こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
バックオフィス（間接部門）業務は、人事や経理などの部署が担当する業務で、人材管理や法務などの業務が該当します。直接的には会社に利益はもたらなさいものの、企業にとっては必要な業務の1つです。ただ、情報管理や入力作業など面倒な作業も多く、バックオフィスの効率化を課題に感じている会社も珍しくありません。
そこで今回は、バックオフィス業務の課題などを解説した上で、おすすめのバックオフィス業務効率化サービスを9つ紹介します。
目次
バックオフィス業務効率化サービスで解決したい課題
ここでは、バックオフィス業務効率化サービスで解決したい課題について以下2つに絞って解説します。
- 人手不足
- 業務の属人化
それでは、1つずつ解説します。
人手不足
課題の1つ目は、人手不足です。
バックオフォス業務の中には、請求書の発行や年末調整など、特定の時期に作業が集中する業務もあります。しかし、期間が限られているため、それらの業務専門のスタッフは配置されないことがあります。ただ、その場合、主業務と繁忙期が重なるとバックオフィス業務が主業務を圧迫し、結果として人手不足を引き起こしかねません。
業務の属人化
課題の2つ目は、業務の属人化です。
バックオフォス業務の中には、チームより担当者個人で完結する側面が大きい業務が珍しくありません。また、直接利益をもたらさない業務が多く、人も減らされる傾向にあるため、業務の属人化が起こりやすい場合があります。業務の属人化が発生すると、業務の流れや課題が不明瞭になる上に、担当者不在の際にはパフォーマンスが低下するリスクもあるのです。
関連記事：属人化を徹底解析！メリットと解消して標準化する方法を解説
わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
バックオフィス業務効率化サービスの種類
ここでは、バックオフィス業務効率化サービスの種類を5つ解説します。
- アウトソーシング
- RPA
- ペーパレスツール
- クラウドサービス
- 社内wiki
それでは、1つずつ解説します。
アウトソーシング
種類の1つ目は、アウトソーシングです。
アウトソーシングは、社内業務を外部に委託するもので、バックオフィス業務で不足している人材を外部から補う効果があります。バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、より利益を産み出せる業務にリソースを集中できます。また、バックオフィス業務について豊富なノウハウを有する外部企業に委託すれば、一層業務効率化に寄与するでしょう。
関連記事：【2024年版】経理業務のアウトソーシングおすすめ7選を徹底比較！種類やメリット・選定ポイントまで紹介
RPA
種類の2つ目は、RPAです。
RPA（Robotic Process Automation）は、従来人の手で行ってきた業務をロボットやAIで行うものです。定性的で日常的に発生する業務を自動化することで、業務スピードアップやミスの軽減が期待されます。データ入力やチェック作業においては、特に活躍する場面が多いでしょう。
関連記事：【2024年版】RPAツール・製品 おすすめ10選を徹底比較！
ペーパレスツール
種類の3つ目は、ペーパレスツールです。
日々の業務で紙ベースでのやり取りが多く残っている企業は、まだまだ珍しくありません。しかし、2021年制定の「デジタル改革関連法案」もあり、デジタル上での手続きが認められる範囲がどんどん増えています。ペーパレス化により、遠方間での契約やリモートワークが行いやすくなります。また、紙のコスト削減や書類品質リスクの軽減についても、効果を期待できるでしょう。
関連記事：ペーパレス化とは？メリット・デメリット・進め方とともに解説
クラウドサービス
種類の4つ目は、クラウドサービスです。
自社で業務を行いつつ、効率化を図る場合には、クラウドサービスを活用しましょう。クラウドサービスの例は以下のとおりです。
| 勤怠管理 | 従業員の勤怠情報を把握・管理 |
| 給与計算 | 勤怠状況などから自動で給与計算 |
| 請求書発行 | 請求書の発行、送付 |
| ワークフロー | 社内稟議や各種申請 |
| 電子契約・帳票 | 契約書や帳票類の保管（電子化） |
これらのクラウドサービスを活用することで、複数人での同時作業やペーパレス化などのメリットを期待できるでしょう。
関連記事：ビジネスを加速化するSaaSクラウドサービス。その採用で考慮すべきこと
社内wiki
種類の5つ目は、社内wikiです。
社内wikiは、社内のナレッジ情報を蓄積・共有できる「社内版Wikipedia」と言えるツールで、以下のように呼ばれることもあります。
- ドキュメント共有サービス
- ナレッジ共有ツール
- チームコラボレーション
