ペーパーレス化の進め方とは？便利なツールや成功事例を紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

働き方の多様化や法改正などによって、社会全体でペーパーレス化が推進されています。しかし一口にペーパーレス化といっても、業界や職種によって電子化できる情報や手法は変わってきます。そのため、自社に適したペーパーレス化の進め方がわからず困っている方もいるでしょう。

そこで今回は、ペーパーレス化の進め方について詳しく解説します。ペーパーレス化を導入するうえでよくある課題や、スムーズに進めるポイント、おすすめのペーパーレス化ツールや成功事例も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、企業内にある紙媒体の情報を電子化して、保存・活用することを意味する言葉です。ペーパーレス化が推進される背景には、コロナ禍をきっかけとしたリモートワークの推進とDX（デジタルトランスフォーメーション）があります。社員1人ひとりがライフスタイルに合った多様な働き方を実現しつつ、生産性を高めるために重要な要素がペーパーレス化です。

ペーパーレス化を進めるメリット

ペーパーレス化には、次のようなメリットがあります。

・業務効率化につながる
・コスト削減が期待できる
・ BCP対策（災害・感染症といった緊急事態の事業継続計画）が可能
・セキュリティ強化につながる
・情報管理を簡素化できる
・情報共有が容易になる

詳しくは以下の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。

関連記事：ペーパレス化とは？メリット・デメリット・進め方とともに解説

ペーパーレス化でよくある課題

ペーパーレス化するメリットが社内にうまく伝わらず、期待通りに進まないことがよくあります。また、ペーパーレス化のために導入したツールに対し「うまく使えるかわからない」「ほかの業務が忙しいなかで、使い方を覚えている暇がない」などの不安を抱きやすいことも、ペーパーレス化を妨げる要因となっているようです。

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ペーパーレス化に必要な事前準備

ペーパーレス化を成功させるには、入念な事前準備が欠かせません。これから社内でペーパーレス化を推進するにあたって、事前に確認しておきたいポイントを3つ紹介します。

電子帳簿保存法の内容を確認

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書、請求書、商取引や決算にかかわる情報を電子データで保存することを義務つける法律です。紙で受け取った領収書や請求書なども、スキャナで取り込んで電子化して保存する必要があります。電子データでの保存は2024年1月から義務化されているため、基本的にはすでに対応が完了しているでしょう。

取引先に電子化の対応状況を確認

ペーパーレス化の状況は、企業によってさまざまです。すでにペーパーレス化が進んでいて電子データや電子印鑑などに対応している企業もあれば、紙媒体での対応を希望する企業や、紙に押印した書類しか受けつけていない企業もあります。臨機応変に対応するためにも、まずは取引のある企業に電子化の対応状況を確認しましょう。

電子化のリスクを把握

ペーパーレス化ではデータの管理・運用を、ペーパーレス化に用いるツールや機器に依存することになります。そのため、障害が発生してサービスが中断したりデータを紛失したりする恐れがある点は留意が必要です。また、サイバー攻撃によって情報漏洩するリスクも考えられます。そうしたリスクを最小限に抑える方法を選び取りながら、ペーパーレス化を進めていくことが重要です。

ペーパーレス化の進め方

企業内でペーパーレス化を進める方法を、順を追って紹介します。

目的を明確にする

まずはペーパーレス化によって達成したい目的を明確にしましょう。目的がはっきりしていないと社員にペーパーレス化のメリットが伝わりにくくなります。人によっては「ツールの使い方がわからないから紙のままでいい」と思ってしまい、ペーパーレス化が進みづらくなるでしょう。目的を考える際には、コピー用紙やインク代などのコスト削減、労働生産性向上といったKPIもあわせて設定していくのもポイントです。具体的な数値目標を掲げることで、社員と目的を共有しやすくなります。

電子化する書類・情報の優先度を決める

紙から電子データに完全移行したい書類・情報をピックアップしたら、そのなかで優先度を決めてください。そして優先度の高い順に段階的に導入できるよう、スケジュールを組み立てます。優先順位は、重要度が高い書類や、導入効果が明確に出やすいものを高めに設定するのがポイントです。たとえば、電子帳簿保存法で定められている書類のように法律が絡むものや、とくに印刷コストがかかっている書類などがあります。

各部署のペーパーレス化担当を決めてヒアリング

会社全体での方針が大まかに決まったら、部署ごとにペーパーレス化を推進する担当者を決めましょう。担当者には目的を共有したうえで、認識の擦りあわせを行います。現時点での業務フローを把握しながら、書類・情報の電子化が現場の実情にあっているか確認することで、現場目線のペーパーレス化計画が立てられます。くわえて、ツール選定に向けて、担当者を通して社員のITリテラシーについての認識を擦りあわせていくこともポイントです。

ツールを選定する

ペーパーレス化に必要なツールを選んでいきます。ペーパーレス化に使えるツールは多種多様にあるため、迷ってしまう方も多いでしょう。しかし、目的や企業規模、社員のITリテラシーなどの観点から比較していくことで、自社にあったツールを絞り込めます。ある程度候補が出せたら、無料トライアルを活用して現場の社員にも使ってもらい、使用感をヒアリングするのがおすすめです。

