テレワークで起こりやすい勤怠管理問題と対策!おすすめITツール(勤怠管理システム)も紹介

2022年06月11日(土) テレワーク・リモートワーク

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

テレワークは多様な働き方や採用強化などのメリットがある一方で、さまざまな課題があります。特に管理職による勤怠管理問題は対策する必要があるでしょう。この記事では、テレワークで起こりやすい勤怠管理問題や管理をするためのコツ、対策について紹介します。

テレワークでの勤怠管理の課題

テレワークでの勤怠管理の課題は以下の通りです。

  • 状況の把握が困難
  • 成果物で主に評価
  • 労災基準認定があいまい

それでは、1つずつ見ていきましょう。

状況の把握が困難

テレワークでの勤怠管理の課題の1つ目は、状況の把握が困難なことです。テレワークでは、部下の仕事が管理職から直接見えないことから仕事の進捗具合や、困っていることはないかなど、従業員の状況の把握が困難です。勤務時間については、休憩の打刻がないことも多く適切な休憩時間が確保されているのかを把握するのも容易ではありません。また自己申告の場合では誤った申告を行ってしまったり、管理者からも誤りなのか正しいのかが判断できず承認されてしまう可能性もあります。また、自己申告だけに頼るのは オフィスにおいて管理者の下で勤務する他の従業員との平等性が担保できるとは言い切れないこともあります。

成果物で主に評価

テレワークでの勤怠管理の課題の2つ目は、成果物で主に評価することです。テレワークで一番評価しやすいのは成果物です。成果にはもちろんプロセスも含まれてはいますが、成果だけを評価してしまうと、目標に対するプロセスの評価を見落としてしまう可能性もあります。その反対に、場合によっては「結果オーライ」となっていることを見逃してしまうことも懸念されます。

労災認定基準があいまい

テレワークでの勤怠管理の課題の3つ目は、労災認定基準があいまいなことです。テレワークは新しい働き方のため、労災基準があいまいなままになっている点もあります。労働状況を直接把握できないため、自己申告制に頼らざるをえない企業もあるでしょう。労災のポイントは「業務起因性」にあり、例えば室内での転倒であっても個人的な事情で散らかった状態の部屋での転倒の場合は自己責任であり、業務に起因しているとは言い切れません。また、休憩中の怪我の場合は労災の対象とならないことから就業中の怪我なのか休憩中の怪我なのかを把握する必要もあります。

テレワークで勤怠管理をするためのコツ

ここでは、テレワークで勤怠管理をするためのコツを3つ紹介します。

  • 始業・終業・休憩の連絡でチャットツーツールを活用する
  • 勤怠管理ツールを活用する
  • チャットツールのアクティビティログを活用する

それでは1つずつ見ていきましょう。

始業・終業・休憩の連絡でチャットツーツールを活用する

テレワークで勤怠管理をするためのコツの1つ目は、始業・終業・休憩の連絡でチャットツーツールを活用することです。テレワークの導入時に、すでにチャットツールを導入している企業も多いでしょう。即効性のある勤怠管理として、始業・就業・休憩の連絡でチャットツールの活用をお勧めします。テレワークの規則として始業・就業・休憩の連絡を義務付けることで、適切な勤務時間で働いているかを管理することが可能となります。

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勤怠管理ツールを活用する

テレワークで勤怠管理をするためのコツの2つ目は、勤怠管理ツールを活用することです。勤怠管理ツールを活用することも選択肢の1つです。ツールを活用することで、始業・終業の一元管理が可能となります。また、従業員側も休暇申請などが便利になるでしょう。勤怠管理ツールには、さまざま機能があります。例えば、タイムトラッキング機能などが挙げられます。従業員の時間管理は、生産性の向上だけでなく、給与計算や、従業員の労働時間に応じた適切な報酬を確保するためにも重要です。ただし、勤怠管理ツールはコミュニケーションツールにはなりません。あくまで「勤怠管理を効率化」する目的に応じた利用が可能です。

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チャットツールのアクティビティログを活用する

テレワークで勤怠管理をするためのコツの3つ目は、チャットツールのアクティビティログを活用することです。チャットツールではログイン状況が記録が保存されるため、勤怠管理に役立ちます。また、現在アクティブかそうでないかなど従業員の状態が分かるものもあり、勤怠管理以外にも従業員の適切な就業時間の管理に活用可能です。

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テレワークで勤怠管理ツールを活用するためのポイント

テレワークで勤怠管理ツールを活用するためのポイントは以下の通りです。

  • 打刻機能と実労働時間が申請できる
  • 在籍と離席の状態がわかる
  • 誰でも使いやすいツールを導入する

それでは1つずつ見ていきましょう。

打刻機能と実労働時間が申請できる

テレワークで勤怠管理ツールを活用するためのポイントの1つ目は、打刻機能と実労働時間が申請できることです。テレワークでも社内でも同じように打刻機能と実労働時間が申請できるツールを選ぶことが大切です。また、端末をパソコンだけに限定せず、スマートフォンからもで簡単に打刻できるとより便利で良いでしょう。打刻と同時に実労働時間や残業時間がすぐに見えるツールであれば、管理者も日々、テレワーク中の従業員の勤務状況を把握することが可能です。