マニュアルやテンプレートなど、長期的に再利用する可能性が高いストック情報の保存に特に強みをもちます。また、属人化防止や教育コスト低減なども導入メリットです。
関連記事；社内版ウィキペディア「社内wiki」とは？ ほかの情報共有ツールとの違い、使い分け方を徹底解説
バックオフィス業務効率化サービスおすすめ9選
ここでは、おすすめのバックオフィス業務効率化サービスを9つ紹介します。
WinActor
WinActorは、株式会社NTTデータが提供するRPAツールで、国内シェアNo.1を誇ります。Windows上で、アプリケーション操作をワークフローとして学習し、自動実行してくれます。操作画面やマニュアル、サポートは、日本語だけでなく英語にも対応しているので、海外拠点がある企業でも有力な選択肢になるのではないでしょうか。WinActorをより深く理解するためのイベントも多数開催しているため、興味があれば参加してみてください。
WinActorの特徴
- 導入企業7,500社以上の圧倒的な実績
- 1,000個以上のシナリオ・ライブラリを無料提供
- 30日間の無料トライアルでまずはお試し
Coopel
Coopelは、株式会社ディー・エヌ・エーが提供するクラウド型RPAです。インターネット環境があれば、直感的なインターフェースでプログラミングの知識がなくとも簡単に導入できます。また、ワンクリックでローカル環境での実行も可能になるので、社内ネットワーク内で利用したい場合にも安心です。ロボット開発に関するナレッジ共有も容易なので、Coopelを用いた業務改善ノウハウは、どんどんチーム内でシェアしましょう。
Coopelの特徴
- データは暗号化し、セキュリティ機能を向上
- 利用シーンや導入事例を、自社で導入する際には参考に！
- クレジットカード情報不要で30日間無料トライアル！
URL: https://coopel.ai/
NotePM
NotePMは、株式会社プロジェクト・モード が提供する社内wikiです。マニュアル作成や社内FAQなど、ストック型の情報管理やナレッジ共有に強みを持ち、個人のノウハウの形式知化に課題を感じている会社にはぜひおすすめしたいツールです。また、大手IT製品レビューサイトにて、使いやすさや導入のしやすさの点で特に評価されています。PDFやExcelの中身も全文検索など、検索機能も強いので、社内のあらゆるデータを、NotePMで保存しましょう。
NotePMの特徴
- 2段階認証や脆弱性診断など、万全のセキュリティ対策
- お役立ちブログや個別相談会などのコンテンツも充実
- 30日間無料トライアル可能
URL: https://notepm.jp/
V-CUBEミーティング
V-CUBEミーティングは、株式会社ブイキューブが提供するクラウド型Web会議システムです。HD対応の映像と高い接続性を有しており、インターネット環境があれば世界中でWeb会議を実施できます。Office 365との連携して、シングルサインオン、Outlook予定連携もできるので、Office 365ユーザーであればより便利に使えるでしょう。さらに、付属のV-CUBE ドキュメントを使えば、Web会議であっても、手書きで気軽に資料に書き込んで説明できることがメリットです。
V-CUBEミーティングの特徴
- 導入実績5,000社以上！
- ホームページで、利用シーンごとに多数の導入事例を解説
- 無料体験アカウント作成可能
URL: https://jp.vcube.com/service/meeting
クラウド会計ソフトfreee
クラウド会計ソフトfreeeは、freee株式会社が提供するクラウド会計ソフトです。個人や法人問わず、幅広いユーザーに支持されており、日々の経理業務や決算書類作成など、様々な業務を自動化してくれます。見やすく使いやすいユーザーインターフェースであるため、経理業務やITに詳しくなくても使いやすいはずです。まや、銀行口座やクレジットカード情報を登録すれば、AIの自動仕分により、自動で効率的に帳簿作成を行ってくれます。
クラウド会計ソフトfreeeの特徴
- パソコンに加えて、AndroidやiOSのアプリも利用可能
- GoogleやMicrosoftのアカウントでもログイン可能
- アカウント作成は無料で可能
jinjer（ジンジャー）
jinjer（ジンジャー） は、jinjer株式会社が提供する勤怠管理クラウドシステムです。勤怠に係る集計、申請、承認などのデータを、リアルタイムで一括管理できます。また、打刻方法、アラート機能、ワークフローなど、様々な機能を組み合わせて利用でき、勤怠管理に関わるあらゆる業務を効率化できるでしょう。ブログやセミナーなどのコンテンツも充実しているので、興味があれば参考にしてみてください。
jinjer（ジンジャー）の特徴
- 柔軟なシフト管理に対応
- 給与計算や人事管理など姉妹サービスと連携すればより便利！
- 14日間無料トライアル！
URL: https://hcm-jinjer.com/kintai/
