適正な人事評価は社員の満足度につながりやすく、企業にとっては大切な業務のひとつです。一方で、人事評価に携わる経営者や人事担当者には、長い時間を要する負担の大きい業務ともいえます。そのため、負担を軽減し適正な人事評価ができる「人事評価システム」を導入する企業も増えているのです。この記事では、人事評価システムの機能や注目される理由、効果などについて説明していきます。
人事評価システムの基本機能
人事評価システムを導入すると、どのようなことができるのでしょうか。ここでは、人事評価システムの基本的な機能を説明していきます。
１）社員の評価を可視化する
人事評価システムを導入すると、人事評価で大切な「継続的な評価」が可能になります。人事評価システムは、社員1人ひとりについて、入社時から現在に至るまでの過程を可視化することが可能です。そのため、過去の業績などをスピーディーに閲覧・評価できます。
２）データを共有して管理できる
目標設定や進み具合のデータを、本人と上司が共有して把握できます。目標達成のための過程や成果などが分かりやすいため、社員にとっては課題を見つけやすくなるでしょう。上司にとっても、詳しいデータをもとに部下を評価できるので管理しやすくなります。
３）企業の目標を社員と共有する
目標設定などを可視化することで、個人的なものだけでなく企業全体の目標も共有できるため、社員に浸透させやすくなります。これは「MBO評価」といわれる評価方法で、多くの人事評価システムに採用されています。
４）多面的な評価が可能になる
人事評価の課題でもある「客観的な評価」を目指し、多面的な人事評価を行います。主観的になりやすい人事評価では、そのリスクを避けるうえで、上司だけでなく同僚などさまざまな立場の社員からの評価も重要なデータになるのです。評価人数が多くても、自動化されたシステムのため効率的に行うことが可能になります。
５）場所を選ばず活用できる
クラウド型の人事評価システムの場合は、スマートフォンやタブレットなどを使えば社外でも入力や確認作業ができます。
人事評価システムが注目される理由
評価方法が変わってきた
従来の長時間労働から成果主義に変わりつつある日本では、年功序列というよりは社員が出した成果そのものを評価することが多くなってきました。そのため、人事評価システムにも注目が高まり、導入する企業が増えているのです。人事評価の方法が大きく変わろうとしている現代社会では、新たな人事評価システムが必要とされています。
人事担当者は現場の状況把握が難しい
直接的な仕事の評価は現場にいないと難しいため、人事担当者は人事の責任者として公正な評価を出しにくいという課題もあります。人事担当者が誤って主観的な評価を下せば、社員働の働く意欲も低下しかねません。ひいては企業の成果にも影響してくるでしょう。科学的で適正な評価を行い、社員からの信頼を得るためにも、人事評価システムは注目されています。
人事評価の効率化を目指す
人事評価をするためには、社員ごとの業務内容や業績といった多くのデータを分析しなければなりません。従来の方法では、データの集計や確認、評価といった一連の作業に時間が必要でした。これは複雑で長い時間を要するため、人事担当者がほかの業務に費やす時間を奪うことにもつながってしまいます。
ミスマッチを防止する
社員に対して適正な人事評価がなされなければ、社員が持つスキルと業務のミスマッチも起こりかねません。人事評価システムによって、業績に対する人事評価が適正に行われるようになるなら、社員の働く意欲が高まり、社員の企業への貢献度も高くなるでしょう。
人事評価システムの導入効果
データ化によりコスト削減も可能になる
人事評価システムを導入すると、データをプリントアウトするような従来の方法よりも大幅なコストダウンにつながりやすくなります。すべての人事関連の情報をシステム化し、ペーパーレス化すればデータを簡単に蓄積していくことも可能です。可視化できるデータを活用すれば、社員のもつスキルを発見し伸ばすなどの人材育成にもつながるでしょう。
評価項目が明確になる
人事評価システムを導入すると、評価項目を企業側が自由に設定できます。評価項目は詳しく設定できるため、社員1人ひとりについてのより詳細なデータが蓄積されることにつながるのです。詳細でありながらシンプルに整理されたシステムなので、データを活用すれば人材評価はより適正に行われることになるでしょう。社員の満足度が上がれば離職率が減ることも期待できるため、貴重な人材を失う恐れも軽減されるでしょう。
マネジメントへ活用できる
人事評価システムにより、プロジェクトに必要な人材がどこにいるのかを素早く見つけだすことも可能になります。人事評価システムで得られたデータは、プロジェクトに関わる社員や上司などが共有できます。自動化・可視化された膨大な人事評価のデータ結果を活用すれば、マネジメント業務の効率化を図ることもできます。さらに、プロジェクトごとのプロセスや取り組む姿勢を評価項目に挙げれば、成果だけではない人事評価を行え、改善点なども発見できるでしょう。
おすすめ クラウド人事評価システム
以下の記事では、おすすめのクラウド人事評価システムの概要や特徴について解説しています。
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まとめ
従来の人事評価は、経営者や担当者が多大な労力と時間を費やす業務となっていました。人事評価システムは、人事に関する多くのデータを可視化し共有できるものです。現代の成果主義にマッチする、効率的で適正な人事評価が可能になるとして、多くの企業が注目し導入しています。社員の満足度も高まり、マネジメントに活用すれば企業の業績アップにもつながるシステムです。
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