在籍と離席の状態がわかる

テレワークで勤怠管理ツールを活用するためのポイントの2つ目は、在籍と離席の状態がわかることです。テレワークでは休憩時間にバラツキが生じる可能性があります。例えばチャットツールで休憩に入る、休憩からもどる時に連絡するというルールもお勧めですが、同時に席にいるのか離席しているのかが確認できるツールであれば、勤怠管理がより便利になると言えます。

誰でも使いやすいツールを導入する

テレワークで勤怠管理ツールを活用するためのポイントの3つ目は、誰でも使いやすいツールを導入することです。勤怠管理システムを導入する際、誰にとっても使いやすいツールであるかどうかを事前に確認することが重要です。打刻だけで良いのか、打刻の他に打刻時間を申請する必要があるのかなど、毎日の作業となるため、その工程数は大きなポイントとなります。また承認する側も打刻ミスにより使い方を何度も指導するという無駄を省くためにもできる限り1工程で作業が済むものがお勧めです。特にスマートフォンでの対応が可能なツールが便利と言えます。スマートフォンアプリからも簡単にアクセスできるツールを選ぶことをお勧めします。

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テレワークを管理するおすすめ勤怠管理システム

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理 は、初めての人でも操作しやすい勤怠管理システムとして導入実績5万社以上を誇っています。多様化する勤務形態ごとに必要な設定を細かく行えるシステムで、働き方改革関連法に即した時間外労働管理や有休管理に対応しています。1分で無料アカウントを発行し最短1日で運用が可能なので、急いで導入したい企業でもクレジット決済を使えばすぐに利用できます。悩みを相談できる無料のサポート体制も充実しているので安心です。

ジョブカン勤怠管理の特徴

  • リアルタイムの出勤管理、打刻やシフトなどの管理、データのダウンロードが可能
  • シフトや休暇の申請に伴う、作成や承認などの作業が簡単
  • 機能は必要に応じて単独でも組み合わせてもよく柔軟に使用可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 200円〜/1名(有料プラン)

ジョブカン勤怠管理
URL: https://jobcan.ne.jp/

 

マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠 は、分かりやすいデザインで操作しやすいクラウド型の勤怠管理システムです。クラウドならではのメリットを生かした自動アップデート機能やデータの共有が可能で、場所を選ばずシステムを利用できます。幅広い業務形態の就業規則に対応していて、シフト管理や勤怠管理などを一括して行えます。「マネーフォワード クラウド給与」との連携がクリックひとつで簡単にできるため、給与計算が効率的に進みます。

マネーフォワード クラウド勤怠の特徴

  • クラウド型なので、多様な雇用形態でもweb上で効率的な勤怠管理が可能
  • 働き方改革関連法が改正されても、自動でバージョンアップ可能
  • 入力されているデータは給与ソフトへの移行が簡単

料金プラン(月額)
• お問い合わせ

マネーフォワード クラウド勤怠
URL: https://biz.moneyforward.com/attendance

 

チームスピリット

チームスピリット

チームスピリット は、働き方改革の内容に準じた勤怠管理や工数管理など多彩な機能を持つクラウド型の勤怠管理システムです。社員の業務活動データの収集・一体化を行い、分析して活用すれば生産性の向上を目指すことが可能になります。社内だけでなく在宅ワークなどの働き方にも対応できる高度なセキュリティシステムを搭載しているので安心して利用できるでしょう。導入・運用・活用改善といった利用者ごとに必要とされるサポートもきめ細かく提供されています。

チームスピリットの特徴

  • 設定されている料金は高めではあるものの、多彩な働き方に対応できる機能が充実
  • すでに導入していたERPシステムに統合すれば、アプリケーションを一体化でき便利
  • 社員の勤務状況を可視化するなど、業務の効率化や透明性を向上

料金プラン(月額)
• 600円〜/1名
初期費用 150,000〜

チームスピリット
URL: https://www.teamspirit.com/ja-jp/

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まとめ

本記事ではテレワークで起こりやすい勤怠管理問題や管理をするためのコツ、対策について紹介しました。テレワークでは、「状況の把握が困難」や「労災基準があいまい」などの課題があります。勤怠管理ツールを活用するなどして、こうした課題を解消することが可能です。テレワークで勤怠管理ツールを活用する際は、打刻機能と実労働時間が申請できることや使いやすさを重視し、選ぶことをおすすめします。

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