業務改善に有効な手段の1つが、「見える化」です。見える化は昔から行われてきた業務改善手段ですが、「見える化」という概念が提唱されたのは1998年と、意外と新しい概念でもあります。
業務の見える化を行うことで、課題の明確化や情報共有など様々なメリットを享受できます。ただ、見える化にも手間がかかるため、実行の注意点を理解していないと享受できるメリットより手間の方が上回ることもあり得ます。本記事では、見える化の意味や活用事例、手法などを解説します。
目次
見える化とは？意味を解説
ここでは、見える化の基礎知識として、以下の2つを解説します。
- 元々トヨタが提唱した概念
- 類義語との違い
元々トヨタが提唱した概念
基礎知識の1つ目は、見える化の意味です。
見える化とは、業務内容や課題などを、グラフや図で見える形で現すことです。これにより、業務で問題が発生してもすぐに解決できる環境を整備する効果だけでなく、そもそも問題を予防する効果もあります。「見える化」という言葉は、元々トヨタが1998年の論文「生産保全活動の実態の見える化」で提唱した概念です。
トヨタは、業務改善について様々な取り組みを行ってきました。例えば、問題が発生した際には、その現場にいる担当者が「あんどん」を点灯させることで、問題の発生にすぐ周りのメンバーが気付く仕組みを作っています（「あんどん方式」）。
また、必要な部品や数量を書いた「かんばん」を生産工程で受け渡していくことで、必要な部品を必要なときにだけ必要な調達して、効率のよい生産を実現しています（「かんばん方式」）。これらの「見える化」の取り組みは、工場以外のビジネスシーンにおいても応用できるものなので、注目されているのです。
類義語との違い
基礎知識の2つ目は、類義語との違いです。
「見える化」の類義語は、「可視化」です。両者は同じような意味で使われることも多いですが、厳密には違いが存在します。「可視化」は、グラフや表などで業務内容やその成果などを視覚的に見える形で現すことです。
一方「見える化」は、「可視化」したグラフや表などを、オフィスに貼り出すなどして「自らの意思と関係なく目に入る仕組みを作る」ニュアンスがあります。ただ、本記事では「可視化」と同じ意味で「見える化」を説明します。
見える化が重要視される背景
現代のビジネス環境において見える化が重視される背景には、主に「人材不足」と「表面化していない問題の発見」の2つが挙げられます。
近年、少子高齢化の影響により生産年齢人口が減少しており、多くの企業で人手不足が深刻化しています。各企業が限られたリソースで最大限の成果を出すためには、業務の生産性を向上させることが必要です。
日常的な業務プロセスや進捗状況を見える化することで、無駄な作業やボトルネックとなっている工程が明確になり、具体的な改善策を講じやすくなります。
また、日常業務の中で表面化していない問題や非効率な部分を洗い出すためにも、見える化は有効な方法です。見える化を通じて業務のボトルネックを解消し、適正化することで、業務効率が向上します。
見える化によって業務効率化を図れるため、企業が抱える課題の解決を促せます。
見える化のメリットとは
ここでは、見える化のメリットとして、以下の5つを解説します。
- 業務における課題の明確化
- 情報共有の円滑化
- ミスやトラブルの回避
- 業務の属人化防止
- 人事評価の透明性向上
それでは、1つずつ解説します。
業務における課題の明確化
メリットの1つ目は、業務における課題の明確化です。
情報を見える化することで、業務のどこに課題が存在するか明確化できます。例えば、プロジェクトが思ったほど進まないとします。その場合、プロジェクトを構成するタスクを細分化し、それぞれのタスクの関連性や進ちょく状況を見える化しましょう。
その結果、どのタスクで遅れが目立っているのか、もしくはどのタスク間で連携が取れていないか明確になります。課題のある部分に対して重点的に対処すればよいので、効率的に業務を遂行できるようになるのです。
情報共有の円滑化
メリットの2つ目は、情報共有の円滑化です。
見える化を行うことで、社内外の誰が見ても業務内容を理解できるようになります。また、見える化を行う過程で、あらゆる情報を言語化することになります。その過程で、これまで客観的根拠を意識されなかった情報も、根拠をもって扱えるようになるのです。
例えば、「旧システムでは1年間に6件エラーが発生していたが、新しいシステムであれば、1年間に1件しかエラーが発生していない」など、具体的な表現が可能になります。これにより、社内の稟議を通す際にも、やりやすくなるのです。
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ミスやトラブルの回避