運用ルールを決める

ツールを導入するにあたって、業務フローやファイル名、入力フォーマットなどの運用ルールを決めていきます。作成したルールはツールの使い方を含めたマニュアルとしてまとめておくと、導入後にわからないことがあっても社員が自力で解決しやすくなります。

社員に周知して実行する

ペーパーレス化の詳細や運用ルールを全社に発信し、必要に応じて説明会などを開催します。本格導入前に質疑応答の機会を設けられると、社員の不安を解消できるため、ペーパーレス化を浸透させるのに効果的です。

効果分析・改善を行う

導入後は事前に決めたスケジュールやKPIにもとづいて、定期的に効果を分析してください。運用がうまくいっていない場合は、原因を究明して改善しながら、ペーパーレス化を軌道に乗せていきましょう。

ペーパーレス化をスムーズに進めるポイント

ペーパーレス化の対象範囲が広いほど難易度も上がります。ここでは、ペーパーレス化で期待通りの成果を出すためのコツを3つ紹介します。

段階的に進める

対象の書類や情報をすべて同時にペーパーレス化しようとすると、業務フローが大幅に変わるため社員が対応しきれない可能性があります。そのため、少しずつペーパーレス化を進めることがポイントです。社員のペーパーレス化への抵抗感を減らし、スムーズに導入できるようになるでしょう。

目的のデータを探しやすいよう整備する

ペーパーレス化のメリットである業務効率化を実現するには、ただ書類を電子化するだけでなく、電子化した情報を活用しやすい仕組みを作ることも重要です。ファイル名のルールが統一されていなかったり、複数のフォルダやツールに分散してしまったりといった状況では、ペーパーレス化に成功しているとは言えません。目的のデータが探しづらかったり、間違った情報を参照してしまったりして、かえって生産性が下がってしまうためです。そうした事態を避けるためにも、情報の整理やバージョン管理が簡単に行えるツールや、検索性の高いツールを選ぶと良いでしょう。

社員のITリテラシーに合ったツールを選ぶ

社員のITリテラシーに差がある場合、操作が複雑なツールを導入してしまうと使いこなせず、ペーパーレス化が進まない可能性が高まります。人気のスマホアプリのように説明書を読まなくても直感的に使えるツールや、マルチデバイスに対応したツールであれば、ペーパーレス化を後押ししやすくなるでしょう。

ペーパーレス化に必要なツール

ペーパーレス化に必須なツールは、「OCR」「オンラインストレージ」「文書管理システム」の3つです。それぞれのツールの概要や、活用するメリットを紹介します。

OCR

OCRとは、PDFや画像からテキスト情報を読み取るツールです。印刷された文字だけでなく、手書きの文字も判別してテキストデータに変換するため、紙媒体しかない書類も簡単に電子化できます。GoogleドキュメントにもOCR機能がありますが、ファイルを1つずつ開いてテキストを抽出する必要があるため、効率的ではありません。ペーパーレス化にともない大量の書類を読み取るのであれば、AIを活用したOCRツールが便利です。

関連記事：【2024年版】AI OCRおすすめ6選を徹底比較！

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、クラウド上でデータを保存するツールです。リモートワーク時もVPN接続のような複雑な設定をしなくても、手軽にデータをやり取りできます。さらに、外出中の人や社外の人にも、スムーズにデータを共有可能です。バージョン管理や複数人での同時編集などに対応しているツールも多いため、生産性向上を見込めることも魅力です。

文書管理システム

文書管理システムとは、さまざまな電子文書を保管・活用するためのツールです。オンラインストレージとの違いは、文書に特化した機能がついているケースが多いことです。

・検索機能が高性能で、添付ファイルの中身も含めた全文検索に対応
・各種稟議書の申請・承認を自動で行うワークフロー機能
・保管期限を設定できるライフサイクル管理に対応

さまざまな電子文書の作成・管理・活用を後押ししてくれるため、ペーパーレス化を成功に導きやすいでしょう。

ペーパーレス化の成功事例

送電線・情報通信工事を行う1962年創業の老舗企業「大東電業」では、情報共有方法に課題を感じていました。以前は、全社へのお知らせはメールで、人事通知や社内表彰などの情報は紙で郵送していました。一方で、社員は基本的に工事で外出しています。そのため、情報を見ていないケースが多く、情報共有方法を改める必要性を感じていました。

そこで導入したのが、文書管理システムの「NotePM」です。NotePMの導入後は、社内向けのお知らせにくわえて、議事録や報告書（日報など）、新入社員向けマニュアルなどを共有するために活用しています。

NotePMを選んだ決め手は、トライアル段階で年配の社員からも「使いやすい」という声が上がったことです。スマホやタブレットから確認できるので、より多くの社員に見てもらえるようになりました。閲覧履歴が残るうえ、スタンプやコメントで反応がもらえるため、社内コミュニケーションも活性化しました。

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まとめ

ペーパーレス化に成功することでコストカットや業務効率化、働きやすさなど、企業と社員の双方にメリットがあります。しかし、ペーパーレス化には費用も手間もかかるため、実現するのは簡単ではありません。しっかりと事前準備を進めたうえで、社内にペーパーレス化の目的を適切に共有し、段階的に導入していきましょう。社員がペーパーレス化に無理なく取り組めるよう、電子化した情報の共有には使いやすく、情報を見つけやすいツールを選ぶのもポイントです。

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