業務改善に有効な手段の1つが、「見える化」です。見える化は昔から行われてきた業務改善手段ですが、「見える化」という概念が提唱されたのは1998年と、意外と新しい概念でもあります。業務の見える化を行うことで、課題の明確化や情報共有など様々なメリットを享受できます。ただ、見える化にも手間がかかるため、実行の注意点を理解していないと享受できるメリットより手間の方が上回ることもあり得ます。本記事では、見える化の意味や活用事例、手法などを解説します。
目次
見える化とは？
ここでは、見える化の基礎知識として、以下の2つを解説します。
- 元々トヨタが提唱した概念
- 類義語との違い
それでは、1つずつ解説します。
元々トヨタが提唱した概念
基礎知識の1つ目は、見える化の意味です。
見える化とは、業務内容や課題などを、グラフや図で見える形で現すことです。これにより、業務で問題が発生してもすぐに解決できる環境を整備する効果だけでなく、そもそも問題を予防する効果もあります。「見える化」という言葉は、元々トヨタが1998年の論文「生産保全活動の実態の見える化」で提唱した概念です。
トヨタは、業務改善について様々な取り組みを行ってきました。例えば、問題が発生した際には、その現場にいる担当者が「あんどん」を点灯させることで、問題の発生にすぐ周りのメンバーが気付く仕組みを作っています（「あんどん方式」）。また、必要な部品や数量を書いた「かんばん」を生産工程で受け渡していくことで、必要な部品を必要なときにだけ必要なだけ調達して、効率のよい生産を実現しています（「かんばん方式」）。これらの「見える化」の取り組みは、工場以外のビジネスシーンにおいても応用できるものなので、注目されているのです。
類義語との違い
基礎知識の2つ目は、類義語との違いです。
「見える化」の類義語は、「可視化」です。両者は同じような意味で使われることも多いですが、厳密には違いが存在します。「可視化」は、グラフや表などで業務内容やその成果などを視覚的に見える形で現すことです。一方「見える化」は、「可視化」したグラフや表などを、オフィスに貼り出すなどして「自らの意思と関係なく目に入る仕組みを作る」ニュアンスがあります。ただ、本記事では「可視化」と同じ意味で「見える化」を説明します。
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見える化のメリットとは
ここでは、見える化のメリットとして、以下の5つを解説します。
- 業務における課題の明確化
- 情報共有円滑化
- ミスやトラブルの回避
- 業務の属人化防止
- 人事評価の透明性向上
それでは、1つずつ解説します。
業務における課題の明確化
メリットの1つ目は、業務における課題の明確化です。
情報を見える化することで、業務のどこに課題が存在するか明確化できます。例えば、プロジェクトが思ったほど進まないとします。その場合、プロジェクを構成するタスクを細分化し、それぞれのタスクの関連性や進ちょく状況を見える化しましょう。すると、どのタスクで遅れが目立っているのか、もしくはどのタスク間で連携が取れていないか明確になります。課題のある部分に対して重点的に対処すればよいので、効率的に業務を遂行できるようになるのです。
情報共有円滑化
メリットの2つ目は、情報共有円滑化です。
見える化を行うことで、社内外の誰が見ても業務内容を理解できるようになります。また、見える化を行う過程で、あらゆる情報を言語化することになります。その過程で、これまで客観的根拠を意識されなかった情報も、根拠をもって扱えるようになるのです。例えば、「旧システムでは1年間に6件エラーが発生していたが、新しいシステムであれば、1年間に1件しかエラーが発生していない」など、具体的な表現が可能になります。これにより、社内の稟議を通す際にも、やりやすくなるのです。
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ミスやトラブルの回避
メリットの3つ目は、ミスやトラブルの回避です。
業務の全体像を見える化すれば、担当者は自分の役割を理解して、業務の抜け漏れを軽減できるでしょう。また、担当者以外も業務内容を理解できるので、フィードバックや確認も第三者が容易に行えます。その結果、ミスやトラブルを回避できるでしょう。ミスやトラブルを回避できれば、結果的にスムーズな業務遂行につながるのです。
業務の属人化防止
メリットの4つ目は、業務の属人化防止です。
暗黙知が存在するとナレッジ共有が滞り、業務の属人化が発生します。すると、その業務を実施できる社員が不在の際には業務効率が大きく低下します。また、特定の社員への負担も増える恐れがあります。しかし、マニュアルを整備して、業務の属人化防止を行うことで、これらの問題が解決します。他の社員もその業務をできる体制を作り、業務品質の確保につながります。また、担当者が異動や退職でいなくなっても、引き継ぎをスムーズに行えるでしょう。
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人事評価の透明性向上
メリットの5つ目は、人事評価の透明性向上です。
従来は、人事評価は部署の管理職や自己申告によって行われてきました。ただ、組織が大きくなると、これらの方法では社員1人1人に対して詳細かつ客観的な評価を行えません。しかし、人事評価の見える化を行うことで、働き方に応じて客観的に人事評価を行えます。人事評価の透明性を向上させることで、社員のモチベーション維持や優秀な人材の流出阻止も期待できるでしょう。
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見える化を行う際の注意点
ここでは、見える化を行う際の注意点として、以下の3つを解説します。
- 見える化を行う目的の明確化
- 見える化を行う情報を的確に選定
それでは、1つずつ解説します。
見える化を行う目的の明確化
注意点の1つ目は、見える化を行う目的の明確化です。