メリットの3つ目は、ミスやトラブルの回避です。
業務の全体像を見える化すれば、担当者は自分の役割を理解して、業務の抜け漏れを軽減できるでしょう。また、担当者以外も業務内容を理解できるので、フィードバックや確認も第三者が容易に行えます。
その結果、ミスやトラブルを回避できるでしょう。ミスやトラブルを回避できれば、結果的にスムーズな業務遂行につながるのです。
業務の属人化防止
メリットの4つ目は、業務の属人化防止です。
暗黙知が存在するとナレッジ共有が滞り、業務の属人化が発生します。すると、その業務を実施できる社員が不在の際には業務効率が大きく低下します。また、特定の社員への負担も増える恐れがあります。
しかし、マニュアルを整備して、業務の属人化防止を行うことで、これらの問題が解決します。他の社員もその業務をできる体制を作り、業務品質の確保につながります。また、担当者が異動や退職でいなくなっても、引き継ぎをスムーズに行えるでしょう。
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人事評価の透明性向上
メリットの5つ目は、人事評価の透明性向上です。
従来は、人事評価は部署の管理職や自己申告によって行われてきました。ただ、組織が大きくなると、これらの方法では社員1人1人に対して詳細かつ客観的な評価を行えません。
しかし、人事評価の見える化を行うことで、働き方に応じて客観的に人事評価を行えます。人事評価の透明性を向上させることで、社員のモチベーション維持や優秀な人材の流出阻止も期待できるでしょう。
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見える化のデメリットとは
ここでは、見える化のデメリットについて解説します。
- 新しいアイデアが出にくくなる
- 見える化が目的になる可能性がある
新しいアイデアが出にくくなる
見える化によって業務プロセスや手順が明確に定義されると、新しいアイデアが出にくくなるおそれがあります。
業務プロセスや手順を固定化することにより、従業員は決められた方法に従って作業をすること自体が目的となり、改善点を見つける意欲がなくなりやすくなるためです。
例えば、営業部門で顧客対応のプロセスを細かく見える化した結果、個々の営業担当者の創意工夫や顧客に合わせた柔軟な対応が難しくなるケースがあります。
従業員の創意工夫を促すためにも、現場からの改善提案を積極的に取り入れることが重要です。
見える化が目的になる可能性がある
見える化の導入自体が目的になると、本来目指す業務効率化や改善が達成されず、時間と労力を浪費することになります。
例えば、毎日詳細な業務報告書を作成して共有していても、そのデータが分析されず、具体的な改善アクションにつながらなければ意味がありません。
本来の意図を見失わないためにも、見える化の目的を明確にし、収集したデータをどのように活用して改善につなげるかという計画を事前に立てておくことが大切です。
見える化を実施する際のポイント
ここでは、見える化を実施する際のポイントについて解説します。
- 最初は小さく始める
- 現場にあったシステムを活用する
最初は小さく始める
見える化の取り組みは、大規模に展開するのではなく、特定の部門や限定的な業務プロセスなど小規模な段階から始めましょう。小規模なプロジェクトとして開始することで、初期投資を抑えながら、実際の効果や課題を検証できるためです。
例えば、まず製造の現場において在庫管理における見える化を実施し、3ヶ月程度運用して効果を測定するといったアプローチが有効です。
小規模の段階で得られたノウハウを活かして、他部門や他の業務プロセスへと横展開していくことで、組織全体への浸透がスムーズになります。
現場にあったシステムを活用する
見える化を推進するために、ツールの導入が必要になるケースがあります。見える化ツールやシステムの選定では、実際に使用する現場の従業員にとって使いやすいものを選ぶことが重要です。
導入したツールが高機能でも、現場に合わなかったり実際の業務とかけ離れていたりすると、従業員から使われなくなってしまいます。
システム選定の際は、現場の担当者に使いやすさを確認しながら、実際の業務フローに沿った機能を持つツールを選ぶことが重要です。
導入後も継続的に現場からのフィードバックを収集し、必要に応じてカスタマイズや運用ルールの見直しを行うことで、定着率を高められます。
見える化する項目
ここでは、業務の中で見える化するべき項目を解説します。
- 業務の作業
- 進捗管理
- スケジュール
- 人事に関わる業務
- 営業管理
- ナレッジ
業務の作業
作業プロセスやノウハウを見える化するのがおすすめです。作業プロセスを見える化することで、業務の属人化を防ぎ生産性の向上が見込めます。