フリーウェイ給与計算
フリーウェイ給与計算は、株式会社フリーウェイジャパンが提供するクラウド型給与計算ソフトです。無料プランがある上に、有料でも月額税抜き価格1,980円で、登録人数も無制限であるため、予算が限られた中小企業でも、気軽に導入できるのではないでしょうか。メニューもシンプルで直感的に操作を理解しやすい表示なので、ITリテラシーが高くなくても、簡単に操作できるはずです。
フリーウェイ給与計算の特徴
- 9万人を超えるユーザーが利用
- 年末調整や給与明細のメール送信なども対応
- 5人までなら、無料で全てのサービスが利用可能
URL: https://freeway-kyuuyo.net/
SmartHR
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する労務・人事管理クラウドです。雇用契約や入社手続き、さらには従業員の給与明細作成など、労務・人事に関わるあらゆる業務を自動化してくれます。住所や扶養関係などの情報を一元管理でき、それらの情報を更新すれば、即座にプロフィールに反映されます。また、人事評価サポートを行う機能も有するため、タレントマネジメントにも活用しましょう。
SmartHRの特徴
- 登録社数50,000社以上で、大手企業や大学・公共団体での導入実績も
- 契約から最短1ヶ月で利用可能
- 無料プランあり！まずは小さく始めてみよう
URL: https://smarthr.jp/
Paid
Paidは、株式会社ラクーンフィナンシャルが提供するBtoB向け決済サービスです。与信審査・請求書発行・入金管理・督促など、請求に関わる全ての業務を行ってくれるため、これらの作業の手間を取られず、確実に回収を行ってくれます。また、万が一未払いや遅延が発生しても、Paidが全額保証してくれることもメリットです。全てのサービスはWeb上で完結できるため、在宅勤務などでも安心して導入できるでしょう。
Paidの特徴
- 企業間決済サービス導入企業数No.1（日本マーケティングリサーチ機構調べ）
- 無料で資料ダウンロード
- 初期費用・月額費用無料！請求書発生ごとに料金発生
URL: https://paid.jp/
バックオフィス業務効率化サービスの選定ポイント
ここでは、バックオフィス業務効率化サービスの選定ポイントを3つ解説します。
- 使い方をマスターしやすいか
- 自社の課題解決や業界との相性は良いか
- 長く使えそうか
それでは、1つずつ解説します。
使い方をマスターしやすいか
選定ポイントの1つ目は、使い方をマスターしやすいか否かです。
バックオフィス業務効率化サービスは、経理や総務の担当者以外の従業員が使用するケースもあります。例えば、経費の申請であれば、全ての従業員がシステムを操作することになるでしょう。そのため、その従業員も使いやすいサービスを選ぶ方が確実です。デモンストレーションや無料トライアルが使えれば、それらを活用して使い勝手を試すとよいでしょう。
自社の課題解決や業界との相性は良いか
選定ポイントの2つ目は、自社の課題解決や業界との相性は良いか否かです。
バックオフィス業務には勤怠管理や会計など様々な種類があり、具体的にどのような課題を解決したいかで、必要な機能が変わります。また、従業員のITリテラシーや業界独自のルールも、選定ポイントとして考慮しておきたいとことです。
長く使えそうか
選定ポイントの3つ目は、長く使えそうか否かです。
バックオフィス業務では、社内で長く記録しておきたいデータや、社外秘の重要なデータを扱うことも珍しくありません。そのため、長く使えそうか否かも、選定ポイントと言えるでしょう。例えば、システム切り替えで混乱が生じないよう、データ移行を容易にできるツールや、データ移行サポートがあるツールがおすすめです。また、個人情報や社外秘の情報を取り扱う場合には、セキュリティ認証やセキュリティ機能などにも注目しましょう。
わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
まとめ
今回は、バックオフィス業務の課題などを解説した上で、おすすめのバックオフィス業務効率化サービスを9つ紹介しました。
バックオフォス業務において、人手不足や業務の属人化を課題に感じている会社は珍しくありません。それらの課題を解決するためには、社内wikiやクラウドサービスなどの、バックオフィス業務効率化サービスを活用することが有効です。バックオフィス業務効率化サービスは多数存在しますが、まずは今回紹介した9つのツールから選んではいかがでしょうか。
また、ツールを選ぶ際には使い心地や自社業界との相性、さらには長く使えそうかなどの視点をもって、慎重に選びましょう。無料プランやトライアルが使えれば、それらを使って使い心地を試すことも有効でしょう。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
