • 無料プランはユーザー数5人まで利用可能

URL: https://taskworld.com/ja/

 

まとめ

本記事では、営業がタスク管理を苦手と感じる理由やタスク管理の方法・おすすめツールなどについて説明しました。営業が売上を拡大していくためには、タスク管理ツールの活用が必須と言えます。自社に見合った使い続けられるタスク管理ツールをしっかりと選定していきましょう。

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