例えば、経理部門で請求書処理のフローを詳細に文書化することで、新入社員でも短期間で業務を習得でき、処理ミスといったヒューマンエラーも削減できます。
作業の見える化では、以下の内容を明文化しましょう。
- 業務フロー
- 使用するツール・システム
- 作業時間
- 判断基準
業務手順が明確になることで、無駄な工程を発見しやすくなり、プロセスの最適化につながります。
進捗管理
進捗管理も見える化することで、チーム全体の生産性を高め、トラブルの未然防止につなげられます。
進捗管理の見える化では、プロジェクト全体や各メンバーのタスクや状況をリアルタイムでチェックします。タスクの進捗状況をリアルタイムで見える化することで、計画と現状の差を早い段階で発見し、適切な対策が可能です。
また、タスクの中でトラブルになりそうな箇所があれば、事前に対処ができます。
進捗の透明性が高まることで、メンバー間の協力体制も強化され、チーム全体のパフォーマンス向上につながるでしょう。
スケジュール
業務のスケジュールの見える化も効率化を高めるために有効です。プロジェクトの進捗状況をチームメンバー全員が理解できるため、適切なスケジュール管理が可能になります。
また、誰がいつ、どのような業務に取り組んでいるのかを共有することで、メンバー間の連携や調整が円滑に進みます。
例えば、プロジェクトで急な仕様変更が発生した場合でも、関係者のスケジュールが一覧できることで、会議の日程を迅速に決めることが可能です。
スケジュールの見える化により、プロジェクトや業務を効率化し円滑に進められるようになるでしょう。
人事に関わる業務
人事が関わる業務を見える化することで、従業員の評価や、勤怠管理を効率的に行えます。
従業員の評価基準や目標達成度を明確にし、納得感のある評価制度を構築することで、従業員のモチベーション向上につながります。また、評価を見える化することにより、従業員は目指す方向性が明確になるため、自走できるメンバーを育てられるでしょう。
さらに、各従業員の勤怠管理を見える化することで、特定の個人に過度な負担がかかっていないかを客観的に把握し、適切な人員配置や業務分担を検討できます。
人事関連の業務を見える化することで、従業員のモチベーション向上と組織全体のパフォーマンス最大化が実現可能です。
営業管理
営業管理を見える化することにより、チーム全体の目標達成意欲を高め、顧客満足度の向上を目指せます。
各営業担当者の進捗や目標を共有することで、健全な競争意識が生まれ、組織全体のモチベーション向上が期待できます。また、トップセールスの営業手法や成功事例を見える化して共有すれば、チーム全体のノウハウとなり、若手社員の育成にもつながるでしょう。
顧客情報や商談履歴を一元管理し、見える化することで、担当者不在時でも他のメンバーがスムーズに対応でき、顧客満足度の向上にも貢献します。
ナレッジ
組織内に蓄積された知識やノウハウを見える化することで、属人化を防ぎ、業務効率化を高めます。
ベテラン社員が持つノウハウやトラブルの対処法といった情報を、文書やデータとして誰もがアクセスできる形にすることで、組織全体の資産として活用可能です。
ナレッジを明文化して共有することで属人化を解消できるため、社員の退職や異動による業務の停止を防ぎます。
新入社員は体系的にまとめられたナレッジを参考にすることで、効率的に業務を学べるため、教育コストの削減にもつながるでしょう。
見える化を実施する手順
見える化を実施する手順は以下のとおりです。
- 現状を把握して目的を決める
- 見える化する情報を決める
- 仕組みを整備する
- 継続的に改善を行う
1.現状を把握して目的を決める
見える化を始める際にはまず、組織が抱える課題や問題点を正確に把握し、目的を明確にしましょう。現在の課題や目的を明確にしないまま見える化を進めると、ゴールが曖昧になり、効果的な施策が打てなくなるためです。
まず、現状分析では、従業員へのヒアリングやアンケートを実施し、非効率な点や属人化しているポイントを洗い出します。
課題が明確になったら、解決のための目的を設定しましょう。目的は課題をもとに数値で測れる内容にするのがおすすめです。
例えば、残業時間を20％削減するといった具体的で測定可能な目標を設定することで、見える化の効果を後から検証できます。
2.見える化する情報を決める
目的が明確になったら、次に達成に必要な情報を具体的に決めていきます。
見える化する情報を選ぶ際は、一度にたくさん選ばないように注意しましょう。情報が多すぎると、かえって重要なデータが埋もれてしまい、分析や意思決定の妨げになる可能性があるためです。
設定した目的に対して、影響が大きいと考えられる指標を優先的に選定しましょう。
