こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
日々の業務において現状把握が不十分なため、どうすれば業務改善できるわからない方もいるかもしません。そこでおすすめしたいのが、業務可視化ツールです。業務可視化ツールを活用することで、業務時間における従業員の動きや業務プロセスを可視化できます。これにより、現在行っている業務の現状や課題を明らかにでき、業務改善につなげられるでしょう。ただ、業務可視化ツールの機能や比較ポイントがよくわらない方もいるかもしれません。
そこで今回は、業務可視化ツールの機能や比較ポイントに加え、おすすめの業務可視化ツールを12個紹介します。
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目次
業務可視化ツールとは
業務可視化ツールとは、業務時間における従業員の動きや業務プロセスを可視化するツールです。例えば、従業員のパソコンに操作ログを記録するソフトウェアをインストールすれば、パソコンの操作状況を収集し、一目で理解できます。これにより、勤務実態が明らかになるのです。また、業務プロセスを可視化すれば、業務全体の流れや課題が明らかになるため、業務効率化に寄与するでしょう。
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業務可視化ツールの主な機能
ここでは、業務可視化ツールの比較ポイントとして、以下の3つを解説します。
- 業務フロー図作成
- 業務書類や管理表作成
- 業務プロセス監視
- 業務改善効果予測
それでは、1つずつ解説します。
業務フロー図作成
機能の1つ目は、業務フロー図作成です。
図形や矢印、配色を駆使して業務フロー図を作成することで、視覚的に業務全体の流れを理解できます。業務フロー図は直感的に編集できるため、作業工程の追加や入れ替えなど、効率的な作業プロセスの思案にも役立つでしょう。
業務書類や管理表作成
機能の2つ目は、業務書類や管理表作成です。
業務可視化ツールには、業務書類や管理表を作成してくれるツールも珍しくありません。自らの業務を俯瞰するだけでなく、内部統制に関する書類を作成する際にも、この機能は役立つでしょう。特に、複雑な業務プロセスであれば、管理表の作成は大いに役立つはずです。
業務プロセス監視
機能の3つ目は、業務プロセス監視です。
操作ログから、各従業員がどのような手順で業務を遂行しているか確認できるサービスを活用すれば、業務プロセスを監視できます。これにより、各従業員の業務遂行状況や設計した業務フローの活用状況をチェックできます。
業務改善効果予測
機能の4つ目は、業務改善効果予測です。
設定した業務フローの効果を予測できれば、業務改善前後のプロセスを比較することで、効果予測に役立ちます、その予測精度はツールによりまちまちですが、PDCAサイクルを回して業務効率化を実現したい場合には、有効なツールになるでしょう。
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業務可視化ツールおすすめ12選（無料あり）
ここでは、おすすめの業務可視化ツールとして12個紹介します。
TimeCrowd
TimeCrowdは、タイムクラウド株式会社が提供する、ワンクリックで従業員の稼働時間を見える化できるツールです。導入実績は3,500社以上で、多くの企業において業務時間の可視化に貢献しています。打刻やカレンダー連携により、簡単に時間や人件費の管理を実現できます。Google Chromeの拡張機能で様々なアプリと簡単に連携できるので、既存のツールと組み合わせて使ってもよいでしょう。
TimeCrowdの特徴
- ホームページから資料を無料ダウンロード
- パソコンやスマートフォンアプリで利用可能
- 個人利用であれば無料！有料プランでも2週間の無料トライアル
URL: https://landing.timecrowd.net/
Qasee
Qaseeは、Qasee株式会社が提供する業務コスト把握ツールです。事前に行なった業務仕分けに基づいて、プロジェクトや業務コストのコストを自動で集計して、一目でわかるよう可視化してくれます。これにより正確にコストを見積もり、チーム編成にも大いに役立つでしょう。また、組織全体の稼働状況や労務リスクも分析してくれる点も、業務マネジメントに大いに役立つポイントです。
Qaseeの特徴
- 従業員に日々の働き方のレポートを配信し、セルフマネジメントに活用
- お役立ち情報満載のブログも参考にしよう
- デモンストレーションで使い方を確認できる
NotePM
NotePMは、株式会社プロジェクト・モード が提供する社内wikiです。マニュアル作成や社内FAQなど、ストック型の情報管理やナレッジ共有に強みを持ち、個人のノウハウの形式知化に課題を感じている会社にはぜひおすすめしたいツールです。また、大手IT製品レビューサイトにて、使いやすさや導入のしやすさの点で特に評価されています。PDFやExcelの中身も全文検索など、検索機能も強いので、社内のあらゆるデータを、NotePMで保存しましょう。
NotePMの特徴
- 2段階認証や脆弱性診断など、万全のセキュリティ対策
- お役立ちブログや個別相談会などのコンテンツも充実
