社員の能力を正しく評価して適切な配置や育成を行うために、人事評価システムの導入を検討する企業が増えています。ただ、「従来の人事評価方法と何が違う？」と疑問を感じている企業も多いのではないでしょうか。そこで今回は、人事評価システムの特徴や導入するメリット、失敗しない選び方など役立つ情報をご紹介します。導入を迷っている場合は、ぜひ参考にしてください。
人事評価システムとは
人事評価システムとは、目標設定や評価シート、人事マネジメントやデータ分析など、評価に関するさまざまな機能を備えたツールのことです。人事関連のデータが一元管理され、自動で集約・分析・可視化などが行われるだけでなく、明確に定められた評価プロセスによって甘辛を排除した適正な評価も可能になります。
企業が成長を続けるためには、社員の能力や経験を正しく評価し、適切な配置や人材育成を行うことが欠かせません。ただ、社員が多ければ多いほど人事関連の業務やデータは膨大な量に及び、人事担当者に大きな負担をかけてしまいます。評価者の好みなどにより、社員が適正な評価を受けられないリスクもあるでしょう。人事評価システムを活用することで、このような問題を防ぎ、社員の納得感や満足度を高める効果も期待できます。
人事評価システム導入のメリット
適正な評価を実現
人事評価システムを導入する場合、最初に自社の目標や評価項目などを詳しく設定します。設定した内容にしたがい、社員がどの程度目標を達成しているか、勤務態度はどうかなどを客観的に照らし合わせて評価するため、評価者の甘辛調整が入るリスクがありません。データが一元管理されることで多面的な評価も可能になり、社員の能力に見合う公平で適正な評価を実現できます。
人事評価にかかわる業務の効率化
エクセルや紙ベースで評価を行っている場合、評価や社員ごとにさまざまな作業が発生します。面談後の入力やデータの集計、ファイリングや移動など、企業規模が大きいほど人事担当者や評価者は膨大な業務に追われるでしょう。人事評価システムを導入すれば、データはすべて一元管理され、集計や分析、可視化まで自動的に行われます。業務が大幅に効率化されるため、担当者は本来の業務や評価へのフィードバックなど、生産的な業務に力を注げるようになるでしょう。
社員のモチベーションアップ
評価プロセスが明確に定められていない場合、評価者の好みなどで評価が偏ってしまう可能性もあります。そうなると、社員は「頑張っても評価してもらえない」と不満を募らせ、モチベーションが低下したり離職したりしてしまうかもしれません。この点、人事評価システムにより適正な評価が行われると、社員は頑張りが認められたと納得感を得られます。さらなる評価を目指して高いモチベーションで業務に取り組め、生産性の向上も期待できるでしょう。
適材適所の配置や育成が可能
人事評価システムでは、評価以外に社員のスキルや経験、資格などさまざまな情報も一緒に管理することが多いです。これにより、社員の適性を正しく把握し、適材適所の配置や育成を通して企業全体の生産性アップにつなげることもできます。
採用活動との連携が可能
社員に関するさまざまなデータを一元管理することで、おのずと自社に不足している人材も把握しやすくなります。不足している人材のスキルや経験を具体的にピックアップして採用担当者と連携すれば、自社に必要な人材を効率良く採用することも可能です。
人事評価システムの選定ポイント
評価シートは豊富に対応しているか
人事評価システムは、サービスごとに対応している評価シートも異なります。このため、導入したいシステムが利用したい評価シートに対応しているかどうか、事前に確認しておきましょう。360度評価やOKR、MBOや1on1など、評価から目標管理までさまざまなテンプレートが利用できるものを選ぶと便利です。システム導入後も従来の評価シートを活用したい場合は、項目などを柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶと良いでしょう。
サービスの提供形態
人事評価システムは、主に「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」の3種類に大別されます。クラウド型はコストが安く短期間で導入でき、オンプレミス型は導入コストが高いもののカスタマイズ性が高く、パッケージ型は汎用性が高く使いやすい一方でカスタマイズができません。それぞれ特徴が異なるので、自社のニーズに合うものを選びましょう。
外部システムと連携できるか
社員数が多い企業は、システム導入後にすべてのデータを入力する作業に大きな負担がかかります。このため、社内で利用していたデータベースやほかのシステムなどから、必要なデータを人事評価システムに移動できると便利です。外部システムと連携してデータ移行や出力が可能か、APIを把握できるかどうかも事前にチェックしておきましょう。
人事評価システムの効果を最大化するためのポイント
導入前に評価方法を確立しておく
人事評価システムを導入しても、肝心の評価方法が明確に定まっていなければ、適切な評価は行えません。システムの効果を高めるには、導入前にしっかりとした評価制度や目標などを設定することが大切です。それをせずにシステムの導入を急ぐと、社員の評価に不自然な差や不具合が出てトラブルを招く可能性もあるので注意しましょう。
人事評価システムに関する周知徹底を行う
人事評価システムの導入にともない、従来の評価方法を大幅に変更する場合は、社員への周知徹底を忘れずに行いましょう。システムの利用方法をはじめ、新たな評価基準の公開や人事にかかわる業務がどのように変わるかなど、関連する情報は全社で共有するようにします。これにより、人事評価システムへの信頼感を高めるとともに、求められる行動や評価基準がわかりやすくなることで社員に意欲的・能動的な行動をうながす効果も期待できます。
得られた評価結果を活用する
人事評価システムで得られたデータは、評価以外にも積極的に活用しましょう。客観的な評価データは、社員の業績不振の原因調査などさまざまな分析に役立ちますし、評価の結果、不足している人材がわかれば採用活動にも生かせます。せっかく集めたデータを評価にしか使わないのはもったいないので、社内で共有しながら活用方法を探ってみましょう。
おすすめ クラウド人事評価システム
以下の記事では、おすすめのクラウド人事評価システムの概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】クラウド人事評価システム おすすめ12選を徹底比較！
まとめ
人事評価システムを導入すると、適正な評価を実現できるだけでなく、業務効率化や社員のモチベーションアップなどさまざまなメリットが期待できます。将来的に労働人口の減少が懸念される日本では、効果的な評価で優秀な人材を発掘・登用していくことが欠かせません。従来の評価方法に行き詰まりを感じている場合は、便利な機能を持つ人事評価システムを導入してみてはいかがでしょうか。
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