タスク管理ツールは、カレンダーアプリやTo Doアプリとは根本的に用途が異なります。自社の課題を解決できるタスク管理ツールを選ぶことにより個人やチームのタスクが可視化でき、個人ごとの業務負荷のバランスを取りながら適切なスケジューリングが可能です。テレワークでもチームメンバーの状況が把握できるので、コミュニケーションも円滑になるタスク管理ツールを活用してタスクを効率的に進めましょう。
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タスク管理ツールの基本機能
業務を滞りなく遂行するためにはタスク管理が必須です。チームで取り組む一般的な業務では、プロジェクトマネージャーやチームリーダーだけでなく、チームメンバーや個人でタスクを細分化します。それらを管理するのに最適なツールがタスク管理ツールです。まずは、タスク管理ツールの基本的な機能を5つ紹介します。
タスクを可視化して一覧できる
To Doリストのように、やらなければならないタスクをリストアップすることにより、全体の作業ボリュームが把握できます。タスク内容を可視化することにより、優先順位が明確になりタスクの管理がしやすくなります。
開始と終了を設定して視覚的にスケジューリングできる
優先順位によってタスクの開始日時と終了日時を設定して、日・週・月別などでカレンダー表示することが可能です。全体のバランスを見ながら視覚的に効率良くタスクのスケジューリングができます。
ガントチャートで同時進行の複数タスクの進捗も一目瞭然
ガントチャートが表示可能なら、チームメンバーに割り当てられたタスクの流れが確認できます。タスクの依存関係によっては開始日を変更するなど臨機応変に調整可能です。
チームでの情報共有もスムーズ
ファイルの共有やコメントの付与、チャット機能などがあれば、メンバー間での情報共有もスムーズです。メンバーへの一斉連絡などもツール内でやりとりできれば、タスクに関連付けたログとして残せるため、今後に活かすことができます。
通知機能でタスクの抜け漏れを防げる
タスクの進捗状況のタイミングによってアラームを設定しておけば、タスクの抜けや漏れの防止になります。また、チームリーダーから新しいタスクが割り当てられた場合や内容に変更があった場合などは、通知機能ですぐに関係者との情報共有が可能です。
タスク管理ツールが注目される理由
テレワーク時代において、タスク管理ツールが注目を浴びています。ここでは、なぜ導入する必要があるのかの理由を紹介します。
優先順位を可視化し重要な業務により多くの時間を割くため
タスクをリストアップすることで、それぞれの優先順位が明確になります。今やらなければいけないことはどれか、どこに注力すべきかを把握することで、時間をかけて取り組むべき重要な業務が浮き彫りになります。同時進行のタスクが重なっても、うまくペース配分を調整しながら進めることができるでしょう。
蓄積データを確認し計画的な戦略を立てて営業活動に活かすため
タスクに関するさまざまなデータを蓄積して分析することにより、人員の配置や期日の設定など適切な管理が可能です。コストやタイムマネジメントなど、多角的な視点での計画も立てやすくなります。
チームメンバーの進捗状況を見える化しスケジューリング調整するため
タスク管理ツールを使えば進捗率が一目瞭然です。メンバーの誰かに過剰な負荷がかかればタスクを分割して配分し直し、依存関係にあるメンバーの開始時期を遅らせるなど、柔軟にスケジュール調整が行なえます。
上司が部下の進捗状況を把握し適切にマネジメントするため
時差出勤やテレワークなどにより社員それぞれの働き方が見えにくい昨今では、各自の業務管理やチーム間の進捗の把握が難しい状況にあります。タスク管理ツールを使えば、各自のタスクの進捗状況が可視化により正しく把握できます。進捗が思わしくない社員に適切な声かけが行なえるため、タスク進行の遅滞にも速やかに対処できるでしょう。
タスク管理ツールの導入効果
ここでは、実際にタスク管理ツールを導入するとどのような効果があるのか説明します。
個人別やチーム単位のスケジュールが一元管理できる
パソコン画面上で簡単に個人別のタスクスケジュールを正確に把握できるほか、所属するチームメンバー全員のスケジュールを統括して表示させることも可能です。部門ごとに進捗率を数値で確認したりグラフ表示したりさまざまな使い方もできます。目的を達成しやすい工夫が随所に盛り込まれていることで管理業務の工数が減らせるとともに、管理レベルが上がります。
テレワークでも情報共有、コミュニケーションが円滑
タスク管理ツールにチャット機能が搭載されていれば、別のツールを新たに立ち上げる必要なく、スムーズなコミュニケーションが可能です。たとえば、ファイルをアップロードしてチームメンバーとリアルタイムでコメントのやり取りができます。リアルタイムで疑問を解消し、全員で更新された情報を共有できます。その場に居なかった社員も、タスクに紐付けたログを遡ることで正しい経緯を把握できるのも便利です。
蓄積されたデータの有効活用ができる
過去のタスクデータを記録することで、参考にしたいタスクを瞬時に探すことができます。蓄積されたデータを分析することにより、今後の業務にノウハウを活かせるため、タスクの配分やスケジューリングなどの業務管理の精度が上がります。余分な人員を増やすことがないためコストカットにつながり、社員間の負荷の偏りなどの是正が可能です。飛躍的に業務効率が上がり生産性を高めることができるでしょう。
おすすめ タスク管理ツール
以下の記事では、おすすめのタスク管理ツールの概要や特徴について解説しています。
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まとめ
タスク管理ツールは、機能性が価格に反映されているものがほとんどです。導入する際は、費用対効果を検討し、自社の課題点が解消できてコストに見合った導入効果を得られるかどうかという視点で選択すると良いでしょう。ITレベルのさまざまな社員がいる場合、誰にでも簡単に使えるものが一番です。スマートフォンやタブレットなどの小さい画面でも視認性が高く、操作性の良いものであることも重要です。
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