- 30日間無料トライアル可能
URL: https://notepm.jp/
MITERAS仕事可視化
MITERAS仕事可視化は、パーソルホールディングス株式会社が提供する、勤務実態と作業内容を見える化してくれるツールです。従業員の労働時間と勤務実態を可視化してくれ、業務改善に大いに効果を発揮するでしょう。また、申告している労働時間と実際のパソコン稼働状況とで乖離が発生した場合には、アラートを飛ばすため、隠れ残業を防止する効果もあります。データのダウンロードも可能です。
MITERAS仕事可視化の特徴
- 累計63,000人以上の導入実績
- クラウドベースのため、サーバーの構築は不要
- 1ヶ月間の無料トライアルあり
URL: https://www.persol-pt.co.jp/miteras/work-visible/
業務改革クラウド
業務改革クラウドは、業務改革クラウド株式会社が提供する業務可視化SaaSです。オフィス業務のログデータを活用し、従業員の労働状況について、現状と課題、さらには改善策を明らかにしてくれます。手入力せずとも自動集計してくれるため、従業員への負担はさほどかかりません。また、定量的なレポートで課題や改善状況を示してくれるため、継続的な業務改善にもおすすめです。
業務改革クラウドの特徴
- ユースケースや導入事例で、使用方法を具体にイメージ
- ホームページ上のチャットボットで気軽に質問
- 30日間の無料トライアルあり
URL: https://ark.play-company.jp/
F-Chair＋
F-Chair＋は、株式会社テレワークマネジメントが提供するマネジメントツールです。従業員の労働時間やパソコンの動いている画面などが一目でわかるため、従業員の労働状況を一目で把握できます。また、残業や深夜労働が確認された場合は、上司に通知が行く設定にできるので、長時間労働抑制に寄与するでしょう。WindowsやMac、スマートフォンアプリも使えるので、あらゆる企業で活用できることもメリットです。
F-Chair＋の特徴
- 勤務時間中の従業員の位置情報も把握
- 契約人数は柔軟に変更可能！災害などで緊急で必要になっても安心
- 翌月末までの無料トライアルあり！
Chatwork
Chatworkは、Chatwork株式会社が提供するビジネスチャットツールで、業務可視化機能も有しています。チャットの履歴を保存しておくことで、話し合いのプロセスがすぐに確認できるでしょう。また、タスク管理機能や情報共有機能もあるため、チーム全体で情報やタスクを可視化して、抜け漏れを防止したい場合にも役立ちます。ホームページでは、導入事例やお役立ち情報も充実しているので参考にしてください。
Chatworkの特徴
- 導入企業386,000社突破！
- ITリテラシーが高くなくても使いやすい操作性
- まずは無料で始められる
URL: https://go.chatwork.com/ja/
RoboRoid
RoboRoidは、ワークスアイディ株式会社が提供する業務可視化サービスです。AIを活用し、オフィスワークの現状と課題を可視化してくれます。同業他社との比較を行うことで、より自社業務の課題や強みが明確になることでしょう。また、印刷作業については実態を可視化できるため、不要な印刷を抑制してコストカットにもつながるはずです。Roboroidをインストールしたら、後は普通にパソコンで作業するだけなので、導入の手間が少ないこともメリットと言えます。
RoboRoidの特徴
- 24時間・365日受付のサポートデスク
- 役立つオンラインセミナーを定期的に開催
- 全機能を一定期間利用できる評価版ライセンスで、まずはお試し
URL: https://support.roboroid.jp/hc/ja
Eye247
Eye247は、株式会社フーバーブレインが提供する業務可視化ツールです。従業員によるパソコンの操作履歴をダッシュボードにて一目でわかるよう可視化してくれるため、従業員のパフォーマンスや勤務状況の実態をすぐに把握できます。また、セキュリティインシデントが発生した際には、パソコンの操作履歴からその原因を究明するのに役立つでしょう。興味をもった方は、ホームページより3分でわかる早わかりガイドをご覧ください。
Eye247の特徴
- 業種問わず1,900社以上の導入実績
- 2年連続総務省後援ASPICアワード受賞
- 14日間無料トライアルで使い心地をチェック！
URL: https://www.eye247wsc.jp/
MeeCap
MeeCapは、株式会社MeeCapが提供する、従業員のワークログを収集・可視化・分析してくれるソリューションツールです。デスクワークのワークログを自動収集することで、各従業員の業務実態を可視化できます。従業員のパフォーマンスやボトルネックとなっている工程を明らかにし、業務改善に役立てましょう。また、データで従業員のパフォーマンスを示してくれるので、データドリブンな意思決定にも役立つはずです。
MeeCapの特徴
- 銀行や大手商社など数多くの導入事例
- メールなどで継続的に利用方法をアドバイス
- コンタクトセンターやバックオフィスなど、職種に応じ最適なソリューションを提案
ジンジャー人事労務
