プロジェクトを遂行するに当たっては、個々のタスクを着実に処理することが必要です。しかし、タスクが多岐にわたったりチームメンバーが大勢いたりすると、スケジュール管理や進捗状況の把握に余計な時間と手間がかかってしまいます。そこで役立つのがタスク管理ツールです。ここでは、タスク管理ツール導入のメリットや選ぶ際のポイントなどについて解説します。
タスク管理ツールとは
タスク管理ツールとは、プロジェクトを進めるに当たって必要な多くのタスクを整理し、管理するためのツールです。ツール上では、チームメンバーごとにタスクを記入し、納期や進捗状況などをその都度管理していきます。また、タスク管理ツールは、個人の業務にも、チームで行う業務にも使用できる管理ツールです。代表的な機能としては、「カンバン形式」があります。これは、個人や各メンバーのタスクが書かれたリストを、内容や進捗状況に応じてドラッグ・アンド・ドロップで整理できる機能です。1カ所の画面上で管理ができるので、操作がしやすく、全体の状況が一目で把握しやすくなっています。タスク管理ツールには、他にも、チャット機能やファイル添付機能、スケジュール管理機能などがあります。
タスク管理ツール導入のメリット
タスク管理ツールは業務効率向上のためにどのようなメリットがあるのか、5つの点について紹介します。
数多くのタスクを効率よく管理できる
タスク管理ツール上では、複数のタスクを同時に管理できます。したがって、多くのタスクが発生しても混乱することなく担当者の割当てや納期設定などができ、チーム全体のスケジュール管理がしやすい点が大きなメリットです。
進捗状況を分かりやすく可視化
タスク管理ツールではチャートやグラフなど、進捗状況を分かりやすく視覚化できる機能が搭載されています。どのタスクがどの程度進んでいるのか、どのメンバーがどのタスクを完了したのかなどの情報が視覚的に分かりやすくレイアウトされるので、その都度処理すべきタスクの優先順位が付けやすくなっています。
情報共有がしやすい
ファイル添付機能などを使うことで、いつでも最新の情報をメンバー間で共有できる点もメリットです。一つのプラットフォームにアクセスしさえすれば全員が同じ最新情報を見られるので、オフィスワークのみならず、リモートワークや出張先でも必要な情報をすぐにチェックできます。
操作が簡単
ガントチャートやタスク管理ボードといった機能は、基本的にドラッグ＆ドロップで簡単に操作できます。そのため、PC操作が苦手なメンバーでも操作しやすく、ツール操作方法を訓練しなければならないなどの手間が小さくて済みます。また、「タスク管理ツールを使いこなす」こと自体が目標になることを防げるので、余計な時間を使わずに済みます。
臨機応変な対応
プロジェクトを進めていると、当初設定していたタスクの他に、新たなタスクが発生することもあるでしょう。そのような場合でも、タスク管理ツール上で管理していれば、タスクが発生した時点でボードにタスクカードを置くだけ簡単にメンバー全員が一目で確認することができます。特定のメンバーだけが把握しているといったことがなくなるので、伝達ミスの防止にもつながります。
タスク管理ツールの選定ポイント
タスク管理ツールにはさまざまなタイプのものがあります。機能性に優れたものは多くありますが、導入に当たっては、どれでもいいというわけではありません。そこで、タスク管理ツール選定の際に押さえておくべきポイントを3つ紹介します。
目的の機能が搭載されているか
タスク管理ツールはさまざまなタイプのものが開発されており、搭載されている機能も一様ではありません。そのため、自社のプロジェクトを遂行するに当たってはどのような点を効率化すべきかを明確にし、それに対応する機能を備えたツールを選ぶ必要があります。
操作性に優れているか
タスク管理ツール導入の大きなメリットの1つに、チームメンバー全員が進捗を管理し情報を共有できる点があります。このメリットを最大限享受するためには、使用するツールがメンバー全員にとって操作しやすいものでなければなりません。操作方法を学ぶことに時間を費やしてしまっては本末転倒なので、メンバー全員が簡単に操作できるツールを選ぶようにしましょう。
コスト面は見合っているか
タスク管理ツールごとに料金プランはさまざまです。また、無料プランやお試し期間を設けているものもあります。ツール導入の際は、どれくらい初期費用を抑えられるか、どの料金プランでどのような機能が使えるかをきちんと確認しましょう。無料プランを利用する際は、無料でどこまで機能が使えるのかをチェックしておく必要があります。
タスク管理ツール導入のポイント
タスク管理ツールは、導入すればそれで終わりというわけではありません。そこで、ツールの効果を最大限に発揮させ、業務効率をアップさせるためのポイントを3つ紹介します。
最初が肝心！スケジューリング
タスク管理を効率良く進めるためには、まず、各タスクの担当者および納期の設定が肝心です。タスク管理ツールの機能を使って視覚的に整理していきましょう。担当者割当てと納期設定はガントチャートを使うとやりやすくなります。
ガントチャートは、横軸に日程を入れ、矢印で担当者ごとのタスクの進み具合を示すものです。最初に、タスクの内容や量に応じて着手日や納期を設定します。1つのチャートで行えるので、誰がどのタスクをどれくらい進めているかが一目で把握できます。もし、特定のメンバーや特定の日にタスクが集中しているのであれば、ドラッグ＆ドロップでタスクを分散させましょう。
タスクの進捗管理を的確に行う
タスクが順調に処理されているかを、タスク管理ツールの進捗管理シート機能を使ってスムーズに確認していきましょう。進捗管理シートでは、ToDo型でレイアウトされているボードの縦軸を日付けおよび時間とします。そして、各タスクが完了したらタスクカードを積み上げていくのです。そうすることで、タスクがとこまで完了したか、優先的に処理すべきタスクは何かを一目で把握することが可能です。
必要に応じてサポートを活用する
タスク管理ツールは操作のしやすさがメリットですが、初めて導入する際は分からない点が出てくるでしょう。また、使っていくうちに疑問点が出ることもあります。そのような場合は、専用のサポートを受けることも大切です。ツール開発企業によっては、専門のコンサルタントがより分かりやすい画面レイアウトを提案してくれる場合もあります。
おすすめ タスク管理ツール
以下の記事では、おすすめのタスク管理ツールの概要や特徴について解説しています。
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まとめ
タスク管理ツールは、日々の業務において生じる時間や手間のムダを省き、効率よく仕事をするために効果的です。操作のしやすさと分かりやすい画面構成は、タスク管理におけるストレスと時間のロスを大幅に軽減し、業務効率向上へと導いてくれます。導入に当たっては、機能面やコスト面に着目しながら自社に合ったツール選びをしましょう。
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