見える化は、あくまでも業務改善を行うための手段です。しかし、見える化を行う目的の明確化を行わないと、見える化自体が目的になって本来の目的が達成できません。そのため、見える化を行う目的の明確化を行い、チーム全体にその目的を共有することが大切です。これにより、見える化を実現するための具体的な作業も明らかになるでしょう。また、見える化を行う目的がいつの間にかあやふやになることもあります。そのため、見える化を行っている業務について、定期的に見直しを行うことがおすすめです。
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見える化を行う情報を的確に選定
注意点の2つ目は、見える化を行う情報を的確に選定することです。
どんな情報も見える化しようとすると、かえって業務効率低下や閉塞感をもたらす恐れがあります。なぜなら、あらゆる情報を見える化することで、社員の士気を下げることもあるからです。例えば、営業成績を全て見える化すると、下位の社員が士気が下がるかもしれませんし、上位者が足を引っ張れるケースも出てくるかもしれません。また、見える化を行う作業自体にもコストが必要になるため、見える化してもあまり意味がない情報であれば、見える化は行わない方が賢明でしょう。
見える化の活用事例
ここでは、見える化の活用事例として、以下の3つを解説します。
- 工場の生産ライン
- 人材派遣会社
- コンテンツ配信会社
それでは、1つずつ解説します。
工場の生産ライン
活用事例の1つ目は、工場の生産ラインです。
この工場では、生産ラインでの機械トラブル対応に課題を感じていました。機械トラブルが発生した際には、熟練の技術者らがトラブルの原因を究明してきましたが、原因究明には時間がかかっていました。長いときには原因究明に6時間かかることもあり、その間は生産ラインが停止しているため、生産性が低下することは避けられません。そこで、製品の製造過程や生産ラインの稼働状況を見える化できるシステムを導入しました。
これにより、トラブルの原因究明が、誰でも1時間程度あれば解決できるようになりました。また、トラブルの原因究明に取られる時間が大幅に減少したため、作業員のモチベーションも上がる結果となったのです。
人材派遣会社
活用事例の2つ目は、人材派遣会社です。
この人材派遣会社では、労働時間の実態把握に課題を感じていました。これまでは、申告している労働時間とPCの使用時間との整合性を確認することで、労働時間の実態把握を行ってきました。ただ、既存システムではその作業に限界を感じていたのです。そこで、勤怠管理システムを新たに採用し、労働時間とPCの使用時間をリアルタイムで取得して、見える化できるようにしました。これにより、労働時間の実態把握が可能になった上に、残業をなくす意識が社内全体で高まり生産性向上にも寄与したのです。
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コンテンツ配信会社
活用事例の3つ目は、コンテンツ配信会社です。
このコンテンツ配信会社では、経理、総務、労務を担当する管理部門において、業務の属人化が課題になっていました。そこで、業務の見える化を実現できるツールを導入し、実際の業務に最適化したマニュアルを作成して、部署内で共有しました。これにより、マネジメント体制の整備に成功したのです。また、業務のオンライン化を促進したことで、新しい働き方の促進にもつながりました。
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見える化の手法とは
ここでは、見える化の手法として、以下の3つを解説します。
- マニュアル
- グラフ・チャート
- 専用ツール
それでは、1つずつ解説します。
マニュアル
手法の1つ目は、マニュアルです。
業務内容を言語化してマニュアルに残すことで、業務の見える化を実殿できます。その際には、ただ単に業務工程を記すだけではなく、画像やナンバリングによって、作業内容や作業の順番がわかるように工夫しましょう。また、なぜその業務・作業が必要になるのか記載しておくと、普段その業務を担当していない方が読んでもわかりやすいマニュアルになります。
関連記事：業務効率化のためのマニュアルの作り方！作成手順やツールの選び方を解説
グラフ・チャート
手法の2つ目は、グラフ・チャートです。
数字で示されたデータを、グラフやチャートにすることで、一目で業務内容やその流れを理解できます。また、以下の工夫を行うと、よりわかりやすいグラフ・チャートを作成して、見える化を実現できるでしょう。
- 図形や画像を活用する
- グラフを色分けする
- 強調したい部分を太くする
グラフやチャートを作る際には、ExcelやPowePintなどのツールがよく使われます。また、ExcelやPowePintのデフォルト機能だけでなく、グラフやチャートのテンプレートも多数存在するので、必要に応じて活用しましょう。
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専用ツール
手法の3つ目は、専用ツールです。
見える化に活用できる専用ツールも、多数存在します。専用ツールの中には、ITリテラシーがあまり高くなくても、ドラックアンドドロップで簡単にきれいなグラフや図表を作成できるものが多数存在します。ExcelやPowePintなどのツールできれいなグラフや図を作る自信がない方には、特におすすめです。また、多くの場合グラフや図表のテンプレートも用意されているため、素早く見える化を実現できるでしょう。
まとめ
本記事では、見える化の意味や活用事例、手法などを解説しました。見える化には様々なメリットがありますが、見える化の目的を明確にした上で必要な情報を選定しないと、十分な効果は得られません。また、本記事では、見える化を業務に取り入れた事例を3つ紹介しました。元々工場の業務改善から産まれた概念ですが、工場以外のビジネスシーンでも大いに役立つことがわかります。さらに、見える化の手法も3つ紹介しました。見える化の目的や見える化を行いたい情報などを考慮し、最適な手法を選択しましょう。
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