例えば、「残業時間の削減」が目的の場合は、部署ごとの残業時間の推移といった重要な情報を選ぶのがおすすめです。
3.仕組みを整備する
見える化する情報が決まったら、具体的な仕組みを構築します。仕組みを構築することで継続的に運用していくための土台ができ、目的と現状の差を可視化できます。
仕組みを構築する際には、以下のようなことを決めましょう。
- ツールやシステムの選択
- データ入力のルール
- 更新頻度
- 責任者
仕組みを作る段階では、現場の負担を最小限に抑えながら、必要な情報を収集できるようにすることが重要です。
例えば、日報入力を自動化するツールを導入したり、既存システムからデータを自動連携したりすることで、手作業による入力の負荷を軽減できます。
4.継続的に改善を行う
仕組みを構築し、現場に導入したら継続的に改善を行いましょう。仕組みを作っても、実際に現場で使用してみると合わないケースがあるためです。
現場に合わない状態で放置すると、従業員に使われなくなり、目的が達成されません。
定期的にPDCAサイクルを回し、改善点や新たに見える化すべき項目があるかなどを検証することが必要です。
また、現場からのフィードバックを積極的に収集し、運用上の課題や改善策を取り入れることで、効果的な仕組みを構築できます。
見える化の活用事例
ここでは、見える化の活用事例として、以下の3つを解説します。
- 工場の生産ライン
- 人材派遣会社
- コンテンツ配信会社
工場の生産ライン
活用事例の1つ目は、工場の生産ラインです。
この工場では、生産ラインでの機械トラブル対応に課題を感じていました。機械トラブルが発生した際には、熟練の技術者らがトラブルの原因を究明してきましたが、原因究明には時間がかかっていました。
長いときには原因究明に6時間かかることもあり、その間は生産ラインが停止しているため、生産性が低下することは避けられません。
そこで、製品の製造過程や生産ラインの稼働状況を見える化できるシステムを導入しました。
これにより、トラブルの原因究明が、誰でも1時間程度あれば解決できるようになりました。また、トラブルの原因究明に取られる時間が大幅に減少したため、作業員のモチベーションも上がる結果となったのです。
人材派遣会社
活用事例の2つ目は、人材派遣会社です。
この人材派遣会社では、労働時間の実態把握に課題を感じていました。これまでは、申告している労働時間とPCの使用時間との整合性を確認することで、労働時間の実態把握を行ってきました。
ただ、既存システムではその作業に限界を感じていたのです。
そこで、勤怠管理システムを新たに採用し、労働時間とPCの使用時間をリアルタイムで取得して、見える化できるようにしました。これにより、労働時間の実態把握が可能になった上に、残業をなくす意識が社内全体で高まり生産性向上にも寄与したのです。
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コンテンツ配信会社
活用事例の3つ目は、コンテンツ配信会社です。
このコンテンツ配信会社では、経理、総務、労務を担当する管理部門において、業務の属人化が課題になっていました。そこで、業務の見える化を実現できるツールを導入し、実際の業務に最適化したマニュアルを作成して、部署内で共有しました。
これにより、マネジメント体制の整備に成功したのです。また、業務のオンライン化を促進したことで、新しい働き方の促進にもつながりました。
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見える化を行う際の注意点
ここでは、見える化を行う際の注意点として、以下の2つを解説します。
- 見える化を行う目的の明確化
- 見える化を行う情報を的確に選定
見える化を行う目的の明確化
注意点の1つ目は、見える化を行う目的の明確化です。
見える化は、あくまでも業務改善を行うための手段です。しかし、見える化を行う目的の明確化を行わないと、見える化自体が目的になって本来の目的が達成できません。
そのため、見える化を行う目的の明確化を行い、チーム全体にその目的を共有することが大切です。
これにより、見える化を実現するための具体的な作業も明らかになるでしょう。また、見える化を行う目的がいつの間にかあやふやになることもあります。そのため、見える化を行っている業務について、定期的に見直しを行うことがおすすめです。
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見える化を行う情報を的確に選定
注意点の2つ目は、見える化を行う情報を的確に選定することです。