ジンジャー人事労務は、株式会社jinjerが提供するバックオフィスクラウドです。サーベイオプションをつけることで、週1回の従業員アンケートから従業員のコンディションを定点観測して、従業員のコンディションを管理・分析できます。結果は自動集計され、従業員のコンディションに異常が生じれば、即座に通知される仕組みです。豊富な導入実績や充実したサポート体制を有するため、業務可視化ツールを導入したことがない会社や規模が大きな会社にもおすすめです。
ジンジャー人事労務の特徴
- 離職率改善に向けたフォローや組織改善にも活用
- 労務管理以外にも、勤怠管理や経費精算など姉妹サービスとの併用も
- 14日間無料トライアル
URL: https://hcm-jinjer.com/workvital/
monday.com
monday.comは、イスラエルのmonday.com社が提供する業務管理ツールです。構築や設定、実行面だけでなく、拡張性にも優れており、自社のプロジェクト管理を強力にサポートします。チームの稼働状況をワークスペースで管理することで、チームメンバーの動向を一目で把握し、それぞれの工数を可視化できます。また、繰り返し発生する作業は自動化できるため、業務可視化に要する工数を削減できることもメリットです。365日サポート対応しているので、わからないことがあったらすぐに問合せましょう。
monday.comの特徴
- メールアドレスの入力など数ステップですぐ利用開始！
- 世界18万6,000以上、国内500以上の企業で導入実績
- 14日間無料トライアルあり
URL: https://monday.com/lang/ja/
Backlog
Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国産プロジェクト・タスク管理ツールです。ガントチャートやマイルストーンなど、プロジェクトの進捗状況を可視化してくれる機能を多数有しています。また、デザインがシンプルで直感的操作が可能なため、ウェブ制作やソフトウェア開発、広告代理店や新聞社など、企業規模を問わず多くの企業で採用実績を誇ります。ホームページでは様々な導入事例も紹介しているので、参考にしてください。
Backlogの特徴
- APIで様々な外部ツールと連携させて、機能を拡張しよう
- パソコンはもちろん、AndoridやiOSのアプリもあり
- 全てのプランに30日間トライアルあり
業務可視化ツールの比較ポイント
ここでは、業務可視化ツールの比較ポイントとして、以下の3つを解説します。
- データ分析範囲
- 必要なデータの網羅性
- 無料プラン・トライアルの有無
それでは、1つずつ解説します。
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データ分析範囲
比較ポイントの1つ目は、データ分析範囲です。
ツールにより、Webブラウザやメールなど、ログを取得する対象が変わります。また、例えばブラウザの稼働の有無だけ判別するツールもあれば、具体的にどのサイトを何分閲覧したかまで判別できるツールもあります。分析結果を生かしきれない場合や、従業員にプレッシャーをかける場合は、細かく分析できるツールを導入することは考えものです。それを踏まえて、最適なデータ分析範囲を決め、それに見合ったツールを選択しましょう。
必要なデータの網羅性
比較ポイントの2つ目は、必要なデータの網羅性です。
業務可視化ツールごとに、以下に示すとおり様々なデータが異なります。
- ツールに取り込むデータ
- ツールから得られるデータ
- 取得したデータの分析項目
- カスタマイズの自由度
- 分析結果の表示方法
また、ツールによっては分析項目を役職やチーム別に分けられるなど、詳細設定についてもツールによってまちまちです。よって、それらを考慮して、自社に必要なデータを網羅しており、かつ最も使いやすいツールを選択しましょう。
無料プラン・トライアルの有無
比較ポイントの3つ目は、無料プラン・トライアルの有無です。
業務可視化ツールを導入しても、実際に使う従業員にとって使いづらければ意味がありません。そのため、無料プラン・トライアルを活用して、使い心地を試してみることをおすすめします。従業員から使い心地などを聞き取って、採用の可否や採用するプランを決めましょう。
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まとめ
今回は、業務可視化ツールの機能や比較ポイントに加え、おすすめの業務可視化ツールを12個紹介しました。
業務時間における従業員の動きや業務プロセスを可視化することで、従業員個人や組織全体における業務の現状と課題が明らかになります。それにより、業務効率向上に役立つ施策を立案できるのです。また、業務改善効果予測機能を有するツールを活用すれば、より効果的に業務効率化を推進できるでしょう。
業務可視化ツールは多数存在しますが、まずは今回紹介した12個から選んでみてはいかがでしょうか。また、ツールを選ぶ際には、データ分析範囲や必要なデータの網羅性を加味した上で、無料プランやトライアルで使い勝手を試しましょう。
関連記事：【導入事例】日報をクラウド管理！誰が何をしているのか可視化され「これはあの人に聞こう」という状態になった – ハーモネイチャー株式会社
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