どんな情報も見える化しようとすると、かえって業務効率低下や閉塞感をもたらす恐れがあります。なぜなら、あらゆる情報を見える化することで、社員の士気を下げることもあるからです。
例えば、営業成績を全て見える化すると、下位の社員の士気が下がるかもしれませんし、上位者が足を引っ張るケースも出てくるかもしれません。
また、見える化を行う作業自体にもコストが必要になるため、見える化してもあまり意味がない情報であれば、見える化は行わない方が賢明でしょう。
見える化を簡単に行う方法
ここでは、見える化の手法として、以下の3つを解説します。
- マニュアル
- グラフ・チャート
- 専用ツール
マニュアル
手法の1つ目は、マニュアルです。
業務内容を言語化してマニュアルに残すことで、業務の見える化を実現できます。その際には、ただ単に業務工程を記すだけではなく、画像やナンバリングによって、作業内容や作業の順番がわかるように工夫しましょう。
また、なぜその業務・作業が必要になるのか記載しておくと、普段その業務を担当していない方が読んでもわかりやすいマニュアルになります。
関連記事：業務効率化のためのマニュアルの作り方！作成手順やツールの選び方を解説
グラフ・チャート
手法の2つ目は、グラフ・チャートです。
数字で示されたデータを、グラフやチャートにすることで、一目で業務内容やその流れを理解できます。また、以下の工夫を行うと、よりわかりやすいグラフ・チャートを作成して、見える化を実現できるでしょう。
- 図形や画像を活用する
- グラフを色分けする
- 強調したい部分を太くする
グラフやチャートを作る際には、ExcelやPowerPointなどのツールがよく使われます。また、ExcelやPowerPointのデフォルト機能だけでなく、グラフやチャートのテンプレートも多数存在するので、必要に応じて活用しましょう。
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専用ツール
手法の3つ目は、専用ツールです。
見える化に活用できる専用ツールも、多数存在します。専用ツールの中には、ITリテラシーがあまり高くなくても、ドラッグ＆ドロップで簡単にきれいなグラフや図表を作成できるものが多数存在します。ExcelやPowerPointなどのツールできれいなグラフや図を作る自信がない方には、特におすすめです。また、多くの場合グラフや図表のテンプレートも用意されているため、素早く見える化を実現できるでしょう。
見える化を簡単に行う方法
見える化を効率的に実施するためには、適切なツールの活用が必要です。
専用ツールを導入することで、情報収集から分析、共有までの一連のプロセスを効率化でき、見える化の本来の目的である業務改善に注力できます。
特に、組織内の知識や情報を体系的に管理し、誰でも必要なマニュアルにアクセスできる環境を構築することが重要です。
そこでおすすめなのが、NotePMの活用です。
NotePMは、高度な検索機能により、必要な情報を瞬時に見つけられ、情報を探す時間を10分の1に削減できます。
さらに、アクセス権限の細かな設定により、部門や役職に応じた適切な情報管理を実現し、セキュリティ面でも安心して利用が可能です。
チーム全体での情報共有と知識の蓄積が促進され、組織全体の生産性向上に貢献します。
見える化を簡単に行える『NotePM』の導入事例
創業から100年を超えた老舗のキーコーヒー株式会社。同社では、業務マニュアルが部署ごとにExcelで作成・管理されており、ファイルサーバー内で情報が乱立していました。
ファイル名のルールも統一されていなかったため、どれが最新版のマニュアルなのか一目でわからず、探すのに多大な時間がかかっていたそうです。
そこで、業務の課題を解決するためにNotePMを導入しました。
導入の結果、NotePMの強力な検索機能により、ファイルの中身まで検索できるようになり、マニュアルを探す時間は体感として以前の半分以下に短縮されました。
今では業務情報が活発に蓄積・共有されるようになり、NotePMを社内で活用しているようです。
関連記事：【導入事例】情報を探す時間が半分以下に。創業100年の老舗企業のマニュアル文化を大改革 – キーコーヒー株式会社
見える化を通じて社内の業務効率化を向上させましょう
見える化は、社内の業務効率を向上させる手法ですが、導入と運用には注意が必要です。見える化には、何のために行うのかという目的を明確にして、ゴールを意識した状態で進めることが大切です。
本記事で解説した手順を参考に、現状把握から目的設定や仕組みの整備、継続的な改善というサイクルを回すことで、社内の業務効率化を実現できるでしょう。
また、見える化を強力にサポートするのがNotePMのような専用ツールです。ぜひ活用を検討し、業務効率化の第一歩を踏み出してください。
